行政机关公文处理与写作课件

行政机关公文处理与写作谢茂林1行政机关公文处理与写作

一、公文的概念

《国家行政机关公文处理办法》规定：行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文的特点

1、以反映和传达治理社会、管理国家的公务信息为内容。

2、有规范的格式。

3、有法定的作者，特定的读者。

4、有法定的权威和行政约束力。

5、鲜明的政治性。

三、公文的作用

（一）上传下达。这是公文最基本的功用。（二）制约规范。（三）依据凭证。2行政机关公文处理与写作

（四）宣传教育。

四、公文的种类

(一)按行文关系，可划分为上行文、下行文和平行文三种。下行文是指上级机关向下级机关的行文；上行文是指下级机关向上级机关的行文；平行文是指不相隶属机关之间相互的行文。

(二)按涉密程度，可划分为绝密、机密、秘密、普通公文四种。

(三)按紧急程度，可划分为特急件、急件和平件三种。

特急件是指事关重大、时间紧急、需要突破常规加速传递和处理的公文；国办规定7个工作日内办完的为特急件。

急件，是指要在确定的时间内传递和处理的公文，国办要求是14个工作日；

平件，是指没有时限要求的公文。3行政机关公文处理与写作

(四)按内在属性，可划分为指导性公文、报请性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文等。

（五）按来源，可分为收文和发文。

(六)按功用，可划分为13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；公布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告：适用于向国内外公布重要事项或者法定事项。

4、通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。4行政机关公文处理与写作

5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复：适用于答复下级机关请示事项。

11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、5行政机关公文处理与写作询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

五、公文要素

（一）秘密等级和保密期限。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，涉及国家和部门秘密的公文应当标明密级和保密期限。

（二）紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文的内容和送达时间的要求标注紧急程度，以便有关人员在公文处理过程中急事急办。公文的紧急程度分为“特急”和“急件”，其中电报分为“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。

（三）发文机关标识。公文的发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称。如果是几家单位联合行文，应当将主办机关排列在发文机关标识的首位。

（四）发文字号。公文的发文字号由发文机关代字、6行政机关公文处理与写作年份和序号三部分组成。如果是几家单位联合行文，发文字号只标注主办机关的发文字号。

（五）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话。

（六）标题。公文的标题一般是公文主要内容的准确简要概括。完整的公文标题应由发文机关、主要内容(事由)和文种三要素组成，如：“中国人民银行江西分行关于对小额信贷有关情况进行调查的通知”。一般情况下，公文标题的三要素要齐备，以便于文书处理和分类立卷、归档。但在一般情况下可以省略前一项，如“关于对小额信贷有关情况进行调查的通知”，就是省略了“发文机关”；在特殊情况下，公文标题的前两项要素都可以省略，又如“通告”、“通报”等，就是省略了“发文机关”和“事由”。拟写公文标题的要求是：确切、简洁、醒目。确切，是要准确地体现公文的主要内容，同时要准确地运用文种；简洁，即是要简明扼要，有高度的概括性；醒目，即是要交代清楚，一目了然，不能让人费解或产生异议。7行政机关公文处理与写作

另外，公文标题中运用标点符号有一项特殊的原则要在拟写公文标题时认真遵守，即：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关。主送机关是公文的主要受理者，亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文机关，俗称“抬头”。除“公告”、“通告”外，公文应当标明主送机关。普发性的下行文，可以主送两个以上的主送机关，向上级机关报送的请示、报告、意见等上行文，一般只标注—个主送机关。有些不便于在公文首页列出主送机关的公文（如政府令、会议纪要等），主送机关可置于公文主题词之下，抄送（抄报）机关之上。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称，一般有以下五种表述形式：

1、全称：主送机关一般情况下要用全称。例如“中国人民银行××市中心支行”。

2、规范化简称：如：中华人民共和国财政部，可简称为“财政部”。

3、特称：又叫单称，多用于系统内部发文。如：8行政机关公文处理与写作中国人民银行江西分行向中国人民银行行文，可将中国人民银行称“总行”。

4、泛称：用于向下级或同级同类机关的行文时的通称。如“中国人民银行江西分行各中心支行”，在此不需一一列出各中心支行的名称。

5、递降称：对有垂直隶属关系的几个层次的下级机构行文时使用。如“中国人民银行江西分行各中心支行，各县市区支行”。

（八）正文。正文是公文的主体，一般包括开头(导语)、主体和结束语三部分。

（九）附件说明。公文如有附件，需标注附件说明。它应当标注在正文之后、成文时间之上，说明附件的顺序与名称。附件和公文应当装订在一起，如不能装订在一起的，应当在附件的首页左上角注明公文的发文字号和附件的顺序。

（十）成文日期。成文日期即公文形成及生效的日期。《国家行政机关公文处理办法》规定：“成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。”9行政机关公文处理与写作成文日期要使用汉字，并标明完整的年、月、日。

（十一）印章。印章是权力和职责的凭证，是公文生效的标志。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章”。

（十二）附注。附注是指正文内容之外需要说明的其它事项。一般包括两方面内容：一是印发范围等，如“此件发至××级”、“此件在《××报》上刊载”；二是对某些文件内容的注释。公文如需标明附注，要标注在成文日期下一行，加括号标注。

