文件控制程序中英文

文献控制程序DocumentControlProcedure（IATF16949-）1、目的确保公司管理体系文献使用及流转过程中的有效性，避免误用带来的问题和损失。Toensurethatmanagementsystemdocumentsareeffectiveintheusingandtransferringprocesstoavoidthetroubleandlossduetomisuse.2、合用范畴合用于我司全部管理体系文献，涉及合用外来技术和质量文献。Itisapplicabletocontrolallmanagementsystemdocumentsincludingapplicableexternaltechnologyandqualitydocument.技术文献：工程图纸、工程原则、材料规范。Technologydocuments:Engineeringdrawing,engineeringcriteria,materialsspecification.质量文献：质量手册、程序文献、作业指导书、检查指导书及质量统计。Qualitydocuments:Qualitymanual,proceduredocuments,workinginstruction,inspectioninstructionandqualityrecords.3、定义3.1受控文献：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文献，以确保文献始终反映现行规定。Controlleddocumentsrefertothedocumentsthatitsdistribution,revisionorchangemustfollowdocumentedproceduretoensureitisalwaysup-to-date.3.2非受控文献：分发须按文献控制程序进行，但不确保其完全反映现行规定的文献。UncontrolleddocumentsrefertothedocumentsthatitsdistributionfollowsDocumentControlProcedure,butcannotensureitisup-to-date.4、职责Responsibility见附录A：职责。PleaseseeappendixA5、程序Process5.1文献的编制EstablishingDocument5.1.1文献的分类和编号按《管理体系文献编写指导书》。Theclassificationandserialnumberofdocumentfollows《WorkingInstructionofWritingManagementSystemDocumentation》.5.1.2文献的编号由公司文管中心统一管理，各部门归档管理的文献均应在公司文管中心进行编号备案。TheserialnumberofdocumentiscontrolledbyDCC.ThefileddocumentsofdepartmentsshallbenumberedtoputonrecordsbyDCC.5.1.3各类文献的编写按附录A职责规定组织编写，文献初稿完毕后，可填写“文献审批分发单”传递有关部门征求修改意见。DocumentsshallbeestablishedunderresponsibilityappendixAdefined.Therevisionadvicesshallbecollectedwiththedistributionsheetofdocumentreviewafterdraftdocumentsgenerated.5.2文献的审核、同意Reviewandapprovalofdocuments5.2.1文献定稿后，上报审批。审批时应确保文献适宜性、充足性及对的性。Thefinaldocumentsshallbesubmittedtoapprovetoensureitssuitability,adequacyandvalidity.5.2.2文管中心在接到需要发行的文献时,需要确认待发行的文献的格式对的性,核准审核完整性及文献编号的对的性.DCCneedconfirmdocumentsformatandapproveitsfullreviewandpropernumberwhenreceivingthedocumentsneedissue.5.3文献的识别、分发Identificationanddistributionofdocuments5.3.4识别文献类型，电子文献的发放按5.9规定进行。Identifythetypeofdocuments.Thedistributionofelectronicdocumentsseesrequirements5.9.5.3.5文献正式同意后，根据需要分发的份数COPY后交文管中心,由文管中心登记盖章,在两个工作日内发行.TheapprovedformaldocumentsaccordingtothenumbersneedtocopyshallhandinDCCwithchaptertoissuewithin2workdays.5.3.6文献分为受控文献和非受控文献两类。Thedocumentshavebothcontrolleddocumentsanduncontrolleddocuments.5.3.7受控文献发放前，在文献封面中下方空白处或无封面文献的标题左侧加盖红色“受控”印章。并注明分发号和日期，文献的分发号按附录B执行。采用软盘或光盘等媒介公布的受控电子文献，可用标签或记号笔在适宜部位进行标记，注明分发号。Thecontrolleddocumentsshallstampred“controlled”chapterwithdistributionnumberundertherequirementsappendixBdefinedanddateonblankplaceofbelowofthecoverortheleftsideoftitlebeforeissuance.IfthemediumsuchasfloppydiskorCD-ROMisused,itmustbesuitablymarkeddistributionnumberwithlabelormarkingpencil.5.3.8文献分发应及时作好分发统计，并由文献领用人签名，受控文献登记在“受控文献发放领用记录表”。