会议管理制度20141104

会议管理制度1目的2释义及范围3管理权责4定义5内容5.1会议流程5.2会议内容管理5.3职务代理人制度6如何提高会议效率主要框架目的本制度目的：保障会议质量以及会议的决策执行效率释义和范围会议：三个人以上为解决工作中某个问题或出于不同目的，聚集在一起进行讨论与交流的活动。会议功能：提供信息？汇集信息？解决问题？宣传政策？培育训练？会议分类集团会议职能线会议公司会议其他会议指集团层面就集团整体工作开展或重大事项召开的会议。集团各职能线（如经营、运营、财务、技术、综合管理等）或集团专项工作组，就职能线工作或专项工作召开的会议指子公司就子公司整体工作开展或相关事项召开的会议除上述三种会议之外，与工作业务范畴相关，通常表现为不定期举行的会议，包括专题会议、研讨会、座谈会、评审会等管理权责会议组织方会议参会方定义一般指的是会议召集单位会议通知当中所指的单位及个人根据惯例需参会人员列席人员职责会议计划报备会议通知发布会议材料组织会议纪要撰写会议执行监督会前准备：资料/议题/心理；会场纪律记录/传达决议执行两类最重要的角色内容会议流程（1）会议组织方上报会议计划会议组织方发布会议通知会议参与方提交相关材料至组织方会议组织方预约会议室会议组织方指定人员安排会场、整理材料会议组织方发布会议议程友情提醒：若会议计划发生变化需第一时间告知相关方会前准备内容会议流程（2）会议实施准时到场安排会议签到发放会议材料通报会场纪律做好会议记录不得迟到遵守会场纪律做好个人会议记录会议组织方会议参与方内容

会议流程（3）指定人员撰写会议纪要会议主持人审核会议纪要会议组织方第一负责人签发会议纪要对会议决议及议定事项进行跟踪会后跟进会议组织方集团会议、集团工作职能会议需要填写会议执行情况反馈表，并发送给相关方面，抄送集团领导。其他类型会议，根据会议要求编制反馈表。内容

内容管理（1）会议内容保密及文件发放涉及商业秘密的会议，除会议组织方外，一律不得录音、摄像。严格遵守公司规定，会议文件由会议组织方统一收发，并指定专人对会议文件进行管理。机密文件，发放范围限定为集团领导、参会人员，以及会议召集人指定的人员。会议文件涉及集团战略发展规划、重要决策、以及包含集团经营、财务、技术、管理、统计资料等均视为机密文件内容

内容管理（2）会议纪要等总结性文件一经签发，相关部门应及时贯彻落实。会议确定事项由相关负责部门在会后三个工作日内完成文件起草、审阅、分发。会议组织方做好会后各类总结性文件的归档工作。内容

职务代理人制度（1）培养代理人目的：为使集团各项工作不受该岗位人员暂时无法处理日常事务影响为培养接班人的领导及管理能力代理人要求：代理人应为该岗位的接班人、重点培养对象或对该岗位业务状况最为了解的人员代理人职责：协助被代理人处理相关日常事务及出席会议。内容

职务代理人制度（2）代理人出席会议，应做好会议记录，并主动向被代理人通告相关事项。涉及文件、事项确认等事宜，需经由被代理人电话核准或短信核准，由代理人签认。代理事项说明如何开出高效的会议凡是会议，必有人员会议组织方应明确会议目的和职责范围，确定参会人员及会议工作人员凡是会议，必有准备会议组织方：提前准备，将会议通知及时送至参会人员。参会方：会议材料提交至会议组织方，做好会前沟通工作。会议主持人员：提前熟悉会议议程、做好充分准备。

会议效率管理如何开出高效的会议凡是会议，必有主题会议组织方在会前将会议主题通知到各与会人员。会议须开门见山，直奔主题。避免和会议无关的讨论。凡是会议，必有纪律准时到会。如不能参会需提前向会议主持人请假，同时安排自己的第一代理人参会。将手机调成振动或无声状态，开会期间不接听或拨打电话。禁止私下小声讨论、不按流程等行为。

会议效率管理如何开出高效的会议

会议效率管理凡是会议，必有纪律无正当理由迟到、早退、缺席，每次乐捐爱心基金50元；凡必须参加会议者，未经请假擅自不参加会议，或请假未获批准仍不参加会议的，均视为缺席；凡参加会议者在会议期间玩手机、接听电话或睡觉每次乐捐爱心基金50元。如何开出高效的会议

会议效率管理凡是会议，必有议程会议组织方在会前将会议议程发送到参会人员手中。每一项讨论需围绕主题，不能泛泛而谈，海阔天空。凡是会议，必有训练会议组织方需在会前就会议进行宣导，使每位同仁对开会技巧有足够的训练。需要与会人员讨论的一定不是既定的决议，如果要公布政策、决定，在会前就说明不容讨论。如何开出高效的会议

会议效率管理凡是会议，必须守时会议需准时开始、准时结束。参会人员应尊重他人时间，发言简短有重点。凡是会议，必有记录会议组织方指定人员做好完整的会议记录。参会人员必须做好本人的会议纪录。如何开出高效的会议

会议效率管理凡是会议，必有结果会议中形成的决议以及待解决的问题，应当场明确，且马上进入执行程序。会议各项决议要由责任人当场确认，并安排具体执行人员及设定完成期限。若部分细节问题未有结论，则后续安排专题会议另行讨论。如何开出高效的会议

会议效率管理凡是会议，必有跟踪会议组织方负责会议布置工作的跟踪、督办，以及会议纪要、决议、决策的跟进落实，确保工作及时推进、顺利完成和迅速反馈。成功会议的13大要素会议的时间成本＝与会者的日均日薪×与会者人数×（会前准备时间＋差旅时间＋正式会议时间）＋会议组织、协调、服务人员的平均日薪×人数×投入会