运输函电课件

EnglishforInternationalShippingBusinessandCorrespondence王angdan8054@126.comTextbookandreferences《国际航运业务英语与函电》，范苗福，大连海事大学出版社，1995《国际货运与物流常用词汇手册》，梅赞宾，海洋出版社，2002《英汉，汉英，海事物流经贸常用语词典》，大连海事大学出版社，2005LINGOES，灵格斯翻译软件MVJINPUHAIGEARLESS,SINGLEDECK,SELFTRIMMINGBULKCARRIER,PANAMAFLAG,BLTOCT/1996CLASSDNVDWAT69,963MTONABT13.625MSUMMERSWLOA/BM225.0/32.2MGRT/NRT38559/23963MTSUEZNRT35493MT,7HO/7HA,HATCHSIZENO.1/14.6X13.1MNO.2-7/14.6X14.9MG/BCAPA85,050.3CBMDWATON3906FWABT57,552MTSUBJTOTRIMMINGHATCHTYPESIDEROLLINGCONSTANTABT800MTEXCLFW,TPCONFULLLADEN65.5MTSPEED/CONSUMPTIONS13.5KNOTSBALLAST/13.0KNOTSLADENONABT33MT/35MTIFO380CST,NODIESELOILATSEABASISGOODWEATHERCONDITION,WINDSMAXBEAUFORTFORCE4AND/ORDOUGLASSEASTATE3PORTCONSABT3MTIFO380CST+0.5MTMDODAILYLearningTargetGraspimportantspecializedvocabulariesandtheirabbreviationsinshippingbusinessReadrelatedEnglishmaterialswithnodifficultyWriterelatedbusinessletters,telegramsandtelexesinEnglishwithgreataccuracy

OutlineChapter1QualitiesandStructureofBusinessLetterChapter2Telex,FaxandE-mailChapter3OutlineofShippingBusinessChapter4ApplicationsChapter5EnquiresandRepliesChapter6CargoWorkChpter7CargoDamageOutlineChapter8ShipmentChapter9ShipsChapter10PortRegulationsandAgenciesChapter11ShippingDocumentsChapter12CharterPartyChapter13TelegramChapter14TelexChapter1QualitiesandStructureofBusinessLetter

EssentionalqualitiesofagoodbusinessletterThemainpartsandlayoutofabusinessletterEssentionalqualitiesofagoodbusinessletterClearnessConcisenessCourtesyThemainpartsandlayoutofabusinessletter

Themainparts:（1）Heading(Letterhead)—信头（2）Date—日期

(3)InsideNameandAddress——封内姓名和地址

(4)Salutation——称呼

(5)SubjectLine(Caption)——事由(6)BodyoftheLetter——正文(7)ComplimentaryClose——结尾客套语

(8)Signature——签名（9）Enclosure——附件（10）Postscript——附言Heading(Letterhead)

书信中发信人的地址称为信头。目的在于使收信人一看就知道发自哪里，也便于回信时参考。一般公函或商业信函的信纸上都印有公司的名称、地址、电话号码等，如果没有使用印有信头的信纸，需要自己将发信人的姓名（单位名称）、地址，写在信纸的右上角。一般，信头除了姓名、地址、邮编(PostCode)、电话号码(Tel)外，还可以印（写）上电报挂号(Cable)、电传挂号(Telex)、传真号码(Fax)、注册商标等。Page6ExampleforHeading(Letterhead)EASTERNTEXTILESIMP.&EXP.CO.,LTD34297Shangchengroad,Shanghai,ChinaTel:6608976Fax:87653345E-mail:et@21Date日期写在信头的右下方，有些信件会在日期上面或下面再写上发文编号（References,简写成Ref.），这是公司为了以后归档和查找的需要。希望对方回信时能够指明原件号码，以便查阅时也可以标上。在写日期时，需要注意以下几点：（1）年份应该全部写出，不能用94代替1994；（2）月份要写英文名称，不能用数字代替，如3.9.1994不能使用，容易引起误解，在美语中，指9月3日，在英语中，则指3月9日；（3）月份名称可用缩写，如Aug.代替August；Oct.代替October;但May,June,July等本身就很短，不用再缩减了。（4）日期有时用基数字，有时用序数字，但最好能用基数，不用序数。（5）月份和日期之间不用标点，年份之前，必须用逗号点开。ExamplesforDate日期的写法有：（1）June5,1994(2)1StOctober,1994(3)30Nov.,1994(30November,1994)(4)November30th,1994国际通用的格式是按照“日-月-年”的顺序来写。ExampleforReferenceNumberYourref:ALMOurref:5511/TLYourref:ALMWerefertoyourletterofNovember12,2004,ref.ALMInsideNameandAddress封内地址是指收信人的姓名、地址等，写在信头和日期下面，位于信纸的左上方。在公务信函中封内地址不能省略，如果是私人信件，则可以省略。封内地址便于发信人在发信时与信封上的地址对照，避免发生差错，而且也便于以后归档查找。地址的写法：（1）英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序排列；一般从上到下依次为：第一行写个人或公司的名称（有时候个人名称列第一行，公司名称列第二行）；第二行写街道门牌号；第三行写城市名、州（省）名和邮政编码；第四行写国家名。InsideNameandAddress

