办公用品采购办法

办公用品采购管理办法一、目的为了使公司办公用品采购工作正规化、制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，以确保所采购的办公用品等能满足公司正常运作需求，特制定本办公用品采购管理办法。二、采购流程及图示1、采购流程：需求部门→部门主管审批→行政部审核→总经理审核→采购部采购→验收→入库2、图示需求部门部门主管审批行政部审核需求部门部门主管审批行政部审核总经理审核采购部采购验收入库申购部门行政部采购部执总办总经理(执总)否是是是是是否否否执总办复核三、采购申请与审批1、办公用品采购分为月度计划性采购和紧急临时性采购。2、月度计划性采购：公司每月25日至30日由行政部汇总所需物品。各需求部门需采购办公用品时，应填写《物品申购单》，填写此表时应详细填写需申购物品的名称、型号、规格、数量，经需求部门负责人审批，交由行政部汇总，然后报执总办公室复核，再交总经理（或执行总经理）签批后，由采购部统一采购。3、紧急临时性采购：需求部门因工作原因急需非常备性办公用品及其他物品、器具，可由需求部门填写《物品申购单》，填写时应详细填写需申购物品名称、型号、规格、数量，经需求部门负责人审批，交由行政部汇总，然后报执总办公室复核，再交总经理（或执行总经理）签批后，由采购部统一采购。原则上，各部门紧急临时性采购所填写的《物品申购单》必须于每周四上午交至行政部汇总，由执总办复核后呈报总经理或执行总经理审批，其他时间不予受理。4、各需求部门每月应按规定时间将所填写的《物品申购单》提交至行政部，超期则不另行购买，累积下月统一购买。需求部门不得把超期的月度计划性采购变更为紧急临时性采购。四、购置1、采购部凭行政部提供的《物品申购汇总表》、《物品申购单》所列内容购买。不得擅自多购、少购、更改需采购物品的数量、型号、规格。若市场中无所列物品的型号和规格，应及时通知行政部，由行政部与该物品需求部门进行协调，更换替代物品。2、采购人员要严格执行采购计划，按规定的质量、数量、规格、型号执行，自觉做到以下五点：a）未列入计划的不采购；b）规格型号不清的不采购；c）超出市场一般价格的不采购；d）不合格的不采购；e）无生产合格证、生产许可证等的不采购。3、采购部应建立采购业务档案，经常开展业务分析、不断总结采购经验，不定期开展业务培训。四、验收和入库1、采购的物资必须先进行验收，再办理入库手续。对验收不合格的物资，资产管理员不得办理入库手续。2、采购部购买的物资由资产管理员和使用部门人员共同根据《物品申购单》，对采购的物资的品牌、型号、规格、数量、质量进行验收。对所采购的物品有下列情况的，验收人员有权拒收。1）无生产合格证、无生产许可证等必备书面证明。2）不符合《物品申购单》中货物的数量、质量、规格、型号的。3）采购人员不配合验收人员进行验收工作。3、对验收不合格的物品，采购员应及时与供应商联系退货或换货。4、购置物品验收合格，无其他问题后，资产管理员对照采购计划单与实物进行入库登记。1）入库单有资产管理员填制，并由采购员、验收人员、使用部门人员签字确认。2）资产管理员入库后，要及时更新物品库存明细单。五、报销1、采购人员报销时需填写报销单。凭发票、《物品申购汇总表》或《物品申购表》报销。若单据不齐，公司财务人员有权拒绝付款或报销。2、对下列情况之一的发票，公司财务人员有权拒绝付款或报销：1）付款单位（抬头）明显不是本公司名称的发票；2）项目填写不全、字迹不清、有涂改痕迹的发票；3）价格、费用明显不合理的发票；4）发票日期超过14天的过期的发票或假发票；5）其他不真实、不合法的发票。六、违规处理1、采购人员未进行市场价格、质量调查，所购物品以