《新编办公自动化培训教程》课件第7章

第6章初识中文版Excel2007教学目标：Excel2007之所以成为目前世界上最优秀、最流行的电子表格和数据处理软件之一，是因为它具有强大的自由制表和数据处理等多种功能，本章就着重来学习有关Excel2007的深度应用，包括图形的编辑、图表的编辑、如何使用公式和函数、如何管理数据清单和工作表以及怎样设置工作簿的打印和共享。这些有关Excel2007深度运用的知识，可以帮助用户创建独具风格的Excel表格。数据关系一目了然，数据管理得心应手，数据格式独具匠心。第7章深度运用中文版Excel2007本章要点： 创建图形 编辑图表 应用公式和函数 管理数据清单和工作表 打印工作簿7.1插入图形7.2使用图表7.3应用公式和函数7.4管理数据清单和工作表7.5设置工作簿的打印及共享7.6上机实训第7章深度运用中文版Excel20077.1插入图形7.1.1创建图形7.1.2编辑普通图形7.1.3编辑SmartArt图形7.1.1创建图形2.使用剪贴画工具在【插入】选项卡【插图】组中单击【剪贴画】按钮，弹出【剪贴画】面板图7-1【剪贴画】面板7.1.1创建图形3.自由绘制形状除了使用配图外，在工作簿的编辑过程中，常会使用到一些基本的形状、箭头或者一些批注，Excel2007也提供了此方面的功能。自由绘制形状的操作步骤如下。(1)在【插入】选项卡的【插图】组中单击【形状】按钮。(2)单击【形状】按钮下方的下三角箭头，弹出【形状】菜单。(3)在【形状】菜单中选择需要的形状。(4)回到工作表，在合适的位置拖动鼠标，即可完成形状绘制。7.1.1创建图形4.使用SmartArt图形图7-2【选择SmartArt图形】对话框7.1.2编辑普通图形1.调整颜色可通过【格式】选项卡的【调整】组来调整图片颜色，【调整】组中各命令按钮的含义简单介绍如下。【亮度】按钮：提高或降低图片亮度。【对比度】按钮：提高或降低图片对比度。【重新着色】按钮：对图片进行重新着色，使其具有风格效果。【压缩图片】按钮：压缩文档中的图片以减小其尺寸。【更改图片】按钮：更换为其他图片，但保存当前图片的格式和大小。【重设图片】按钮：放弃对此图片所做的所有格式更改。7.1.2编辑普通图形2.设置图片样式可通过【格式】选项卡的【图片样式】组)完成对图片样式的设置，除了28种自带的固定样式外，还可以对图片的形状、边框、效果进行设置。图7-3展示了原图片(左)和进行柔化边缘矩形样式处理的效果(右)对比。图7-3图片对比7.1.2编辑普通图形3.排列图片【排列】组中各命令按钮的含义简单介绍如下：【置于顶层】按钮，将所选对象置于其他对象的前面，使此对象的任何部分都不被其他对象遮挡。【置于底层】按钮：将所选对象置于其他对象的后面。【选择窗格】按钮：显示选择窗格，帮助选择单个对象，并更改其顺序和可见性。【对齐】按钮：将所选多个对象的边缘对齐。【组合】按钮：将对象组合到一起，以便将其作为单个图像处理。【旋转】按钮：旋转或翻转所选对象。7.1.2编辑普通图形4.裁剪图片选择图片，在【格式】选项卡的【大小】组中单击【裁剪】按钮，图形边缘上即会出现8个控制条。拖动控制条对图片进行裁剪，效果满意后在工作表任意处单击即完成裁剪。7.1.2编辑普通图形5.调整大小选择图片后，图片周围自动出现9个控制柄。拖动控制柄即可调整图片大小。需要对图片大小进行精确的设定可以执行以下操作步骤：(1)选择【格式】选项卡的【大小】组，在【高度】和【宽度】文本框中输入图片的高度和宽度值。(2)单击【大小】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【大小和属性】对话框，可以在对话框中进行精确设置。(3)也可以右击图片，在弹出的右键快捷菜单中选择【大小和属性】命令，在弹出的【大小和属性】对话框中进行精确设置。7.1.3编辑SmartArt图形1.修改图形当插入的图形不能满足当前需求时，要使用【创建图形】组中的命令选项来修改当前图形的构成。(1)在【设计】选项卡的【创建图形】组中单击【添加形状】按钮下方的下三角按钮。(2)在弹出的【添加形状】菜单中选择【在前面添加形状】命令即可。7.1.3编辑SmartArt图形2.更改布局使用【布局】组中的命令按钮可以完成布局的更换。如布局由“垂直框列表”转换为“水平项目符号列表”对比。实现这一效果的操作步骤如下。(1)选择需要更改布局的SmartArt图形。(2)在【设计】选项卡的【布局】组中单击【水平项目符号列表】按钮即可。