（2）标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用。（3）如果在公司名称的前面加c/o(careof)，表示这封信是封私人信件，只是由公司总收发转交，需要收信人拆封，公司的总收发不要拆。有时候国外商人不知道个人的详细地址，只知道他公司的名称，就会这么写。（4）如果需要注明“经办人”，希望收信的公司将信交给经办人办理，可以在封内地址的最下面一行写上“Attention”或”Attentionof”，后面再加上人名。（5）在人名前应使用敬语：Mr.(或Esq-Esquire),Mrs.(mistress,夫人，太太，已婚),Miss（小姐，未婚）,或Ms（女士，通用）,Messrs.(Mr.的复数形式)，Mmes(Madam的复数形式，女士，通用)，但使用时应该注意：InsideNameandAddress

①Mr.是用在人名之前，Esq-Esquire只能放在人名之后，而且这种表达方式比较古老，现在已经很少用了；Mr.和Esq-Esquire不能同时使用。

②Mrs用于已婚女士，Miss用于未婚女士，Ms则是对已婚女士和未婚女士的通称；现在更多的人愿意别人用Ms这个称呼，当不知道别人是否已婚时也可以用。

③当对方拥有“Doctor-博士”、“President-总裁、总经理、社长”、“Professor-教授”、“Captain-船长”等头衔、职位、职称时，在这些称呼前面就不要再加Mr.和Esq了。

④Messrs是Mr的复数形式，用于以人名为姓名的公司前；但当公司名称前有“the”这个单词时，不能使用。ExamplesforInsideNameandAddressMr.C.E.Eckerslyc/oMessersBrownCompany6&7CliffordStreetLondonSW72DYEnglandExamplesforInsideNameandAddressBiddle,Sawyer&Co.,LtdHaddenHouseFizroyStreetLondon,SW825DYEnglandAttention:Mr.H.A.Donnan,ExportManagerSalutation指写信人对收信人的一种称呼，位置在封内地址的下面空两行，并和封内地址平头。(1)称呼要与封内地址上的收信人匹配，如果收信人是公司，就要写“Dearsirs”或“Gentlemen”,美国多用“Gentlemen”；如果收信人是个人，就应该写上那个人的“familyname-姓氏”，如“DearMr.Brown”,但不能用“Dear”加“Mr.”再加名字或者是姓氏和名字，如“DearMr.John”和”DearMr.JohnSmith”,不过“Dear”后面可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字，例如：“DearProf.JohnSmith”,“DearProf.Smith”；当不知道对方的姓名时，就用“Dearsir”代替；“sirs”不能单独使用，必须与Dear连用，Dear纯属公务上往来的客气形式；“Gentlemen”不能用作单数。(2)“Gentlemen”后面加冒号（colon），“Dearsirs”后面加逗号(comma)SubjectLine(Caption)事由相当于一封信的标题，是由的使用可以让人一看就知道信的大致内容是关于哪方面；事由在称呼语下空两行后开始写；事由简单扼要，一般说明船舶名称、租约号码、船舶到达时间等等即可；前面可以加上“Re:”或“Subj:”表示，也可以在事由下面添加下划线表示强调；在简短的书信中，事由可以省略。Subj:CharterPartyNO.1345Re:L/CNO.45GeneralAgencyAppointmentBodyoftheLetter(1)正文在称呼下空两行后开始写，如果有事由，则是紧接在事由的下面;(2)写的时候记住要符合“3C”原则，即清晰、简明、有礼(3)至少包括三段，第一段为开头语，开头语是指，用客套语先将收到对方来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以概述，以使得对方知道这封信是答复哪封信的。如果是第一封信，也可以用开头语作自我介绍，表明目的。开头语一般自成一节；第二段陈述主要事实；第三段为结束语，用来提示对收信人的要求，如希望尽快答复，有时也用来表示祝愿。开头语和结尾语一定要尽可能地简短些。ComplimentaryClose结束客套语为一封信在结束时的一种客套话，在正文下空一行后在中间、偏右或偏左都可以；应该与前面的称呼相对应，原则是：知道名字的用“sincerely”，不知道名字的用“faithfully”；“Yoursfaithfully”是英语中比较正式的用法，美语中一般用“Sincerely/Trulyyours”；不要用陈旧过时的词组，像“Weremain,yoursfaithfully”,或“Respectfullyyours”。

