化妆品15项2文件管理制度

三、文件与记录把握制度一、目 的：确保公司质量治理体系有效运行，确保所使用文件为有效版本。二、适用范围：三、权责单位：3.3.质量治理部负责公司工艺技术文件资料的治理把握。总经理/各部门负责人：管辖范围各部门岗位工作指导文件的审批。统一治理分发。量治理部治理，按需分发。四.运作制度:文件的编写要求：文件的编制格式：a.管制要点：(2)发行日期：界定文件发行的生效日期。(4)版本/版次：界定同一文件的更状况。b.文件内容：目 的：编写文件的目的或意图。(3)过程绩效：制度涉及过程完成工作的效率与效能。〔职称〕或部门的权责。(5)相关文件：具体登记一切与此项作业相关的文件名称及其编号。运作，并产生何种记录或报告。相关文件：与该工作流程相互支持的引用文件附 件：将制度书中所述的作何记录所使用的窗体逐一列出。文件的编号原则：〔治理手册〕编号：QM-01〔制度文件〕编号：QP-01...,01...,为文件序列号。〔作业标准指导、技术标准类文件〕编号：WI-01...,01...文件序列号。〔记录表格〕JL-001…001999外来文件编号承受文件的原编号。各部门代码如下表：分发部门总经理/治理代表质量负责人业务质量治理内务部生产部存档备用

发放编号发放年 部门代码2023 A2023 B2023 C2023 D2023 E2023 F2023 G

备注0例如：业务持有文件代码为C，2023年发放的文件，相应代码为2023-C.工艺技术文件编号治理要求依据三阶文件治理要求进展,必要时可标注客户代码。页次的编码原则：如：2/332体系文件的编号的排订由文控统一规定实施。文件的编制、审查、核准担当：级别文件类别编制审核审批文件治理一阶治理手册质量治理部质量负责人总经理文控二阶治理制度质量治理部质量负责人总经理文控三阶四阶作业标准指导、技术标准记录表格各岗位人员各部门部门负责人部门负责人质量负责人质量负责人文控文控/外来文件各部门负责人质量负责人总经理文控各类文件均需依据上表要求经过相关人员批准后，方能生效发行。其中治理手册的编制、发行和更改需总经理审核、总经理批准。汇签、审查不通过者，由原拟定者重拟定或予以取消。三阶文件由各权责部门编制，治理代表批准即可。文件的增流程：填写《文件〔制定、修改、增〕申请表》提出增申请。《文件〔制定、修改、增〕申请表》须由部门负责人审核后，交由增文件相关部门负责人会签呈总经理或其代理人核准后交文管中心。如文件在会签时发生争议，则需交由总经理或其代理人进展最终裁决。文件会签好后交由文控依文件编制的相关标准编制文件,并办理发放作业。文件的评审与修订：文件评审应在每次的治理评审中进展。认后由相关部门填写《文件〔制定、修改、增〕申请表》提出修改申请。4.2.2《文件〔制定、修改、增〕申请表》须经本部门负责人审核后，交由各与文件内容相关的部门负责人会签并呈总经理或其代理人核准后交文控。如修改文件在会签时发生争议，则需交由总经理或其代理人最终裁决。文件会签好后交由文控进展文件的修订作业，并进展发放/回收处理。文件的有效版本治理：A/0版。〔制定、修改、增〕版本变更为B/0C/0A/1A/2……依此类推。本公司整体全面修订文件时的均须变更版本；如所修改的内容己完全异于原文件的界定则修改版本；如所修改的内容仅只是对原文件进展补充或删减则修改版次；5文件的作废治理：〔制定、修改、增〕申请表》提出作废申请。〕申请表》须经本部门负责人审核后，交由各相关部门负责人会签并呈总经理或其代理人核准后交文控。如文件在会签时发生争议，则需交由总经理或其代理人最终裁决。文件会签好后，文控应依据《文件分发/回收记录表》回收作废文件。当文件有版本发行时，旧版文件全部作废。作废文件由文管人员回收〔如涉及本公司机密的应销毁。文件的发放治理：蓝色【受控】文件章发放给各相关部门。文件分发至各部门时，应填写《文件分发/回收记录表》作好分发记录。文控加盖『参考文件』章后进展分发作业。文件的回收治理:数量及内容完整性。回收旧版文件时，须在文件分发及回收记录表上作好回收记录。回收旧版文件须同时修改计算机档案中的《文件清单》及存盘备份记录。文件的保存与销毁:文控应不定时抽查并检讨各部门文件的保管状况。各部门文件均须依据文件资料一览表进展管制。制，当计算机档案与书面文件有冲突时，依书面文件为准。的作废文件回收后加盖『作废』章或销毁。文件的发放申请：各部门文件遗失或工作所需补发及增发文件者,应由相关部门填写《文件申请单》及提出申请。《文件申请单》须经部门负责人及总经理签名同意前方可发放。参考文件的治理:参考文件的发放原则：发放至不直接用于指导工作的部门或人员。导生产和不得代替管制文件的有效版本使用，此类文件不作回收。外来文件的管制当本公司有外部文件产生时，如有关法律、法规和外来客户资料由使用考文件管制。外来文件的发放与使用，由相关部门申请，治理代表核准，文控发放。失效后一年。5.04.11.全部文件均需有<<文件清单>>。记录的治理及保存期限规定全部与质量治理有关的活动的均应形成记录〔表格生产记录、检验记录、不合格品处理记录、培训记录、检查记录、投诉记录、〔完成生产周期后个工作年12，到期后统一销毁。各部门所属表格统一归总于文控，统计于<<记录文件清单>>中。〔〕申请表>>，并在<<文件〔制定、修改、增〕变更。C.假设表格内容变更，则须转变表格的版号，同时作废旧版表格。表格的申购及领用：文管人员依据实际需求填写请购单,请购单须填写清楚品名规格﹑单位﹑数量,并且附上样品,请购单须由部门负责人核准后,执行选购。签收窗体时须留意送货的数量与订购数量﹑进料验收单数量是否全都,纸质是否符合要求,表格的格式﹑内容是否正确,表格格式﹑内容有误时知会选购人员作处理。文管人员发放表格给各部门,并作好发放记录。计算机档案的文件版号是说明文件修改状况的标记，凡属原版文件版号A/0文件一切最版本以<<记录文件清单>>中的最版本为准。