XX集团公司公文处理实施细则

XX集团公司公文处理实施细则1.总则1.1为使公司公文处理工作规范化、制度化、，提高公文质量和工作效率，为企业生产经营、发展建设服务，根据河北省人民政府2000年1.2公文是在公司管理过程中形成的具有法定效力的规范体制公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，实施措施，交流经验的重要工具。1.3公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则做到及时、准确、安全。1.5公文处理必须严格招待国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。1.6公司办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司所有的公文处理。2.种类2.1公文种类主要有：2.1.1命令适用于宣布施行重大强制措施，嘉奖有关单位及人员。2.1.2决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，任免人员、奖惩有关单位及人员的事项。2.1.3通知适用于发布规章制度，要求各部门力理和需要周知或共同执行的事项。2.1.4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。2.1.5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2.1.6适用于向上级请示、批准。2.1.7批复适用于答复下级相关的请示事项。2.1.8意见适用于重要问题提出见解和处理办法。2.1.9函适用于相互之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。2.1.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3.公文格式3.1公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。3.1.1公文眉首包括发文机关标识、发文字号、上行文的签发人等。3.1.1.1发文单位标识应当使用发文单位名称或者规范化简称。3.1.1.2发文字号包括机关代字、年份和序号。年份应当用全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位，不加“第”字。3.1.1.3上报的公文，应当在首页注明签发人的姓名，签发人姓名标于发文字号同行右侧适当位置。3.1.2主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明。成文日期、附件等。3.1.2.1公文标题一般由发文单位名称、内容和公文种类三部分组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。要根据字数多少合理分行排列。除印发规章制度类公文加书名号外，标题中一般不标符号。3.1.2.2主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。除会议纪要外，公文必须标明主送单位。主送单位一般应当位于标题之下，在正文上方顶格写。命令、决定类公文，主送单位可置于版记部分抄送栏之上。3.1.2.3公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件标题置于正文之后、成文时间之前。3.1.2.4公文如有附注，应列成文时间之下左侧，用圆括号括起来。3.1.2.5成文日期，以负责人签发日期为准。3.1.3版记包括抄送单位、印发单位、和印发份数等。3.1.3.1版记应设置于公文末页下端。3.1.3.2抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。3.1.4文字从左至右横写、横排。3.2公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准标准执行。4.行文规则4.1公司在职权范围内，可以向上级单位行文，业务部门代公司发文，如果涉及其他部门或单位业务有关的问题，应当与有关部门或单位会鉴，协商一致，方可印发。4.2一般不得越级行文，必须越级行文时，应抄送被越过的上级单位。4.3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4.4公司发文一般只发至直属单位，不直接发至这些单位的下级单位。4.5向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。4.6“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，涉及几个部门协调解决的事项，一般也只写一个主送部门，其他部门用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。4.7“请示”、“报告”不能混用、并用，“报告”中不得夹带请示事项。5.收文处理5.1收文办理一般包括签收、登记、拟力、批力、分发、承办、催力、督办等程序。5.2除领导亲启文件外，凡公文均由办公室负责签收、拆封，他人不得签收、拆封。领导新启外，如需办理，按正常收入手续办理。外出开会人员带回的文件资料，统由办公室负责登记、签收，任何个人不得私存归档的公文。5.3公文分办件和阅件两种办件是指需要收文单位办理的公文。阅件是反映应当由收文单位了解来文内容的公文。5.4收到各部门上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核，审核是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范等。5.5经审核，对符合本实施细则规定的公文，文秘人员应当及时登记，由办公室主任提出拟办意见，文秘人员根据批示分送领导或交承办单位处理，紧急公文，应提出办理时限。5.6需几个部门办理的文件，在阅批时，要明确主力部门和协办部门，如主办、协办单位意见不能一致时，就通过办公室立即报告领导批示处理，防止扯皮。5.7承办单位应当抓紧办理，不得延误推诿。以示属于本单位职权范围或者不适宜不本单位办理的，应当迅速退回交办部门并说明理由。5.8领导批示有关部门办理的公言语，由办公室催办、查办、督办，并及时了解和反馈执行情况。5.9阅件应分送领导和有关人员阅读。传阅公文要做好登记工作，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。5.10传递秘密公文，按有关保密规定办理。6.发文办理6.1发文办理一般包括拟稿、会签、签发、编号、打字、校对、印刷、用印、分发程序。6.2起草公文应当使用统一的发文稿纸，所有笔墨必须符合存档要求，书写应当工整，并按发文稿约首页规定的项目逐项填写。6.3草拟公文应当做到：6.3.1符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。6.3.2情况确定，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。6.3.3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送单位的行文关系确定。6.3.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。6.3.5结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（16.3.6必须使用国家规定计量单位。6.3.7用词、用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。6.3.8公文中的数字，除成言语日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。6.4草拟公文应当先由起草部门领导签署具体意见，然后与有关部门进行会签，会签部门如有不同意见，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如仍有分歧，报请有关领导协商并裁定。6.5公文送领导签发以前，应先由办公室进行核稿。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则的规定等。对不需要行文的报请领导同意后，退回起草部门。6.6公文由制发部门主管领导签发，领导签发过的文搞，核稿人员除对明显的技术性错误作必要的修正外，一般不应再作改动。6.7公文正式印制前，办公室应当进行复核。，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。6.8送印公文文稿应先发文序号，确定印刷份数。印刷版面整洁，装订整齐。6.9校对必须按送印文稿进行，不得擅自改动。如发现送印文稿有错误时，应及时纠正。7.公文归档7.1公文处理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。7.2归档范围的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档的公文的齐全、完整。7.3联合办理的公文，原件由主力部门整理（立卷）、归档。7.4归档范围的公文按照有关规定定期向档案部门移交。7.5不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经有关负责人批准，可以销毁。7.6部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案部门。8.附则8.1除绝密和注明不准翻印的公文外，根据需要，经公司领导或办公室负责人批准，可以复印，复印要做好登记工作，要认真记录