Thedistributionofdocumentsshallberecordedwiththeaccepter’ssignature.Thecontrolleddocumentsregister“ControlledDocumentsDistributionRegistrationForm”.5.3.9文献接受单位在接受文献时，应对所接受文献进行复核，以确保文献得到同意，版本标记明确、文献清晰。Thedepartmentreceivingdocumentsshallcheckthedocumentstoensurethattheyareapproved,identifiableandlegible5.3.10受控文献接受后接受单位在“文献收文统计表”上及时登记，文献分发到现场和/或部门后，由现场和/或部门在文献实施日期前转发到下属有关场合。Thedepartmenthasreceivedcontrolleddocumentsshallpromptlyregister“DocumentsDistributionRecords”anddeliverthedocumentsinrelativeunderlingsitepriortoimplementationdate.5.3.11对于因工作需要的临时性文献，需要在文献名称后注明“临时文献”及文献使用有效时间字样并由权责人员签字，然后交文管中心，管理部门根据文献“临时文献”字样盖“临时文献”章发行，同时临时文献需要在正式文献发行后立刻收回。临时文献使用时间最长不可超出30天。如需延长使用时间需重新提出申请。Thetemporarydocumentsneedmark“temporarydocuments”behinddocumentnamewithitseffectiveperiodandresponsibleperson’ssignature,andthenhandedinDCCtoissuewith“temporarydocuments”chapter.Thetemporarydocumentsshallbeimmediatelyretrievedbeforeformaldocumentsissued.Theeffectiveperiodoftemporarydocumentsshallbewithin30days.Theexpiredtemporarydocumentsneeduseshallbereappliedtoprolong.5.4图纸的识别、分发Identificationanddistributionofdocuments5.4.1各新项目的零件&产品图纸，产品&及检具数模，模具图纸&数模统一归档于DCC处,归档时需明确产品及版本等基础信息。Thedrawingofthepart&productanddieofthenewprojectneedtodefinitudeproductnameandversionnumberthenarchivetoDCC.5.4.2后续如有新更新的图纸&数模归档于DCC处,并填写文献更改告知单。ThesubsequentupdatedrawingsarchivetoDCCandfilltechnicaldocumentupdaterequestform.5.4.3由DCC发行归档的图纸&数模到有关部门，普通发行电子档，如需要纸本档，有关部门提出需求。Drawingsunifiedelectronicfileissued,ifyouneedapaperfileissue,therelevantdepartmentneedtoapply.5.4.4需要发行到供应商的图纸&数模需到DCC提出申请，并拿到DCC授予的受控文献，再转发供应商，如需要电子档，以刻录光盘的方式解决。ThedrawingissuedtosuppliersneedtoapplytoDCC.GetcontrolleddocumentsauthorizedbyDCCandthenforwardsupplier.5.5文献的使用UsageofDocuments5.5.1文献使用人员不得随旨在文献上乱写乱画，应注意保持文献清晰、易于识别。Documentscan’tbefreetodoodlebutshallremainlegibleandreadilyidentifiable.5.5.2各部门负责人不定时对文献使用状况进行检查。Thedepartmentheadscheckdocumentsusageirregularly.5.6文献的补发ReissueofDocuments5.6.1当需使用文献的人员未领到文献时，不得随意借用别人的文献复印，应到文献管理部门办理领用手续。Controlleddocumentscannotbefreetobecopied.ThepersonnelhavenotacceptednecessarydocumentsshallgetthecorrespondingdocumentsfromDCC.5.6.2因文献严重破损影响使用时，由文献使用人填写“文献补发申请表”，经部门经理同意后，交回破损文献，并在原“受控文献发放领用记录表”上注明，补发新文献。文管中心负责将破损文献进行销毁。Fordamageddocuments,theresponsiblepersonfillsin“DocumentReissueApplicationForm”todepartmentheadapprove.DCCreissuesthedocumentsafterapprovedandremarksdocumentsreissue.ThedamageddocumentsshallberetrievedbyDCCtodispose.5.6.3当文献丢失后，由文献使用人填写“文献补发申请表”，注明因素并由文献使用部门和文管中心同意后，予以补发。分发时在原“受控文献发放领用记录表”上注明原分发件丢失，补发新文献。