（十三）主题词。主题词是用以揭示公文主题并经过规范化处理的名词术语，标注主题词的目的是为了适应办公现代化的要求，便于计算机对公文的检索和管理。公文的主题词由类别词、内容词、文种词和归属词四要素组成并依次标注。类别词是体现公文分类和内容归属的词；内容词是直接体现公文主题内容特10行政机关公文处理与写作特征的词；文种词是事先界定好的公文的文种；归属词是指体现文件归属的词，说明公文的制发机关。公文标注主题词的数量一般不超过5个词。例如：关于中国人民银行江西分行上半年工作情况的报告

主题词：金融文秘工作情况报告江西分行“金融文秘”是类别词，“工作情况”是内容词，“报告”是文种词，“江西分行”是归属词。

（十四）抄报(送)机关。公文的阅知范围除主送机关之外，还有抄报单位、抄送单位以及内部发送单位。抄报、抄送单位是指除主送机关以外，与该公文有关的机关单位，即协助承办或者需要知照公文内容，但并不需要办理、答复或执行的机关单位。同一份文件，如需同时发给其他上级机关，用“抄报”，需发给同级或平级机关的用“抄送”。抄报抄送单位可用简称、缩称或特称。如“总行”、“××市委组织部”。

（十五）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的主管部门，一般应是办公室或文印部门。印发日期

11行政机关公文处理与写作以公文的付印日期为准。

六、公文的格式公文格式指的是公文的外部组织形式，它包括公文用纸、装订与公文文面结构。

（一）文头部分

1、份号（编号、流水号）

2、秘密等级（绝密、机密、秘密）

3、紧急程度（特急、急件）

4、发文机关标识（由发文机关加“文件”二字组成）

5、发文字号（由发文机关代字、年份、序号三部分组成）

6、签发人（批准发出公文的机关领导人）

7、标题（由发文机关、事由和文种等三部分要素组成）

（二）主文部分

1、主送机关（抬头，位于标题的左下方，顶格书12行政机关公文处理与写作写，后要用冒号）

2、正文（缘由、事项、结尾）

3、附件说明

4、印章

5、成文日期（一律用汉字小写数字写全称）

6、附注

（三）文尾部分

1、主题词

2、抄送机关

3、印发机关和印发日期

4、印刷份数

公文结构与格式如下图：13行政机关公文处理与写作份号秘密等级缓急时限××××文件××字〔20××〕×号——————————————公文标题

××××（主送机关）正文

附件：1.×××2.×××

××××（发文机关）年月日（附注）主题词：××××××————————————————————————————————————抄报：××××××××抄送：××××××××————————————————————————————————————××××办公厅20××年×月×日————————————————————————————————————

共印××份14行政机关公文处理与写作说明：1、文字从左至右横写、横排。

2、公文的发文机关标识用小于10号小标宋体，标题用2号小标宋体，秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词3字用3号黑体，批语、签发人（会签人）姓名用3号楷体，主题词词目用3号小标宋体，签发人（会签人）3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发（翻印）机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体。

3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

七、公文处理与行文规则(一)公文处理

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作（二）行文总规则

1、国家行政机关公文处理办法第13条规定：行文应当确有必要，注重效用。

2、第14条规定：行文关系，根据隶属关系和职权15行政机关公文处理与写作范围确定。

3、机关内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

4、正确选择文种。在现行的13种行政公文中，可以用于向下级机关行文的文种占了大多数，主要有：命令（令）、决定、通知、通报、通告、公告、批复等。上行文文种主要有议案、意见、报告和请示。平行文文种主要包括函和周知性通知、意见。

（三）各部门行文规则第15条规定：政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（四）抄送规则第20条规定：向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第23条规定：受双重领导的机关向上级机关行文16行政机关公文处理与写作，应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（五）协商一致规则第19条规定：部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

（六）联合行文规则第16条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（七）请示规则

1、不得越级请示（第14条：一般不得越级请示和报告）；

2、只写一个主送机关（第21条：“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式）；

3、一文一事；17行政机关公文处理与写作4、不得抄送其他下级机关；

5、不送领导者个人（第21条规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；

6、“报告”不得夹带请示事项，第9条规定：“报告”是用来汇报工作、反映情况的公文文种。

八、撰写公文应注意的事项

(一)目的明确。一是坚持“一文一事”的原则，把握住主旨，突出主题，讲明问题，保证执行者正确理解文件精神并及时进行处理。二是坚持“直接叙事”的原则。行文不要迂回铺张、拐弯抹角，要采用“直叙”的写法，突出主旨，便于批阅办理。三是正确选择文种。四是明确发文对象。发文对象制约着公文的内容和措词。所以，在撰写时清楚公文发送对象很重要。18行政机关公文处理与写作

(二)内容正确。公文是为处理国家机关、企事业单位、人民团体的公务而撰写的，是为了制定政策、宣传政策和贯彻政策而行文的。公文中的任何一个观点、提法都不能与党和国家的大政方针有偏差，也不能与本地区、本部门所规定的法规和政策相矛盾。公文要实事求是，材料要绝对真实，不能虚构，提出的办法、措施要切实可行。

