电子档文件管理程序

目的为了加强公司电子文献的管理，确保公司多个电子文献科学有序的运行、传递，规范电子文献的归档和保管程序，特制订本规定合用范畴合用于我司的电子文献运行、管理和归档工作。电子文献：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、解决，并可在通信网络上传递的文献。归档电子文献：指含有参考和运用价值，并作为档案保存的电子文献。职责3.1综合管理部负责电子文献管理原则的制订，随时根据国家和行业原则更新公司电子文献管理规范和有关设备。3.2负责各类电子文献的验收、整顿、建库、光盘制作、保管、统计、提供运用等管理工作。3.3负责购置、使用、维护电子文献保存运用的器具和设施。4工作程序4.1电子文献的归档类型4.1.1实体档案相对应的电子文献的归档范畴和保管期限按照《文献控制程序》中基本归档范畴和保管期限执行。4.1.2各部门对电子文献采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。.指用音频设备录入或编曲软件生成的文献。用音频设备录入并转换为数字形式的文献，采样频率是单位时间内的采样次数，重要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。数据库文献（Database,代码为D）指在事务解决系统中单独承当文献职责，或者作为文献的重要构成部分出现的数据对象。计算机程序文献（Program,代码为P）指为解决多个事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件，它的形成过程普通是由程序员编写“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说含有重要的保存价值。多媒体文献（Multimedia,代码为M）包含上述两种以上信息形式的文献为“多媒体文献”，这种文献使用多媒体技术制作，含有复杂的构造，必须使用多媒体计算机复现。文本文献推荐采用XML格式，现阶段能够收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像文献推荐采用TIFF或者JPEG格式；视频或多媒体文献推荐采用MPEG或AVI格式音频文献推荐采用MPS或WAV格式。数据库文献应能够以DBF文献格式或通过XML文档进行数据交换。通过格式的电子文档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文献的通用软件及其有关参数手册、阐明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文献，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其它有关数据。4.1.4规档的电子文献中应涉及《电子文献元数据表》，电子文献读目录，有关软件及其它阐明等，并附上《归档电子文献记录表》。4.1.5保管期限属于“永久”、“长久”的电子文献，必须制作最少一份该电子文献的纸质文本同时归档，并建立精确、可靠的标记与之对应。4.1.6加密的电子文档归档前应做解密解决，明确其归档内容。归档电子文献名以文献标题（包含副标题）命名。工程设计电子文献的命名应与对应图纸文献的编号相似；如一电子文献中含有数张图号图纸时，其命名应包含全部图号，如0801-J0302-061-2—5dwg(包含了第2张—第5张共4张图号的图纸)或0801-J0302-061-2、4dwg(包含了第2张、第4张图号的图纸)；犹如一图号的图纸有数张，并相对应有数个电子文献时，其电子文献编号应上其张数，如0801-J0302-061-2（P1）DWG、0801-J0302-061-2（P2）DW。4.2归档电子文献的检查与移交4.2.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文献移交给综合管理部。4.2.2归档电子文献的移交内容涉及归档电子文献，电子文献原数据表及有关材料。专用软件产生的电子文献原则上应转换为通用型电子文献，若不能转换，必须将专用软硬件及有关技术资料送交综合管理部一起备案，并填写《专用软硬件设备记录表》。4.2.3归档电子文献的移交前，文献形成单位必须认真检测电子文献，并由检测人员填写《归档电子文献移交检查表》。检查表一式两份，一份由综合管理部归档保存，一份由电子文献形成单位保存，检查内容包含：可读性：确保电子文献能正常被计算机识别、运行，并能精确读出。安全性：用杀毒软件检测归档的电子文献，确保电子文献未被病毒感染。齐全性：按归档范畴检查应归档电子文献全部归档。完整性：松果每份电子文献与对应的纸质文献保存一致。综合管理部按照归档范畴与检查项目对归档电子文献逐个验收。验收合格后，与对应的纸质文献一起办理移交手续。4.2.4向综合管理部移交的电子文献应一式两份，一套封存保管，一套提供运用。4.3归档电子文献的整顿4.3.1归档电子文献的整顿按照国家规定的规定进行整顿。将带有归档标记的电子文献进行分类，同一全宗内的电子文献分类方案应保持相对稳定。4.3.2把带有归档标记的电子文献进行分类、组盘。分类不适宜过细，要知足。分类有以下几个：按年度、部门或问题分类；按保管期限分类；按文献格式分：文本文献、图像文献、图形文献、视频文献、音频文献、数据库文献、计算机程序文献、多媒体文献等。按文献类型分：计算机程序文献、数据文献。按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。4.3.3在国家颁布电子文献著录原则之前，归档电子文献应按照《电子文献记录表》的项目进行著录，其它著录项目根据各具体状况参考：制作环境（软硬件版本）、文献类型（图像、文字解决文献）、文献名（涉及扩展名）、文献来源（终端号、驱动器号、途径名等）、背景信息（责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、有关文献）、寄存载体的编号，并将著录成果制成相读目录和纸质目录。4.4归档电子文献的存储、保管和运用4.4.1如有档案管理系统，其中归档电子文献存储在档案数据库中，综合管理部每年对电子文献进行备份。4.4.2不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文献的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文献的存储载体，并根据《档案编制规则》标注档号。4.4.3光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供运用。两套光盘分开保管。4.4.4光盘保管环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，避免盘片沾染和污垢，避免阳光直射.4.4.5光盘检测与维护：综合管理部要对存储电子文献的光盘每年进行一次抽样读检查，抽检率不低