Forlostdocuments,theresponsiblepersonfillsin“DocumentReissueApplicationForm”withrootcausetodepartmentheadandDCCapprove,DCCreissuesthedocumentsafterapprovedandremarksdocumentsreissueduetolosein“ControlledDocumentsDistributionRegistrationForm”.5.7文献的更改DocumentsChange5.7.1更改一、二、三阶文献，申请人填写“文献发行审批分发单”经同意后交文管中心，文献更改涉及产品技术状态更改的，由公司工程部统一填写“技术更改告知单”。Forfirst,secondandthird-orderdocumentsrevised,theresponsiblepersonshallfillin“DocumentsIssuanceReviewList”toDCCfileafterapproved.Engineeringdepartmentfillsin“TechnicalChangeRecord”forthedocumentsconcerningtechnicalstatusofproductchangerevised.5.7.2每次文献进行修改，由文管中心编制“文献修改履历”，进行控制。Forthedocumentsrevised,DCCfilesin“DocumentRevisionRecord”.5.7.3作废文献原件由文管中心收回并加盖红色“作废”章作废。保存上一版本的电子档。DCCretrievestheobsoleteoriginaldocumentsandstampsred“obsolete”chapteronit,thenmaintainspreviousoneofitselectronicversion.5.7.4更改前文献由其发放部门按“受控文献发放领用记录表”的发放名单和数量收回，并在收回文献上加盖“作废”印章。对于简朴的文献更改，如错别字，标点符号等需要更新的部分直接在旧版文献上进行修改，在修改处注明修改日期并签名即可。Thedocumentsshallberetrievedbydistributiondepartmentfollowing“ControlledDocumentsDistributionRegistrationForm”with“obsolete”chapterwhenchanged.Thedocumentsrevisedwrongwordandpunctuationcanbedirectlyupdatedwiththerevisiondateandamender’ssignatureintherevisedplace.5.7.5如收回的作废文献和保存的作废文献需销毁，经管理者代表审批后定时对作废文献统一销毁。ThedocumentsdestructionshallbeapprovedbyM.R.,andthencollectivelydisposedatplannedinterval.5.8文献版本控制及存档ControllingandFilingofDocumentsVersion5.8.1受控文献经编制和审批后，质量部体系工程师编写“受控文献一览表”。Controlleddocumentsestablishedandapprovedarefiledin“ControlledDocumentsList”byqualitysystemengineer.5.8.2原版文献由文管中心归档整顿。文献寄存环境应符合干燥、清洁、防水、防潮、防盗的规定。ThedocumentsoforiginshallbemanagedbyDCC.Thestorageenvironmentofdocumentsshallbeincompliancewithdryness,cleanness,waterproof,moistureproof,theftproof.5.8.3文管中心的原稿或发行资料的原始文献，需要在每页背面盖“DCC文献”章。ThedocumentsoforiginfromDCCneedstampchapterwith“DCCDocument”onthereversoofeachpageofdocuments.5.9外来文献登记确认ExternalDocuments5.9.1有关部门一旦接获外来文献需立刻转交文管中心，文管中心在“外来文献记录表”上登记，在外来文献上加盖“外部文献参考”章，分发给所需部门。电子文献经确认后可直接分发。外来文献接受后二周内应完毕确认并发到需使用部门。ExternaldocumentsreceivedbydepartmentsneedbeimmediatelydeliveredDCCtofilein“ExternalDocumentsRegistrationForm”andstampedchapterwith“ExternalDocumentsReference”,andthendistributedtheneededdepartment.Thevalidatedelectronicdocumentscanbedirectlydistributed.Externaldocumentsshallbevalidatedwithin2weeksafterreceivedanddistributedtheneededdepartments.5.9.2工程部需每年与顾客确认一次，确保内部外来文献以及客户规定为最新。Engineeringdepartmentshallcommunicatewithclientseveryyeartoensurethattheexternaldocumentsandclient’srequirementsisup-to-date.5.10电子文献发放Distributionofelectronicdocuments5.10.1资料员根据发放规定，将电子文献进行复制到指定的数据区。如需采用软盘或光盘等媒介进行复制，应用标签或记号笔在适宜部位进行标记。Informationofficercopieselectronicdocumentsindefineddataareabasedonrequirementsofdistribution.IfthemediumsuchasfloppydiskorCD-ROMisused,itmustbesuitablymarkedwithlabelormarkingpencil.5.10.2资料员设