(三)表达确切。用词造句要准确无误，注意分寸。行文前后没有矛盾。引用的人名、地名、数字、事例要核对准确。汉字、标点要规范，引文要注明出处。

(四)格式规范。公文格式是公文法定的权威性和行政约束力在内容和形式上的表现，是公文区别于其他应用文最重要的标志。所以在撰写公文时，应遵照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的规定，严格制发公文。

(五)时限要严。撰写公文，必须讲究时效，撰写紧急公文，要体现紧急的原因，根据实际需要确定紧急程度。

九、公文的语言要求19行政机关公文处理与写作

(一)明确。词语要清楚、准确、严谨，表达要层次清楚，逻辑严密，避免产生歧义。记述要周全，排除错漏。褒贬分明，分寸适度。

(二)简洁。公文的语言要简明扼要明确，不拖泥带水，在表意明确的基础上力求简洁。

(三)平实。公文的语言实在、质朴、平易，摒弃大话、空话和套话。

(四)得体。语言格调与文种统一，与内容统一，措词用词要有分寸。

(五)庄重。公文具有法定的权威性，是人们社会活动的根据，在语言上应庄重严肃，使人们明于行止。

(六)公文语言的一些特定模式

1、开头语。主要是称谓语和开端语。

称谓语：第一人称用“本、我”；第二人称用“你、贵”；第三人称用“该”。

开端语：“兹、谨悉、为了、根据、按照、关于”等，用于表示行文的目的、依据、方式等。20行政机关公文处理与写作

2、表述语。主要表现为经办语、文种语。

经办语：“经、业经”等，说明工作处理过程或有关情况。

文种语：“特作如下指示(或规定、处理)”，“特通知(或通报、通告)如下”，“特批复(函告)如下”，“特申请(或报告、申报)如下”等，具有标明文种和联系上下文作用。这些词语大都确定了前后文应写的内容，标志正文的开始。

3、结束语。主要表现为期请语、结尾语。

期请语：“拟请”，“当否、是否可行、是否同意、妥否”，“请核准、请批复(示)、请审批、请指示”等。

结尾语：“特此通告(或通知、函告、电告)”，“望遵照执行”等。

十、13种常用公文写作技巧与范文

（一）命令

1、命令（令）的特点

《国家行政机关公文处理办法》规定，命令(令)适21行政机关公文处理与写作用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员和撤销下级机关不适当的决定。根据有关规定，全国人大常务委员会及其委员长、国务院及其总理、各地方人民政府及其首长，可以发布命令。国务院各部部长也可以发布命令(令)。命令(令)虽然往往以领导人个人名义发布，但体现的不是个人的要求，而是权力机关的意志。命令(令)属于上级机关主动下发的指挥性公文，具有极强的权威性和约束力，下级机关必须严肃对待，坚决执行。

2、命令的结构命令（令）的结构分标题、发文号、正文和落款四部分。行政令还带有附件。

第一部分标题。命令的标题有三种形式。一是由发令机关名称、事由加文种构成。如《国务院关于贯彻保护侨汇的命令》。二是文种前面冠以发令机关全称或领导人职务构成。如《江西省人民政府令》等。三是事由加文种构成。如《向全国进军的命令》。22行政机关公文处理与写作

第二部分发文号。命令（令）的发文号不同于一般公文的发文号，它不是由机关代字，年号，顺序号组成，而是只标顺序号。并且按某发令机关或某发令人在该届任期内所发的命令（令）流水编序号，直至换届再重新编号。

第三部分正文。命令（令）的类别不同，对正文的写法要求也有所不同。

3、命令的分类与写法命令（令）一般可分为：公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、撤销令、特赫令、通辑令等。根据命令(令)的适用范围可划分为:公布令、行政令、任免令和嘉奖令。

（1）公布令

主要用于公布国家法律、法规。比如:中华人民共和国主席令，公布全国人民代表大会及其常务委员会会议通过的国家法律，由国家主席签署、发布；国务院令，公布国务院常务会议通过的行政法规和签署公布的行政法规，由国务院总理签署、发布；地方政府令，公布地方性行政法规和规章，由政府首长签署、23行政机关公文处理与写作发布。公布令由标题、发令顺序号、正文、署名、成文日期组成，要求篇幅简短，文字精练、准确、鲜明、庄重。

标题。由发令机关名称或发令机关领导人职务名称与“令”组成。例如，中华人民共和国主席令。

发令顺序号。在标题之下居中标注。其顺序号从每届政府或领导人任职第1号编起，依次按发令顺序编发令顺序号，直至届期结束。领导人连续任职的，可连续编发令顺序号。

正文。发令顺序号之下是正文。正文由公布的对象、公布依据、决定事项组成。公布的对象即被公布的法律、法规，应当用全称，加双书名号，一般写于“令”的文首。公布依据即法律、法规的批准机关或会议，撰写在公布对象之后，用“已经”或“已由”“xx机关批准”或“xx会议通过”衔接。决定事项，即新的法律、法规实施后，原来的法律、法规24行政机关公文处理与写作如何处理。一般规律是：新的法律、法规颁布之后，原来的法律、法规同时废止或停止执行。

