公务员公文写作入门知识

机关公文写作入门知识二〇一一年八月

一、先讲一讲掌握机关公文写作要领，对适应岗位需要，实现角色转换的意义

运用公文指导工作是机关进行公务活动的基本形式；承办和处理公文是履行机关职能的基本任务；提高办文质量是增强机关效能的基本要求。

一是公文写作表面看来是文字功夫，其实，通过公文写作可以反映一个人的理论素养、思维方式、文化底蕴、性格特点及文字表达能力等综合素质。如果能在公文写作上展示出自己的潜质，实现角色转换就多一分把握，下一步工作定位也就多一份选择。二是机关公文具有很强的政策性、理论性和导向性，学习研究机关公文，可以使我们获得很多信息，也可以从中感受到机关工作快速、准确、细致、规范的办事作风和严谨朴实的文风。从这个意义上讲，学习公文写作，适应新的岗位需要就多一分感受、多一分动力。

三是机关公文都是以组织的名义颁布的，起草公文应当突破个人身份的局限，站在全局上、站在领导的角度看问题、想问题、表述问题，学习研究公文写作，可以使我们认识分析问题多一分高度，多一些视野。

四是学习掌握公文写作要领，需要我们有更丰富的理论、知识积累，这会促使我们更加刻苦地学习，不断地研究。一旦从事文字工作，读书学习、看电视、听广播，不再单纯地为了了解内容、获得愉悦，还需要用心汲取语言文字精华。因此说，机关干部在获得信息时，会比别人多一分厚重，多一分收获。五是学习掌握公文写作要领还是适应网络时代实行政务公开的需要。

五是学习掌握公文写作要领，还是适应网络时代实行政务公开的需要。随着信息传播手段的快速发展，通过报纸、广播、电视尤其是被称为第五媒体的网络发布信息、征询意见、接受监督，已成为各级党政机关的重要工作方式。学会和媒体打交道，也成为机关干部的基本功。熟练掌握公文写作要领，我们工作起来就多一分自信、多一分从容。

二、讲一讲机关公文的种类、格式及行文规则

先秦时代，因公文书写在竹片或木板之上，通称为“简牍”、“公牍”。秦汉时期，王为“皇帝”、命为“制”、令为“诏”。宋元时期，出现了“诰命”、“申状”、“咨报”、“圣旨”。明清时代，沿用前朝的“制、诏、册、敕、章、表奏、启”外，增加了题本、揭贴、笺三种。

2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，现行行政公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、方案、报告、请示、批复、意见、函、会议记录13类13种。除此之外，机关公文还包括指示、计划、总结、简报、调查报告、领导讲话等应用性文体。

根据内容和秘密程度，公文可分为公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密6类。

根据制发文件的行文方向，公文可分上行文、下行文、平行文。

根据内容的性质，公文可分为规范性文件、指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件等。

根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件3类。

公文行文规则的基本内容

1、根据机关之间的工作关系准确行文2、选择适宜的行文方式

3、正确选择主送机关与抄送机关

4、坚持“党政分开”原则

5、联合行文时，作者应是相同级别的机关6、行文前必须对有关问题协商一致

为了维护组织系统的合理分工，防止工作脱节、被动和抵触，在一般情况下，应避免越级行文。除普发性文件外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止因多头主送而贻误处理。除领导人直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导者个人。受双重领导的机关向上级行文，应加注主送机关和报送机关，以便于主送机关答复。属下列情况不得抄送：一是请示公文在上报的同时，不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不必再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关不予抄送。上报公文应把主送机关与具体经办部门区分开来。

三、讲一讲机关常用公文的写作要求1、通知

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项及任免人员。

通知通常分为批示性通知、批示性通知、知照性通知、转发性通知、颁发性通知、任免性通知、会议通知等。通知一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。标题有两种写法：一是由发文机关、事由和文种组成。二是只由事由、文种组成。

准确使用通知文种

不管是上级对下级，还是下级对上级，凡属询事宜，都不应使用通知，而应使用“函”。能通过媒体宣传的“启事”或“声明”等事项，不再用“通知”，以保持通知的严肃性。当用“通知”转发上级“通知”时，为避免重复，可以省略本级要使用的“通知”二字，只保留文件原发处的“通知”。

济南市食品药品监督管理局转发《山东省食品药品监督管理局关于加强食品安全检查工作的通知》【原文】ⅹⅹⅹ市教育局会议通知

各区（县）教育局、经市政府同意，定于7月20日在ⅹⅹ召开暑期教育工作会议。传达贯彻工作会议精神，总结2011年上半年全市教育工作情况，研究部署下半年工作。具体事项通知如下：一、参加会议人员各区（县）教育局局长，市属院校校长各1人。二、会议时间、地点会议时间：2011年7月20日。会议地点：ⅹⅹ大厦。与会人员集体乘车参会，请与7月17日前将与会人员姓名、职务等相关事项报教育局办公室。附件：参加会议有关单位名单