7.1.3编辑SmartArt图形3.更改样式插入图形后，需要根据工作簿内容的风格调整图形的颜色和形状，这项修改可以使用【SmartArt样式】组中的命令按钮来完成，其基本操作步骤与更改布局基本相同，这里不再赘述。7.1.3编辑SmartArt图形4.修改形状需要对布局内部各组成部分进行局部形状修改时，要使用【格式】选项卡的【形状】组中的命令按钮，若将形状修改为椭圆，完成这一任务的具体操作步骤如下:(1)在目标SmartArt图形中选择需要修改形状的部分。(2)在【格式】选项卡的【形状】组中单击【更改形状】按钮。(3)在弹出的【更改形状】菜单的【基本形状】命令组中选择【椭圆形】命令按钮即可。7.1.3编辑SmartArt图形5.更改形状样式【形状样式】组中的各命令按钮的含义简单介绍如下：【形状填充】按钮：使用纯色、渐变、图片或纹理填充所选择的形状。【形状轮廓】按钮：制定选定形状轮廓的颜色、宽度和线性。【形状效果】按钮：对选定形状应用外观效果，如阴影、发光、映像和三维旋转。7.1.3编辑SmartArt图形6.设置艺术字样式为图形中的文字设置艺术字样式，可以使用【格式】选项卡的【艺术字样式】组中的命令按钮)完成设置，其操作步骤与更改形状样式基本相同，这里不再赘述。图7-4艺术字样式7.2使用图表7.2.1创建图表7.2.2选择图表类型7.2.3编辑图表7.2.1创建图表1.创建嵌入式图表嵌入式图表和数据工作表共同占用一张工作表，在数据工作表中浮于文字上方，可随意摆放其位置，执行下列操作之一，即可创建嵌入式图表。选择创建图表的原始数据区域，在【插入】选项卡的【图表】组中选择需要的图表类型。选择创建图表的原始数据区域，在【插入】选项卡的【图表】组中任意单击一个类型按钮下方的下三角按钮，在弹出的菜单中选择最下端的【所有图表类型】命令，弹出【插入图表】对话框，在对话框中选择需要的图表类型即可。选择数据区域，按<Alt>+<F1>组合键，可以快速创建图表。7.2.1创建图表2.创建图表式工作表图表工作表独占一张工作表，在工作簿中以独立的身份出现。执行下列操作之一，即可创建图表式工作表。选择数据区域，按<F11>键，快速创建图表工作表。在【设计】选项卡的【位置】组中单击【移动图表】按钮，【移动图表】对话框，点选【新工作表】单选钮，在其右侧的文本框中输入图表名称后，单击【确定】按钮，完成图表工作表的创建。。7.2.2选择图表类型图7-6图表类型7.2.3编辑图表1.编辑图表设计在【设计】选项卡中通过单击命令按钮可以完成图表类型的修改，将当前设计保存为模板，切换行和列在图表中的数据轴显示，重新选择数据来源，重新选择标题、图例的位置及图表构成元素的颜色和显示方式等操作。图7-7【设计】选项卡7.2.3编辑图表3.编辑图表格式编辑图表的【格式】选项卡跟编辑SmartArt图形的【格式】选项卡基本相同，只多了一个【当前所选内容】组。图7-9【格式】选项卡7.3应用公式和函数7.3.1使用公式7.3.2使用函数7.3.3相对引用与绝对引用7.3.4使用常用函数7.3.1使用公式1.公式构成公式包括下列部分或全部内容。【函数】：函数是预先编写的公式。【引用】：引用单元格中的数据。【运算符】：一个标记或符号，指定表达式中执行的计算类型。【常量】：直接输入公式中的数字或文本值。7.3.1使用公式2.计算顺序当公式中包含多个运算符时，Excel2007运行计算有一定的优先顺序，依次为：引用运算符、负号、百分比、乘方、乘和除、加和减、文本运算符、比较运算符。如果公式中包含括号，则优先运算括号中的内容。如果公式中包含多个相同优先级的运算符，采用从左至右的顺序依次运算。7.3.1使用公式3.用公式填充对于运算规则相同的序列可以运用公式填充，可以用填充柄填充，也可以用复制粘贴填充，粘贴后的公式自动改变所引用单元格的地址，比如在A3中输入“=A1+A2”，将公式复制到C5后，引用的地址自动变为“=C3+C4”。7.3.2使用函数1.函数语法每个函数都有自身独特的函数名，比如求和函数为SUM，平方根函数为SQRT。每个函数由于其运算规则不同，其构成元素也不尽相同，但是所有的函数都具有相同的形式，即：函数名()，括号中为参数列表。7.3.2使用函数2.插入函数使用函数时必须将其插入到单元格中，与使用公式一样必须以等号开头。具体的操作步骤如下。(1)选择目标单元格。(2)单击编辑栏中的【插入函数】按钮，系统自动在编辑栏中输入等号“=”，同时弹出【插入函数】对话框。