库存管理操作手册U

手册名称：库存管理应用操作手册合用部门：总调室、多媒体部、生产车间、采购部门编写人员：版本号1.0编写日期5月20日对口支持业务总调室业务问题、操作问题多媒体业务问题、操作问题质检部业务问题、操作问题财务部门业务问题技术财务部软件问题、错误提醒计算机网络、硬件、系统故障目录一、部门职责： 1二、部门岗位划分： 2三、系统业务处理流程： 2四、部门平常业务系统处理： 31、平常业务类型的界定： 32、一般销售业务平常处理： 33、特殊业务： 84、月末结帐： 10一、部门职责：采购部门的平常工作在ERP系统处理中重要工作有：采购部门向供应商进行订货后，供货商按照约定的日期进行送货；办理有关材料报关、运送等接货手续；货品送届时，采购人员在采购管理模块录入采购到货单，告知库房人员和质检人员进行入库检查。根据库房实际点收入库材料数量，索要采购发票；对未抵达材料，督催供应商发货。假如出现质量问题，负责和供应商的商务协调，进行换货或退货处理。根据约定的付款条款到财务部门请款。库房管理部门：负责企业平常物料的实物出入库管理。负责企业库存物资的保养和维护。负责企业物资的定期盘点，保证账实一致。质检部门：按照采购协议约定规格原则，进行入库检查。按照生产的设计原则，进行成品的竣工入库检查。按照有关外协加工原则，对外协加工产品进行入库检查。财务部门：核算原材料出入库成本。核算半成品的加工成本、领用成本。核算外协加工半成品成本，进行挂帐处理。核算最终产成品成本，记录销售毛利状况。二、部门岗位划分：库管人员：库存物资的管理和出入库库房记账人员：对库存出入库单业务进行登账，记录实物结存。库房主管：进行库存出入库单据审核、月末结帐。质量检查员：按照采购协议约定规格原则，进行入库检查；按照生产的设计原则，进行成品的竣工入库检查；按照有关外协加工原则，对外协加工产品进行入库检查。三、系统业务处理流程：采购部门在采购管理模块根据采购订单录入采购到货单；到货单录入后，质检部门进行质量检查，检查合格填写质检单。库房管理人员根据到货单和质检单合格实际数量，在库存管理模块根据到货单填制采购入库单。总调部门填制发货告知单，进行复核确认后，告知库房进行发货。车间竣工入库经检查合格后，录入产成品入库单。车间根据算料员计算手工填制材料领用单，到库房进行领料（一式四联，库房、车间、记账、财务）。根据总调告知进行外协加工半成品的发出和收回。在库存管理系统进行物料的组装、拆卸、调拨、盘点等特殊业务处理。四、部门平常业务系统处理：平常业务类型的界定：采购入库：采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。材料领用：料出库单是领用材料时所填制的出库单据，当从仓库中领用材料用于生产时，就需要填制材料出库单。销售出库：销售出库业务的重要凭据，在《库存管理》用于存货出库数量核算。产品竣工入库处理：产成品入库单一般指产成品验收入库时所填制的入库单据，产成品在入库时无法确定产品的总成本和单位成本，因此在填制产成品入库单时，只有数量，没有单价和金额。组装、拆卸：组装指将多种散件组装成一种配套件的过程，拆卸指将一种配套件拆卸成多种散件的过程。盘点业务：为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及导致的原因，并据以编制存货盘点汇报表，按规定程序，报有关部门审批。外协加工业务处理：由外单位进行产品中某道工序的加工，支付外协加工厂加工费用的业务。备品管理：对库存中大量的无成本备用件单独设计的处理方案。2、库存管理业务平常处理：1）基础档案填加：存货分类增长：原则2-2-2-2-2按照约定原则增长分类操作途径：【库存管理】—【初始设置】—【存货分类】存货档案增长：原则2-2-2-2-2增长注意事项：操作途径：【库存管理】—【初始设置】—【存货档案】注明：增长的存货编码、存货代码、存货名称、所属分类、存货属性、计量单位仓库档案增长：原则2增长内容：仓库编号：两位数，1开头为企业实际库房，2-4开头为外协加工仓库，5为虚拟仓库仓库名称：仓库计价措施；先进先出操作途径：【库存管理】—【初始设置】—【仓库档案】仓库存货对照：目前为了提高工作效率，减少发出材料库房选择误差。需要进行仓库存货的对照，在系统中进行对照设置。操作途径：【库存管理】—【初始设置】—【对照表】【仓库存货对照表】点击选择，增长对应存货大类到仓库中。2）平常单据处理：采购入库：【平常业务】－【入库】【采购入库单】－【生单】－采购订单、采购到货单在单据显示状态，单击〖生单〗按钮，系统显示参照单据界面。可设置过滤条件，点击〖过滤〗按钮后，系统显示符合条件的参照单据。点击〖选择〗，显示对号则选择目前行；再点击，则取消选择；选择窗口左下方的“显示表体”，则窗口下部显示所选择单据的表体记录，默认为全选，可进行修改。录入入库日期、入库仓库进行确认生单。备注：多媒体仓库的部分商品在入库时需要增长产品序列号管理，以便在出库时进行产品跟踪处理。产成品入库：【平常业务】－【入库】【产成品入库】进入产成品入库单单据界面。按〖增长〗，增长一张新的单据；输入表头仓库，再按表头生产订单号栏目的参照按钮，弹出“选择生产订单和生产的存货”窗口；录入过滤条件，按〖过滤〗显示符合条件的生产订单列表；生产订单号：参照录入、计划员：参照录入、订单日期：录入日期区间、委外供应商：查询委外生产订单，选择委外供应商、生产部门：查询自制生产订单，选择生产部门、货品：参照录入；选择一种生产订单，在父项选择窗口下方带入该生产订单的父项产品，默认全选父项产品，可修改；按〖确定〗，系统将选择的内容带入产成品入库单；按〖保留〗，则保留目前单据；按〖审核〗，则审核目前单据。