《图书馆学绩效评估体系》文献采选评估指标的设计

《图书馆学绩效评估体系》文献采选评估指标的设计

文学收集是图书馆藏书建设的基础。作为图书馆业务流程的重要纽带，其工作的优缺点不仅关系到图书馆藏书建设的发展，而且直接关系到图书馆工作的整体质量，为读者提供服务。加强采选工作的科学管理,对提高图书馆整体工作水平十分重要。应用绩效评估方法,对采选工作设定目标的完成情况和满足读者需求的程度进行评估,是加强采选工作科学管理的重要手段。对采选工作的绩效评估,有利于管理者对采选工作情况的全面了解,能够加强对采选工作的宏观管理和指导,并促进图书馆整体工作的优化和办馆水平的提高。那么,应该从哪些角度,设定哪些标准来评估采选工作的绩效情况呢?本文以国家图书馆采选工作为例,从探讨和交流的目的出发,谈一下《国家图书馆绩效评估体系》中文献采选评估指标的设计。一、总体思路和指标的设定国家图书馆文献采选绩效评估指标的设计遵循以下几个原则:(1)指标的设定应该与国家图书馆文献采选工作的总体目标一致,全面体现对国家图书馆文献采选工作的要求。(2)指标的设定应科学合理,全面反映和客观评价国家图书馆采选工作的整体水平和工作效能。(3)评估指标的设定要具有实用性,可操作和易于测评。二、采选、采信,必须满足读者对文献信息的需求,符合“效”的基本前提所谓“绩效”,是指图书馆服务的效能以及拨款和资源利用在提供服务中的效率,对国家图书馆来说,采选工作的“绩”,就是按照国家图书馆采选条例的规定采选文献,保证采选的数量和质量,最大限度满足建设国家总书库的要求和最大限度满足读者对文献信息的需求;“效”就是在采选工作中,做到优质、高效、低耗,以最小的成本获取最优的效能。根据国家图书馆采选工作的特点和藏书建设的实际情况,文献采选部分共设置了14项评估指标(见下表),主要从采选数量(采选登记量、馆藏净增量)、采选质量(入藏文献结构、入藏率、多卷书完整率、报刊缺期率、误采率)、文献缴送(缴送率、缴全率)、文献购置费分配、采选工作效率(到书周期、加工周期、采选人均成本、人均工作量)等几个方面来评估采选工作的绩效。三、指标设计理念1、采选文献的选取采选数量,直接关系到馆藏的数量。一般来说,图书馆每年采选的文献越多,文献保障率就越高,读者的满足率也就相应提高。国家图书馆作为国家总书库,也必须要求一定的采选数量,以保证应入藏文献的最大限度入藏。因此,采选数量应该作为衡量图书馆绩效的重要评估指标。对采选数量的评估内容包括年采选登记量和年馆藏增加量(年入藏量)。采选登记量是指国家图书馆每年通过各种采选渠道采选到馆的文献总量,它不仅反映了采选文献的总体数量情况,也反映了购买、缴送、交换、征集、赠送等各个渠道采选文献的情况。在该指标中,侧重于对非购入方式采选文献数量的评估。非购入方式采集到的文献比例高,可以节约购书经费,同时也说明图书馆在吸引社会支持方面较有成效。2000年,国家图书馆通过非购入方式采选到的文献为46.1万册,占采选总量的52.9%。馆藏增加量(年入藏量)反映国家图书馆每年采选到馆的文献中,正式入藏部分的数量。根据国家图书馆的规定,中文图书、报刊借阅复本的数量不计入年入藏量,因此采选登记量不等于年入藏量。与注重追求入藏数量的传统评估方法不同,国家图书馆的入藏量指标强调在保证质量的基础上,合理控制馆藏增长速度。这样,既能够保证采选文献的数量、质量和加工质量,满足读者的要求,又能够节省馆舍空间和人员、设备、经费等各方面的投入,提高经济效益和社会效益。为了解决藏书量不断增长所带来的书库空间紧张等问题,国外图书馆界曾有人提出过馆藏“零增长”理论,国家图书馆负有全面入藏本国出版物的职责,在每年出版量不断增加的情况下,馆藏实现零增长是不可能也是不应该的。但可以通过设定合理的年采选数量指标,对采选和入藏数量进行宏观调控,保证馆藏的合理增长。入藏量受出版量、购书经费、加工能力、库房空间和采选方针等诸多因素的制约。据统计,1987-1997年,在中文书刊每种入藏3册的情况下,国家图书馆的年入藏量平均为67万册;1998-2000年,中文书刊入藏量调整为每种2册,3年的年平均入藏量为56万册。根据近年来的入藏量情况并考虑到各种因素的影响,将年入藏量标准设定为每年55-65万册,在近5-10年内应是比较合理的。2、绩效评估的主要目在对采选数量评估的同时,绩效评估更强调对质量的评估。一个图书馆采进文献的数量再多,但如果质量低下,不能吸引和满足读者,就失去了文献的价值,造成浪费,从投入产出的角度分析,这样采选显然谈不上有绩效。