大集团公司企业公文规范与管理知识培训

公文知识讲座XXX集团有限公司行政部X11提纲：

第一部分：公文格式

第二部分：公文传递(以下内容仅供参考)2第一部分：公文格式一、公文用纸二、排版与印制要求三、公文中各要素标识四、页码五、公文特定格式六、式样33一、公文用纸(一)公文用主要技术指标用60-80克复印纸或胶版印刷纸(二)公文作纸幅面及版面尺寸1．公文用纸幅面尺寸：210mm×297mm2．公文页边与版心尺寸公文用纸天头：37mm±1mm公文用纸订口：28mm±1mm版心尺寸：156mm×225mm44二、排版与印制要求(一)公文中图文颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。55(二)排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

一般每面排22行，每行排28个字。(三)制版要求

正版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过l

mm。

66(四)印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

字面不花、不白、无断划。(五)装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处(距边7.4mm)，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3一5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。77三、公文中各要素标识(一)眉首

置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首。881．公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l

行。

本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。990002XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号10102．秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“▲”隔开；秘密等级的两字间不空l字距离，以使该字段不致过长。1111只标秘密等级的方法0002秘密XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号1212同时标秘密等级与保密期限的方法：0002机密▲一年XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号13133．紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1

字。

如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1

行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2

行。

紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。14只标紧急程度的方法

特急XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号1515同时标秘密等级与紧急程度的方法：0002机密▲一年特急XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号16164．发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识1717平行文、下发文

62mm

机密

25mmXXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号1818上行文

机密

XXX集团有限公司文件

XXX集司〔2010〕×号签发人：XXX80mm117mm19195．发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为01)，不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。2020

XXX集团有限公司文件

空1行空1行XXX集司〔2010〕88号4mm21216．签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。2222上行文

机密

XXX集团有限公司文件(前空一个字)

XXX集司〔2001〕×号签发人：XXX(后空一个字)2323(二)主体

红色反线下空

2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。

可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定。2424

XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号(空1行)(空1行)关于××的通知25252．主送机关

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行，道理不再赘述。

标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。2626

XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号关于××的通知

(空1行)

各部室、各企业：27273．公文正文

主送机关名称下l行(不是空一行)，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文，中的数字、年份、(用阿拉伯数码标识的)均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纰漏，数字、年份回行权易出现差错，也易使读者看错。2828

XXX集团有限公司文件XXX集司〔2010〕××号关于××的通知

(空1行)

各部室、各企业：经集团研究，××××××××××××××29294．公文附件

公文如有附件，在正文下空l行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

3030

公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标识印章之后。

需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。3131

要点：

一、附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。

二、正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。

三、对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。

四、对标识的位置做了规定，正文后的附件标识与正文空

l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第

l行。32325．成文日期

用汉字将年、月、日标全。

“零”写为“○”，不能写成“O”或“0”，

“○”可用鼠标右点击热键盘，可以找到“○”。3333

成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。34346．公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

3535⑴．单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空

4字。

加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。3636A．下套方式

适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。B．中套方式

适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。3737⑵联合发文各单位联合发文的情况很少，所以在此不作介绍，请各单位查阅2000年10月国务院办公厅编制的《国家行政机关公文格式》。需要注意的是：会议纪要不需盖章。3838⑶特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。39397．附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。

对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期的下l行。4040×××××××××××××××××××××××××××。二○一○年八月八日(此件可公文张贴)空2字4141(三)版记

置于主题词以下的各要素统称版记。

版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。42421．主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。我集团定主题词的依据是：国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。4343

空1字

主题词：行政工作会议通知44442．抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行。

左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

4545

主题词：行政工作会议通知抄送：XXX书记，XXX、XXX副市长，经委主任。

左、右各空1字46463．印发机关与印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空l字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发机关是指各单位的办公室或文秘部门。47474．版记中的反线

版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

反线的作用：一是：为显示各要素之间的区别；

二是如此设计显得美观。

48484．版记的位置

版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：4949⑴．公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。5050××××××××××××××。(此页因无文字，不用页码)

(此页如无文字，不要页码)

主题词：行政事务通知

XXX公司行政部2010年1月8日印发

—3—5151⑵．公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。5252××××××××××××××。(此页因无文字，不用页码)

(此页如无文字，不要页码)

主题词：行政事务通知

XXX公司行政部2010年1月8日印发—7—5353⑶．公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。5454××××××××××××××。

主题词：行政事务通知

XXX公司行政部2010年1月8日印发

—8—5555四、页码及公文中的表格

5656(一)、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空

l字，双页码居左空

1字。

为了防止在空白页私加文字，空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)。5757××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

7mm

右空1字—3—5858

主题词：行政工作会议通知抄送：XXX书记，XXX、XXX副市长，经委主任。

7mm

左空1字—4—5959(二)公文中的表格

公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。6060五、公文的特定格式(一)信函式格式

在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。

这时的发文机关名称一般不用简称。6161

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。6262

首页不放页码

××××××××××

6mm20mmXXX集团有限公司6363

30mmXXX集团有限公司

XXX集司函〔2010〕××号关于举行20周年庆典的通知

每页22行，每行28个字4mm170mm(空1行)6464(二)命令格式

命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于：

依照有关法律规定发布行政法规和规定；

宣布施行重大强制性行政措施；

奖惩有关人员；

撤销下级机关不适当的决定。

从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。6565

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2

行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。6666

命令(令)的格式有以下规定：

(1)

发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。发文机关名称后加“命令(令)”字，用红色小标宋体字。

命令标识上边缘距版心上边缘20mm，

(2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。6767

XXX集团有限公司命令

(空1行)(空1行)

第88号令

(空1行)(黑体字)(空1行)

20mm6868

命令(令)的格式：

(3)

令号之下空2行标识正文，间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。

(4)

正文之下空l行标识签发人亲笔名章，签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导。6969

XXX集团有限公司命令

(空1行)(空1行)

第88号令

(空1行)(黑体字)(空1行)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(空1行)董事长XXX

20mm7070

命令(令)的格式：

(5)

签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。

(6)

命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式，这一点要注意。7171

XXX集团有限公司命令

(空一行)(空一行)

第88号令

(空一行)(黑体字)(空一行)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(空一行)董事长XXX(空4字)

(空一行)二○一○年一月八日(空2字)

20mm7272

主题词：经济管理表彰令分送：各部室，各企业。

左空1字

—4—7mm7373(二)会议纪要

本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。

国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。7474

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。用红色小标宋体字。位置同“文件式”发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm。

字号由发文机关酌定。集团董事会会议纪要如下：XXX集司董纪〔2001〕8号

其他要素从本标准相关要素说明。

会议纪要不加盖印章。7575

XXX集司董纪〔2001〕8号

XXX集团有限公司总裁办

二○一○年八月八日

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

20mmXXX集团董事会议纪要(空一行)(空一行)(空二行)7676六、式样(一)上行文(二)平行文或下行文(三)会议纪要(四)讲话材料(五)函件7777

XXX集团有限公司文件—1——2—XXX集团有限公司行政部2010年1月8日印发抄送：市计委、市经贸局、财政局、市税务局、市国资办、市科学局。

主题词：财政税务请示关于×××××××××××××××的请示二○一○年一月六日XXX集司〔2010〕88号签发人：XXXXX市人民政府：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．××××××××××××××××××××××××××××××2．×××××××××××××××0001机密▲一年特急（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXXX7878

XXX集