基于信息化下的会计档案管理研究

摘要会计档案是一种很有价值的信息，它是一种很有价值的信息，是一种很有价值的信息。由于各个企业的经营范围不断扩大，导致了各种形式的电子文件不断增多，因此，电子文件的处理问题就成了目前我国企业财务和会计工作中的一个新问题。为此，论文以华润万家集团为研究对象，首先对华润集团现有的财务文件进行了调研，并对财务文件的管理存在的问题进行了详细的研究，最后对财务文件的电子化进行了详细的介绍。本文对企业财务报表信息处理的具体流程、整体结构及功能设置进行了深入的探讨。该系统的设计是一个比较自主性、模块性较强的系统。通过对数据界面的执行，可以实现对数据界面的修改，也可以对数据界面中的缺陷进行修改，从而使数据界面更加完善。通过对华润万家乐集团财务文件管理的研究，探讨了财务文件管理中的一些问题，并将其引入到财务文件管理中，为今后华润万家集团财务文件的管理、管理、成本以及信息的分享提供了一种新的思路。通过对华润万家财务管理的研究，对其产生的影响进行了剖析。随着现代电脑技术的迅速发展，实现会计信息的电子化是今后财会工作与管理的必然发展方向。关键词：会计档案；电子；管理目录TOC\o"1-3"\h\u36201.绪论 I绪论研究背景和意义研究背景日渐成熟的计算机技术早已在会计行业中占领了重要的地位，那就是财会界普遍采用的会计电算化。会计电算化就是将一些由人工或人工操作很难实现的工作，由人工操作向HYPERLINK"/item/%E7%94%B5%E7%AE%97%E5%8C%96%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E4%BF%A1%E6%81%AF%E7%B3%BB%E7%BB%9F/4134931"\o""\t"_blank"电HYPERLINK"/item/%E7%94%B5%E7%AE%97%E5%8C%96%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E4%BF%A1%E6%81%AF%E7%B3%BB%E7%BB%9F/4134931"\o""\t"_blank"子HYPERLINK"/item/%E7%94%B5%E7%AE%97%E5%8C%96%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E4%BF%A1%E6%81%AF%E7%B3%BB%E7%BB%9F/4134931"\o""\t"_blank"会计HYPERLINK"/item/%E7%94%B5%E7%AE%97%E5%8C%96%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E4%BF%A1%E6%81%AF%E7%B3%BB%E7%BB%9F/4134931"\o""\t"_blank"转变。同时，在会计工作中，由于会计电算化的应用，对作为其核心环节之一的会计档案的处理也产生了很大的冲击。《会计档案管理办法》的修改和电子信息的使用，一直都是国家财政部在努力推动的。比如，《企业会计信息化工作规范》在2013版的基础上，对“数据存档”这一核心要求进行了详细的阐述。财政部、国家档案局于2016年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》第7条，其中有一条，就是企业可以采用计算机、网络等技术对企业的财务档案进行管理，也就是说，企业可以将企业的财务报表作为企业的财务报表，对企业的财务报表进行汇总，并将其作为企业的财务报表，并将其作为企业的财务报表来处理。从这一点可以看出，电子会计档案的存在并得到了政府的承认，这就是说，在会计工作中，凭证的获取、入账、归档、保管等流程可以利用电脑设备来完成电子化的操作。本课题的研究意义实现电子会计档案管理系统具有以下几点意义：第一，电子会计档案管理系统最明显的优点就是可以降低公司对文件的使用率，可以将公司原来需要手工填写、审核、归档，然后再进行报销、制账等一系列工作，从而达到降低成本的目的。在没有实现电子化以前，这一过程需要花费大量的时间和资源，但是在实现了电子化之后，就可以大大地降低对资源和资源的投资，一方面是为了响应国家的呼吁，对环境进行绿色环保。二是为公司节省了大量的人力物力，节省了大量的人力物力，提高了公司在社会上的形象。