(1)DearSirs/Sir/Madam→Yoursfaithfully(2)DearMr/Mrs/Miss/MsSmith→Yourssincerely(3)Gentlemen→Sincerely/Trulyyours与称呼相匹配的结尾敬语

称呼（Salutation）结尾敬语(Complimentaryclose)备注（Remarks）男性（Male）女性（Female）SirSirsMadamMesdamesYoursrespectivelyYoursveryrespectively下对上，人民对政府官员十分正式的称呼和敬语DearSirDearSirsDearMadamMesdamesYoursfaithfully英国的标准用法GentlemenLadiesTrulyyours美国的普遍用法DearMr.SmithMydearMr.SmithDearMrs.SmithDearMissSmithDearMs.SmithMydearMrs.SmithYourssincerelyYourscordiallyYoursverysincerelyYoursverycordially由于互相熟悉的私人函，有时也用于业务函。Signature签名在结束语的下面，包括公司名称和个人姓名，个人姓名先手写一个，下面再打印一个，然后再写上职位，如“总经理”、“经理”等。当个人是代表公司签名，而不是以个人身份签名的时候，需要在公司名称前加“For”或“PerPro”(可以简写成P.P).一般函件都需要由负责人亲笔签名，用图章或橡皮戳表示这封信并非本人亲自过目，只是通函而已。ExamplesforSignatureYoursfaithfully,perpro.PerterHill&Co.(signedname)H.Green(typedname)PersonnelManagerYoursfaithfully,ForPerterHill&Co.(signedname)H.Green(typedname)PersonnelManagerEnclosure如果信中有附件，应该在左下角注明Enclosure,Encl.或Enc.，如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等，而且应该将附件的清单列出。3Encls.——InvoiceNo.8076of4/6/1990——SalesContractdated12/4/1990——B/LNo.367Postscript信写完后，如果还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.，再写上补述的话，后面再由发信人签一下名，这里的签名可以用简写，如“ParkDavis”可以只签“P.D.”。比较郑重的信，一般不用附言，因为要说的话事先都应该想到，用附言说明写信人办事不周到。Others（1）主办人代号（Identificationmark）国外来的信，除了上面几个部分以外，经常在信末左下角打上主办人代号（Identificationmark），以便以后查对这封信是由何人主稿、何人速记打字，一般的写法是把主稿人和速记员姓名的第一个字母连续打出，中间加一斜杠或冒号，通常主稿人的人名为大写，速记员的为小写，如“JB/ms”，“JB:ms”。这与收信人关系不大，只是为了发信方自己查对用。（2）抄送（CarbonCopy）如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCto××”或“CC××”，“CC”是CarbonCopy的缩写。

BCC(blindcarboncopy）为隐蔽抄送。Others（3）续页(ContinuationSheet)

如信函内容过长，一张信笺不够用，则需要使用续页，使用时要注意：续页必须用空白纸张，一般不使用印有信头的信笺。在续页的顶端，打上收函单位或个人的名称、页数、日期等。例如：

