档案整理与保管-档案保管（文书档案管理课件）

文书与档案管理档案保管（一）案例导入海天集团公司在成立之初，考虑到档案工作的保密性，在没有咨询档案管理专家的情况下，公司主管领导决定把档案库房放置在顶层靠西面的一间房间内。房间窗户很大，光线好，有少有人打扰，利于保密和开展档案工作。随着岁月的流逝，档案库房在没有恒温恒湿设备的情况下一直运转到张珊接手公司的档案工作。张珊发现库房内的档案纸张开始变脆，有的开始脆化不能利用。问题：那么，我们怎样帮助张珊找到发生上述情况的原因？张珊又该如何设置公司档案库房？一档案保管工作概述二档案保管的物质条件三档案库房管理CONTENTSCONTENTS（一）档案保管工作内容档案保管工作是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动，它是对已经整理好并排架入库的档案进行日常的管理和保护。（二）档案保管工作的意义:它是开展档案工作的重要基础。是决定档案事业的兴衰。是延长档案寿命的必要手段。一档案保管工作概述二档案保管的物质条件1．档案室库房的设置新建档案室库房应符合设计和建筑要求。2．档案馆库房的建设档案馆的库房建筑必须按照国家颁布的《档案馆建筑设计规范》建设，遵循“适用、经济、美观”的原则。3．档案库房的类型档案馆的库房按其保管内容，一般划分为综合档案库房、专门档案库房和图书资料库房三种。（一）档案库房二档案保管的物质条件常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案资料架等；专用档案装具包括防磁橱、底图柜、会计档案橱和照片档案橱等。（二）档案装具1．卷皮2．卷盒3．包装纸（三）档案包装材料三档案库房管理（二）“八防”措施主要包括：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光（一）出入库制度（三）库房温度、湿度的控制防潮、防高温，控制和调节温湿度，对档案的保护具有重要作用。三档案库房管理（四）库房编号与库房装具的编号、排列1.库房编号。一般编号按建筑物号—层号—房间号的顺序，用阿拉伯数字编流水号。2.装具的编号。一般按房间为单元进行，每个单元内的装具以阿拉伯数字编号：从左至右、自上而下，依次编号：列--柜--层。3.装具的排列。每列走向应与窗户所在墙壁垂直；一般主道1-1.5m，辅道0.8m；每列要排放整齐。三档案库房管理（五）档案存放位置索引和档案代理卡1.档案存放位置索引2.档案代理卡文书与档案管理档案保管（二）四档案馆（室）资料与实物材料的管理五全宗盒（卷）六档案馆（室）档案使用中的维护和保护CONTENTSCONTENTS（一）档案馆（室）资料1.档案馆（室）资料工作有效地收集、整理，加以充分开发和利用具有参考价值的各种资料的科学劳动。2.档案馆（室）资料管理工作类型（1）档案馆内设有专门的资料室。（2）资料中心。（3）机关档案室收集保存于档案有关的资料。四档案馆（室）资料与实物材料的管理（二）档案馆（室）资料管理1.资料收集（1）在确定档案馆（室）资料收集范围时，应贯彻以我为主的原则。（2）资料收集途径与方法2.资料管理（1）资料登记。（2）资料分类。（3）资料编目。（4）资料排架。（5）资料保管。四档案馆（室）资料与实物材料的管理（三）档案馆（室）实物材料1.实物材料的收集范围和归档分工2.实物材料的归档要求（1）归档的实物要保持整洁、无破损。（2）奖品实物材料归档时应说明获奖单位、时间、名称及颁奖单位。（3）字画和礼品归档时应附清单及说明（4）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。（5）档案馆保管的实物档案保管期限为永久。四档案馆（室）资料与实物材料的管理（三）档案馆（室）实物材料3.实物材料的管理（1）实物材料的收集（2）实物材料的登记（3）实物材料的编号。（4）实物材料编目。（5）实物材料的存放。（6）实物材料的利用四档案馆（室）资料与实物材料的管理五全宗盒（卷）包括：档案的收集、整理、鉴定、统计、利用等档案管理内容（一）全宗卷的内容1.注意全宗卷文件资料的形成和积累，全宗卷的建立是一个逐步积累完善的过程。2.全宗卷是长期积累形成的，随时可能补充增加，所以它不宜采用装订的形式，可以用盒、袋形式保存。3.全宗卷内的文件资料排列顺序一般为：全宗指南、立档单位与全宗历史考证、组织机构沿革、大事记等资料。4.全宗卷应随全宗一起管理，随全宗转移而转移，专柜保存。（二）建立全宗卷注意事项六档案馆（室）档案使用中的维护和保护1.建立使用登记制度、交接制度、出入库制度等2.使用中的行为管理与限制制度。（一）维护和保护制度

六档案馆（室）档案使用中的维护和保护1.控制量与顺序2.对利用行为现场监督与检查，可以工作人员检查或采用闭路监控3.利用方式及利用场所的限制4.对重要档案保护性措施（二）使用中维护和保护的方法任务实训2018年1月20日凌晨3时许，××市××文化交流公司档案室发生火灾，烧毁了存放在公司档案室内保存多年的反映××市历史的照片3000余张，烧毁公司保存的珍贵交流档案600余盒，这起火灾造成了不可弥补的资料损失。这起火灾的肇事者是该公司的退休员工王某，