礼貌语用在商务英语信访中的应用

礼貌语用在商务英语信访中的应用

商务英语电子邮件是商务英语中常见的书面通信形式。在这种交际方式中,礼貌用语的使用又非常的常见。对于人们在商务信函中注重礼貌用语使用的原因,Brown(1978)、Levinson(1983)和Leech(1983)都曾做过相关研究,进行了理论方面的解释(例如Grice的合作原则和Leech的礼貌原则)。然而,尽管这些原则可以解释多数礼貌用语的使用情况,但却无法解释某些特殊情况,如没有按照常规采用符合礼貌标准的表达方式。因此礼貌原则只能在静态语境中才有效,即在写信人与读信人之间的关系永远保持不变的交际过程中。但是,在实际交际中,交际内容或方式都会随着写信人与读信人之间关系的变化而发生变化,因此以静态语境为前提的那些礼貌原则在解读某些商务信函的语言使用特点时就具有了局限性。而Verschueren的动态顺应论和语境顺应论则将语言交际过程当作一个动态的过程来看待,在该理论框架下,语言的选择和使用也具有其动态可变性。本文重点就是从语境动态变化的角度研究商务英语信函中礼貌用语的使用,并运用该理论解释这一语言现象。1礼貌用语方面的使用在交际的过程中,人们常常借助please一词来增加表达的礼貌性。但是商务英语信函中除使用please一词以外,还有以下常见的礼貌用语。买卖双方无论生意成交与否,一般都会从通过运用委婉和礼貌的语句表示建立友好关系的意愿。例如:1)We’relookingforwardtohearingfromyousoon.2)Weareanxioustoserveyouandhopetohearfromyou.当收到来函后,写信人一般会用:3)ThankyouforyourletterofMay19,2008.4)WearepleasedtoreceiveyourletterofMay19,2008.以上表达方式使对方感受到尊重。即使是拒绝对方也是彬彬有礼,如:5)Wearesorrythatwecannotmeetyourrequirementthistime.6)Weregrettoinformyouthatwecannotmeetyourorderimmediately.被对方拒绝时显出委婉的遗憾,如:7)Wehopeitwillnotpreventyoufromapproachingusonsomeotheroccasions.此外,在商务英语信函中更注重使用肯定的语气或者虚拟语气,以避免否定的语气或直接的表达给收信人带来不友好的感觉,因为积极的措辞往往会比有否定、消极意义的表达(如not,unable等)让人感到更舒适,也会增加建立良好人际关系的可能。例如以下两组句子,每一组的第二句比第一句更容易被读信人接受:8)a.Wecannotacceptyourrecommendation.9)a.Circumstanceswillnotallowustosendfinalanalysisofyourresults.性别问题在商务英语信函中也是一个至关重要的问题,使用单纯指一种性别的词至少是对另外一半人的不礼貌。所以在性别不确定的情况下,写信人往往避免使用第三人称单数人称代词或仅指单一性别的词语,如:10)Pleasesharethisreportwithyoursupervisor,whowillfinditinteresting.现代商务信函开头的称呼语也往往使用DearSirorMadam,而不是DearSir。除了语言表达形式方面的礼貌之外,在商务英语信函内容表述方面礼貌用语的使用也比较常见。诸如例11a的表达方法常被认为欠妥,更多的人会选择使用b,其区别在于b通过使用了“您为重(you-attitude)”的表达方式将读信人放在了中心位置,使其更易于接受信中所述内容。11)a.Iwanttothankyouforthetimeyouspentwithmeyesterday.在商务英语信函中突出对方受益也会使读信人更易于接受对方的要求,因此例12b句比a句更礼貌,更多地被采用。12)a.Pleasesendyourcheckfortheamountyouown.商务英语信函中的正面信息往往更容易引起读信人的注意,因为正面内容意味着读信人受益,相应的表达方法也显得更有礼貌。