某教育机构行政管理制度

某教育机构行政管理制度第一条总则1、目的明确学校行政事务管理的范围和职责；明确有关具体行政事务规定的执行程序。2、本管理制度由公司人事行政部负责解释和执行。第二条办公基本要求1、办公时间依据第二部分第四章第四条考勤制度的规定。2、办公室内着装和举止要求1）工作时间要求员工衣着整洁、举止得体、适合办公环境。2）遇到客人或同事要主动打招呼，向上级汇报工作或与客人谈话时要起立。3）电话铃响三声内必须接听，接听电话要使用礼貌用语，通话时先问候；结束时礼貌道别，等对方切断电话后，自己再放话筒。4）办公室公共区域的卫生清扫工作按部门进行区域划分，各部门落实到人。5）个人办公桌面要保持整洁，自觉维护学校良好形象。6）上班时间不准吃东西、看报纸、听音乐、上网看片、聊天等。7）上班原则上应提前十分钟上岗并进行公共卫生区域和个人办公区域卫生的清理及一天的准备工作。8）工作时不许高声喧哗；接打电话时要礼貌用语，话音不能过高；手机铃声设置为低音量，避免妨碍他人工作。9）禁止酒后上班，一经发现按事假处理，并承担由此造成的工作延误责任。10）爱护办公室公共财产，妥善保管办公用品，如有丢失、损坏，按原价格赔偿。11）处理事务要准确、及时、合理、果断，不推诿，不拖沓，当天的工作一定当天完成，日清日高。12）下班前须将所有文件放置妥当，防止遗失。13）所有员工下班后，必须确保个人电脑及显示器关闭后方可离开。最后离开办公室的人员还须检查门窗、照明、空调、饮水机等是否关闭。第三条接待工作接待人员对客人来访应热情迎接，礼貌周到，了解客人的身份、目的，根据需要与有关部门联系并做好引见工作。第四条文电收发和档案管理规定1、为严格学校文电收发和档案资料管理，防止遗失，特做此规定。2、学校文件1）学校文件由校区主管负责起草，校长签发；学校各部门的文件由各部门主管起草，校区主管审核，校长签发。2）文件签发后，由校区主管负责打印、复核、盖章后下发。3）文件统一由校区主管负责按核定的范围发送；送件人应将文件内容、接收部门、接件人、接收日期等事项进行登记，接受人签名后存档；文件原稿由行政主管分类归档。4）需传阅的文件由行政主管负责送阅和收回。3、外发信函1）各部门因工作需要外发信函时，经办人员要在每天下午4时以前将信函件送到行政部。2）每天下午4时30分以前，行政主管应将当日外发信函送交邮局寄发。3）行政主管应及时回收外发信函回执，并妥善保管，以便备查和结算。4、外来文电1）行政主管负责接收外来信函、传真、电子邮件和邮包等，经登记后转送指定收件人。凡接收有关学校业务的重要文电，须经行政主管复印存档后再转送收件人。急件、要件可先送达，再复印、登记、归档。业务文电应妥善保管，归档。2）对于外来文电中涉及的业务内容，行政主管要注意保密。3）公司档案资料管理范围学校管理的所有文件（各项规章制度、营业执照等）；会议纪要；合同、协议；重要的往来传真、信函、电子邮件。4）所有须归档的原始资料必须由经办人向行政主管办理归档，并办理相应的交接手续。5）资料管理部门：行政主管负责公司归档资料的管理。6）因工作需要借阅归档资料时，必须经行政主管同意，并办理相应的借阅手续。7）借阅学校档案资料时，借阅者不得涂抹、勾画档案资料；借阅完毕后及时归还，不得隔日；如确因工作需要长期借阅学校秘级档案资料时，必须经校长同意；学校秘级文件，未经校长批准，不得擅自复印和抄录。8）有关财务的文件档案由财务主管负责管理。第五条印鉴管理1、学校印鉴（财务印鉴除外）由行政主管管理并建立使用登记；财务印鉴由财务主管负责保管。2、涉及学校经营的合同、协议、文件等必须经校长签字后，行政主管方可盖章。3、使用学校印章时，经手人、印章管理人必须在登记簿上签名。第六条通讯管理规定1、学校固定电话、传真机供办公使用。2、长话业务使用IP功能，提倡通话语言精练，工作内容为主。第七条计算机的配备及使用1、学校配备电脑、打印机、传真机等办公