第二，通过使用电子文件，可以大大的提升工作效率，通过大数据、网络等技术，电子文件可以很容易的进行检索，也可以很容易的把所有的数据都展示给员工，这样员工就不用浪费太多的时间去查找和整理这些数据了。在互联网的背景下，还可以做到随时随地的工作需求，只要有互联网，就可以随时查阅、输入和整理档案，而不是用纸张来记录，极大地提高了工作效率。第三，可以加强对用户的监控，通过用户在网上进行实名登记，并在网上设定口令，以确保用户对信息的保密与保密。在进行了实名认证之后，进入系统进行任何操作，甚至是查询了某个信息，都会有对应的浏览记录，提高了信息的透明化，加强了监督和监督，更好地预防了金融风险。第四，能有效地促进企业财务文件的有效处理。在传统的财务报表中，传统的财务报表需要经过财务报表的提交、审核、保存、归档等过程。这个流程比较麻烦，因为这些流程都是手工进行的，所以很有可能会出现漏点或错点的凭证数量，或者因为其它原因而导致的凭证排放顺序错乱、归档杂乱等问题。这种情况不但会对后期财务人员或审计人员查阅的及时性产生不利的影响，而且还很有可能会对会计凭证的破损或遗失产生不良的后果。如果实现了电子化归档，则系统设定并保留了一个统一的查询单号，根据查询代码即可查找到电子会计数据的记录，既方便又精确，极大地提升了公司的工作效率。论文选取了华润万家作为一个全国性零售型的大型国企，华润万家是一个具有较大行业规模和数万个合作供应商的大型国企。每天都要进行大量的书面文件，而且所牵扯到的会计凭证、报账单等会计材料的积累，也不能轻视它们的数量。问题在于，华润万家的财务文件管理相对简单，使用的费用也很高，而且保存的很差，很容易丢失和毁损。所以，怎样使华润万家的财务文件工作能够更好地进行电子财务文件的处理，是一个很有意义的课题。文献综述国内研究我国目前在会计档案管理电子化方面近几年有不少相关的研究：陈育强在2013年发表了一篇关于企业会计档案电子化管理的论文，论述了建立一个基于会计档案信息共享的会计档案电子化管理体系，并提出了一个图像化方案，一个完善的档案无纸化方案，一个完善的档案无纸化方案，一个完善的银行电子回单方案，一个简单的文档附件，一个简单的工作程序，一个简单的工作程序。张蓓曾在《现在企业文化》上刊登过一篇文章，论述了“财务电子化文件的管理”，并从公司现有的财务体系出发，剖析了“电子化文件”对于公司的金融工作方式的革新作用杨茜雅在2015年度，以中国联通首次实行“财务文件电子归档”的实践为基础，论述了中国财务工作中财务文件电子归档的规划及详细过程，对财务文件电子归档的系统功能进行了详细的剖析，并给出了相关问题的处理方法。王珂针于2015年在一篇有关论文中，对目前我国会计档案电子管理中出现的问题进行了探讨，并针对这些问题，从电子会计档案的规范出发，对传统的文件进行电子改造，提出了一些有意义的建议。2016年，解云霞论述了在以财务共享为基础的模式下，采用的电子影像化对会计凭证进行了最优的处理，从而让会计档案电子化管理在公司中的优越性得到了最大程度的体现，降低了纸质文件的使用，提高了公司的工作效率。我国于2016颁布的《会计档案管理办法》，对实现会计信息的数字化存储与归档提出了新的要求，对推动会计信息的数字化处理起到了积极作用。国外研究现状与国内相比，国外关于会计信息化的研究更早，并且总体上也发展得较为成熟，其中具有代表性的有：在2008年，Zybery等人曾预言，在信息技术的来临下，会计档案的储存方式将逐步向电子化的储存方式转变，而电子的会计档案将是今后的发展方向；在2009年度，RMGuarise认为，在持续的信息化进程中，会计档案的储存格式的发展将会跟上时代的步伐，从而达到对财务资料的实时调取；El-Tawy在2013年度建议，公司应当构建一个对会计档案信息进行集中保存的文件管理体系；在2013年，E.M.Sheinin提出了一个关于电子文档存储的构想，它是利用在现有的信息系统中增加文档模块的功能，来完成对企业的电子文档进行统一的保存和管理。2015年，苏西·巴德瓦杰在会议上建议将公司文件以云端的方式进行储存，并对电脑系统进行保护；在2016年，Joseph.F.的观点是：ERP将对企业的财务资料造成深刻的冲击，并在此基础上，通过ERP技术来帮助企业财务资料的电子化管理。可见，在国内外，会计档案电子化管理的提出并不早，但随着计算机技术、大数据、云计算、ERP等技术的发展，已经逐渐被研究和实现。