房地产营销物料管理办法

房地产营销物料管理办法房地产公司营销物料管理办法制度编号：FT-AD-ZC-003第一章总则1.营销物料是公司资产的重要组成部分。为了规范公司营销物料类资产的管理，提高物料资源的配置与使用效率，特制订本管理办法。2.公司对固定资产和低值易耗资产的界定分别为使用期限超过1年且单位价值超过2000元的资产和单件价值低于2000元或使用年限在1年内的资产。第二章适用范围本办法适用于本公司下辖的各项目案场及其前期物业。第三章营销物料的定义与分类1.本办法将营销物料分为以下几类：1.1营销礼品：指营销策划用于日常楼盘销售与推广而馈赠给看楼/买楼客户的礼品。1.2营销策划用道具：指配合营销日常活动或开盘前后所需申购的直接或间接物料，包括印刷类物料、展示/导视类道具和小型交通工具类。1.3用于营销策划团队使用及其管理的低值易耗易损性辅助物料，如营销策划团队使用的办公用品、清洁用品、工衣等。1.4案场出纳/收银员所需的办公物料，如办公用具、收款收据及收银用设施设备等。1.5案场签约用办公物料等。1.6用于前期物业团队使用及其管理的物料，如工衣、客服接待用物料、劳保用品、办公用品、清洁用品、对讲机、小型客服用电器、营销中心与展示区域内日常工程维修类器械工具等。1.7后勤保障体系使用的物料包括宿舍标准配置的物料（床架、衣柜、电视机），食堂用物料（厨具电器、三轮车等）。1.8其它营销费用需要公司制作的营销物料。2.以下类别的营销资产不在本办法的监管范畴：2.1因投放户外广告而需要制作的各类喷绘图画的户外广告类物料。2.2营销中心与展示区域内的软装物料。2.3可重复利用的、用于营销办公区内的办公家私与办公设备设施。2.4项目清盘后或者交楼入伙前样板间与营销中心等区域内需要撤场的所有可拆卸、搬移的所有物资与电器等。2.5无形资产，如营销广告调性、SLOGAN、核心理念等。2.6经公司评估与界定后不属于本办法监管的其它物料。第4条各物料管理人职责界定1.营销中心各案场的营销物料管理员（以下简称“营销物管员”）由营销中心指定专人作为该案场的物料第一管理人，在案场项目负责人的领导下，具体开展物料申购流程流转（含前期物业上报的申购需求）、验收入仓、出入仓收发登记、盘点、单据保管、账物建账统计及与物料有关的日常管理与对接工作。2.各案场项目负责人是该案场物料管理工作的第一责任人。3.行政部（资产管理员）负责所有案场项目营销物料在申购环节的核对与初审、询价、对样、采办申报与审批流程流转、参与验收或验收抽查、组织或协助盘点、账目异常调查与报告、营销物料总台账管理职责。4.财务部（资产管理会计助理）负责参与营销物料在申购环节的询价议价、收集与初审报销环节的单据发票（收付款单位名称、增值税发票类型、金额等）、报销审批流程流转、组织或参与仓库盘点、差异性账目的异常调查与报告、账务处理、督导仓库实施专业化管理等职责。5.议价小组职责：根据申购人员提交的营销物料需求（已通过审批），通过询价（市调）、议价、货比三家后拟定采购供应商意见书、价格确认、样板样品确认、报销流程审批等职责。6.采购员职责：依据议价小组的议价意见，具体落实集中采购或零星采购、寻求样板样品、验货收货、报销流程发起等职责。7.分管营销的公司副总、营销中心负责人、行政部负责人、财务部负责人负责各自权限内的需求审定、部门审核（核实）、会签、付款安排、沟通协调等职责。8.公司总经理行使最终的核准职责。第5条申购与审批营销物料时的三问原则：1.为什么要申购/审批这批物料？2.为什么是现在申购/审批？3.为什么是这个金额？公司实行申购/审批环节的三问机制，只有经过答辩与分析后才能通过申购与审批。如果无法通过这个机制，申购与审批必须无条件退回。这个机制确保了申购与审批的质量与可行性。营销物料管理是公司的重要部分，第二章的第六条规定了营销物料的申购流程。申购人员应该根据项目的需求提报营销物料采购申请表，并跟踪流程。申购发起日期为每月的15号之前，月度申购必须为一次性申购。如果因为失职审查低效等原因导致工作延误，营销中心负责人与案场营销项目负责人需要共同承担公司的追责。前期物业的物料需求由物业项目负责人拟定并在每月10号前提交。申购营销物料的完整审批流程为：案场项目负责人（初审环节）——营销中心负责人（二审环节，实际需求把关）——行政部负责人（三审环节，主要是核查库存盘点）——营销分管领导（四审环节，营销需求总进度把关）——财务部负责人（五审环节，主要是资金计划统筹）——总经理（终审）。如果确属计划外且应急性的物料需求，可以在当月追加申购。申购环节的权限审批界定如下：当月度预算金额在3000元及以内的，由营销中心负责人审批即可；预算金额在8000元及以内的，由分管营销的公司副总审批即可；超出上述预算金额的，由总经理审批。无论预算金额多寡，所有的申购流程均需经过行政部、议价小组与财务部加签审批方可有效。计划外且应急性的申购，统一经总经理核准方可有效。第七条规定了营销物料的价格审定或供应商指定。营销物料的采购申报必须经过公司议价小组审定方可有效。