高校行政办公管理工作的现状与对策

高校行政办公管理工作的现状与对策

大学的日常行政管理是学校日常行政管理的核心，是所有行政管理的基础，是提高学校行政效率的重要支柱。近年来，随着高校行政管理工作的不断改革，高校师生规模的不断扩大，高校行政办公管理工作变得非常繁重，原有的管理方式显得非常被动。因此，对高校行政办公管理工作的科学管理提出了更高的要求。在高校行政办公管理工作中，采用信息技术化手段来加强和改进高校行政办公管理工作，是高校行政办公管理工作实现科学化、标准化、效率化和信息化管理的重要保证。随着高校规模的不断扩大和行政管理工作的不断灵活多样化，给高校行政办公管理工作带来了非常繁重的任务。有些工作虽然很简单，但是很繁琐，也非常占用时间，使工作效率非常低。为了提高高校行政办公管理工作的工作效率，改变现有的呆板模式，提高学校的整体形象，在高校行政办公管理工作中采用信息技术手段势在必行。一、在高校的行政管理中使用信息技术（一）基于开放的互联网B/S(Browser/Server)浏览器/服务器模式是将应用业务集中于应用服务器端实现的一种模式，通过互联网Web方式来实现，而客户端不需要安装其它软件，只需要采用常用的浏览器就可以进行业务处理，是一种开放的、全新的软件系统构造技术，在数据的一致性、安全性、实时性、溯源性、响应及时性方面比较好，基于开放的互联网，为远程访问提供了有效的途径。这样，对于非行政内部办公人员、学生或公众等，就可以采用以该模式为主的模式。（二）对客户端的保护C/S(Client/Server)采用客户端和服务器的两层结构，中间采用中间件进行连接，充分发挥了客户端的优点和处理数据能力强的特点，对操作系统也无限制，安装和使用非常方便。支持目前提出的移动办公方式，同时对数据的安全性，在一定程度上起到了保护作用，也避免了其它未授权客户端的访问，提高了数据存储管理的透明性。这样，对于行政内部办公人员就可以采用以该模式为主，同时采用B/S模式为辅，充分利用两种技术优势的办公模式。（三）加强行政办公管理工作信息化的途径在高校行政办公管理工作中，因办公业务的多样化，管理方式的差异化，需要应用到多种信息技术，才能从多方面的提高行政办公管理工作的效率和响应速度，提高学校信息化的整体形象。例如在公文签名方面可以采用数字签名技术，在加密技术中可以采用指纹技术等。二、功能结构分析高校行政办公管理工作主要涉及公文管理、会议管理、工作管理、消息管理、沟通管理、文档室管理和其它一些日常功能管理，包括信访管理、用章管理和接待管理等，其功能结构如图1所示。（一）系统统一管理公文管理包括发文管理、发文拟稿、发文处理和收文管理，以及整个公文管理的流程管理。通过采用C/S的模式，定义各个部门的权限和独立账号，统一管理，提高系统的安全性，根据实际情况自动生成发文号，由发文拟稿提交后，再转到审批环节，直到最后通过再发布。为了提高工作效率和提供发文的对应部门和密级，将根据公文的属性来自动转换到对应部门，再做对应的处理，例如发文单位或部门，发文文号、印发份数等属性。如果是公开文件就直接转到共享Web模块来实现。这样就避免了发文送达时间的差异了。这样就很方便于查找和以后的总结归档等。（二）虚拟实现功能复杂的业务高校行政办公管理的会议管理是最常见的事情，开会的频率之多，会议的重要性，开会的时间、地点、参加人员等，信息非常多，要是单凭记忆是无法完成的。为了实现这一繁琐的工作，也采用信息技术的议题申请、会议通知、资源管理、场地申请、会议查询和一周会议的功能来虚拟实现出来。这样各种各样有关会议的资料都将包括在里面，特别是会议查询功能便于以后根据实际情况来对会议情况进行查询，十分实用方便。（三）关于工作管理为了实现该工作方面的管理，可以通过模拟事情的工作作业情况，按新建工作、待办工作、工作监控和工作委托等功能来实现。（四）信息提示高校行政办公管理非常忙，经常忙碌得忘记了时间，为了避免这些事情的发生，还可以提供信息提醒，短信提示，甚至是语音提示等功能，起到辅助备忘录的作用。（五）部门、对象之间的管理高校行政办公管理信息化的实现，使各部门之间的管理由金字塔模型向扁平化方向发展，能够提高部门或领导、同事之间的沟通程度，为之构筑良好的沟通平台，及时又方便。（六）实行息化管理，确保文档资料信息在每学期期末，有大量的教学档案资料需要整理和归档，为了方便以后能随时查找，做好长期保存的工作，采取信息技术辅助文档资料信息化管理的手段，按资料归档的一定标准，存入行政办公管理信息系统数据库中，避免了大量简单而繁杂的工作，同时使文档资料归档进一步规范化、信息化、科学化。此外，为了实时了解文档资料的状态，需要对文档资料的流动制定好规则，保证文档资料按实际需要流转，同时可以随时控制和修改文档资料的部分可修改信息。例如文档类型、处理时间、处理部门、当前所在部门、文档流转部门和已完成状态等。三、复合式管理高校行政办公管理工作涉及的内容非常多，除了日常的重要内容之外，还有其它一些日常繁琐事务，如信访管理、用章管理和接待管理等。这些管理可以采用通过自定义的方式按照组群管理方式，自行定义来实现，这样就可以比较完善的实现行政办公的信息化程度。这样就为行政办公的灵活性提供了相关的技术支持的依据，同时也为行政办公的不断发展，提供了有利的拓展空间。四、高校行政办公管理工作的方法信息技术运用在高校行政办公管理工作中，能够极大地提高高校行政办公管理工作的工作效率，可以提高管理质量，规