署名。由发文机关名称、领导人职务与领导人姓名组成。

成文日期。印签署“令”的日期，以签署的当天日期为准。公布令一般与被公布的法律、法规同时公布。在“令”之后排印被公布的法律、法规的全文。例：中华人民共和国主席令（第30、351号）25行政机关公文处理与写作中华人民共和国主席令（第30号）

《全国人民代表大会常务委员会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第八次会议于1994年7月5日通过，现予公布，自公布之日起施行。

中华人民共和国主席江泽民

1994年7月5日全国人大常委会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定（1994年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第八次会议通过）文略26行政机关公文处理与写作中华人民共和国国务院令(第351号)

《医疗事故处理条例》已经2002年2月20日国务院第55次常务会议通过，现予公布，自2002年9月1日起施行。总理朱镕基

2002年4月4日《医疗事故处理条例》文略27行政机关公文处理与写作

（2）行政令。

行政令是指国务院和地方人民政府就某项工作发布的施行强制性行政措施的命令。它适用于发布某些特别重要、特别严肃、特别稳定的政策措施，所管辖范围的单位和人员必须无条件地遵照执行。比如，《xx人民政府关于保护环境的命令》等。行政令一般公开发布，由标题、公布依据(会议讨论通过等)、决定、正文、附注等组成。

标题。由发令机关名称、公文主题与“命令”组成。

公布的依据和决定。一般用圆括号居中撰写在标题之下，写明是什么会议通过，什么时间发布，什么时间施行。行政令，一般自发布之日起施行；公开发布的，应在发布之日30天后施行。

正文。一般由命令的缘由、要求、执行办法三部分组成。在命令的开头部分阐述发布此令的缘由，即28行政机关公文处理与写作政策法律依据、发令目的、辖区内的工作情况等。应做到文字精炼，理由充分。要求部分，是正文的主体，一般分条列项撰写发令机关提出的重大强制性行政措施。应做到内容具体，观点鲜明，表述准确；用决断性语言和命令式语气，使全文有一种不可抗拒的强制性和约束力。执行办法，即命令的执行规定。包括生效时间、解释权限等。有的行政令没有这一部分。附注。行政令是公开发布的，可省去附注；是内部行文的限知性命令，则在正文之后加圆括号标注印发传达范围。

（3）任免令。

目前，国家权力机关的干部任免仍然用“命令”发布，党的机关和行政机关的干部任免一般用“通知”发布。任免令有公开发布的和内部发布的两种。公开发布的任免令，由标题、发令顺序号、正文、发文机关署名或领导人署名、成文日期组成；内部发布的任免29行政机关公文处理与写作令，由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关署名或领导人署名、成文日期组成。其他格式要素，按公文处理的规定标注。在人大机关和行政机关，任免令一般依法公开发布，在正文的开头一一写明任免事项，然后再写具体的人员任免职务。正文之后署发文机关名称或领导人姓名，再下一行标注成文日期。

（4）嘉奖令。嘉奖令主要用于对做出突出贡献的集体、单位和个人进行嘉奖。比如，《xx人民政府嘉奖令》，《xx人民政府对xx单位(或xx同志)进行嘉奖的命令》等。嘉奖令由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期组成，除正文外，其他部分的写作方法和格式与行政令、任免令相同。正文由嘉奖缘由、奖励等次、对受奖人员的勉励、对其他人员向受奖人员学习的要求四部分组成，缘由30行政机关公文处理与写作即嘉奖的对象在什么时间、什么地方、干什么工作、做出什么贡献，凭什么政策依据、由什么机关做出决定对嘉奖对象进行嘉奖。奖励等次，根据嘉奖对象做出的贡献和奖励的政策规定，给予嘉奖，并写明奖励的等次。对受奖人员的勉励和对其他人员向受嘉奖人员学习的要求作一个自然段。对受奖人员的勉励一般用语是，要求他们发扬成绩，再接再厉，戒骄戒躁，争取做出新的更大的成绩。同时，要把受奖人员的业绩和精神上升到理论高度，概括出几种精神，即向他们学习的内容，应具有共性，实实在在，谁都可以学习。然后对如何向受奖人员学习提出要求，语言要朴实、贴切、生动、有激情，有很强的感召力。整个正文既要做到篇幅简短，文字精炼，言简意赅，又要抓住主要问题，中心突出，详略得当。

例：国务院、中央军委关于给武警部队抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令

31行政机关公文处理与写作国务院中央军委关于给武警部队抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令公安部、中国人民武警察部队：在今年这场规模空前、历史罕见的抗洪抢险斗争中，武警部队坚决执行党中央、国务院、中央军委的决策指示，。。。。。。涌现出一大批英模单位和个人。为表彰先进、激励斗志、弘扬伟大的抗洪精神，国务院、中央军委决定给下列8个先进单位和个人奖励：授予武警部队第九十三师二五三团“抗洪抢险模范团”荣誉称号；给武警部队江西省总队第三支队记一等功一次；。。。。。。国务院、中央军委希望上述单位和个人认清使命，珍惜荣誉，谦虚谨慎，戒骄戒躁，不断为祖国和32行政机关公文处理与写作人民创造新的业绩。武警部队广大官兵要以他们为榜样，。。。。。。为加强武警部队革命化、现代化、正规化建设而努力奋斗！国务院总理朱镕基中央军委主席江泽民

