招标作业程序范本

1目的规范集团内招标作业流程，明确相关部门职责，提升相关工作效益。2范围集团、事业群及下属各公司原物料/综采物品/计划促销品/燃料采购、废品出售、车队运输、公司班车、工程项目承包、劳务服务外包等适用。3名词解释3．1劳务：不影响品质、技术含量较低，较少使用材料，以人员劳务为主要作业内容之作业。3．2服务：以后勤保障服务为主要作业内容之作业。3．3采购单位：总部为统购中心、事业群为生产本部采购组；各公司为采购处（科、组）。3．4是指投标人针对投标的工程范围，在符合招标文件的进度、质量要求的情况下，与本标的商务标相应的管理措施和施工组织设计。4职责4．1采购单位：招标方案的拟定，主要招标工作。4．2评标委员会审查单位：4．2．1职责：A审查竞标单位资质与专业技术能力，审查招标工作；B投标保证金、履约保证金、土建工程图纸押金金额的审查，招标文件的审查。4．2．2组成：由申请/需求/使用部门及厂办/总经办/事业群等与招标相关之专业人员组成。A废品外卖招标：a各公司：厂务单位、品保单位（仅限原物料及制程中产生之废品）、厂办专员等相关人员；b总部：总务单位人员。B运输车队招标：公司生管单位人员及法务人员。C劳务服务外包招标：a各公司：提出需求单位、厂办专员等相关人员。b总部：总务单位人员。D工程招标：a新建工程招标：⑴事业群生产本部相关人员⑵总裁室工程部。b一般工程招标：各公司申请单位、常伴专员、稽核专员、法务专员及相关专业人员（必要时由事业群人员参加）。E原物料统购招标：总部统购中心、事业群生产本部采购单位、事业群研发中心（必要是个公司采购单位、品保单位配合）。F原物料招标：公司采购单位、品保单位、厂办专员等相关人员。G企划促销品：a各公司：企划单位、法务专员（必要时群企划本部参加）；b事业群：企划本部人员。H综采、公司班车招标，厂务单位、厂办专员。4．2．3评标委员会审查单位中，由申请/需求部门住到，共同完成评标委员会审查单位之职责。4．3评标委员会监标单位4．3．1负责对招标及开标过程进行监督，保证招标工作依规定执行；4．3．2招标工作未依文件要求进行时，评标委员会监标单位可提出废标或拒绝监标；4．3．3评标委员会监标单位由法务部门、财务部门、稽核部门人员组成，且评标委员会监标单位各部门在招标过程需全程参与。另外，对于工程项目之技术标，稽核部门也应全程参与。稽核部门参与监标之招标项目包括：a采购金额在1000万以下之招标由稽核人员参加监标；b采购金额在1000万（含）以上之原物料、综采、燃料之由稽核长或采购总监参加监标；c采购金额在1000万（含）以上之运输车队、工程、企划促销品之招标由稽核长参加监标。4．4开标主持人：4．4．1职责：负责主持开标及督导采购办理招标。4．4．2组成：A原物料、综采、燃料招标项目之开标主持人；a公司为总经理（产销分工公司：总厂长）或总经理（总厂长）指定人员；b事业群为生产本部/采购主管（或事业群副总裁/总经理指定人员）；c统购中心之采购由采购总监担任；B工程项目招标之开标主持人a公司为总经理（产销分工公司：总厂长）或总经理（总厂长）指定人员；b事业群设备安装工程1000万（含）以上之招标由群生产总监担任；1000万以上之招标由群生产总监或其指定人员担任；c土建工程之招标，无论事业群还是总部，均由总部工程部主管担任；C废品外卖、运输车队、劳务服务、班车项目招标由总经理（产销分工公司：总厂长）担任；D企划促销品项目之开标主持人a公司由总经理或其指定人员；b事业群由生产本部/采购主管（或事业群副总裁/总经理指定人员）；4．5如招标工作需稽核长、采购总监、事业群生产总监、总部工程部参与，请招标单位于开标前一周同志，以便协调开标时间。4．6决标核准各公司由总经理或总厂长核准：事业群由事业群副总裁或总经理核准；各部由总务单位主管核准。（若超出权限，则依《支出作业核决权限规定》，并参照各群《支出权限表》由权责主管核准。）4．