ⅹⅹ市教育局办公室二○一一年七月十二日【修改稿】ⅹⅹ市教育局

关于召开暑期教育工作会议的通知

各区（县）教育局、市属各院校：经市政府同意，定于7月20日在市ⅹⅹ宾馆召开市暑期教育工作会议。传达贯彻省教育工作会议精神，总结2011年上半年教育工作情况，研究部署下半年工作任务。现将具体事项通知如下：一、参加人员各区（县）教育局主要领导、市属院校校（院）长各1人。二、时间、地点会议于7月20日上午9：00开始，会期1天。会场设在ⅹⅹ宾馆礼堂。请与会人员于7月20日上午8：30前到ⅹⅹ宾馆5号楼前报到，集体乘车前往会场。请各单位于7月17日前将与会人员名单市教育局办公室。电话：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ，传真ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。联系人：ⅹⅹⅹ、ⅹⅹⅹ。附件：《与会人员名单》样式。

ⅹⅹ市教育局二○一一年七月十二日

口头传达通知需注意的问题

一是要素要全。二是转换口吻。通知一般是以党政机关或领导名义下达的，但在口头传达时，要注意传达对象和自己的身份，不能原文搬。三是适度提醒。2、通报通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者交流重要情况。表彰性通报

批评性通报

情况性通报

拟写通报应注意的问题

一是通报所选择的事件、问题、经验等一定要具有典型性，能够使人得到教育和启示，避免一般化。二是通报的事实要核实清楚，措辞、判断要准确、恰当，注重以叙述为主，用事实说话，剖析把握分寸，评价恰如其分。尤其是批评性通报，一定要留有余地，防止为行文方便说过头话，造成日后的被动。通知和通报的四个不同

一是适用范围不同。通报仅限于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况，其适用范围明显小于通知。二是传达的事项不同。通报传达的事项少于通知，但却突出了“重要精神和情况”。三是目的和作用不同。通知强调做什么和怎么做，一般要求处理，有较强的约束力和强制力。而通报多起到引导、启发、告诫和沟通信息的作用。四是内容时态不同。通知多具“未然性”，即尚未成为事实，而通报多具“已然性”。通报决定和命令的用法

命令是各级行政机关依据法律的规定和职权实施奖励时所使用的文种，而表彰性决定是对有突出贡献的先进集体和个人做出表彰奖励决定时使用的文种，命令和决定的重心在于实施表彰奖励，而通报则用于一般性表彰，或在做出决定、发出命令之后，为扩大表彰效果而使用，其重心在于宣扬典型事迹。

《关于表彰抗震救灾先进集体和先进个人的决定》《关于表彰第十一届全运会志愿者活动先进单位的通报》《关于对首批赴苏丹维和部队的嘉奖令》

[原文]XX县教育局（通报）

关于给不顾个人安危与盗窃犯

顽强搏斗的赵明同志记功表彰的通报

X教（XX）字第113号

局属各单位：

7月4日深夜，我县XX中学党支部委员、人事干部赵明，冒着生命危险与窃贼搏斗，保卫了学校的财产。事情的经过是这样的。

7月4日零时15分，睡在教学大楼二楼单人宿舍的赵明被楼上传来的响声惊醒，便警惕地意识到是盗窃歹徒在作案，立即起床奔向三楼。此时，歹徒已将电源切断，整个大楼一片漆黑。他隐约发现歹徒正准备从铁门钻入储藏室（储藏室铁门上的锁已被歹徒锯开）。赵明想到储藏室内放有照相机、摄像机等贵重物品，为了保护学校财产，他不顾个人安危，立即奔上前去，把歹徒拦腰抱住。歹徒凶相毕露，用一把三角刮刀猛击赵明的头部，鲜血直流，并用双手卡住老赵的喉咙。赵明忍着剧痛，狠狠抱住歹徒不放，从储藏室门口一直滚到走廊扶梯处。赵明年已57岁，扭打近10分钟，渐感体力不支，就用手使劲掰开歹徒卡喉咙的手，并大声呼喊“捉贼”。罪犯乘赵明松手之际，仓皇逃跑。赵明挣扎起来，追到楼下，因头部流血过多，昏迷倒地。赵明的呼喊声传到另一幢楼，住在这幢楼房的陈扬闻声赶来，歹徒已逃离学校。陈扬拨打110报警电话，110巡警很快赶到，将赵明送到县中心医院治疗。在同歹徒搏斗中，赵明头部被歹徒用三角刀击破，伤口长约4厘米，鲜血从储藏室门口一直流到走廊，门牙也被打掉两颗，左右腿部也多处受伤出血。公安机关对该案十分重视，正在侦察中。

由于赵明的高度警惕性，把个人安危置之度外，与歹徒顽强搏斗，保护了学校的财产。根据《国家机关人员奖惩试行办法》规定，经7月5日局党委会讨论决定，给予赵明记功一次的奖励，并通报全县各中小学，召开广大党员、干部和教工向赵明同志学习。特别是各校已放暑假，要求各校加强值班保卫工作，以赵明为榜样，保护好学校的财产。