1998年10月5日

（二）决定

1、决定的含义、特点和类型

《国家行政机关公文处理办法》对决定的功能作如下阐述：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

它具有权威性。决定是上级机关针对重要事项和重大行动，经重要会议或领导班子研究通过后，对所33行政机关公文处理与写作辖范围内的工作所做的安排。决定一经发布，就对受文单位具有很强的约束力，必须遵照执行。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》，就要求：各省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门要根据全国依法行政工作会议精神和本决定的要求，结合本地方、本部门的实际，全面、深入、扎实地推进依法行政进程，从内容到口气，都坚定确凿，不容置疑，体现了决定的权威性特点。

它具有指挥性。决定通过原则、任务、措施、方案的确定和安排，指挥下属单位统一思想、统一行动，从而保证工作的顺利开展，并取得预期效果。

它具有全局性。决定一般不是向某一个具体单位发出的，行文对象有一定的普遍性。这是由于决定所涉及的事项和解决的问题，都有全局性的意义。

2、决定的分类

一是法规政策性决定。关于建立、修改某项法规的决定，关于贯彻、落实某一法律的决定，关于对某34行政机关公文处理与写作一领域犯罪行为进行专项打击的决定，都属于法规政策性决定。如《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国大气污染防治法〉的决定》、《全国人大常委会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定》、《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》等。

二是重要事项和重大行动的决定。对重要事项或事关全局的重大行动做出的决定，具有决策的性质。一般要阐述基本原则，提出工作任务、方案、措施、要求。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》、《国务院关于成立国务院西部开发领导小组的决定》等。

三是奖惩性决定。决定也可以对一些事迹突出、有典型意义的先进个人或集体进行表彰，或者对一些影响较大、群众关心的事故、错误进行处理。前者如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》等。后者如《国务院关于处理“渤35行政机关公文处理与写作海二号”事故的决定》、《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》等。奖惩性决定与用于奖惩的命令和通报作用接近，但层次规格不同。决定从规格上看低于命令，但高于通报。一般性的奖惩或者基层单位的奖惩活动，用通报即可。

3、决定的写法

一是标题。决定的标题一般采取公文标题的常规模式，即发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》。标题中有时可在主要内容部分加书名号，如《全国人民代表大会常务委员会关于批准〈中华人民共和国、俄罗斯联邦和哈萨克斯坦共和国关于确定三国国界交界点的协定〉的决定》，但标题中不得使用其它标点符号。

二是正文。正文采用公文常用的结构基本型，由开头、主体、结尾三部分组成。36行政机关公文处理与写作

开头写一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称。如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况。

主体写决定事项。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来。用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述。用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定和项目，或处分决定、处罚方法。结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。

4、决定的格式纲领性决定的格式：

37行政机关公文处理与写作×××关于×××的决定(×年×月×日××会议通过)(前言)，为了××××××，×××特做如下决定：

(决定事项)

（结语）法规性决定的格式一：×××关于×××的决定(×年×月×日××会议通过)

为了××××××，特做如下决定：

(决定事项)(执行说明)38行政机关公文处理与写作法规性决定的格式二：×××关于修改《×××》的决定(×年×月×日××会议通过)×××决定对×年×月×日公布的《×××》作如下修改：(法规的第几条修改或补充为什么)(执行说明)表彰决定的格式：×××关于表彰×××的决定

×××：

(先进事迹及评价)为了××××××，×××决定授予×××等×名同志×××称号，授予×××等×个单位(或集体)×××称号。

×××希望，

×××号召，附件：××××××名单

××××年×月×日39行政机关公文处理与写作

处分决定的格式：×××关于给予×××（姓名）×××处分的决定

(受处分人的简历)(主要错误事实)(错误根源。错误性质。认错态度)(处分决定)

××××年×月×日说明：

1、纲领性决定内容丰富，篇幅较长。“前言”部分，要写明做出决定的原因或目的。“结语”部分要写明要求或号召，可省略。

2、法规性决定“执行说明”部分，要写明决定生40行政机关公文处理与写作效的日期(以决定事项最后一条的形式出现)。有的法规性决定，带有附件。

3、表彰决定，若受表彰者较少，则可在正文里一一写明而不用附件。表彰决定有时可演变为两种：一种是单纯地授予某种称号（标题写成《关于授予×××(姓名)×××称号的决定》）；一种是单纯地号召向×××学习(标题写成《关于向×××学习的决定》)。

4、处分决定“受处分人的简历”部分，要写明姓名、性别、年龄、民族、籍贯、家庭出身、本人成份、入党和参加工作时间、历任和现任职务、历史上受过何种奖励和处分；“主要错误事实”部分，要写明什么时间地点在什么情况下犯了什么错误、责任及后果；“处分决定”部分，要写明哪一级组织讨论决定给予什么处分。

（三）公告

1、适用范围41行政机关公文处理与写作适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

2、写作要求（1）标题公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

（2）正文正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。

（3）落款及日期公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应42行政机关公文处理与写作标明发文地点。

（四）通告

1、通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。

2、通告的分类可分为制约性通告和周知性通告两种。制约性通告具有政策性和法律性，要求有关人员必须遵照执行。周知性通告让有关人员知道就行了，不具备法律性。43行政机关公文处理与写作