7财会部门：负责建标工作，对招标文件中相关财会事项审核及保证金的收缴与保管。招标金额在100万人民币以下，部门主管克指定对招标工作熟悉之人员参加。4．8法务部门：负责监标工作，对招标文件的法律效益及相关合同的审查，参与供应商资质的审查。4．9稽核部门：负责监标工作，对招标过程进行监督。5作业内容5．1说明5．1．1除因集团已作策略需求需进行招标之采购外，原则上供应商多于3家（含）之采购作业应优于依本办法采用招标作业方式。5．1．2招标标准、投标及履约保证金、土建工程图纸押金缴纳标准。（见21/22页）5．1．3对未达到5．1．2中招标标准的采购作业，得应用比价、议价之采购方式进行作业。5．1．4异常处理A对达到5．1．2中招标标准需招标的采购作业，唯因特殊或紧急情况或供应商少于3家，无法采用招标方式时，需依以下规定核准后，方可采用比价、议价之采购方式。a若金额超过20万元（含）。需提报，由事业群生产本部核准b若金额在20万元以下需提报，由公司总经理（实行产销分工公司：总厂长）核准。C方便群依《方便群之处权限表》，方便群执行如下：⑴金额超过10万元（含），需提报，有事业群生产本部核准。⑵若金额在10万元以下，需提报，由公司总经理或总厂长核准。B若因供应商少于3家无法招标，经核准后采用比、议价采购，时候采购单位需积极开发相关供应商，若6个月后需再次采购时，仍无法达到3家供应商，需依5．1．4A之规定再次提报，核准后，采用比、议价采购方式。5．1．5以下情形可不采用招标方式作业A对于新开发的供应商及新品项，量产前试车用原物料之采购；B新建厂量产前试车用原物料之采购，但询比议价后需报事业群，生产本部审核后由各公司执行采购；C向研发中心规定的供应商采购（依研发相关通知）；D工程设计、勘察、监理三项不必招标。5．1．6关于企划促销品A对常用的企划促销品项要招标，具体招标的品项及招标金额标准分别由三群企划/行销本部制订，各公司需依功能本部的规定执行。B除上述企划本部规定的招标品项外，其余项目（如户外媒体〈公车、候车厅、灯箱、看板等〉）原则上可不必招标，需求单位需找到合格厂商并取得初步合理报价，但最终价格由采购单位进行议价或决定，需求单位不得自己议价或决价。5．1．7对所采购品项能一次采购的必须作一次性采购，不可分为若干次请购与采购而逃避限额规定。5．2招标作业流程图（见22/22页）5．3招标申请5．3．1申请提出申请单位依照年度预算及实际工作需要，确定招标项目，申请招标。A劳务服务外包招标由需求单位提出申请；B工程项目招标：a新建工程招标项目由事业群提出申请并招标；b一般工程招标项目由公司需求单位提出申请并招标。C废品外卖招标由公司厂务单位（总部由总务单位）提出申请；D运输车队招标由公司升官单位提出申请；E统购原物料招标由总部统购中心、事业群采购单位提出申请；F非统购原物料招标由公司采购单位提出申请；G企划促销品招标由企划单位提出申请；H综采及公司班车招标由公司厂务单位提出申请。5．3．2申请/需求单位根据招标项目的特点及要求提供采购单位确认可办理招标之相关书面详细资料，包括：标的物的项目、规格标准、数量、投标商资质要求、相关技术资料、工作规范(标准)要求、质量要求（必要时提供样品）、工程说明、预计标的金额或预计工程预算等，并提供建议之合格供应商名单及之相关资料供采购参考，以上资料可先会法务、财务单位。以上资料由申请/需求单位主管审核后，至少需于采购单位正式招标前15填交至采购单位。5．4拟定招标文件5．4．1采购单位依据申请单位提供之材料，拟订招标文件（申请单位及相关单位协助），招标文件的内容包括：A招标项目、规格、数量，招标须知、招标要求及注意事项、工作规范、工程项目说明、投标量要求、报价要求、采购期限等。B投标商投标之质量要求，审查投标商资格的原则及方法，在招标文件中明确注明—投标人应当具备承担招标项目的能力或具备规定的资格条件。