营销策划之会议策划

第二讲会议策划

一、会议策划的含义为了使会议取得预期目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。四、会议策划的内容㈠确定合适的主题确定主题的方法和技巧1、围绕会议目标确定会议主题。2、切合公关，提炼主题。3、根据会议类型，明确会议名称会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪主题---“自然的智慧”2010年上海世博会主题：“城市---让生活变得更美好”副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展㈢合理安排会议议程㈤会议公共关系策划4、处理冲突。2、区分缓急轻重，保证会议有序进行。3、激励下属。1、充分运用各种资源，使之合理搭配，达到最佳效果。㈣会议策划中的组织协调六、拟写会议策划方案㈠确定会议的主题与议题议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。㈡确定会议的名称㈢确定会议的时间、地点时间（最佳时间）——人员、资源、自然因素开会、休会、会期长短地点1、大小2、规格——装潢、设施设备及服务水平3、环境4、交通5、食宿6、旅游资源7、地点与会议主题的关系等会议时间安排的规范◆上午8－9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。◆上午9－0点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。◆下午3：30点或下午5点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。◆下午5点之后，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。㈣确定会议的议程会议主持人发言人讨论题目（议题）讨论方式会议总结等会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成项目。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。确定会议议程安排的几点技巧保证会议目的重点优先保证每一单元时间的会议都有议程，议题时间合适议题按轻重排序科学合理安排开会时间会议日程会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。㈤会议所需的设备与工具㈥确定会议文件范围，并安排印刷工作开幕词、闭幕词会议手册、宣传材料、会议管理性材料等。通知讲话稿工作报告议程、日程和程序表与会人员名单等沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录等。㈦会议与会代表（对象范围）㈧筹备机构与人员分工秘书组总务组宣传组后勤组保卫组㈨会议规模1、会议的规模主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。2、会议规模的相关要素会议的效率会议场地情况会议举办的成本㈩会议经费预算会议费资料费食宿费交通运输费宣传联络费其它杂费（合照、会间活动、雇佣翻译、保安、礼仪、购买赠礼等）住宿客房数量—是否充裕、各种房型都有质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