3、通告的格式。通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。如遇特别紧急情况，可在通告前加上“紧急”二字。

正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用"特通告如下"转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用"特此通告"作结。有时也可不写，形式比较灵活。

署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。44行政机关公文处理与写作

4、通告的写作范例河南省交通厅关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的通告根据交通部通知，在国家交通和车辆税费改革方案正式公布实施之前，各地必须严格按照《国务院办公厅转发交通部等部门关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作意见的通知》(国办发[2000]2号)精神，继续做好公路养路费等交通规费征收工作。特通知如下：一、各级交通主管部门要清醒地认识到交通规费征收工作对交通基础建设的重要性、必要性。二、各缴费义务人要严格按国家和省现行征缴政策、办法和标准，自觉到当地征稽机构缴纳各项交通规费。三、各级交通规费征稽机构要认真学习、领会和45行政机关公文处理与写作坚决贯彻执行全国人大、国务院以及交通部、财政部等国家有关部委法规、文件，以及《河南省人民政府关于加强公路养路费等交通规费征收工作的通告》。

中华人民共和国公安部通告为确保国际民航班机的运输安全，决定从1981年11月1日起，在中华人民共和国境内各民用机场，对乘坐国际班机中的中、外籍旅客及其携带的行车物品，实行安全技术检查。一、严禁将武器、凶器、弹药和易爆、易燃、剧毒、放射性物品以及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。二、除经特别准许者外，所有旅客及其行李物品，—律进行安全检查，必要时可进行人身检查。拒绝检查者，不准登机，损失自负。46行政机关公文处理与写作

三、检查中发观旅客携带上述危险物品者，由机场安全检查部门进行处理；对有劫持飞机和其他危害飞行安全嫌疑者，交公安机关审查处理。特此通告。

1981年10月15日

（五）通知

1、适用范围适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、特点使用范围的广泛性、文种功用的指导性、行文方向的不确定性。①批转公文（下级机关上行的公文，如请示、报告、意见等，有的经审批同意，可加通知转发下去）；②转发公文（跟批转公文的效用基本相47行政机关公文处理与写作相同）；③传达事项（要求共同知晓或执行的事项）；④任免人员。

3、分类①批示性通知（转发公文、批转公文）；②一般性通知；③指示性通知（用来布置部署工作，安排开展活动）；④会议通知（会议名称、内容、地点、参加范围、会期、报到时间、地点、需带文件、材料等）。⑤任免通知

4、写作要求（1）标题①省略发文单位（关于…的通知）②省略文种（大多出现在转发性通知）③省略发文机关和事由（适用范围小、内容简单的48行政机关公文处理与写作通知）

（2）正文通知的正文一般由两部分组成：一是发出该通知的原因、根据和目的。二是所通知的事项部分。

①批示性通知。领导机关在批转下级机关的公文或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时可用这种通知。这类通知要写有对所批转或转发的文件的意见或评价，并分别情况表明批转、转发目的，要求和具体指示性意见。这种批转、转发式通知，一般都写得比较简短，印在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。

②一般性通知。上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理时用这种通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错等。这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。49行政机关公文处理与写作

③指示性通知。上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，用这种通知。指示性通知的正文一般由两部分构成。开头部分写明发出本通知的意义、依据或当前存在的问题和任务。中间部分写通知的内容，要写明提出处理问题的原则、具体措施、办法。结尾部分“请遵照执行”“请认真惯彻执行”。这类通知要求写得符合实际，切实可行，准确精练，使下级机关一看就知道要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。

④会议通知。会议通知的内容一般应具备如下要素：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。

【例文一】批转性通知50行政机关公文处理与写作国务院关于批转国家税务总局关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见的通知国发〔1997〕12号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意国家税务总局《关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作的意见》，现转发给你们，请遵照执行。本通知的具体实施意见，由国家税务总局会同有关部门制定。本通知的贯彻执行情况，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府应于七月底前报告国务院，同时抄送国家税务总局。附件：关于加强个体私营经济税收征治理化查帐征收工作的意见（略）

国务院一九九七年二月十八日51行政机关公文处理与写作【例文二】转发性通知

****省人民政府办公厅转发《国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知的通知》*政办发〔1997〕41号各市、县（区）人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：现将《国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知》（国办发明电〔1997〕28号）转发给你们，请认真遵照执行。国务院办公厅一九九七年七月四日国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知（略）52行政机关公文处理与写作【例文三】颁发性通知

关于颁发《〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》的通知劳部发〔1994〕66号各省、自治区、直辖市劳动、人事（劳动人事）厅（局），国务院各部委、各直属机构：根据《国务院关于职工工作时间的规定》，我们制定了《〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》。现发给你们，请遵照执行，并将执行中的经验和问题按两部的职责范围，分别报送。劳动部人事部一九九四年二月八日附件：《国务院关于职工工作时间的规定》的实施办法（略）53行政机关公文处理与写作【例文四】指示性通知

国务院办公厅关于解决民办教师问题的通知国办发〔1997〕32号正文略一九九七年九月七日【例文五】事务性通知

**市人民政府办公厅关于加快调整城镇供水、防汛工作业务分工的通知市政办发〔1996〕210号根据《**省人民政府办公厅关于调整城镇供水，防汛工作业务分工的通知》（×政办发〔1996〕81号）精神，市政府要求认真做好我市的调整工作，现就有关问题通知如下：一、充分熟悉调整城镇供水，防汛工作业务分工的作用。。。。。。。。一九九六年十二月十一日54行政机关公文处理与写作【例文六】任免通知