C开、决标的方式、中标商之确定原则及优先顺序等，在招标文件中明确注明—投标人不得以低于成本的标价竞标，也不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假、骗取中标。—投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，中标无效，给招标人造成损失的，依法承担赔偿责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。D对于中标商之要求、交货规定、费用结算方法、付款方式、合同签订要求等。E工程招标包括：土建工程图纸押金的缴纳、基本技术资料、技术标要求（详见7.1）及服务要求等.F招标项目需要划分标段、确定工期的，应做明确的规定说明。G投标保证金的缴纳：为确保投标商能按照规定参加投标，投标商应交纳投标保证金（保证金额见21/22页之规定）。同时应规定投标商有违反规定是，我方可扣缴其保证金。保证金金额应由评标委员会审查单位审查。I土建工程图纸押金的缴纳：土建工程招标中缴纳押金金额见21/22也之规定，该押金的缴纳及返还时机由各事业群或总部工程部自行订定，但不得用现金缴纳。押金金额应由评标委员会审查单位审查。J违约处理条款：我方需制定相应“违约处理条款”，以便对签约商在执行合同中有违反合同规定时，我方可据此作为扣缴其履约保证金之依据（违约处理条款也可直接在合同中规定）。K标单及拟签订合同样本：依据上述相关内容及要求，我方应设计制定投标商投标文件中之标单及拟签订合同（包括主要条款）样本，由法务审查，作为招标文件的一部分。合同中明确注明“中标人”当按照合同约定履行义务，完成中标项目。中标人不得向他人专人中标项目，也不得将中标项目肢解后分标向他人转让。中标人按照合同约定或者经招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成。接受分包的人应当具备相应得资格条件，并不得再次分包。中标人应当就分包项目向招标人负责，接受分包的人就分包项目承担连带责任。“投标商”投标时，投标文件中需使用我方设计的标单及合同样本（对于工程项目，应根据我方的相关要求，在拟定之投标文件中，投标商附包含工程项目设计、施工、技术方案，项目报价表及服务承诺等方面内容）。L投标的时间、地点、方式、截止日期、开标时间、地点。M为避免发生纠纷，在投标商的投标文件及中标合同中应注明：投标商已经阅读并理解我方招标文件的全部内容；并且在中标合同中应注明：对于整个招标工作，我方有最终解释权。5．4．2招标文件必须具体、详细说明我方的要求及规定，以避免将来发生争议、纠纷。5．4．3招标文件中必须写明公司法务专员（若工厂所在地无法务专员，可由厂办专员代替）的联络方式（姓名、地址、电话等），同时写明请投标商必须将投标资料、投标书等送（寄）至该法务专员。5．4．4招标文件必须经法务单位、财会单位。评标委员会审查单位审查后，依照4.6之规定核准。涉及固定资产、厂房结构变动，应提报事业群，方案应呈集团总裁核准。5．4．5若招标单位对已发出的招标文件需进行修改，应以书面形式通知所有招标文件接收人，并取得其书面接收确认回复。5．5招标公告及说明会5．5．1采购单位将招标项目对外公告，公告形式由采购单位根据情况确定，但至少需要集团内部和外部网页及大型网站（如产业网等）进行公告。以说明，并且至少在招标说明会前二个工作日提交发布。5．5．2招标说明会采购单位在规定时间举行招标说明会（评标委员会审查单位。财会。法务人员可列席），向投标商发放（或由投标商购买）投标文件，并解答投标商提出的问题，说明投标时间、地点、方式（现场投标或通讯方式投标）、投标保证金金额等。采购应告知供应商必须将投标书等投标资料送（寄）至法务专员。5．5．3发送招标文件后，采购应在《**公司招标文件发放、投标文件接收汇总表》中列明所有发送出招标文件的厂商名称、发送日期，由采购人员签字后，交公司法务专员。5．6底价的制定5．6．