外贸函电书写格式课件

EssentialsandFormsofBusinessLetter-writing

商业信函的组成部分和格式EssentialsandFormsofBusine17CofBusinessLetter1、Courtesy礼貌2、Consideration体谅3、Completeness完整4、Clarity清楚

5、Conciseness简洁6、Concreteness具体7、Correctness正确7CofBusinessLetter1、CourtesAbusinessletteriswrittenforthepurposeofrequestingorconveyinginformation,makingarrangementsforbusinessactivitiesordealingwithmattersconcerningbusinessnegotiations.Whatonewritesshouldbefreefromgrammaticalblemishes,andalsofreefromtheslightestpossibilityofbeingmisunderstood.Clarity,concisenessandcourtesy

aretheessentialqualitiesofbusinessletters.Moreover,completecontents,correctinformationandlanguage,concreteideasandconsiderationforthecustomers’needsarealsoimportant.Althoughalessconventionalandfriendlierstyleispreferrednowadaysinbusinessletterwriting,itisstillbettertofollowasetstandarddeterminedbycustomasthebusinessworldhasbecomeaccustomedtosuchestablishedpractices.AbusinessletteriswrittenfPartsofaBusinessLetter

信件组成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信头2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation 称呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 结尾敬语7.Thesignature 落款PartsofaBusinessLetter

信件OptionalParts附加部分8.

Theattentionline

具体收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案号11.

Theenclosure

附件12.

Thecarboncopynotation

抄送13.

Thepostscript 附言OptionalParts附加部分1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@10.OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts

5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6.Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例点击察看示例1.ChinaNationalCereals,Oils组成部分分项示例1.

ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@ OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--信头日期组成部分分项示例1. ChinaNationalCere3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts收信人名称和地址具体收信人称呼事由3.MessrsH.Ronald&Co.收信人名称和5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)结尾敬语信文落款5.Wethankyouforyourenq10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.案号附件抄送附言10.QS/AN案号附件抄送附言LayoutofaBusinessLetter

商业信函的格式ThreemajorformsIndentedForm

缩格式BlockedForm

齐头式ModifiedBlockedForm

改良齐头式点击察看示例LayoutofaBusinessLetter

商缩格式示例日期靠右具体收信人和事由居中段首缩格结尾敬语和落款偏右缩格式示例日期靠右具体收信人段首缩格结尾敬语和除信头外全部左对齐段落之间用空格齐头式示例除信头外全部左对齐段落之间用空格齐头式示例案号和日期靠右落款偏右改良齐头式示例案号和日期靠右落款偏右改良齐头式示例各部分写法信头和收信人名称、地址

英语：名称在上，地址在下

地址先小后大中文：名称在上，地址在下地址先大后小各部分写法信头和收信人名称、地址名称、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名称门牌号街道城市邮编(在国家之前)国家名称、地址AUKaddress:公司名称门牌号街道城市中国地址名称用英文写SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

单位名称门牌号大楼名称街道邮编(在国家之前)城市国家中国地址名称用英文写SinochemJiangsuImp用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母例如：“河南新乡青岛” Xinxiang,Henan

XinXiang,HeNan

可用缩写:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue中国地名的翻译规范用汉语拼音直译;中国地名的翻译规范日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年日期位置：美式日期举例日期信头收信人名称地址美式日期举例日期信头收信人名称地址英式日期举例日期收信人名称地址称呼信头英式日期举例日期收信人名称地址称呼信头日期写法注意事项月份最好用文字，如：

1. 2ndMay,20--

2. 2May,20--

3. September21st,20--4. September21,20--

5. 25Aug.20--

6. Oct.10,20--避免月份用数字，如11/12/20--主意标点符号！日期写法注意事项月份最好用文字，如：主意标点符号！称呼位置：必须齐头正规场合下常用：对男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:对女士：DearMadam,或DearMesdames,建议使用：DearMr.Johnson,或DearJack,

词首字母全大写，用逗号或不用标点符号Gentlemen后用冒号称呼位置：词首字母全大写，用逗号或不用标点符号Gentlem结尾敬语位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建议使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours,第二个单词小写，结尾用逗号或不用标点符号结尾敬语位置：第二个单词小写，结尾用逗号或不用标点符号称呼与结尾敬语的对应关系建议使用称呼与结尾敬语的对应关系建议使用落款结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称落款结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称具体收信人位置：

1.

收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.Iverson具体收信人位置：事由位置：

1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是该信函的主题

1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.8904事由位置：附件位置：

落款之下，左对齐说明该信件有附件

1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure附件位置：抄送位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被抄送Blindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里抄送位置：Carboncopy,收信人知道被抄送BlindEnvelopeAddressing

信封格式EnvelopeAddressing信封格式31写信人在上，收信人在下信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐写信人在上，收信人在下信封格式不一,根据收信人名称地址的写缩格式举例收信人名称地址：逐行右缩写信人名称地址缩格式举例收信人名称地址：逐行右缩写信人名称地址齐头式举例写信人名称地址收信人名称地址：左端对齐齐头式举例写信人名称地址收信人名称地址：左端对齐邮寄方式ViaAirMail(ByAirmail,orParAvion)航空Registered 挂号ParcelPost 邮包Express 快递SamplesPost 样品邮寄方式ViaAirMail(ByAirmail,捎交Mr.CharlesWoodKindnessofMr.J.W.Smith由Mr.J.W.Smith捎交给Mr.CharlesWood捎交Mr.CharlesWood转交最终收信人转交人转交人地址转交最终收信人转交人转交人地址LayoutofE-mails

电子邮件格式LayoutofE-mails电子邮件格式38外发的邮件收件人被抄送人被暗抄人事由主体部分添加附件处外发的邮件收件人被抄送人被暗抄人事由主体部分添加附件处接收的邮件主体部分发件人收件人被抄送人事由日期附件接收的