如例13,写信人一般会采用b这种正面的说法。13)a.YourordercannotbeshippeduntilAugust23.2语言使用的顺应性特征Verschueren认为语言的使用,就是“一个不断地选择语言的过程”(Verschueren,1999:55-56)。而且因为语言具备变异性、商讨性、顺应性这三个特点,所以语言使用者能够在语言使用过程中做出种种恰当的选择。语言的顺应性指“能够让语言使用者从可选择的项目中作灵活的变通,从而满足交际需要”的特性(Verschueren,1999:59-61)。正是语言使用中的顺应性特征使我们可以从四个方面去完成语言描写和语用解释,即:语境关系顺应、结构客体顺应、动态顺应和顺应过程特性。本文主要涉及语境关系顺应、和动态顺应对商务信函里礼貌用语的使用。2.1说话人和讨论的语言选择语境关系顺应指语言使用过程中语言的选择必须与交际语境顺应。语境关系顺应可作如图1所示(Verschueren,1999:76)。说话人和听话人是语境焦点之所在,因为只有在说话人和听话人在场的情况下才有思想交流,才会使用语言,语境关系才会被激活,心理世界、社交世界和物理世界才能有效的发挥其作用,才能实现成功的交际。不同类型的听话人会在一定程度上影响说话人的语言选择。上图标示的信道,即语言语境,指的正是语言在使用过程中根据语境因素而选择的各种语言手段。2.2言过程中的顺应作用动态顺应指交际者随着所处语境关系(心理世界、社交世界和物理世界)的变化,顺应地与结构客体中各个语言层次完美地结合在一起,从而动态地解释了交际者选择语言过程中的顺应作用(何自然,于国栋,1999:433)。所有的语言使用都发生在具体的动态顺应过程中。Verschueren认为,语境最重要的特点是它产生于交际双方使用语言的过程中,语境会随着交际过程的发展而不断发展、更新;而不是在交际发生之前就确定的(ibid.432)。因此意义的生成是语言和语境互动的过程和结果,不断变化的语境制约着语言的选择,不同的语言选择又会引起语境的不断变化,语言使用的过程实际上是为了顺应而不断做出的语言选择的过程。3语境因素对读信人的影响交际的过程只是一个传递语言符号的过程,而对这些符号意义的解释则基于交际的参与者和所有相关的语境因素,利用商务英语信函进行的交际过程也是如此。商务信函交际的参与者和交际语境的主导者都是写信人与读信人,双方对信函中语言符号意义的理解,往往是建立在以往的经验、信函中所传递的信息以及双方之间的联系等多重因素构成的语境基础之上。双方根据自己对语境的选择而给予这些符号不同的理解、解释。但是因为语境不同,要达到礼貌的标准,必须符合不同的标准,因此选用不同的语言以达到礼貌的标准本身就是一个动态顺应及选择的过程,在这种意义上,礼貌用语的采用实质上体现了语言的语境动态顺应选择。商务英语信函交流也是一个需要交际双方根据不同的语境进行语言选择的动态过程,对于交际双方来说,交际原则都不是静态的、孤立的、一成不变的标准,在交际的过程中不会只遵循一种原则,或不区别交际的具体环境而一成不变的只选用一种语言。同样的表达方法对于不同的交际者(如业务往来频繁、关系亲密的交际者和初次或刚开始业务合作关系的交际者),即便是在相同的语境下,也可能有着不同的意义,这些不同的理解和解释都将影响交际的目的。以语境关系的顺应为例,由于构成语境关系因素的复杂性,以及交际双方心理世界、社交世界、物理世界的不同,双方对于相同的语言符号可能形成不同的理解。例如,中文中习惯性的打招呼用语“您吃了吗?”在中国众人皆知,它只是一种和别人寒暄打招呼的用语,并无实质含义,然而对于不具有此文化背景的人来说,可能会认为这是在对他们发出邀请,邀请他们一同吃饭。在商务信函交际过程中,双方传递的不仅只是语言符号,更重要的是这些符号生成的意义,即读信人如何理解这些语言符号,因此写信人会预测读信人在解释这些符号过程中可能会选择的语言以及语境,并尽可能地满足读信人的需求,即为读信人构造理想的语境,其方式包括:1)使用读信人能够理解的语言;2)提供读信人需要的信息;3)给予读信人足够的心理支持。