1开标前应确定底价（书面形式），分别由申请单位、采购单位、核准人（依核决权限）一次在“底价确定单”上填写底价，“底价确定单”需随附底价指定之依据及明细。5．6．2底价确定的步骤、方式：A申请单位对招标项目分析判断，并参考以往情况，在“底价确定单”上填写底价，经主管签字后密封，连同地价制定之依据资料一并转交采购单位；B采购单位经过市场调查，必要时可向事业群或其他公司了解，并参考以往采购情况，在“底价确定单”上填写底价，主管签字后密封，连同底价制定之依据资料转交厂长；C该“底价确定单”依核决权限，分别依次由厂长、总经理（总厂长）、副总裁（群总）、总裁填写底价。5．6．3“底价确定单”在传递过程中保持密封状态，只有上述相关人员有权在“底价确定单”上填写底价并对底价保密。5．6．4底价以最终核准者（依核决权限）确定的底价为准。5．6．5开标前，由采购跟催底价之核准进度，底价依核决权限最终确定核准后，开标前，“底价确定单”（密封）由法务专员保存。5．6．6事业群及总部工程项目招标底价的确定：A事业群设备安装工程之底价由群生产本部制定；B事业群及总部土建工程之底价由总部工程部制定。5．6．7底价制定之权责人员要保证低价的科学性，如因专业原因无法确定底价（如工程项目），可请外部专业公司、机构评估，相关费用需求部门负担。5．7投标商资质审查5．7．1投标商需于规定时间内，依我方招标文件中队投标商之资质要求将相关资料送（寄）至法务专员，接到资料后，法务专员在“**公司招标文件发送、投标文件接收汇总表”中作好记录，请投标商资料交采纳，由采购交资质审查审查单位办理资质审查。5．7．2评标委员会审查单位及法务专员依据5．4．1B招标文件中规定的资质要求内容对各投标商的资质进行审查，各审查单位以及法务专员必须在《供应商资质确认单》上写明审查结果并签字，有申请单位将该表单较厂长（企划促销品及工程招标由总经理）确认、核准（对于实行产销分工的公司，除企划促销品由公司总经理核准外，其他品项均由总厂长核准），核准后的供应商为符合资质投标商，申请单位将核准后的《供应商资质确认单》交采购，采购依该表确认资质合格投标商后将其妥善保管。对于工程招标，选择投标商时，应以选择经营范围与我方标的物内容相符之公司（如建筑/安装/装饰相符之公司为原则：A对于土建200万（含）以上之工程，建议采用具有二级（含）以上之资质公司投标。B对于设备安装80万元（含）以上之工程，建议采用具有三级（含）以上资质之公司投标。5．7．3对于运输招标，如有中标车队在运输合同期内提出涨价或退出申请，影响公司作业的。需由各公司以签呈形式提报事业群核准，并由该事业群通报其他群，两年内不允许该车队在集团任何一所属公司参加运输招标。5．8投标5．8．1投标前，采购单位以书面形式同志资格审查合格之投标商参与投标，且需三家（含）以上合格投标商参与投标。5．8．2投标商交纳投标保证金后，在招标文件中规定的截止日期前，将投标文件送（寄）至公司法务人员，法务人员在“**公司招标文件发放、投标文件接收汇总表”中作好记录，将投标商投标文件交采购，依照规定投标。投标文件应为密封，且投标人在封口处签名方为有效。5．8．3投标保证金需以电汇、汇票、支票形式（不得用现金）在投标前缴到我公司指定账户内，财会人员确认保证金到账后，通知采购单位，并开具收据给投标商，该投标商方可参加投标。对于废品外卖招标，若投标商为个人，投标保证金可以由投标人以现金形式直接缴至我公司银行账户中，然后由投标人将缴款凭条叫招标主办单位，经财会单位确认款项到账后，开具收据给投标人，投标人方可参加投标。（保证金不可以用货款冲抵或用银行保函形式交纳）5．8．4如有违反规定，依5．4．1G我方有权扣除其保证金。5．9开标5．9．1开标时间应在招标文件确定的提交投标文件截止日期的同一时间公开进行。5．9．2开标时由开标主持人负责主持，并邀请评标委员会监标单位同时参加。使用单位、评标委员会审查单位可列席。法务提前检查待开标厂商与“**公司招标文件发放、投标文件接收汇总表”中纪录一致。