—2—SMITH&SONCOMPANYDecember20,2005

（1）信头Heading

（2）日期Date（3）封内地址InsideAddress

空两行（4）称呼Salutation

空两行（5）事由Subj.（6）正文Bodyoftheletter

空一行（7）结尾客套语（8）签名Signature（9）附件Enclosure（10）附言PostscriptLayoutofBusinessLetter(1)完全平头式（FullBlockedStyle）它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(thefulllockedform)。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(themodifiedlockedform),即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。很多人喜欢用这种格式，因为看起来很整齐，而且每段话开头不用缩进，节约了时间。Page13(2)半平头式（Semi-blockedStyle）半平头式是指除了封内地址是平头的外，其他地方每段开始的时候需要缩进6到10个字母。这种格式下，段落间不用空行。Page14FullBlockedStyleLetterheadDate:＿＿＿InsideAddress＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿Salutation:＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿Body＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ComplimentaryCloseSiganatureSemi-blockedStyleLetterheadDate:＿＿＿InsideAddress＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿Salutation:＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿Body＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ComplimentaryCloseSiganatureConventionalStyleLetterheadDate:＿＿＿InsideAddress＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿Salutation:＿＿＿＿＿＿＿＿＿Body＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ComplimentaryCloseSiganatureDearLMTfriends,AttachedisaspecialNTUALMTnewsflashregardingnewEUprojectSuperGreen.Pleaseacceptourapologiesforpossiblecrossposting.IfyoudonotwishtoreceiveLMT'snewsinthefuture,pleasesendanemailtontua_lmt@naval.ntua.grjustmentioning:UNSUBSCRIBE.Bestregards,TheLMTstaffEnvelopAddress信封地址的写法和封内地址的写法一样，都是从小到大的顺序；但要注意的是发信人地址在左上方，收信人地址在右下方；邮票贴在信封正面右上角。EnvelopAddressMailingDirectionsRemarksRegisteredExpressOrdinaryMailImmediate(urgent)PrintedMatterSamplePrivatePersonalConfidentialSupplement地址常用缩略语

Assn.→AssociationHwy.→HighwayAve.→AvenueInc.→IncorporatedBlvd.→BoulevardLtd.→LimitedBldg.→BuildingMfg.→ManufacturingCo.→CompanyPl.→Placec/o→careofP.O.Box→PostOfficeBoxCorp.→corporationRd.→RoadDept.→DepartmentSt.→StreetDiv.→DivisionSq.→SquareDr.→DriveTer.→TerritoryChapter2Telex,FaxandE-mailTelexFaxE-mailCharacteristicsofTelexTelex-TeleprinterExchangeorTeletypewriterExchange特点：全部使用大写字母；相当于电话通讯，比书信快捷；信息传送准确，保真度高；电传的缩略字数量很大，而且具有一定规律性和创造性；可随时使用。电传的更正：对即刻发错的内容，其纠正办法是接着错误的词连续打5个XXXXX，然后空1个，再接着打更正的词，如：…HASEBBXXXXXBEENREADYFOR…ComponentsofTelex电传一般分为三个部分：第一部分包括发报人、收报人的电传号码和回呼号码（Answerback）;第二部分为电传正文；第三部分是重复发报人和收报人的电传号码和回呼号码

.86161COSADCN(1)884424WSLTDG(2)12.6.84MAC/MAY13(3)TO：PENAVICO×××(4)FM：SOCEANSHIPPINGLTDLDN(5)MT.“W”(6)RYTLXDATED7/6RE.PROFORMADISBTOWNERS…..(7)THANKSNRGDS(8)SOCEANSHIPPINGASAGENTSFOROWNERS(9)884424WSLTDG(10)86161COSADCN(11)ComponentsofTelex（1）86161是收报人的电传号码，COSAD是收报人的回呼号码（Answer-backCode），CN是国名代号（2）884424是发报人的电传号码，WSLTD是发报人的回呼号码，G是国名代号（3）发报日期及电传案号（4）收报人的电报挂号或改用收报人的名称、地址等（5）发报人的名称、地址（6）电传标题（7）电传正文（8）结尾敬语（9）发报人的名称，相当于信函的最后签署（10）是（2）的重复（11）是（1）的重复BasicPrinciplesforWriting（1）留主舍次，即保留中心词，而舍去无关紧要的虚词

WehavenotreceivedyourtelexofOctober12,2003可缩略为URTLXOCT12NOTRECEIVED.（2）短词代替长词，单词代替短语，短语代替从句

