会议组织与活动管理

会议组织与活动管理一、会议的正确认知1.会议的现状研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。2.会议的重要性会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。3.会议的定义会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。4.会议的作用会议的作用主要包括：第一，会议能够为企业提供信息；第二，汇聚信息；第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1

会议座次安排（奇数）

图2

会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。3.会议文化会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。4.场外工夫场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示保证会议成功的准备工作包括：①会议政策；②会议程序；③会议文化；④场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。1.签字仪式签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。2.庆典活动庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。3.新闻发布会随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且