绩效评估要求文献采选数量和质量并重,也就是说,保持一定的采选数量,使馆藏的增长达到最佳状态;不断提高采选质量,以保证馆藏质量达到最优状态,建立最佳的藏书结构体系,高效率地满足读者对文献信息的需求和建设国家总书库的要求。所以,采选质量也是绩效评估最重要的指标。采选质量指标主要包括对采进文献的内容质量和结构质量的评估,以及对入藏率(完备率)、完整率、误采率等工作质量的评估。(1)入藏文献类型分布对每年采进文献的学科结构、文种结构和文献类型进行评估,只有每年入藏的文献结构比例合理,兼顾学科、文种、出版类型和载体类型的要求,才能保证馆藏的总体结构合理。据统计,1987—2000年,国家图书馆每年入藏的文献中,各类文献所占的平均比例为(按册件计):中文文献为62.3%,外文文献为37.7%;图书为28%,报刊为57.2%,特藏、专藏(包括电子出版物、缩微文献、视听文献)为14.8%,这为设定年入藏文献结构标准提供了参考依据。21世纪是多种载体、多种类型的文献共存互补的时代,在经费有限的情况下,如何适应时代的发展,掌握好各类文献尤其是印刷型文献和电子文献的入藏比例,是各类图书馆需要认真研究和确定的问题。(2)读者满足率c主要是评估每年国内出版的图书、报刊、电子出版物在国家图书馆入藏的完备程度。设定的入藏率标准为:图书不低于98%,期刊、报纸不低于99%,电子出版物不低于95%,均高于目前国家图书馆的实际入藏水平。对入藏率的严格要求,是国家图书馆履行建设国家总书库职能的需要,体现了“中文求全”的采选原则,也有利于读者满足率的提高。该项指标也是对国家馆文献采集水平的评估,因为国家馆除了和其他各馆一样通过购买、交换、征集、接受赠送等方式采选文献外,还全面接受国内出版图书、报刊、电子出版物的缴送,应该保证上述文献的完备收藏。设置电子文献的入藏率指标,以反映数字时代的馆藏建设要求。目前,电子出版物、数据库等电子型文献资源日益增多,对传统的以印刷型文献为主的馆藏产生了冲击。电子文献尤其是全文数据库、电子期刊等,以其出版及时、信息量大、检索快捷方便和信息传递方式多样化等特点,受到读者的欢迎。从满足读者需求的角度出发,从体现图书馆现代化发展方向的角度出发,从建设国家总书库,全面完整收藏国内各种载体、类型的出版物的角度出发,均需要国家图书馆把电子文献作为馆藏建设的重点,加大采选力度。目前国家图书馆电子文献的入藏率较低,这是由于电子型文献缴送情况不理想,而且价格较高,每年的经费配额限制了购买数量;也有电子文献入藏量的计量方法问题,如网络版数据库如何在馆藏中反映。(3)入藏率上的映射体现对文献完整率的要求,重点强调多卷书、丛书和报刊等连续出版物的完整性。对连续出版的文献,其质量不仅反映在入藏率上,也反映在完整率上。一套书或一种期刊虽然入藏了,但缺失了其中的某期或某卷,不但影响读者的使用,也降低了入藏质量。所以,对连续出版物来讲,入藏率和完整率指标要结合起来,做到仍在版的已有品种不能缺采;属于入藏范围的新的品种不能漏采;采到的所有品种不能缺期少卷。只有这样,才能保证其连续性和完整性。(4)采选过程中出现的误采问题除了要求入藏率和完整率,保证采选文献的品种和数量外,减少误采率也是提高采选质量的一个重要考核项目。加强对文献误采率的考核,可以防止采进无价值的文献和多余复本,减少人力、物力、财力和时间的浪费及无效劳动,提高效率。根据国家图书馆采选工作条例的规定,以下三种情况都应该认定为误采:第一,采集的文献不属于入藏范围;第二,采到文献的复本量超过该类文献的规定数量;第三,不论何种采选方式造成以上两种问题都属于误采。也就是说,并不是只有购买文献才存在误采问题,征集或交换到的文献不属于入藏范围也是误采。国家图书馆重点要求图书误采率不得超过0.5%,报刊误采率不超过1%。当然,误采是由于多种原因造成的,非主观原因如购买文献时属于出版社发送错误部分不包括在内。3、国家总彰显的缴费评估全面接受国内出版的书刊文献的缴送是国家图书馆的重要职能,为了更好地贯彻缴送本制度,使国家馆能够全面收集和完整保存国内所有重要出版物,更好地完成建设国家总书库的任务,特设了缴送率和缴全率等有关文献缴送的评估指标,并按缴送文献类型分别列项,用以评估国家图书馆接受缴送的情况。其中的缴送率重在对缴送文献品种的评估,缴全率是对缴送文献数量(册数)的评估。缴送率和缴全率的提高,要求出版社认真执行缴送制度,按规定的品种和数量向国家馆缴送文献,同时要求本馆采选工作人员对漏缴的文献千方百计进行催缴和补缴。