相关人员确认相关事项，并在会议程序确认单上签字确认。5．9．3采购单位安规定时间、地点，邀请开标主持人、评标委员会监标单位共同开标，开标时要在标单上共同签字。开标过程中相关人员不得出入会场及接打电话并不允许使用手提电话，如需与投标商谈话，需由法务（财会/稽核）人员请投标商分别入场。5．9．4投标书采取公开方式开标，开标前应由投标商或其推选的代表确认投标文件为密封且完整无损。5．9．5投标文件当中开封后，由评标委员会监标单位及开标主持人签认为有效的投标时，应由采购单位立即登陆作成纪录，并应当当众以不具厂商名称的方式宣读报价结果。5．9．6对整个招标过程应以书面制式格式记录，招标记录由法务部门人员确认后，最终由投标人签认。5．9．7各事业群各公司分厂所有招标项目之开标地点均为总厂。5．9．8工程项目招标后中，技术标作业应注意：A先依技术标要求内容开技术标，在确认工程质量在同一标准上，再开商务标；（技术标要求见7.1）B技术标的审查、核准可比照商务标相关规范执行，且技术标经审核后，与商务标同签呈核准；C如需外请专业机构进行审查，请总部工程部/事业群功能本部进行督导及制定相应管理细则。5．10决标5．10．1原则上采取开标当日不当场决标方式。开标后，法务提供核准之底价（密封），开标主持人、采购单位、评标委员会监标单位共同开封，将开标结果同底价（以最终核准者〈依核决权限〉确定的底价为准）进行比较，并参照“中标人的投标应当符合的条件“（该规定应写入招标文件中）选出符合我方要求的中标商；㈠能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；㈡能够满足招标文件的实质性要求，且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。A对报价低于（外卖品项高于）底价之供应商，符合条件且报价最低（外卖品项最高）者为中标商。B若供应商报价均高于（外卖品项低于）底价，这a对于工程项目或机器设备安装类，由主持人与主办单位、监标单位商议后（要形成书面记录）决定采取以下方式之一：⑴议价，与符合条件且报价由低至高的供应商进行议价（参与此次议价供应商的数目应大于参与投标供应商数目的1/2），将结果以签呈形式层呈提报至集团总裁，并依照集团总裁意见进行后续作业；⑵不议价，这流标，以签呈形式层呈提报至集团总裁，依照集团总裁意见进行后续作业；b对于非工程项目或机器设备安装类，则流标，以前成形式提报是重新招标或该比议价方式。c多品项物品(如文具、标单、电脑耗材、劳保品。清洁品等)进行招标时，总体报价低于底价之供应商，符合条件且报价最低者为中标商。D确定中标商后，采购单位将开标过程、决标建议、报价纪录单（请自行设计表单格式）作成书面记录，由开标主持人、采购单位、评标委员会监标单位签字确认。5．10．2采购单位以签呈方式将决标之建议提报（附“底价确定单”），依4.6之规定由全责主管核准。核准后之投标商为中标商A对于中标价与低价相差悬殊之中标商，应考虑风险因素适当提高该中标商之履约保证金；B对于50万元以上之工程项目，应在开标后，决标前会签总部工程部，工程部将对价格合理审查，会签时，公司务必提供以下资料：招标文件工程范围（包括施工做法、材质）相关数量依据（如图纸、草图等）C对于年度运输招标，由于金额较大，运输车队招标结果必须提报事业群及副总裁或群总核决。5．10．3若为流标、废标也应以签呈方式提报，注明原因，且依据实际情况，提出择期重新招标或该比议价方式，依4.6之规定由权责主管核准，依核准方案执行。5．10．4决标或废标后，采购单位应负责通知财会单位及未中标之投标商，办理退返保证金手续。对于未中标的供应商，不归还其投标资料。5．11签订合同5．11．1采购单位及时通知中标商，按5.4招标文件中的规定，先由中标商交纳规定之履约保证金，然后共同签定合同（合同样本已提由法务审查）。中标商中标之投标文件应作为合同的有效补充部分。