合同管理操作手册样本

合同管理操作手册

一、基本资料 21、合同类型 22、款项性质定义 33、合同类型数据授权 44、合同类型数据授权 55、事务类型 5二、合同定义 61、拟定合同 61、合同登记 82、合同数据授权 143、付款筹划 154、合同变更 165、合同付款 177、合同索赔 208、开票信息 209、合同事务 24三、报表与分析 241、合同台帐 242、项目合同汇总 253、合同份类汇总 27一、基本资料1、合同类型功能：对公司合同进行分类管理：承包合同、采购合同、劳务分包合同、虚拟采购合同等等并可指定合同成本科目操作办法：打开合同类型，点击新增，输入分类名称，设立合同类别成本科目，(设立成本类型后来，软件会自动将合同金额归集到相应成本上。)保存既可2、款项性质定义功能：款项拨付过程中，普通有预付款、进度款、到货一次性付款和尾款等类型，可在此定义。操作办法：打开款项性质定义，选取收入类或者支出类，点击新增，输入收款款项名称保存既可3、合同类型数据授权功能：合同变更类型定义操作办法：：打开变更类型，点击新增，录入惯用合同变更类型即可。4、合同类型数据授权功能：将不同类型合同对不同对象进行授权，可以按照角色、部门、人员等进行权限设立，权限也区别读写，按合同类型授权之后，该类型下所有合同，均可查阅或者修改。操作办法：打开合同类型数据授权，选取需要授权合同分类，点击生成，在弹出选取中，选取授予种类，系统提供三种选取，角色，部门，人员。，在弹出选取框中打对勾，拟定既可，在操作权限处设定读输出/或者写权限5、事务类型功能：合同事务类型定义操作办法：：打开事务类型，点击新增，在弹出界面录入惯用合同事务类型保存即可。改数据会被合同事务模块调用。二、合同定义1、拟定合同功能：对需要进行审批才干正式生成合同，软件提供编辑记录功能。此模块可以关联审批流程进行流转，一点审核通过可点击生成按钮，生成一份正式合同。操作办法：进入拟定合同模块，选取右边合同分类拟定拟定合同类型，然后点击新增按钮，这是弹出拟定合同编辑界面。录入拟定合同名称，编号等有关信息保存即可。如果关于附件可以再合同附件里边进行保存。如果草拟合同在实际业务中有关细节都与对方确认并且订立正式合同后，可在此模块点击审核按钮后，看到生成合同按钮放开，这是点击就可生成正式合同，有关数据就会记录到有关报表中。1、合同登记功能：维护所有收入、支出合同信息，可以在本功能菜单中直接录入合同，也可通过“拟定合同”生成，记录合同所有信息，如：甲方、乙方、合同所属项目、金额、税率、合同类型、维保金以及合同文本电子版，同步，也可以对支出合同进行各种项目分摊，合同执行过程中合计批准金额和合计收入、拨付金额，也会在合同登记信息中反映。操作办法：打开合同登记，选取1个合同类别，点击新增，在弹出合同编辑框中，输入合同名称，甲方、乙方、合同所属项目、收支标记，合同属性合同金额等，如有附件可将附件上传到系统中其中单价合同与总价合同区别，总价合同是可以手动填写合同金额；单价合同是不能录入合同金额，系统会依照关联采购单据产生费用金额自动反填进来上图中红色标记必填写项。合同编号、合同名称、甲方、乙方、收支标记、项目编号、合同类型、运营单位、地区编码、合同金额、开票类型都为必填写项。如果不填写，不容许保存，系统会提示。合同编号：合同统一编码，如果不填写，系统会自动生成一种编号。合同名称：合同名字，哪个项目合同。甲方、乙方：签定合同双方，通过下拉箭头选取库中单位项目编号：通过下拉箭头选取是哪个项目合同收支标记：标注这个合同收支状况。如果是总包合同，就选取收入合同；如果是分包、采购等合同，就是支出合同。合同类型：点下拉箭头选取该合同是属于哪种类型，如总包合同，还是分包合同运营单位：即是合同乙方，通过下拉箭头选取，操作和选取乙方同样合同金额：签定合同价款，输入数字。