**市人民政府关于*×等职务任免的通知市政发〔1997〕105号市人民政府决定：

××任**市人民政府市长助理；免去××市人民政府市长助理职务；*×任*市人民政府办公厅主任；免去**×市人民政府办公厅主任职务。一九九七年七月十二日55行政机关公文处理与写作【例文七】会议通知

国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为进一步调动全国人民改革开放和建设社会主义的积极性，国务院决定，1995年“五一”国际劳动节前夕召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会，表彰全国各行各业、各条战线在改革和建设中做出突出贡献的先进个人。现将有关事项通知如下：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。（略）国务院一九九四年四月二十七日

56行政机关公文处理与写作

（六）通报

1、通报的概念。通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。

2、通报的特点。（一）典型性。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。

（二）引导性。无论表扬性通报，批评性通报，还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风。

（三）严厉性。通报的内容和形式都是严厉的。由于通报是正式公文，是领导机关为了指导面上的工作，针对真人、真事和真实情况制发的，无论是表扬、批评或通报情况，都代表着一级组织的意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用十分慎重、57行政机关公文处理与写作严厉。

（四）时效性。通报针对当前工作中出现的情况和问题而发。

3、通报的分类

根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评怀通报和情况通报三种。

（一）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。

（二）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。

（三）情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导面上工作为目的的通报。

4、通报的结构、内容和写法

通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：58行政机关公文处理与写作

（一）首部。通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。

标题。通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；另外一种是由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王*同志记功表彰的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共*市纪律检查委员会通报》；也有的通报标题只有文种名称。

主送机关。除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。

（二）正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：

1、表扬性通报。一般在开头部分概述事件情况，59行政机关公文处理与写作说明通报缘由。要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。

2、批评性通报。在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况。一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果、酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。

3、情况通报。主要起着沟通情况的作用。旨在使下级单位和群众了解面上的情况，以便统一熟悉，统60行政机关公文处理与写作一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容；通报有关情况；分析并作出结论。具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性；总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。

（三）尾部。包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。例文一：表扬性通报

**市人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县（市、区）人民政府，市属各部门：内文略附：**市计划生育先进集体、先进工作者名单。*市人民政府（盖章）二00一年二月五日61行政机关公文处理与写作例文二：批评性通报

国务院办公厅关于*省*市*县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报

1999年12月5日，*省*市*县举行*高速公路在本县通车仪式，*县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达二小时，致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信中心要求果断制止此类现象。。。。。。。。今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定，不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门批准。

国务院办公厅（盖章）一九九九年十二月二十日

62行政机关公文处理与写作例文三：情况通报

国务院办公厅关于部分地区违反国家棉花购销政策的通报国办发[1994]94号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：今年新棉上市以来，。。。。但是，仍有一些地方、单位和个人置国家政策和法纪于不顾，私自收购棉花，公然扰乱棉花流通秩序，经核查，国务院决定予以通报。一、一些乡（镇）政府和村办轧花厂非法从事棉花收购、加工、经营活动。江西省万年县珠山乡政府自办轧花厂……（略）对上述违反国家棉花购销政策的问题，有关省人民政府的态度是明确的，已责成市、县政府采取措施63行政机关公文处理与写作，予以查处纠正。但从了解的情况看，有的市、县政府已经采取措施纠正，有的尚未处理。请有关省人民政府按国务院[1994]52号文件精神继续严厉查处，将结果报国务院。同时，各地都要引以为戒，要毫不放松地加强对棉花市场的治理，密切注视收购动态，严厉查处棉花购销活动中的违法违纪案件。。。。。确保今年棉花购销工作顺利进行。

国务院办公厅（盖章）一九九四年十月二十三日

（七）议案

1、议案的含义、特点和类型

《国家行政机关公文处理办法》对议案的功能给予下列定义：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。64行政机关公文处理与写作

这个定义是比较狭窄的，制作主体限于各级政府。在公文的实际运作中，议案的使用范围要大于上述限定。《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》第九条规定：“全国人民代表大会主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案。一个代表团或者30名以上的代表，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案。”《地方组织法》第十四条规定：“地方各级人民代表大会举行会议的时候，主席团、常务委员会、本级人民政府和代表(有三人以上附议)，都可以提出议案。”

政府向人大提出的议案、非政府机关向人大提出的议案、人大代表联名向人大提出的议案，这是议案的三种不同类型。在这里，我们重点介绍的是政府向人大提出的议案。其它议案与政府议案并无太大差异，可妨照制作。65行政机关公文处理与写作

议案的特点：一是制作主体的法定性。按国务院办公厅的规定，只有各级政府才能向同级人民代表大会提出议案。即使参照全国人大组织法和地方组织法的规定，对议案作广义的理解，有权提出议案的仍然是少数的法定机构，党团组织、社会团体、政府各部门、企事业单位等，都无权提出议案。因此，议案这种文体在基层使用很少。

