金达记录控制程序

记录控制程序1目的提供产品和过程符合管理体系有效运行的客观证据，为实现可追溯性和采取纠正、预防措施提供依据。2范围适用于公司生产经营管理过程中的所有记录的控制。3职责各系统总监审定格式化记录。各单位负责相关记录的设计、印刷、使用、监督、整理、贮存、归档和移交。各单位负责本单位归口管理和使用的记录的监督检查。办公室负责本程序的制定、修改和实施情况的监督。4程序4.1记录的范围记录是公司运营管理体系连续运行的证据。包括：关于适用的法律法规要求的记录、产品或服务的记录，产品或服务提供过程的记录、有关供方或顾客的记录、测量和监视的记录、检测设备和仪器的校验记录、产品或服务方面不合格记录、人力资源管理方面的记录、审核与评审方面的记录、纠正和预防措施方面的记录、根据公司生产经营需要本单位应有的记录等。4.2记录格式设计4.2.1记录由各归口单位负责设计。应尽可能使用格式化记录，以便于产品、过程和活动的符合性、有效性评价，并促进标准化。4.2.2记录格式的设计应考虑产品和过程的特性、控制的要求、证实策划的安排所需的数据、可追溯性所要求的内容等。4.2.3记录设计过程中对记录相对应的文件一起编号，编号规则为文件编号-JL□□，□□为记录序号。4.3记录格式审定4.3.1各系统负责人审定设计的记录。应确保：a)所设计的记录是经营过程证实并有效追溯性；b)设计的项目合理，指标正确；c)格式安排合理、适用，设计版式美观；d)审定结果显示于记录设计样张，审定人签名认可后报送企管部。4.3.2各部门、单位建立《部门记录清单》（含记录设计样张），并交至企管部。4.3.3企管部依据各单位的记录清单建立《公司记录总清单》，并交至办公室，以控制记录最新状态。4.4记录印刷与领用4.4.1记录印刷，各单位将完善的记录印刷手续（含记录设计样张）经归口管理部门审核后报供应部，供应部负责印刷。4.4.2记录的领用，由各使用单位根据需求按照领料程序到辅助库自行领取，费用列入使用单位。4.5记录的控制及管理4.5.1各单位建立本单位的《部门记录清单》并保持最新状态。4.5.2记录格式的修订采用换版方式，审批手续、印刷同4.3，4.4条款，由企管部修改《公司记录总清单》，交至办公室。4.5.3记录的填写及修改记录的填写要及时、真实、完整、字迹清晰，应用圆珠笔或钢笔进行填写，并保证不容易被抹掉。4.5.4记录一经填写不得进行随意修改，如因笔误或数据错误需进行修改原数据时，必须划改执行。4.5.5划改原数据时应采用单杠线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签名及更改日期。不能使用涂改液进行修改。4.5.6如在修改原数据时,待修改区域空间不够填写时,可用箭头延伸至足够空间处进行修订。4.5.7原则上一份记录表上不得修改三次，如修改超过三次（含三次）时应考虑进行重新更换。4.5.8日常生产和工作过程记录的数据，归口管理部门收存后应按数据分析的要求进行统计分析。4.5.9办公室每季度重新发出《公司记录总清单》，以供各单位核对最新版本。4.5.10记录监督管理a)质量管理部负责质量管理体系和食品安全管理体系记录的监督管理，办公室负责公司行政公文记录的监督管理，技术部负责生产过程工艺技术指标记录的监督管理，供应部负责物资供应方面记录的监督管理，安环部负责职业健康安全管理和环境管理体系记录的监督管理，设备部负责设备管理记录的监督管理等，以上记录监督管理单位定期对各单位的文件及记录的管理进行检查,每月至少1次。b)各单位负责本单位使用记录的监督管理工作,每周至少1次检查。c)每次记录检查必须填写记录检查记录，由检查人、记录使用人进行签名确认，对填写不完整、没有签名、更改不符合规定、版本不符、缺失等问题进行查处。4.5.11办公室每月不定期对记录监督管理单位的检查记录进行检查，对单位使用的记录进行抽查，对检查记录少于规定次数、签名不完整、伪造记录等问题进行查处，抽查单位使用记录发现4.5.10所列示的问题，对使用记录单位及其记录监督管理单位都要进行查处。4.6记录的保管4.6.1各类记录的保存期限如下：a)反映本公司基本状况的基础性记录（如员工名册、基础设施登记表、物料账册、数据分析资料，供方和客户目录、重大事故追溯等）——由单位永久保存；b)管理评审、体系审核、体系验证、目标考核、外部检测报告等记录——由归口管理部门保存，保存期10年；c)其他记录由归口管理单位保管，保存期依据记录对产品和体系的重要性确定1-3年的保存期，其中已做统计分析的记录保存期可定为1年，生产记录保存3年，其他记录依据记录清单规定保存期限执行。d)法律法规和合同对其保存期限有明确要求的记录，其保存期从其规定。4.6.2各单位应每月15日前对上月记录按日期进行整理，使记录方便易找。4.6.3各单位的记录应指定本单位档案专员进行管理。4.6.4单位负责人应审验整理的记录，根据记录的性质和保存期限分类整理、安全贮存。4.6.5记录的保管按以下方式进行：a)采用文件夹或其他方式进行贮存；b)分种类进行存放；c)放在使用起来方便的场所，并进行目录及标识区分，看起来一目了然。d)对于网络资源应由各单位自行采用磁盘、硬盘进行定期备份处理，防止资源破坏丢失。4.6.6电子记录以纸质版和电子版两种形式保存，以纸质版记录内容为准。以电子版保存时，严禁存放在电脑C盘。4.7记录的贮存4.7.1记录的贮存应存在专门场所，保证通风,不易潮湿,并防虫害，防止损坏和丢失。4.7.2对于多媒体资料的拷贝，其贮存的磁盘、硬件应妥善保管，涉及到公司机密时应设专人管理，多备份，防止他人盗卖。4.7.3每年各单位应按办公室的档案整理计划，将上年度的记录分类整理成册，交档案室贮存。4.8记录的借阅4.8.1各单位应保证记录便于检索,借阅记录时需填写《资料借阅登记表》作好记录,并及时归还。4.8.2内部人员借用归档记录应具借条，经由主管领导批准后方可借阅。外部人员借阅记录应获得管理者代表批准。4.8.3如工作需要,需外借的记录应争得管理者代表的批准后方可进行，并作好记录。4.9记录的销毁处理档案室根据《档案管理制度》定期对公司记录进行