Wehavereceivedyourtelexofthe15thinwhichyouofferedus50metrictonsofrice.可转换为URTLX15THOFFERINGUS50RICE（3）用现在分词表示将来时，用过去分词表示完成时态或被动语态，并省略相对应的助动词和其他成分

TheL/CwasestablishedonOctober3可转换L/CESTABLISHEDOCT3（4）灵活使用前后缀

Wecanobtainorders.可转换为ODROBTAINABLE.FormationRules（1）由两个或两个以上单字所组成的某些短语和专有名词词组中主要单字，各取其第一个字母PRC=thePeople’sRepublicofChinaFYG=foryourguidanceASAP=assoonaspossibleSHEEIU=Sundaysandholidaysexceptedevenifused（2）保留某些单字的第一个字母和最后一个字母YR=yourFM=fromMR=MisterDO=Ditto（3）保留第一个音节法

A．保留第一个音节及第二个音节的第一个字母（或第二个音节同发音之辅音组），即某些单字的前几个字母ABBR=abbreviationADV=adviseDOC=documentCERT=certificateCOMM=commissionB．保留第一音节及后面全部字音或重要辅音ALRDY=alreadyRECVD=receivedUNQT=unquoteDESTN=destination（4）保留字音法保留重要字音或全部字音，但第一音节第一字母，无论是辅音还是元音一律保留。RPT=repeatACPT=acceptMGR=managerCNTR=container（5）多音节的字，用省字号（’）代替被省略的字母ADT’L=additionalD’CULT=difficultO’SEAS=overseasS’HAI=shanghai（6）某些多音节的字具有相同的第一字母和相同的最后字母，在省略字母时，多保留几个辅音字母，用以区别QLTY=qualityQNTY=quantityATTN=attentionADDN=addition（7）简化某些字的字尾LOADG=loading（以“G”简化-ing）DISCHARGD=discharged（以“D”简化-ed）SHIPT=shipment（以“T”简化-ment）COMMN=commission（以“N”简化-ion）（8）按照某些字母的发音来组成缩写字V=weR=areU=youN=andOZ=ounceNITE=nightLITE=lightTHRU=through（9）利用阿拉伯数字代替与之具有相同发音的音节2=tooB4=beforeTHERE4(T4)=therefore（10）保留第一音节和第二音节AVE=avenueMEMO=memorandumAUTO=automobilePARA=paragraph（11）保留第一音节、第二音节及第三音节第一个辅音字母APPROX=approximateIMMED=immediateIRRESP=irrespectiveORGAN=organization（12）保留最后一个音节全部,其他音节取其重要辅音或全部辅音字母(重音在最后音节时，常按照此方法缩写)ADRSEE=addresseeGTEE=guaranteeMTIME=meantimeYDAY=yesterday(13)单词首字母组合中间加分隔符C/O=CareOfC/O=ChiefOffcerB/L=BillofLadingS/O=ShippingOrder（14）以“X”或“Z”代替某些字母的字头或字尾XMAS=ChristmasPAX=passengerFAX=facsimileBIZ=businessWZ=withComponentsofFax

传真的内容主要由三部分构成：第一部分为题头，内容包括收发传真双方的基本情况，先写收件人(To)情况，再写发件人(From)以及发送传真日期与传真页数；第二部分为主题与正文；第三部分为结尾。一般情况下，公司有专门的传真用纸，上面已印上了公司的地址、电话、传真号。日期、对方电话和传真号只要填好即可。CRYSTALLOGISTICSLTDVicarageDrive,Barking,Essex1g117NATelephoneax/p>