催缴情况反映在采选数量项目的催缴数量和缴购结合量指标中,也在缴送率和缴全率指标中有所反映。4.国家馆购置费分配购买文献是图书馆补充馆藏的主要方式之一,据统计,国家馆2000年购买的书刊文献数量约为41.1万册(件),占年采选量的47.1%,文献购置费的额度及预算和分配,对购买文献的数量和质量有极大的影响,进而影响到馆藏的数量和质量。合理分配和使用经费,保证重点、综合平衡,将有限的经费用于选购最切合需要的文献并使之发挥最大作用,是提高图书馆藏书建设水平和工作效益的重要途径之一。1995—2000年,国家图书馆购买各类文献的经费分配平均比例为:中文文献为8.31%,外文文献为83.43%,部分文献未能按文种统计;图书为41.3%,报刊为50.2%,特藏、专藏及其他文献购置费比例为8.5%。对不同类型、不同文种、不同载体文献的购书经费分配比例进行评估,并结合购买文献的数量,以反映购书费与购进文献的品种、数量、价格方面的关系,为购书经费预算和分配提供可靠依据,以达到合理使用文献购置费以及进一步加强经费管理的目的。由于国家馆接受国内出版的图书、报刊、电子出版物、学位论文的呈缴,因此在每年的购置费中,中文文献购置费所占比例较低,大部分用于购买外文文献。有重点地采集国外出版物,使国家馆拥有丰富的外文馆藏,是为重点科研、教育服务的需要,也是文献资源共享的保证。国家图书馆收藏的外文文献数量为国内图书馆第一,在全国文献资源保障体系中占有重要地位。在文献购置费分配比例指标下,也设置了非印刷型文献(电子型)购置费比例指标。非印刷型文献包括视听文献、缩微文献、电子出版物、数据库及金石、甲骨等,本指标专指电子型文献。加大电子型文献的采选力度,协调好印刷型文献和电子型文献的采选关系和经费分配比例,体现了采选工作的创新和现代化。5.建立高效的评估制度如果说采选数量、采选质量、文献缴送的情况反映了国家图书馆“绩”的情况,那么,采选效率就是采选工作的“效”。绩效评估侧重对图书馆服务和各项工作的质量和效能及效率的评估,认为只讲投入不讲产出不符合现代化管理的要求。用最少的经费采集读者最需要最有科学价值的文献,用最低的成本、最快的速度和最好的质量进行加工整理,并及时提供给读者使用,是采选工作追求的最大效能,也是图书馆各个工作环节所追求的效能。对工作效率的评估一直是图书馆评估中被忽略的项目,现根据绩效评估的要求,增设了采选到书周期、采选加工周期、采选人均成本、采选人均工作量指标,对采选工作效率情况进行评估。采选周期是指文献从采选到送编(或送阅)所需的时间,包括到书的时间和加工的时间。到书和加工的时间对读者服务工作效果有较大的影响,随着科学技术的进步和知识更新的速度不断加快,文献尤其是科技文献的使用寿命越来越短,而新出版的文献因其知识信息的新度对读者有更大的吸引力。对一些时效性较强的文献来说,如果出版后到书时间过长,再加上到书后的加工时间,到能提供借阅时,很可能已错过了最佳使用时间。目前国家图书馆已对采选到馆后文献的加工时间提出了时限要求,但对到书时间还未进行过考核评估。根据IS011620:1998(E)《图书馆绩效指标》增设评估指标,分别评估通过呈缴、采购和交换文献所需时间,可以为选择书商和加强催缴提供依据。对采选人均成本和采选人均工作量的评估是为了达到节约经费、节约人力、节约时间的目的。采选人均成本越低、承担的工作量越大,说明采选工作效率高,但绝不能为了追求效率而忽视加工质量。该指标受采选加工方法等因素的影响,评估时,应予以考虑。四、采选过程评估(1)处理好共性和特性的关系,制定适合本馆特点的评估标准。一些评估项目和评估标准是根据国家图书馆的特定职能和任务设置的。例如接受文献呈缴是国家图书馆的特有职能,提高文献缴送水平是建设国家总书库的要求,因此有关文献缴送的评估指标,包括缴送量、缴送率、缴全率等,是国家馆的特设指标。对购书经费占总经费比例的评估,是图书馆评估中普遍要求的评估项目,国家馆也有这项评估内容。但不同的是,由于国家馆购书经费和其他馆相比较为充足,因此评估的重点是在购书经费的合理分配上,并专门设置了评估指标。(2)评估指标在反映现状的基础上,着眼未来的发展,注意体现现代化图书馆的特点和要求。例如,电子文献入藏率、非印刷型文献购置费分配比例等指标,反映了现代化图书馆对文献载体多元化的要求;文献交换数量等指标,体现了文献资源共享的要求。开展国内交换以促进资源共建