在此背景下，针对华润万家股份有限公司在经营中所面临的传统账簿管理中存在的问题，对其进行分析，并对其进行相应的对策和建议。课题研究方法和内容研究方法文献研究法：借鉴国内外学者研究成果，对有关的研究文献进行了分析，并花费大量的时间，对这些研究文献展开了整理和分析，从中提取出一些对论文的撰写有着重大的指导意义的信息和观点，从而使论文的研究结果更加准确。实践研究法：以自己在实习期间在该公司所获得的知识和经验为基础，并与自己的观点相结合，对该公司在文件管理工作中需要改善的地方进行了客观的剖析，并给出了相应的对策。研究内容论文以华润万家公司为例，在深入理解华润万家公司现有的金融体系和金融体系的基础上，深入挖掘其在会计档案管理中存在的难点问题，并给出具体的对策。全文共分四章：第一章为引言，介绍了本文的选题背景和研究意义，并对近年来有关这一问题的已有文献进行了回顾和评述。第二章为有关法律制度的基本原理。重点对会计档案的概况进行了阐述，其中包含了会计档案和会计档案电子化管理的含义和内容，对传统的纸质会计档案管理与电子化会计档案管理进行了对比，并对其进行了阐述，并对其进行了各个方面的优点进行了介绍。第三章主要是对企业的概况及企业财务文件的管理状况进行了简单的描述，并对企业财务文件的管理模式进行了剖析。第四章是对电子账册的功能进行了分析，主要对电子账册的主要功能进行了描述，对电子账册的归档过程进行了分析，并对工作人员的角色进行了设定。第五章为“取得的结果”部分，重点阐述了本项目所取得的预期结果及所取得的实际意义，并对该项目实施后所取得的结果进行了剖析。第六章为结语，对全文进行了概括，说明了论文的主要研究成果，同时也给出了一些建议，供公司参考。会计档案管理电子化的现状会计档案的概述会计档案可以被划分为两种类型，一种是纸质的，一种是电子的，它包括了会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，它们是一个单位在经过会计核算、汇总之后，形成的，是一种具有记录价值并能反应出该公司的经济业务事项的重要会计资料。纸质会计档案的定义纸质会计档案，即纸质会计档案，纸质会计凭证，纸质账簿，纸质会计报表等，全部由手工填写，审核，分类，归档保存。纸质会计档案的内容会计档案的内容通常包括以下四个方面：会计凭证、会计账簿、HYPERLINK"/item/%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E6%8A%A5%E8%A1%A8"\o""\t"_blank"会计报表以及其他会计核算材料：(1)记账单据。会计证书是一种文件形式的凭证，它记载了每次发生的HYPERLINK"/item/%E7%BB%8F%E6%B5%8E%E4%B8%9A%E5%8A%A1"\o""\t"_blank"经济交易，对确定企业的财务义务起到了很大的影响。(2)帐目记录。会计账本是对会计凭证中所记载的各项经济交易进行总结，并依照一定的格式，进行账页结合而构成的一本薄书。(3HYPERLINK"/item/%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E6%8A%A5%E8%A1%A8"\o""\t"_blank")财务HYPERLINK"/item/%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E6%8A%A5%E8%A1%A8"\o""\t"_blank"报表.会计报表指的是按照企业设置按月、季度、年度来反映HYPERLINK"/item/%E4%BC%81%E4%B8%9A%E4%BC%9A%E8%AE%A1"\o""\t"_blank"企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。(4)其它财务数据。与会计核算和HYPERLINK"/item/%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E7%9B%91%E7%9D%A3"\o""\t"_blank"会计监督工作密切联系的，应交财务室处理的与之相关的数据。例如：会计档案的移交清单，会计档案的保存清单，会计档案的销毁清单等等。