其他入库单：【平常业务】－【入库】【其他入库单】用来处理和领用、销售等没有直接联络的物资增长例如盘亏、借入偿还、调账等状况。进入其他入库单单据界面。点击〖增长〗，进入单据录入状态；可以生单的，按〖生单〗进行参照生单。输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。在单据保留前，可以放弃目前单据，返回单据查询界面；如未保留退出，系统提醒“此单据尚未保留，确定退出吗？”如选择是，则不保留单据退出；否则返回录入界面。保留单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。材料出库：【平常业务】－【出库】【材料出库】进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最终一次操作的单据。单击〖增长〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。假如顾客新填制的单据为红字单据，用鼠标点击单据右上角的红字单据选择框。手工输入单据表头和表体内容：需要必须输入得项目有领料部门、领料日期、领料人员、生产订单号，出库类别；表体录入或参照存货，录入存货后系统自动带入有关信息。根据业务规则，不一样单据有不一样的必填栏目，如为空系统提醒顾客输入。材料出库单在领用时一定要辨别清晰出库类别的界定：机加车间：分为机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。机加车间半成品领用。材料领用应用以上类别：机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。工程部领用：材料领用、半成品领用，需要指定成本对象（项目目录）。转播车领用：材料领用，指定对应的成本对象（项目目录）系统集成领用：材料领用、指定对应的成本对象（项目目录）销售出库：【平常业务】－【出库】【销售出库】销售管理模块与库存管理模块集成时，销售出库单在销售管理生成，并且不容许超发货单发货，这种状况下不可手工填制和手工修改销售出库单。只能对销售出库单进行审核和弃审处理。注意：对于多媒体仓库的部分商品在出库时需要选择对应的入库序列号，以便进行跟踪处理；对于转播车产品需要进行项目核算，在销售发货单上需要指定对应的成本对象（项目）其他出库单：【平常业务】－【出库】【其他出库】用来处理和领用、销售等没有直接联络的物资增长例如盘亏、借入偿还、调账等状况。进入单据录入界面。点击〖增长〗，进入单据录入状态；可以生单的，按〖生单〗进行参照生单。输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。在单据保留前，可以放弃目前单据，返回单据查询界面；如未保留退出，系统提醒“此单据尚未保留，确定退出吗？”如选择是，则不保留单据退出；否则返回录入界面。保留单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。调拨单：【平常业务】－【调拨】调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务的单据（对于外协加工状况参照特殊业务进行处理）。同一张调拨单上，假如转出部门和转入部门不一样，表达部门之间的调拨业务；假如转出部门和转入部门相似，但转出仓库和转入仓库不一样，表达仓库之间的转库业务。【操作流程】调拨单手工增长，也可以参照生产订单填制，出库类别：调拨出库入库类别：调拨入库。调拨单可以修改、删除、审核、弃审。调拨单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。组装单：【平常业务】－【组装拆卸】【组装】组装指将多种散件组装成一种配套件的过程，拆卸指将一种配套件拆卸成多种散件的过程。配套件和散件之间是一对多的关系，在产品构造中设置之间的关系。顾客在组装、拆卸之前应先进行产品构造定义，否则无法进行组装。【操作流程】组装单录入：出库类别：半成品领用入库类别：产成品入库在表体最终一列需要指定对应的成本对象（项目协议）（假如按照产品构造生成，自动带出成本对象（项目））组装单可以修改、删除、审核、弃审。组装单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。盘点业务：【平常业务】－【盘点】为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及导致的原因，并据以编制存货盘点汇报表，按规定程序，报有关部门(总调、财务部、总经理)审批。【业务流程】选择盘点方式，增长一张新的盘点表。打印空盘点表。进行实物盘点，并将盘点的成果记录在盘点表的盘点数和原因中。实物盘点完毕后，根据盘点表，将盘点成果输入计算机的盘点表中。出库类别：盘亏出库入库类别:盘盈入库打印盘点表，并将打印出的盘点汇报按规定程序报经有关部门同意。将经有关部门同意后的盘点表进行审核处理,系统自动产生其他入库单、其他出库单调整库存结余数。单据审核方式：审核/弃审单据：在实际业务过程中，审核常常是对目前业务完毕确实认。有些单据只有通过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。单据审核后，可以弃审。有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可弃审。单据只能整张审核/弃审，不可拆单。审核/弃审单据有三种措施：在单据卡片界面进行审核/弃审。在单据列表界面双击单据记录，进入单据卡片界面进行审核/弃审。在单据列表选择单据记录，进行批量审核/弃审。单据工具栏〖审核〗、〖弃审〗单据列表菜单－工具栏〖审核〗、〖弃审〗