5．11．2中标商缴清履约保证金后，合同经双方分别签字盖章，正式生效。5．11．3履约保证金应以电汇、汇票、支票形式（不得用现金）在签订合同签直接缴至公司指定账户，财会人员确认履约保证金到账后，通知采购单位，并开具收据给中标商，中标商方可签订合同。A对于废品外表招标，若中标商为个人，履约保证金可以由中标人以现金形式直接缴至我公司银行账户中，然后由中标人将缴款凭条交招标主办单位，经财会单位确认款项到账后，开具收据给中标人，中标人方可签定合同。B中标商可以投标保证金冲抵部分履约保证金。（履约保证金不可以以贷款冲抵）5．11．4合同签定后，采购单位将所有与该招标作业有关之申请、签呈、招标文件、投标文件、“**公司招标文件发放、投标文件接收汇总表”、底价确定单、资质确认表、合同及招标过程中相关记录整理汇总后，原件由公司采购单位（事业群由群采购组、总部由统购中心或总务单位）依照《档案管理程序》规定之保存期限妥善保管。5．12合同执行5．12．1申请招标单位即为招标作业的管理部门，应严格按照招标合同的要求对中标商的作业进行管理。5．12．2合同规定之每分段期末，申请/管理单位根据本段合约执行状况，提出费用支付请款作业。5．12．3合同执行完毕30天内，由采购单位通知合约厂商办理退还履约保证金手续。对于厂房、建筑物招标之工程，若工程完工后，唯因我方原因未及时取得相关竣工验收合格证而我方已投入使用，履约保证金可在我方投入使用后即归还中标商。5．12．4若中标商无故不执行合同或违反合同的规定，由申请/管理单位作出书面资料交采购，我方可依照招标文件中5.4.1J之规定，扣缴其履约保证金，或提前终止合同，并对我方造成的损失，采购可依法向违反合同厂商办理追溯索赔，同时重新进行招标。5．12．5对于工程项A申请单位应会同使用单位相关技术人员严格按合同的要求对工程使用的过程进行认真细致的监理。需要合约外变更签证工程量时，应另案提报，由权责主管核准。B申请单位依据合同的要求，合同使用单位相关技术人员，对工程施工的分阶段项目进行质量验收，并由申请/管理单位请款支付工程进度款。C工程施工完成后，申请单位会同使用单位相关人员严格按合同要求，对工程施工质量进行认真检验，对于工程验收，应按桩、基础、主体、装饰、屋面防水、厂区配套等项目进行工程验收，确认工程品质达到我方要求，验收结果应逐项填写在工程竣工报验单和工程验收单中。由申请/管理单位进行工程款的请款。5．12．6请款时，由申请/管理单位填写书面请款单据交采购单位，采购单位在电脑系统中做请款动作。6注意事项6．1关于招标后招标量变更6．1．1若单价未变动，追加量部分必须依采购金额（采购量*采购单价），依核决权限层呈审核。若单价变动，还需会事业群功能本部。6．1．2对于工程项目A某工程增（减）项目及变更项目累计金额少于原工程总额的5%（含）且少于5万元（含），由厂长核准；若超过其中之一，依B项执行。B某工程增（减）项目及变更项目累计金额少于原工程总额的20%（含）且少于20万元(含)，由总经理（实行产销分工公司：总厂长）核准。若超过其中之一，依C项执行。C某工程增（减）项目及变更项目累计金额多于原工程总额的20%或高于20万元，由副总裁或群总核准。D某工程增项提报时，应附原工程签呈，若该增项对于原工程已不是第一次增项，还应附以前历次增项签呈。6．2对于运输车队及废品外卖招标，需要细分至每条线路（运输）、每个品项（废品）招标。A我方可将待招标之全部线路（运输）、品项（废品）逐一列明在招标文件（或投标单）中，发至投标商，由投标商填写后投标。开标后，对于某些线路、品项、若有3家以上供应商投标，则依照《招标作业办法》作业；B废品外卖招标之核决，各公司由总经理或总厂长核准；事业群由事业群副总裁或总经理核准；总部由总务单位主管核准。6．3对临时发生之废品，2万元（含）以上要招标，且该临时废品之品项，在下年度招标时要纳入进去。6．4事业群参与招标6．4．1下列招标事业群需派人员参加，