中共XX县教育局委员会

二〇一一年七月五日

3、请示请示，是下级机关向上级机关或业务主管机关请求指示、审核批准某事项时使用的上行公文。一是批示性指示二是批准性请示撰写请示应注意的问题

一是请示的行文对象必须是与自己具有领导或者指导关系的直属单位上级。二是必须坚持一事一请示，不能将几不同性质的事项合在一份请示公文中。

三是不可多方请示，也不可越级请示。

四是向上级报送请示，不得同时抄送下级机关。五是禁止将请示事项夹带在报告中，以防止误事。

[原文]

关于以非危险品品名托运、夹带

运输危险品如何处理的请示

公安部：

2004年X月X日，广州铁路公安处广州南站派出所民警在抽检该站货物中，查获广东中山市XX公司托运的185箱美国产“丝丽”喷发胶（每箱12支，总价值2万元），而货运单则填写“洗发水”、“护发素”。经鉴定，该喷发胶属一级易燃危险品。按铁路有关规定，运输危险品由专门车站承办。目前，货主已承认了伪报品名，想“蒙混过关”的错误，查获的危险品已被扣押。广州铁路局就扣押的危险品如何处理请示我局。目前，伪报品名托运和夹带运输危险品的情况比较突出。一些单位和个人为图方便、省运费，经常伪报品名托运和夹带运输危险品。我们认为，对有意伪报品名托运和夹带运输危险品的单位和个人，必须给予严厉的处罚，没收其托运的危险品，只有这样，才能起到威慑作用。关于对伪报品名托运和夹带运输危险品的处理，现行的法律、法规依据主要有三个：一是《铁路法》，二是《治安管理处罚条例》，三是1989年8月5日国务院颁布的《铁路运输安全保护条例》。《治安管理处罚条例》中规定“违禁品”予以没收，现在的问题是喷发胶不属于违禁品，但确实属一级易燃危险品，又鉴于有关人员违反国家安全有关规定，伪报品名托运或夹带运输，逃避检查、对铁路安全构成严重威胁，应视为违禁品，由公安机关依照《治安管理处罚条例》的规定予以没收，并对有关人员给予治安处罚。以上请示妥否，请批示。铁路部公安局二〇〇四年五月十日【修改稿

】关于以非危险品品名托运、夹带

运输危险品如何处理的请示

公安部：

2004年X月X日，广州铁路公安处广州南站派出所查获广东中山市XX公司以“洗发水”、“护发素”名义托运的185箱美国产“丝丽”喷发胶，价值2万余元。经鉴定，喷发胶属一级易燃危险品。目前，查获的危险品已被扣押。广州铁路局就扣押的危险品如何处理请示我局。当前，伪报品名托运和夹带运输危险品的情况比较突出。现行的《治安管理处罚条例》中规定，“违禁品”应予以没收。但喷发胶作为一级易燃危险品，目前尚未列入违禁品。这类物品如不经专门车站办理，而伪报品名作为普通货物托运或夹带运输，将给铁路运输安全构成严重威胁。建议将喷发胶等一级易燃危险品列为违禁品，由公安机关依照《治安管理处罚条例》予以没收，并对有关人员给予治安处罚。以上请示妥否，请批示。

铁路部公安局二〇〇四年五月十日4、报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。一是综合报告

二是工作报告

三是会议报告

四是情况报告

五是建议报告

六是答复报告

七是呈送报告

八是述职报告

报告的写作要求一是主题要明确

二是重点要突出

三是材料要真实

四是不夹带请示事项

【原文】ⅹⅹ县公路局

关于我局《2010年工作总结》的报告市公路局：现将我局《2010年工作总结》一式五份呈送，请收阅。附件：《2010年工作总结》

ⅹⅹ县公路局

2011年3月1日

【修改稿】XX县公路局

关于呈送我局《2010年工作总结》的报告市公路局：

现呈上我局《2010年工作总结》（1式5份），请收。

XX县公路局

二○一一年三月一日

四、讲一讲机关公文语言的风格机关公文类语言的要求

准确是公文的生命准确

一般不使用夸张、比喻、比拟等修辞手法。一份权威机关的公文，一篇领导人的讲话，需要下级反复学习、在实践中贯彻，必须经得起挑剔和检验，也应成为别人放心效仿、引用和咨询的蓝本。

“简要”、“简单”虽意思相近，但说“简单”汇报，给人不够重视，敷衍应付的感觉；而“简要”汇报，则蕴含突出重点、简洁明了的意思。庄重就是要体现公文的份量庄重

在合适的文体中适当引用一些群众俚语，选择使用一些四六句，可以增强亲切感和生动度，但一定不能太多、太滥。朴实朴实公文的本质属性，也被称为是公文之美。“谢亚龙案告诉我们，当一个政府官员背后拥有用腐败利益链编织起来的公权力灰网时，仅仅拥有话语权的公众是无法战胜他的。”这种复杂的句式结构，不适宜用在公文中。精炼一是要精简文字，提倡写短文、讲短话。二是要注意锤炼和归纳。重大决策问计于群众、解决问题求教于群众、工作落实问效于群众以势交者、势倾则绝；以利交者、利穷则散；以色交者、色衰则尽”。鲜明一是语言风格要与文种、与讲话人的个性相适应。二是要有个性化的语言，少讲套话。谦和

行文中处处可见“必须”“要”