办公室实务（第2版）试题及答案 技能训练 项目三 办公室时间管理

项目三办公室时间管理任务一时间管理一、阅读下面内容，请按照时间管理方法，帮助张帆将当天待处理的10项工作进行排序。张帆是某公司总经理秘书，面对繁杂的工作，她非常勤奋，每天工作十多个小时，周六、周日经常加班，但工作仍是忙乱不堪，总感觉时间不够用，张帆很苦恼。周一上班，秘书张帆需要完成很多工作，她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。以下是她某天上班遇到的十项待办事务：①总经理感觉近一段时期各种业务会议太多，耗去了大量时间，要求秘书拟定一个控制会议次数和时间的方案。②今天下午×国汽车销售商麦尔先生来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜（意向书已于7月上海车展时交换），秘书须做好谈判准备工作。③本市××职业学院欲与我公司建立长期的合作关系，将我公司设为该院秘书专业的“实习基地”，人力资源部问秘书部门是否愿意接纳实习生，是否愿意建立长期协作关系。④通知销售部落实一名业务骨干（最好是经理或副经理），后天陪同总经理去东北出差。⑤发动机车间一技师的女儿考上了清华大学，昨天已拿到录取通知书，要以公司总部名义给他打祝贺电话，通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。⑥省党报记者写了一篇国务院总理视察我公司的通讯稿，已发到公司电子信箱，要求公司领导过目确认事实，打印并加盖公章后传真回去。⑦总公司各部门和各分公司今年招聘了一批管理人员，将于下周开始进行岗前集中培训，人力资源部要求总经理秘书给新职员作一次公文处理的讲座。⑧海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请来作专场企业文化建设的讲座，询问总经理是否参加。⑨总经理后天要去东北出差，须落实往返机票。⑩10天后香港歌星刘德华来本市开演唱会，会议组织者来函问本公司是否需要优惠的集体入场券，如果不回电，视做放弃。答案张帆当天待处理的十项工作排序（1）处理⑥省党报记者写了一篇国务院总理视察我公司的通讯稿，已发到公司电子信箱，要求公司领导过目确认事实，打印并加盖公章后传真回去。（2）处理②今天下午×国汽车销售商麦尔先生来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜（意向书已于7月上海车展时交换），秘书须做好谈判准备工作。约需2小时。（3）处理①总经理感觉近一段时期各种业务会议太多，耗去了大量时间，要求秘书拟定一个控制会议次数和时间的方案。秘书需要询问专家、搞调查研究，了解本公司会议状况及其原因。（4）处理⑦总公司各部门和各分公司今年招聘了一批管理人员，将于下周开始进行岗前集中培训，人力资源部打算请总经理秘书给新职员作一次公文处理的讲座。由于时间原因，转告人力资源部，可以请大学教师来主讲。（5）处理③本市××职业学院欲与我公司建立长期的合作关系，将我公司设为该院秘书专业的“实习基地”，人力资源部问秘书部门是否愿意接纳实习生，是否愿意建立长期协作关系。向人力资源部作出解释，为保守商业机密，本公司不宜接纳实习生。（6）处理⑨总经理后天要去东北出差，须落实往返机票。（7）处理④通知销售部落实一名业务骨干（最好是经理或副经理），后天陪同总经理去东北出差。（8）处理⑤发动机车间一技师的女儿考上了清华大学，昨天已拿到录取通知书，要以公司总部名义给他打祝贺电话，通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。（9）处理⑧海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请来作专场企业文化建设的讲座，询问总经理是否参加。（10）处理⑩10天后香港歌星刘德华来本市开演唱会，会议组织者来函问本公司是否需要优惠的集体入场券，如果不回电，视做放弃。二、项目经理王总主管公同所有新项目，周一上班，下面是一天来他所要接触的事情，请按照四象限法进行划分，并在后面标明。1.周一例会2.下周展会准备3.上周工作报告4.重大项目谈判5.收广告信函6.同事求助7.