No.ofPages:2To:Mr.HuangHua-qiang Fax:0086265958000COSCOSHANGHAIINT’LFREIGHTCO.LTDFrom:JohnSmithCRYSTALLOGISTICSLTDDate:3rdMarch2006CC:SuePrazerEXELLOGISTICSDearMr.Huang,RE:ZHONGHEV.0063E.TRIU95518825c/s917kg7.57m3,YUNHEV.0030E,CBHU9733042,2c/s853kg5.91m3Theabove-mentionedshipmentshavebeenloadedontoCOSCOregularserviceandareboundforQingdaoportviaShanghai.CrystalLogisticshavenotifiedyouthatwepayfortheT/Sfee+oncarriagechargetoQingdao.ThismorningIreceivedaphonecallformtheshipperwhohasexpresseddissatisfactionwithourservice.ApparentlytheBritishconsulatehasbeenincontactwithyourgoodsshipperaboutthetransshipmentformalities.TheyhavetoldtheshipperintheU.K.thatthegoodsmustmoveunderBond(forwhichtheyhavetopay$1,500USD)toQingdao.SincetheshipperhaspaidtheoncarriagetoQingdaotoCrystalLogistics,COSCOFreightShanghaimusttakethiscargo,afterclearingatShanghai,toQingdaoCFS.PleaseadviseusifthereareanyproblemswiththeusualmethodofshippingtoQingdao.BestReagardsJohnSmithCharacteristicsofFax1、快捷传真机传输信息载体（文字或符号）的速度是每秒最高达9600bps，传输一页1000字的信息，约需时30-60秒，而电传则需12-13分钟，比电传快10倍多；2、价廉传真的计费方法与电传相同，都是按时计费，两者的费率也基本相近。传真传输信息快得多，省时，产生费用自然比电传低得多；3、真迹传输传真可以把原件复制得一模一样传送出去。文字、图片、表格、相片、签字、手迹等都可以传送，无所不可，而电传只能传输文字，且仅限于中文（四码）、英文、法文以及罗马字。而正本信用证、正本租约、正本提单、正本合约（协议）等重要的、篇幅较长的文件都可以通过传真原样传给对方，电传则无法办到；4、文体自由书写传真文稿，同书写信函一样自由自在，不必在省字上下工夫，不必象写电报电传是那样字字推敲，也不必考虑多用缩写字。E-maile-mailoremail-electronicmail电子邮件一般由三部分组成：邮件头（e-mailhead）、正文（messagecontent）和签名（signature）发送电子邮件的一般格式为

To:(发件人)johnny@CC:(抄送)BCC:(密件抄送)Subject:(主题)Pricelist………………………………………(正文).收到电子邮件的格式有所不同，多了“发件人”和“日期”

From:(发件人)yangminyi@Date:(日期)28Febrary200612:34:58To:(收件人)johnny@

Suject:(主题)Pricelist………………………………………(正文).Chapter3OutlineofShippingBusinessModeoftransportationOperationmodeofshippingbusinessThepartiesconcernedinshippingbusinessPersonnelonboardImport-exportprocessModeoftransportationRailwaytransportationRoadtransportationWatertransportationRivertransportMarinetransportCoastaltransportShort-rangeoceantransportOceantransportationAirtransportationPipelinetransportationMultimodaltransportation(Intermodaltransportation)OperationmodeofshippingbusinessLinershippingTrampshippingVoyagecharterSingletripcharterReturntripcharterConsecutivesinglecharterContinuousreturnvoyagecharterContractofaffreightmentTimecharterBareboatcharterThepartiesconcernedinshippingbusinesscargoownershipperconsigneecarrierfreightforwarder/forwardingagent/freightagent

shippingagent/ship’sagentnon-vesseloperatingcarrier,NVOCCBrokerShipownerChartererPersonnelonboardMasterChiefofficer/chiefmate/firstmateSecondmateThirdmateChiefengineerSecondengineerThirdengineerFourthengineerImport-exportprocess

驳运缮制预配载图订舱报关报检审核装箱装船开船收到提单内陆运输接受订舱签发提单报检、报检法检验关出口托运发货人内陆承运人驳运公司货代船代船公司海关三检码头Chapter4ApplicationsKeyWordsUsefulExpressionsBackgroundKnowledgeSpecimenLettersSupplementKeyWords