或单击【公式】选项卡的【函数库】组中的【插入函数】按钮，也会弹出【插入函数】对话框。7.3.2使用函数2.插入函数(3)在【选择类别】下拉列表框中选择函数的分类(如不知晓可选择【全部函数】选项)，然后在【选择函数】列表框中选择需要的函数(函数以英文首字母排序)，单击【确定】按钮，弹出【函数参数】对话框。也可以单击【公式】选项卡的【函数库】组中的各分类函数按钮直接插入所需要的函数，并弹出【函数参数】对话框。7.3.2使用函数2.插入函数(4)在【函数参数】对话框中通过单击【选择数据源】按钮选择数据源，或者直接输入数据区域，函数结果实时显示在对话框中。(5)单击【确定】按钮即可(或单击编辑栏中的确定按钮)，或单击【取消】按钮(或单击编辑栏中的取消按钮)撤销操作。7.3.3相对引用与绝对引用1.相对引用目标单元格与引用单元格之间的位置是相对的，即改变目标单元格的地址，公式中所引用单元格的地址也随之改变。例如，在A3中输入“=A1+A2”，将公式复制填充到B3单元格，则在B3中的公式为“=B1+B2”。这种引用记录了存放计算结果的单元格和所引用单元格之间的相对位置。7.3.3相对引用与绝对引用2.绝对引用顾名思义，绝对引用采用的是绝对地址，即不论公式被复制填充到工作表中的什么位置，公式中所引用的单元格均为绝对地址上的单元格。其输入方法与相对引用有所不同，需要在行标题和列标题前分别添加“$”符号，即在A3中输入绝对引用“=$A$1+$A$2”,不论将公式复制到任何位置，其结果都是A1和A2单元格中数值之和。7.3.4使用常用函数1.求和函数SUM和SUMIF

SUM()：返回某一单元格区域中所有数字之和。语法结构：SUM(number1,number2,...)SUMIF()：按给定条件对指定单元格求和。语法结构：SUMIF(range,criteria,sum_range)7.3.4使用常用函数2.连接文本CONCATENATE(&)CONCATENATE()：将两个或多个文本字符串合并为一个文本字符串。语法结构：CONCATENATE(text1,text2,...)其中，text1,text2是2到255个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。7.3.4使用常用函数3.选取部分文本MID和MIDBMID()：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB()：根据用户指定的字节数，返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符。语法结构：MID(text,start_num,num_chars)MIDB(text,start_num,num_bytes)7.4管理数据清单和工作表7.4.1查看数据清单7.4.2进行数据排序7.4.3筛选数据7.4.4进行分类汇总7.4.5使用数据透视表7.4.1查看数据清单数据清单是一个规则的二维表格，第1行称为标题行，以下各行构成数据区域，可以把数据清单看成是一个数据库，数据清单中的行可以看成是一条记录，行标题相当于记录名，数据清单中的列可以看成是字段，列标题相当于数据库中的字段名。图7-10数据清单7.4.2进行数据排序简单排序指针对某一列数据进行排序，即按某一字段值排序，标题行不参与排序。图7-11排序1.简单排序7.4.2进行数据排序复杂排序是指按多关键字排序，即先按第一个关键字排序，在第一个关键字相同的情况下，再按第二个关键字排序，以此类推。例如，数据清单中有一个“部门”列和一个“雇员”列，可以先按部门进行排序，然后按姓名排序。在进行复杂排序时，必须包含标题行，且最多可以按64列进行排序。2.复杂排序7.4.3筛选数据使用自动筛选功能可以帮助用户在包含大量记录的数据清单中快速找到符合多重条件的记录。自动筛选用于统一字段中两个条件之间的“与”或“或”，不同字段条件间的“与”。使用自动筛选功能可以创建3种筛选类型：按列表值、按格式或按条件筛选。对于每个单元格区域或列表来说，这3种筛选类型是互斥的。1.自动筛选7.4.3筛选数据进行高级筛选时必须有一个条件区域，且条件区域距数据清单至少一行一列。筛选结果可以显示在源区域也可以显示在新的数据区域。书写条件对使用高级筛选功能来说至关重要，直接决定着筛选结果的成功与否。条件区域必须具有列标签，为了确保完全相同，最好采用单元格复制的方法将字段名复制到条件区域作为列标签，保证字段名在同一行且连续。