开票类型：点下拉箭头选取所开发票类型在合同登记中其她资料里边可以录入详细订立时间。在合同登记中质保资料，里边输入质保金比例或者金额，详细商定到期时间（其中时间确认后，合同质保金到期时软件会在今日提示与合同登记界面进行提示。）输入完以上信息后，点下图中“合同附件”点上图中“新增”增长合同电子文本，或者是扫描件然后选取合同关于文献，点打开挂到系统中。2、合同数据授权功能：针对指定合同进行权限设立，可以迅速按照角色、部门、人员对合同设立读或写权限，与项目权限可以配合使用，系统中有“与否以项目权限过滤合同”参数。操作办法：打开合同数据授权，选取需要授权合同，点击生成，在弹出界面中选取需要授权部门或人员，并定义权限级别3、付款筹划功能：针对指定支出合同设定付款筹划，功能与“收款筹划”类似，可指定付款性质、付款条件（节点）、筹划付款日期等信息，系统可据此生成部门资金筹划。操作办法：打开合同付款筹划，选取编制筹划合同，点击新增，筹划付款日期，拨付性质，付款金额等，保存既可4、合同变更功能：针对指定合同记录变更，并发起流转审批以确认，如合同金额变更，会在原合同金额上累加变更金额。操作办法：选取要变更合同，新增，填写基本内容。金额会在合同合计变更金额中显示，同步在合同成本中合计进去。5、合同付款功能：针对支出合同付款，由分公司、项目部在此提交付款申请，涉及合同名称、付款性质、申请金额等信息，发起流转审批，如果该合同相应各种项目，应在“资金阐明”中注明本次付款所相应项目，以以便财务人员资金支付时进行付款金额分摊。操作办法：打开合同付款，点击新增，在付款单编辑中输入付款合同名称，所属项目，拨付性质，申请付款金额，或者直接引用合同结算单。发起流转审批，通过后来。点击审核，输入批准金额，审核完毕后点击付款。点“新增”增长一种新付款，点“合同名称”下拉箭头选取合同，选取好合同，点拟定。然后点“拨付性质”选取“进度款”在结算单处选取结算单，然后在“本次申请付款金额”处填写结算单金额，若是没有结算单，直接在“本次申请付款金额”处填写付款金额。然后点保存。点“审核”确认付款金额，如下图点保存，完毕付款申请。点“付款”按钮如下图进行付款点“结算方式”下拉箭头，选取支票，确认支付金额后，点保存，然后审核确认支付出去。7、合同索赔功能：对于违约合同按照细节进行款项补偿状况操作办法：一方面进入合同索赔模块，点击新增弹出索赔合同8、开票信息功能：合同相应开票信息记录明细操作办法：首选进入开票信息编辑界面，完善好上边单据信息后，点击右下键“新增”按钮这时下边明细栏可以进行编辑，然后点击合同编号下拉菜单，关联到合同登记一览里边选取需要开票合同名称。选取合同之后，录入数量与单价，系统会自动填入开票金额信息栏然后如果有其她明细在点击新增，重复以上动作。如果没有点击保存审核即可。一旦审核可以看到发票签收按钮放开，依照实际状况进行发票签收确认。9、合同事务功能：记录合同执行过程中所有与合同关于事务发生状况（内容、金额等）。操作办法：进入合同事务编辑界面，选取合同录入有关信息即可。三、报表与分析1、合同台帐功能：综合合同查询报表，可以查询到系统中所有合同所有有关信息，同步提供了各种穿透式查询，关联到合同变更记录和合同变更记录等报表，以以便顾客。可以按照合同编号、合同名称、合同类型、甲方、乙方、金额、订立日期等信息进行迅速查找。2、项目合同汇总功能：功能与“合同分类汇总”相似，以项目为分类原则汇总记录所有合同总金额、合计变更、合计索赔、结算金额、合计批准金额、合计收入（拨付）金额、合同余额，同步会记录该项目下所有合同个数，双击条目，关联到“合同台帐”中，显示本分类下所有合同，并可以进一步穿透查询每份合同付款和变更等等有关信息。同样也可以切换到图形显示界面，以饼图、柱状图形式显示项目间合同金额、变更、拨付等信息对比状况。3、合同份