未经总经理授权，任何个人或者部门不可擅自执行采购任务。公司议价小组成员由行政部、财务部、审计部、招采部与成本部负责人组成，执行组长实行轮值制度，每两个月轮值一次。轮值顺序每年春节前现场抓阄决定，由行政部按照抓阄序号进行年度排班。执行组长负责统筹与召集组成进行供应商的搜集、询价比价、市调、征信考察、采购意见上报审批流转或供应商管理建议、采办等事宜。当值的执行组长必须对当值内的营销物料申购单在线审批。1.营销物料出库由行政物管员或指定人员负责，必须经过营销中心负责人或分管领导审批后方可出库。2.出库单必须由行政物管员或指定人员、营销物管员和审批人员共同签名方可有效，并将出库单客户联作为重要附件一并归档。3.出库管理应实行先进先出原则，确保库存物料的合理利用和管理。4.出库物料必须进行登记和记录，包括物料名称、规格、数量、领用人、领用日期等信息。5.出库物料必须经过现场验收，确保物料数量和质量无误，并由领用人签字确认。6.出库物料必须按照公司规定的流程进行使用，不得私自挪用或出售。7.出库物料的使用情况应及时反馈到行政部门和营销中心，以便进行库存管理和采购计划的调整。8.出库物料的报废和损坏应及时上报行政部门和营销中心，以便进行处理和管理。确保所有物品已经妥善存放，门窗锁好，防火设施完好无损。3.绩效考核包括：物料出入库准确率、台账与实物盘点准确率、物料损失率、物料管理效率等方面。绩效考核结果将直接影响到物管员的薪酬和晋升。4.物管员应该具备良好的沟通协调能力和团队合作精神，与其他部门密切配合，确保物料管理的顺畅和高效。5.物管员应该不断学习和提高自己的专业知识和技能，及时了解公司相关政策和法规，做到合规管理。6.物管员应该积极参加公司组织的培训和交流活动，与同行业人员交流经验，提高自身素质和工作水平。7.物管员应该严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密信息。8.物管员应该认真履行职责，积极配合公司的各项工作，为公司的发展做出贡献。2.1保持仓库货架物料的整齐有序，标识清晰完备。2.2下班时，关闭电气照明和设备，锁好门窗。2.3发现安全隐患（如火患、水患、门窗破损）或被盗等情况时，应及时处理。如果无法控制或处理，应立即拨打119、110，并通知上级处理。3.物管员应按规定做好物料的管理统计台账，如实记录申购、入账、发放登记和台账更新。4.如果因物管员失职失察导致物料丢失、损坏或错误发放，公司将视具体情况予以处理（通报批评、折价赔偿）。5.如果因物管员主观故意所为导致物料损失或损毁，公司将视具体情况予以处理（记过、记大过、严重违纪与折价赔偿等）。并扣除当月绩效考核成绩直至扣完。单次损失或损毁金额在3000元（含）以上，或累计损失或损毁行为超过3次，公司将按严重违纪处理。6.物料管理员必须不定期抽检有保质期、容易霉烂或容易破损的物料。对于出现霉烂、过期或无使用价值的物资，该物管员必须及时上报行政部，由行政部与财务部确认后上报总办批准处理。第13条对各管理者的绩效考核1.案场项目负责人、营销中心负责人应审定营销物料的需求、把控数量、审批申购、认定收货质量和日常管理出入仓，并进行有效监督和抽查。2.当各案场营销物管员的物料管理出现失职失察时，案场负责人承担连带责任。对于性质严重的，营销中心负责人也承担连带责任。公司将视情况进行对应时段的绩效扣除。3.参与盘点、采购、收验货的其他人员，当出现失职失察或违反职业道德（徇私舞弊、收受好处等）时，将承担各自责任，并视情况进行对应时段的绩效扣除。第14条对公司其他职员的行为管理与考核1.物料仓属公司重点管理区域，非经公司授权的无关人员不得擅自进入。2.对仓库物料有侵占、偷盗、破坏或其他不良行为的公司员工，将视其情况进行违规处理，并扣除当月度的绩效。3.对于领用后的物料在使用过程中浪费严重、重复领用、私自使用，或者冒领、虚假领用等情况，一旦查实，将扣除当月绩效，并严肃处理。当年内累计小过3次的计大过1次，累计大过3次的，按严重违纪处理。第四章附则第15条其他物料（非营销物料）的采购和管理参照本办法执行。第16条本办法由行政部组织财务部与营销中心共同制定，并负责解释、监督执行和修订。第17条本办法经全公司范围内公示7天无误后，呈报总经理签发之日起正式生效执行。第五章附件或附表表1营销物料采购申请表申请项目：____________________申请人：______________________申请日期：____________________序号物料名称规格型号单位价位（元）数量需求日期用途12345需要接受答辩：1.为什么要申购？2.为什么是现在申购？3.为什么是这个金额？依据线上设定的流程审批。加签：投资方代表：表2营销物料报价审批表申请项目：____________________申请人：______________________申请日期：____________________序号物料名称规格型号单位数量最终报价备注