在列标签下面的行中，输入所要匹配的条件，“与”关系写在同一行上，“列”关系写在同一列上。2.高级筛选7.4.4进行分类汇总在进行分类汇总前必须对要分类的字段进行排序。图7-12分类汇总1.分类汇总的过程7.4.4进行分类汇总当需要根据多个字段进行分类汇总时，就需要使用分类汇总的嵌套功能，其操作步骤跟进行分类汇总基本一样，只是不勾选【替换当前分类汇总】复选项即可。2.分类汇总的嵌套7.4.5使用数据透视表在Excel2007中可以创建两种数据透视表：一种为嵌入式数据透视表，另一种为独立数据透视表。创建方法如下：将活动单元格定位在数据清单中，单击【插入】选项卡的【表】组中的【数据透视表】按钮下方的下三角按钮，在弹出的【数据透视表】菜单中选择【数据透视表】命令，在弹出的【创建数据透视表】对话框中选择数据透视表的类型。1.创建数据透视表7.4.5使用数据透视表当创建了数据透视表后，系统会自动激活数据透视表工具的【选项】和【设计】两个选项卡。图7-13选项2.编辑数据透视表图7-14设计7.5设置工作簿的打印及共享7.5.1页面设置7.5.2设置分页7.5.3打印预览和打印7.5.4共享工作簿7.5.1页面设置页眉或页脚中的信息将显示在每个打印页的顶端或底端。其添加步骤如下：（1）单击【插入】选项卡的【文本】组中的【页眉和页脚】按钮，激活【设计】选项卡。（2）在【设计】选项卡中，通过【导航】组实现页眉和页脚之间的切换，通过【页眉和页脚元素】组，可以在页眉和页脚中插入日期、时间、图片等相应信息。（3）单击任意单元格即可退出页眉和页脚设置。1.添加页眉和页脚7.5.1页面设置【页面设置】组中各命令按钮的含义简单介绍如下：【页边距】按钮：选择整个文档或当前节的边距大小。【纸张方向】按钮：切换页面布局的纵向布局和横向布局。【纸张大小】按钮：选择当前页的页面大小。【打印区域】按钮：标记要打印的待定工作表区域。【分隔符】按钮：指定打印副本的新页开始位置。【背景】按钮：选择一幅作为工作表背景的图像。【打印标题】按钮：指定要在每个打印页重复出现的行或列。2.页面设置7.5.2设置分页由于Excel工作簿的特殊性，文档内容超过一页时，Excel会自动添加分页符，如果分页符出现在了不合适的位置上，就需要自行调整行分隔符和列分隔符。7.5.3打印预览和打印对于打印来说预览并不是必须的，但预览可以让用户预先对输出结果有一个直观的了解，以避免某些细小错误造成输出浪费。执行下列操作之一，可以进入打印预览界面。单击快速访问工具栏中的【打印预览】按钮。单击【Office按钮】，在弹出的菜单中选择【打印】→【打印预览】命令。按<Ctrl>+<F2>组合键。1.打印预览7.5.3打印预览和打印打印分快速打印和打印两种。快速打印：不进行任何更改，直接将工作簿发送至默认打印机打印：打印前选择打印机、打印份数及其他打印选项。单击【Office按钮】，在弹出的菜单中选择【打印】→【打印】命令，弹出【打印内容】对话框，在其中进行有关打印机的选择，以及打印范围、内容和份数的设置，单击【确定】按钮，即可进行打印。2.打印7.5.4共享工作簿创建共享工作簿的方法如下：单击【审阅】选项卡的【更改】组中的【共享工作簿】按钮，弹出【共享工作簿】对话框，在对话框中进行共享工作簿的属性设置。1.创建共享工作簿图7-15共享工作簿7.5.4共享工作簿在停止共享工作簿之前，要确保所有其他用户都已经完成了工作，任何未保存的更改都将丢失。由于修订记录也将被删除，所以可能需要先打印历史记录工作表或将其复制到另一个工作簿中。停止共享工作簿的具体操作步骤如下：单击【审阅】选项卡的【更改】组中的【共享工作簿】按钮，弹出【共享工作簿】对话框，不勾选【允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并】复选框即可。2.停止共享工作簿7.6上机实训7.6.1编辑数据7.6.2数据分析7.6.3图表工作表7.6.4数据透视表7.6.1编辑数据新建文件“上机实训7.xlsx”，在“sheet1”工作表中将“sheet1”重命名为“数据”，然后在“数据”工作表中输入如图所示的数据。图7-16效果图7.6.1编辑数据对输入的数据要求如下：(1)第一行为空白行，行高80，合并(A1:M1)单元格。其他行的行高取默认值。(2)插入图片“工资”，拖动到第一个单元格的左端，设置其图片样式为“矩形投影”，缩放为“锁定纵横比，70%”。(3)插入艺术字“2008年1月工资支出”作为标题，设置艺术字样式