煤炭运销后勤公司公文管理制度

煤炭运销后勤公司公文管理制度为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。一、公文的定义及分类1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文分类：（1）公司规章制度及流程文件和表单类。（2）通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。（3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。（4）请示：适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。（5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。（6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况（7）会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。二、公文处理原则1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。三、管理规定1、起草公文要求。（1）起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件)（2）公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。（3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。（4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。2、收文管理（1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）（2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。（3）公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、发文管理（1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。（2）、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。（3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。（4）、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。4、公文的存档与保管（1）、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。（2）、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。附件:XX煤炭运销集团AA后勤服务有限公司文件版面格式要求一、页面设置（一）使用A4打印纸，设置为纵向。（二）页边距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。（三）在“页面设置选项卡”中的“文档网络选项卡”中将每页设置为42行。二、字体（一）标题标题用2号宋体加粗。（二）正文和小标题1、正文用3号仿宋GB2312。2、一级小标题用3号黑体，二级小标题用3号楷体GB2312加粗，三、四级小标题用3号仿宋GB2312。小标题级别为：“一”，“（一）”，“1”，“（1）”。3、“附件”二字用3号黑体，附件内容用3号仿宋GB2312。三、格式（一）页码位于底部居中，格式为：“-1-”、“-2-”。（二）标题应设置为居中。若超过一行则用字符间距86%缩进；若缩进后仍超过一行，则不必缩进直接变为两行。（三）除标题外所有内容均设置为左端对齐。（四）小标题和段落首字之前空2个字符，即4个空格。（五）若小标题独立成行，其后不加标点。（六）标题与正文之间用3号字体空一行，正文与落款之间用3号字体空两行。（七）附件与正文之间用3号字体空一行。“附件”二字之前空2个字符，即4个空格。（附件在正文和落款之间）（八）日期从右向左空4个字符，即8个空格。单位落款应处于日期正中；若落款超过一行，用字符间距86%缩进；若缩进后仍超过一行，用字符间距80%缩进。