会计档案电子化概述会计档案电子化定义会计电子档案是一种以磁性媒体或光盘等方式将书面的会计凭证进行转化，并将其存储在电子装置中的一种金融电子数据，它是一种能够记载和反应企业经营活动的重要的历史数据和证据。主要包括HYPERLINK"/item/%E7%94%B5%E5%AD%90%E5%87%AD%E8%AF%81/2291709"\o""\t"_blank"电子凭证，电子账簿，电子报表，电子会计信息等电子数据。会计档案电子化内容会计档案电子化在内容上和传统的纸制文件基本相同，只是二者的保存方式有所不同，传统的纸制文件全部由人工保存，而电子化文件则由电脑等电子装置保存。在新的《管理办法》中，财政部修改并颁布了新的第8条，其中指出，符合以下六个条件的，可以只将其作为电子文件进行存储，并将其作为一个电子文件进行存储：(1)所生成的财务数据是通过电脑等电子装置生成并传送的，其来源是真实、可靠的；(2)所采用的会计系统能够准确、完整、高效地接收和阅读会计信息，能够按照国家的档案形式，将会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计信息输入到会计信息系统中，并设置了办理、审核和审批等必要的审批流程；(3)所采用的电子会计档案管理系统能够对电子会计档案进行有效的接收、管理和利用，满足电子会计档案长久保存的需要，并且能够在电子会计档案和其它相关的纸本文件之间建立起搜索联系；(4)针对电子账簿的盗用行为，制定相应的防范对策；(5)为防止天灾、事故及人为损坏，对账簿进行电算化备份；(6)所制作之帐目数据，并不属有永久性或其它重大存档之帐目文件。第九条：企业从外界收到的具有《中华人民共和国电子签名法》要求的具有电子签字的，在符合本办法第8条要求的情况下，可以只将其作为电子文件进行存储，构成企业的电子账务文件。会计档案电子化的优势成本方面在费用上，与电子的会计档案管理相比，电子的会计档案电子的管理系统可以在多个方面，有效地降低有关的费用。举个例子：假如一家比较大的公司的中，其市场经营部门在一个月内，在一个项目上的报账单笔数达到了2000多笔，按照每份报账签4张A4纸来计算，一月份用掉了8000张A4打印纸，总共16包打印纸，费用大约在200元左右，而这还只是一个部门部的某一项目的报账状况。如果把所有的工作都算进去，那么一家公司每天都要花费大量的人力物力来制作印刷品。回顾一下，电子会计档案的花费成本，主要集中在前期的系统开发成本、硬件服务器的成本以及后期的软件维护成本上，这就极大地节约了存档与文档保存、人力管理的成本。小企业还可以通过云会计档案信息化服务来进一步降低公司的支出，提高系统的可用性，从而大大地降低了公司的管理费用，这将极大地促进电子凭证在网上的使用，为互联网的创新经济发展提供了一种强大的政策支撑。同时也是为了配合政府倡导的“绿色、低碳、环境友好”。管理模式方面纸本财务文件的存档程序主要包括：立卷，分册，整理，移交，保管，使用，销毁。首先是将所有的财务资料都填写好，检查好，装订好，保存好，最后由手工核对，确认没有问题后，将这些资料整理好，交给文件经理保存。如果以后有工作人员想要借阅有关财务资料，出于谨慎的原则，必须要走一套有关的审批程序，并在得到主管财务部门领导的批准后，按照这个程序才能进行查阅。全部的申请过程比较复杂，都要经过书面的批准文件，登记查阅时间，人员相关的信息。而且，要想查询有关的资料，还必须有档案管理员随行，最让人头疼的是，因为档案管理室占据了很大的空间，所以要存档的会计档案很多，这就导致了要在寻找纸质的会计档案上耗费了大量的时间。如果遇到内部审计，外部审计，对企业进行审计时，因为所需信息比较多，所以要一一地去查阅有关的书面文件。这是一项非常耗时耗力的工作，也为企业提高审计质量，促进企业的健康发展造成了很大的困难。而使用原始数据，在将OCR扫描图像化后，将其上传到系统平台中，之后，再由手工将其输入到会计档案中，将所有的报账单据、对账单、原始凭证都会被上传到服务器中，与纸质的传统的会计档案系统相比，第一，节约了档案归档成本。其次，在转交文件的时候，也省去了将文件一一清点和转交的程序；第三，由于录入后的档案会自动生成编号、录入人、审批人、时间等信息，因此对于后期的档案调阅和查询十分便利，可以通过单号，或者录入人、审批人、报账日期等来进行查找，极大地提高了检索的效率，也减少了档案管理人员协助调阅人员查阅文件的工作量；最后，在内部和外部的审核过程中，审核人员只需提交一些信息中的含糊字段给被审核单位，要求其进行调查，也可以利用暂时的权力，自己进行调查，从而极大地便利了公司的经营，从审核的角度来支持公司的经营，从而保证公司的良性发展，避免发生重大的经济问题。