中国矿业大学科技档案归档制度

中国矿业大学科技档案归档制度中国矿业大学科技档案主要包括教学、科学争论、根本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等文件材料。归档时间教学档案一般应在每一年末归档；硕士、博士争论生入学试题应在每一年六月底前归档。科研档案一般应在次年五月底以前归档。基建档案一般应在工程竣工后三个月内归档。仪器设备档案一般应在设备安装调试完毕或验收后运转正常三个月内归档。出版物档案一般应在次年五月底以前归档。产品生产与科技开发档案一般应在产品定型鉴定〔或验收〕以前归档。科技外事档案一般应在外事工程完毕后三个月内归档。归档范围确定的原则归档的科技文件材料必需对学校和社会当前或长远具有参考价值、凭证价值和争论价值。归档的科技文件材料必需具有成套性，保证完整、准确、系统。归档的科技文件材料必需遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照看不同学科、专业的特点和成套性。几个单位协作完成的争论课题，由主持单位归档保存一整将担当课题局部的有关档号及案卷名目供给应主持单位。与国外合作的科技外事工程，应在协议、合同中明确科研文件材料的归档方法。归档的主要内容〔2～10〕均应归入学校科技档案。主要包括硕士、博士入学试题，硕士、博士争论生学位材料，本科生优秀毕业论文〔设计，本〔专〕科生学籍册等。科学争论类档案：本校负责或参与的通过各级科研治理部争论试验、总结鉴定、申报嘉奖、推广应用等方面的文件材料。根本建设类档案：本校根本建设工程的文件材料均应归入学校科技档案。主要包括可行性争论、设计根底材料、设计文件、工程治理文件、施工文件、竣工文件及生产技术预备、试生产等方面的文件材料。仪器设备类档案：作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、、稀仪器设备〔40万元以上〕的文件材料均应归档。主要包括仪器设备工程申购、开箱验收、安装调试、运行修理、随机图样等方面的文件材料。出版物类档案：我校编辑出版的报纸、刊物、书籍的审稿单、底稿、样书等，均应归入科技档案。均应按工程立卷归档。主要包括产品研制〔设计、试制与鉴定、生产、销售等阶段形成的各种文件材料。科技外事类档案：我校与国外合作的科技工程、主持召开的国际会议，均应按工程或会议归档。博士后材料专利类档案：我校教师申请专利的文件材料均应归入科技档案。不归档的文件材料未生效的合同、协议书。未按科研治理程序列入打算、未经鉴定的个人工程。未定稿的材料和未定型的草图。重份图纸。仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品。与校外单位交换来的文件材料。保管期限依据《中国矿业大学档案工作业务建设标准》有关原则，依据科技工程〔或课题〕取得的成果水平、重要程度以及历史查考利用价值确定保管期限。科技档案的保管期限按工程或课题确定，同一工程或课题的全部文件材料，其保管期限一样归档流程科技文件材料的形成与积存科技文件材料产生单位的兼职档案人员依据各自的职责范围分别收集积存本单位形成的科技文件材料。指导兼职档案人员做好科技文件材料的积存工作。图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。必需填写变更通知单，并履行批准手续。整理组卷学校争论生院、科研处、基建处、外事处、出版社、科技为归档单位。各归档单位的兼职档案人员，应做好科技文件材料的收集工作，并按文件材料的自然形成规律及档案馆的要求整理成卷。依据本单位科技文件材料的形成规律，以保持其有机联系和便于查考利用为原则，并考虑科技文件材料的内容、价值、数量和依据一题一卷或一题数卷组卷。案卷内科技文件材料的排列：产品按工作程序或系列、构造〔部件或组件〕排列；科研课题按时间阶段排列；基建工程按依据〔、工程施工、工程竣工验收等挨次排列；设备按依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行修理、随机图样等挨次排列，图样也可单独组卷；治理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。一个工程文件材料较少时，应按文字材料在前、蓝图在后的方法进展组卷，底图单独存放。案卷的编目编写案卷页号。对组好卷的科技文件材料进展逐页编号，1开头，无论单面或双面只要有书写、印刷符号的，每面上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。图纸按类别依次排列，并按排序统一编流水挨次号。填写卷内名目和备考表。卷内名目应放在卷首，备考表放卷的卷内名目之前。编制案卷封面。案卷题名应简明、准确提醒卷内科技文件材料的内容，主要包括工程的名称、代字、代号及其组件、部件、阶和密级。案卷的装订撤除卷内文件材料的金属物，对破损的材料进展修补。A4