Loading,discharging,beforebreakingbulk(BBB),freshwater(F.W.),onbehalfof,master,foryourinformation(FYI),onboard,pilotonboard(POB),assoonaspossible(ASAP),heavyoil(H.O.),dieseloil(D.O.),heavydieseloil(H.D.O.),lubeoil,lighter/barge,lighterage,shipowner,forsb’saccount,chiefengineer,ChinaClassificationSociety(CCS),AmericanBureauofShipping(ABS),inouropinion,MoterVessel(M.V.),Motership(M.S.),portofcall,buoy,estimatedtimeofdeparture(ETD),intransit,Manifest,Shippingorder(S.O.),Mate’sReceipt(M/R),TallyCertificate,ChiefOfficer(C/O),ChinaOceanShippingAgencyUsefulExpressionsForyourinformation,Iwouldadviseyouthat…Wearepleasedtoinformyouthat…Wewishtoinformyouthat…Wehavepleasureininformingyouthat…Ishallbegratefulifyouwould…Yourkindcooperationwillbehighlyappreciated.Yourkindassistanceandcooperationinthismatterwillbegreatlyappreciated.Wethankyouinadvanceforyourkindcooperation.Weshallbemuchobligedifyouwouldkindlymanagethismatterwithoutdelay.UsefulExpressionsInaccordancewiththeregulationsofChineseGovernment,…20packagesofcargoconsignedtoyouhavearrivedperM.S.“YangMing”,youshouldtakedeliveryofthegoodswithinthreedaysfromthisdate.Wearrivedhere35hoursbehindthescheduledtimeonaccountof…Thechargefortheoilbargewillbeenteredintheshipowner’saccount.Alltheexpensesincurredwillbechargedtotheshipper’saccount.Pleasedebitthecoststotheshipowner’saccount.BackgroundKnowledgeWhatisapplications?Whatkindsofjobareincludedinapplicationsinshippingbusiness?Howtowriteanapplicationletter?

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24Supplement惠请告知Pleaseinformmethat…Wewillthankyouforyourinformingmethat…Weshouldbegladifyouwouldinformmethat…兹确认我公司某月某日函Weconfirmourletterofthe…ofthismonthWeconfirmourlastletterofthe10thJune…Inconfirmingourtelegramofthismorining…敬悉你公司某月某日来函Wehavepleasureinacknowledgingreceiptofyourletterof3rdMay…Wearereceiptofyourletterofthe7thJuly…Wehavedulyreceivedyourfavourofthe5thMarch…Wethankyouforyourletterofthe5thMay…Supplement敬复你公司某月某日函Inreplytoyourletterofthe5thMay,Ihavetoinformyouthat…Weareinreceiptofyoursofthe3rdMarch,inreplytowhichwearepleasedtostatethat…Replyingtoyoursofthe8thFebuaryregarding…,Iwouldsaythat…Inreply,wewouldliketosay…本公司深感遗憾，必须奉告Weregrettoinformyouthat…Weverymuchtoannounceyouthat…Itismostregrettablethatwehavetoinformyouthat…Weareregretfulthatwehavetoinformyouthat…Supplement本公司深感遗憾，得悉Weareverysorrytohearthat…Weverymuchregrettohearthat…Weregretthatwehavebeeninformedthat…谢你公司某月某日的函询Wethankyouforyourinquiryofthe10thMay…随函附上，请查收Enclosedpleasefind…Weencloseherewith…Wehavepleasureinenclosingherewith…Weattached…Supplement遵照贵公司某月某日来函指示Inaccordancewiththeinstructionsgiveninyourfavorofthe10thMay…Accordingtotheinstructionsgiveninyourletterunderdateofthe20thoflastmonth…Inconformitywithyourinstructionsofthe10ththismonth…Toconformtoyourinstructionsofthe10ththismonth…Tocomplywithyourinstructionsofthe10ththismonth…关于详情，将于下回奉告Iwillwriteyouparticularsinmynext.Iwillinformyoumorefullyinmynext.Iwillinformyouthedetailsinmynext.Supplement盼你公司及早回复Wehopetoreceiveyourfavouratanearlydate.Wetrustyouwillfavouruswithapromptreply.Yourpromptreplywouldbegreatlyappreciated.Welookforwardtoyourearlyreply.我们将随时为你服务Weassureyouofourbestservicesatalltimes.Weshallsparenoeffortsinendeavouringtobeofservicetoyou.若有机会我公司也愿作类似的服务Weshallbehappytohaveanopportunityofreciprocatingtoyouonasimilaroccasion.Wewishtoreciprocatethegoodwill.Supplement常见的船级社的缩写中国船级社CCS美国船级社ABS法国船级社BV意大利船级社RI挪威船级社DNV日本海事协会NK英国劳氏船级社LR德国劳氏船级社GLChapter5EnquiresandRepliesKeyWordsUsefulExpressionsBackgroundKnowledgeSpecimenLettersSupplementKeyWords