接受专业培训8.同事闲聊9.总经理办公会10.接到广告电话11.培训朋友来访12.项目关键资源短缺导致项目暂停13.下期重大项目人员招聘14.上网冲浪15.接待甲方领导16.了解项目进程答案时间四象限法4.重大项目谈判9.总经理办公会12.项目关键资源短缺导致项目暂停15.接待甲方领导2.下周展会准备7.接受专业培训13.下期重大项目人员招聘16.了解项目进程1.周一例会3.上周工作报告6.同事求助11.培训朋友来访5.收广告信函8.同事闲聊10.接到广告电话14.上网冲浪任务二编制工作日志根据下面某经理工作日志的内容（见表3-11），填写一份某经理秘书的工作日志。表3-11某经理工作日志2021年9月28日星期二时间工作内容备注9:00部门负责任人例会小会议室10:00接待光达厂负责人高经理，协商工程进度方面问题经理办公室11:30出发到锦江饭店与重要客户王先生共进午餐司机小王在公司门口等候14:30审阅显影液项目投标书15:00为参加郑州的经销商招聘会做准备16:00去机场司机小王在公司门口等候答案某经理秘书工作日志2021年9月28日星期二时间工作内容备注8:00检查9:00部门负责人例会材料，并为上午经理与光达厂高经理的会谈准备相关事宜9:00部门负责任人例会小会议室，带相关会议文件10:20打电话到锦江饭店，确认预定房间、座位午餐在12:00，“兰亭”包间11:00电话提醒司机小王在公司门口等候，并嘱咐下午送经理去机场的事宜11:20提醒经理准备出发与重要客户王先生共进午餐12:00经理与王先生一行共进午餐，餐间服务14:00向经理提供审阅显影液项目投标书的相关资料15:00为经理参加郑州的经销商招聘会做准备，检查所带资料、机票等16:00送经理去机场司机小王在公司门口等候阅读下面案例，谈谈这件事给你的启示。小陈初到一家私企做总经理秘书。总经理的事情很多，小陈常忙得团团转，而且稍有不慎，就会顾此失彼。一些小的失误，尚可谅解；但偶尔也会出现大的失误，这让小陈很自责。例如，有一次总经理的一位老友临时来访，二人相谈甚欢，以致总经理忘了早已订好的下午4点的飞机。小陈因忙于他事，也忘了及早提醒。当总经理想起时，已距飞机起飞时间仅剩50分钟。总经理来不及批评小陈，告别老友火速赶往机场，险些误了第二天的总部会议。答案秘书工作的根本作用是辅助上司，使其能集中精力处理更为重要的事情。因此，秘书工作内容繁杂琐碎，被动应付往往会顾此失彼。作为一名秘书人员就须要做事比别人更有条理，不能被工作淹没。在千头万绪的大量工作内容面前，仅凭不错的记忆力和热情也容易出现漏洞，更需要行之有效的管理方法。任务三约会安排一、阅读下面案例，回答王秘书的这种处理方法是否合理以及应如何处理。王秘书在接到一位重要客户电话后，要请示领导该如何处理与客户的事宜。此时领导正在会见一位来自韩国的客商，洽谈2020年春季竹工艺品的出口事宜。这时，王秘书就敲门请总经理出来，并请总经理马上给那位客户去个电话，给予答复。答案王秘书的这种处理方法不够合理。一是没有区分轻、重、缓、急，领导正在会见一位来自韩国的客商，洽谈2020年春季竹工艺品的出口事宜属于重要又紧急的事项，不易被打断，应该和重要客户再约定时间处理与客户的事宜。二是在接到一位重要客户电话后没有协助上司搜集有关信息，不能提供很好的建议。阅读下面案例，帮助于雪做出选择并说明理由，同时对其他几种选择进行评析。今天是星期五。十点来钟，秘书于雪在去总经理办公室给老总送邮件时，正听见老总在与朋友打电话:

“前一阵子太忙了，好久没打高尔夫

球了。你明天有空吗？好，那就这么说定了，明天下午一起去打高尔夫球，放松放松。”一点钟左右，高尔夫球俱乐部的客服人员给作为俱乐部VIP会员的老总来电话；中午老总外出应酬还没回来，于雪接的电话。

对方问老总明天去不去打高尔夫球，如果去就给他预留位置。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择:

a、也许可以去，你们先留个位置吧!

b、明天肯定去！

c、我不太清楚。

d、我需要请示一下再答复你！

e、我们老总太忙，说不准！答案本题的最佳选择是d。

选a表面上看没错，老总也许会去打球，留个位置没错，但是，老总并没有直接给秘书下达订位的指令，所以，选a实际上是秘书一