商务英语信函中礼貌用语就是在满足这些方面的基础之上使用的,为了有效地表达,写信人不但要注意信息传达的清楚、准确无误以避免引起对方的误解,还要注意礼貌和委婉,例如在传递负面消息或冲突类信息时避免使用否定词语或直接表达,同时读信人也会根据信函中使用的表示礼貌的词语(如please,thanks等)预设的语境来选择合适的语言符号来解释写信人传递的信息。例如多数情况下读信人会将“您为重(youattitude)”理解为这是写信人以读信人为重,表达对读信人的关注与尊重。但有一些不同的情况,如以下信函中,根据“您为重”的原则,应采用wouldyoubekindtoletmeknowthebestshipdate?这种格式,但Richard和Jerry已经有过多次业务往来,彼此非常熟悉,依据顺应论使用“youattitude”在读信人看来反而隐含一种你我分明的生疏感。Richard根据Verschueren的顺应理论,有很多进行语言选择的交际语境因素,对交际语境的顺应也因解释者而具有主观性,并受制于进入交际者视线的交际语境因素。每封商务信函中的语境因素进入写信人的认知范围是不确定的,任何一个语境因素的变化都会影响到言语行为的方式,以及所传达的信息。尤其是在具有连续性的商务信函往来中,随着写信人与读信人之间关系的变化,各自通过信函所传递的信息的理解程度会随之发生变化,与此同时礼貌用语的使用也会做出相应的调整。由于在商贸往来初期写信人与读信人彼此不熟悉,因此他们之间的信函体现出更多的是客气和礼貌,随着双方交流的增多以及熟悉程度的增加,语境发生了变化,信函用语也从客气逐渐转为随意。以下实例选自Andy与Badalyan之间的信函交往,由此可以看出语境动态顺应使礼貌用语的使用随着双方熟悉程度的提高发生的变化(例中保留了原文中的拼写错误及标点符号、大小写等方面的非规范性使用)。根据Verschueren的理论,语言选择并非受某一单一语境因素制约,而是诸多因素共同作用的结果。而且由于时间和场合的不同,起主导作用的因素也不同。因此,写信人在传达信息时会尽可能对语境进行主观判断,包括对读信人可能做出的反应做出判断,预测读信人在理解和领会写信人意图时可能遇到的困难,并据此决定选择什么样的语言来表述自己的意思。以上实例中礼貌用语的使用恰恰反映了这一现象,在适当的语境中礼貌用语会让读信人感觉到写信人对自己的尊敬和关注,然而过分的使用就会中写信人与读信人之间产生距离感和生疏感,可能对交际效果造成消极影响。因此在考虑商务英语信函中所采用的礼貌用语的使用时,要意识到对于信息传递的双方而言,交际也是一种选择,双方要根据各自的交际意图,根据自己对信息接受者认知语境的预测,选择合适的语言符号来准确的传达信息。4给药程序4.给药与沟通目前国内外对各种礼貌用语的研究成果虽然很多,但从语境动态变化的角度研究商务英语信函中礼貌用语的使用尚不够充分,本文尝试运用Verschueren语境动态顺应理论对商务英语信函中的这一语言现象进行解释。根据本文的讨论,商务英语信函中礼貌用语的使用涉及信息传递的双方,是一个动态的过程,是否采用礼貌用语、采用何种礼貌用语取决于写信人与读信人各自的交际意图,以及写信人对信息接受者认知语境的预测,以选择合适的语言符号来准确的传达信息。b.Iwishwewereabletoacceptyourrecommendation.b.Whenourextensiveanalysesarecompleted,we’llsendyouacopyoftheresult.b.Thankyouforspendingtimewithmeyesterday.b.Bysendingyourcheckfor298.87today,youwillbeabletomaintainyourgoodcreditreputation.b.YourorderwillbeshippedonAugust23.From:RichardLatorracaTo:jerrySubject:RE:RictaChromCoreonpo4926Jerry,Thanksyou!!Letmeknowyourbestshipdate.Letter1DearMr.Andy,Thankyouforgettingbacktomewiththeprice.CouldyoupleasesendmeasmallsampleviaDHLor