二是内容的特定性。宪法和人民代表大会组织法规定，议案的内容，必须是属于人民代表大会及其常委会职权范围之内的事项。超出人大职权范围的议案，不会被大会接受。

三是适时性。议案必须在各级人民代表大会或其常委会举行会议期间提出，否则也不会被列为议案。

四是必要性和可行性。适合提交人大会议审议的事项，必然是重要事项，而且议案中提出的方案、办66行政机关公文处理与写作法、措施，也必须是切实可行的，才有可能获得通过。因此，针对性、必要性、务实性、可行性，这都是议案必须具备的品质。实事求是、脚踏实地、符合人民群众的意愿和要求，这些都是撰写议案的基本原则。

2、议案的分类

(一)立法性议案立法性议案主要在两种情况下使用：一是政府机构制定了某项法律或法规之后提请人大审议通过时；二是建议、请求某行政机构制定某项法规时。前者如《国务院关于提请审议〈中华人民共和国著作权法(草案)〉的议案》，后者如《关于尽早制定我省普及九年制义务教育实施条例的议案》。

(二)重大事项的决策性议案关于财政预算决算、城乡发展规划、重大工程上马以及政治、经济、文化、教育、科技、卫生等领域中的重大事项的决策，需要提请人民代表大会审议批准时使用的议案，就属于重大事项的决策性议案。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。67行政机关公文处理与写作

(三)任免性议案行政机关向权力机关提请任命、免去或撤消行政机关工作人员职务，请求人民代表大会审议批准的议案，就是任免性议案。如《国务院关于提请××等同志职务任免的议案》。

(四)建议性议案以行政部门的身份向权力部门提出建议，也可以使用议案。这种议案有些像建议报告，供人民代表大会审议、采纳。

3、议案的写法

(一)标题和主送机关

议案的标题议案的标题采用常规公文标题模式，有两种写法，一是发文机关＋案由＋文种，二是省略发文机68行政机关公文处理与写作关，案由＋文种。前者如《××市人民政府关于提请审议〈××市乡镇企业条例〉的议案》；后者如《关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案》。议案标题一般不能采用发文机关加文种或者只有文种的写法。

议案的主送机关议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能有其他并列机关。要采用全称或规范化简称，不得随意简化。

(二)议案的正文

议案的第一部分叫做案据，顾名思义，这部分要提供提出议案的根据。为此，向人大提出议案，请大会审议并作出相应的决议。案据和常规的根据、目的、意义式的公文开头很接近。有时案据部分内容很复杂，文字也很多。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》，案据部分超过全文的一半，对于这样一个耗时耗资十分巨大的工程，将理由阐述的充69行政机关公文处理与写作分一些，是很有必要的。有时案据可以写得很简短，如《国务院关于提请审议〈中华人民共和国著作权法(草案)〉的议案》，就是一个比较常见的“目的式”写法，不过三四行、百余字而已。

方案部分，就是对提请审议的事项或问题提出解决的途径、方法的部分。如果是提请审议已制定的法律法规的，解决问题的方案就在法律法规之中，这部分只需写明提请审议的法律法规的名称即可，但要把法律或法规的文本作为附件。如果是任免性议案，要将被任免人的姓名和拟担任的职务写明。如果是提请审议重大决策事项的，要把决策的内容一一列出，供大会审阅。如果是建议采取行政手段解决某方面问题的，要把实施这一行政手段的方案详细列出，以便于审议。不能只指出问题，而没有解决问题的方案。

结语部分是议案的结尾部分，主要用于提出审议请求。一般都采用模式化写法，言简意赅。如“这个草案业经市政府同意，现提请审议。”70行政机关公文处理与写作

(三)签署和日期一般行政公文，最后签署的都是发文机关的名称，而议案有所不同，要由政府首长签署。国务院提交给全国人大的议案，要由总理签署；各省、市、自治区提交给同级人民代表大会的议案，要由省长、市长或自治区主席签署。日期格式与一般行政公文相同。

（八）报告

1、报告的含义。报告是行政机关广泛采用的重要上行文。《国家行政机关公文处理办法》对报告功能的表述是：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案71行政机关公文处理与写作报告”、“调查报告”等，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。

2、报告的特点单向性。报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。

陈述性。报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，72行政机关公文处理与写作才能深入一步提出建议来。

事后性。在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。

3、报告的类型

(一)工作报告凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽，提供给人民代表大会的政府工作报告和向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报。

(二)情况报告向上级汇报本单位出现的事故、问题以及最近出现的新事物等，都属于“情况报告”。“下情上达”73行政机关公文处理与写作是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。

(三)建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。如林业部门制发的《关于进一步加强森林防火工作的报告》。对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施。

(四)答复报告答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。

(五)报送报告这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的74行政机关公文处理与写作文件里。

4、报告的写法

(一)报告的标题和主送机关报告的标题。有两种写法，一是发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告》；二是主要内容＋文种的写法，如《关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告》。

报告的主送机关。行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

(二)报告的正文

报告导语。导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。不同类型的报告，其导75行政机关公文处理与写作语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：

背景式导语。就是交代报告产生的现实背景，例如：前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：

根据式导语。就是交代报告产生的根据，例如：根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：

叙事式导语。在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：76行政机关公文处理与写作19××年2月20日