【操作环节】在单据界面进行审核/弃审：进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最终一次操作的单据。用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要审核/弃审的单据；或点击〖定位〗按钮，运用定位功能查找需要审核/弃审的单据。审核目前单据：点击〖审核〗按钮，系统将目前单据审核，并将目前操作员写入表尾“审核人”，同步〖审核〗按钮置灰。弃审目前单据：点击〖弃审〗按钮，系统将目前单据弃审，取消“审核人”，同步〖弃审〗按钮置灰。审核/弃审完目前单据，再反复2-4环节，直至所有需要审核/弃审的单据审核/弃审完毕。

在单据列表界面选择要审核/弃审的单据进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；顾客可以按工具栏〖查询〗按钮重新查询。将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击〖定位〗按钮，运用定位功能查找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核/弃审，操作阐明见上。在单据列表界面进行批量审核/弃审进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；顾客可以按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。点击〖选择〗，则选择目前行；再点击，则取消选择；单击〖全选〗，再单击〖全选〗取消所有选择。选单完毕，按〖确认〗则所选单据被审核/弃审，执行完毕系统提醒成功/失败信息。3、特殊业务：外协加工处理：平常应用处理：首先将每个外协加工厂作企业仓库管理，仓库编号为20-50之间；在每个需要外协的存货上增长自定义项“外协核算单位数量（例如：需要喷塑的则为喷塑面积）”；外协加工厂需要在供应商档案中进行维护，增长一种外协加工厂类，每个外协加工厂作为供应商进行维护，在供应商中则加自定义项“加工费用单价”，以备记录计算应用。处理流程：机加车间生产半成品完毕，车间手工填加竣工告知单（一式两份，分别转质检、财务），在入库时由质检部进行质量检查，检查合格后质检部门填加质检单，仓库记账人员根据竣工告知单、质检单填制竣工产品入库单（一式四联，转库保、库房记账、财务、车间），所入仓库为机加车间仓库。需要进行外协加工的半成品由车间提出申请，总调室确定外协加工厂，下达外协加工任务单，将半成品调拨到外协加工厂仓库；出库类别为委外加工出库，入库类别为委外加工入库。总调室将此调拨单进行打印出来，交仓库进行发货，实物出库后，库管人员在调拨单上进行手工签字；库房记账人员在系统生成的其他出库单上进行审核，总调人员在其他入库单上进行签字确认。外协加工完毕后，外协加工厂将货品送到企业半成品库，质检部进行质量检查，检查合格后库存记账员填制外协加工入库单将外协加工产品调拨回半成品仓库，库房管理人员对系统产生的其他入库单进行签字确认后，在库存管理模块进行签字确认。出库类别：委外加工出库入库类别：委外加工入库委外加厂商在外协加工入库单上增长三列，外协费用种类、外协加工单价、外协加工费用根据外协加工入库数量和外协费用单价（采购部门确定）进行记录外协加工费用。财务往来会计据此在应付账款录入应付单，列制造费用，挂应付账款。根据查询表，系统自动记录当月的各产品多种外协费用发生状况。备品件管理：管理对象：针对项目采购，其所有成本已经所有转入到项目中，在实际使用中只使用其中一部分零件，导致库存结存备品零件，成账外物资。在采购时，由于成套件的缘故，导致使用某部分零件，采购时不得不采购整套设备，在生产车间领用所需部件后，剩余备件结存库房，账面存在而实物不完整。日应用处理：增长虚拟库房单独管理备用件，参与运算。实际业务处理中，针对状况区别处理：针对第一种状况，零件采购应用正常处理流程，在做材料领用时，将整个产品套件成本所有转入到项目成本中；对于结存的备品零部件，通过其他入库单增长到备用部件库，单价为0；后来需要使用时直接从备品部件库进行领用。针对第二种业务状况：在商品购进后，在库存系统按照整个套间的构造进行拆卸，分为详细明细部件名称，领用时直接领用所需的零部件名称、数量结转对应成本；剩余的备用部件在原有库房进行继续管理，材料核算会计根据拆卸状况，单独核算每个备件成本。借出物资管理：前提：由于借出物资在所有权上仍然为企业所有，因此增长虚拟库房“借出物资仓库”管理重要为企业之间的借出借入管理物资，部门借入借出零星物资不予管理。发生借出业务，必须经有关部门进行汇报，经总经理进行同意后方可进行处理，没有手续及确认不能进行处理。平常应用：借出:库房填制一张调拨单，将材料调拨至借出物资仓库，出库类别：借出出库入库类别：借出物资。在备注阐明借用物资企业、偿还时间；进行打印留存，需要有关经办人员在单据上进行手工签字，办理完实物出库后，库房记账人员对调拨单进行审核，对其自动产生的其他出库