Freight,freightrate,tariff,charterhire,quotation,broker,sailingtime,sailtoschedule,inwardcargoes,outwardcargoes,BillofLading(B/L),frequencyofsailing,cargospace,underseparatecover,ThroughBillofLading,FreightPrepaid,FreighttoCollect,additionalcargo,customsformality,customsclearance,brokenspace,cubicfeet(CBFT/CUFT)UsefulExpressionsWouldyoupleasequoteyourrateforfreightandsendusdetailsofyoursailingandthetimeusuallyforthevoyage?Pleasecouldyouquoteyourinclusiveratesonthefollowingconsignments?Pleaseletusknowthepresentfreightrateforlargeshipments.Weshallbegladtoknowthetimeoftransitandfrequencyofsailings,andwhethercargospacemustbereserved;ifso,pleasesendusthenecessaryapplicationforms.Weshallbepleasedtohaveyourcurrenttariffs.Pleaseadviseusoftheloadingdates.WeunderstandthatM.S.MerchantPrinceisduetosailon4thJuly,butweshouldlikeanearliersailingifpossible.UsefulExpressionsItgivesusmuchpleasuretosendyouourquotationofthefreightratesaskedinyourletterof…Inreplytoyourletterof10thAugust,theratewecanquoteareasfollows…Thankyouforyourof26June,askingfortariffs.Foryourinformation,weareairmailingunderseparatecoverbrochuresgivingfulldetailsofthepresentfreightratesofourcompany.Thisisreplytoyourenquiryof4thJuly2009,wearenowsendingyouaquotationofourtariffs.Pleasebeinformedthequotationissubjecttochangeonaccountofthesituationoftheshippingmarket.UsefulExpressionsWithregardtotheaccommodationfortheadditionalcargoasrequestedinyourletterof3rdMay,Iregrettoinformyouthattheshiphasnomorespacenowbeingavailable.ThevoyagetoAlexandrianormallytakesfourteendays.Thefreightrateforcrockerypackedinwoodencasesis＄57.5perton.Ifyourequireanyfurtherinformation,pleasedonothesitatetocontactus.Pleasefeelfreetocontactmeifyouhaveanyfurtherquestions.BackgroundKnowledgeWhatisenquiryinshippingbusiness?Whatkindofcircumstancesyouneedtomakeenquires?Howtowriteanenquiryletter?Howtoanswerothers’enquiryletter?

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31SupplementWritingprinciplesofinquirylettersTotellwhereyoulearnedthecompanyanditsproducts.Todescribeyourspecificneedsbutwithnopromiseofbookingtheproposedproducts.Tostresstheimportanceofyourneededinformationandtrytoflatteryourreceiverforgettingmoreinformation.Ifanyqueries,askthereadertogiveyouadefinitereply.Ifanunfamiliarreader,trytopersonalizeyourletterliketheonebetweenfriends.Usecourtesywords.SupplementWritingprinciplesofrespondinglettersIfyoucanmeetalltherequirementsofthebuyer,lethimknowASAP.Ifyoucanonlymeetpartoftherequirements,tellhimfirstwhatyoucandoforhimandthenexplainwhyyoufailtodo.Ifyoucannotmeetanyoftherequirements,first,expressyourthanksfortheinquiryandthenyourregret.Tryyourbesttopleaseyourpotentialbuyersbyofferingtheservicesasmuchasyoucan.Letyourreaderfeelthesincerityandheart-feltdesireotherwisetheywillbedepressedatyourhelplessness.Whensendingtheliterature,inyourrepliedletters,onlymentionthebuyer’sinterestedpart.Ifnecessary,trytointroducemoreaboutyourcompanyandyourproducts.Supplement班轮运价的计算标准W(weight)毛重M(measurement)体积W/M毛重和体积中较高者（惯例是1吨货物的体积超过1立方米或40立方英尺者按体积收费；否则按毛重收费）Adval(advalorem)价格W/MorAdval毛重、体积和价格中最高者W/Mplusadval毛重和体积中较高者，加上一定百分比的从价运费perunit/head件数perrate议价运费minnimumrate最低费率Supplement班轮运价的构成Basicfreightrate基本费率Additionalsorsurcharges附加费Overweightsurcharge