从两种不同的管理方式中，我们可以看出，在传统的文件管理中，需要耗费大量的人力资源，这给公司的快速发展带来了很大的障碍。而在新的系统中，使用了一个新的电子会计档案管理系统，可以极大地节约大量的人力资源，从而极大地推动公司的健康快速发展。存储环境方面通过对有关材料的考察发现，纸本文件严重依赖于保存环境。传统的纸制的会计档案，在储存时，要求其在14-20℃的温度下，在潮湿的条件下，将其保存在50%-60%的条件下，这就导致了空调、加湿器的设备成本与电力成本的增加；还要注意防火、防虫、防潮、防盗等方面的费用。但是，在对电子会计档案进行归档的过程中，可以采用多种介质、多区域进行备份的容灾保存。在某个地点，因为网络出现了问题而不能进行访问，因为在本项目中，已经将用户的请求重新导向到了离它最近的一台服务器上，以便进行访问。而且，在进入该系统之前，必须先经过认证，然后再输入一个口令，在进入该系统之后，登录的人员、登录的时间和登录的域名都会被记录下来，从而避免了盗窃行为的发生，从而增强了该系统的保密性；同时，公司还可以在将来采用更加廉价的云计算技术，增强财务文件的灾难恢复力。公司现状公司简介华润万家作为HYPERLINK"/item/%E5%8D%8E%E6%B6%A6%EF%BC%88%E9%9B%86%E5%9B%A2%EF%BC%89%E6%9C%89%E9%99%90%E5%85%AC%E5%8F%B8/3125148"\o""\t"_blank"华润HYPERLINK"/item/%E5%8D%8E%E6%B6%A6%EF%BC%88%E9%9B%86%E5%9B%A2%EF%BC%89%E6%9C%89%E9%99%90%E5%85%AC%E5%8F%B8/3125148"\o""\t"_blank"股份HYPERLINK"/item/%E5%8D%8E%E6%B6%A6%EF%BC%88%E9%9B%86%E5%9B%A2%EF%BC%89%E6%9C%89%E9%99%90%E5%85%AC%E5%8F%B8/3125148"\o""\t"_blank"有限公司HYPERLINK"/item/%E5%8D%8E%E6%B6%A6%EF%BC%88%E9%9B%86%E5%9B%A2%EF%BC%89%E6%9C%89%E9%99%90%E5%85%AC%E5%8F%B8/3125148"\o""\t"_blank"下属的全国性零售型商业机构，历经数十年的发展，其业务范围逐步扩大，业务覆盖全国，始终坚持“利民”、“利民”的经营思想，成为中国最具影响力的零售连锁企业，并建立起了较高的声誉。华润万家在2015年成立了一个新的“财务共享服务中心”，其中包括：“总帐报表室”、“采购应付款室”、“运营管理室”、“收入审核室”、“费用报销室”，各个部门分工明确，各司其职，承上启下，相互配合。华润万家会计档案管理现状华润万家作为一家全国性的大型百货连锁公司，其业务覆盖了整个国家，拥有数以万计的供货商。在其财务共享中心的采购应付部门，设立了一个专用的发票处理组，20人，每天可以从全国范围内接收来自各个厂商的快递800多份，其中包括发票、对账单、银行回执单等纸质材料。发票处理组的工作人员每天的工作内容有：接受快递，拆分快递，根据普票、专票、记账联、发票联以及其他纸质会计资料，对这些发票进行检查，并进行分类。此外，发票处理组的工作人员还必须将凭证输入到计算机系统，方便其他部门人员进行对账、作分录、审核、结账等工作。如果出现信息错误（如票面信息填写错误、漏盖发票专用章或公章等），则需从系统中查询出联系方式并打电话告知供货商。很显然，这些票据的处理队每天都要处理大量的纸质票据，这不仅耗费了大量的时间和精力，还必须有一个独立的文件保管中心，文件保管中心的员工要负责清点、摆放和借阅人员的登记，每个季度都要把文件包装好的文件送到华润万家公司的一个独立的文件保管中心。华润万家会计档案管理的存在问题成本问题在纸质档案管理状态下最明显的一个问题就是成本问题。华润万家是一个很大的企业，公司上下有数千名员工，每个月都会有很多文件，比如财务报表，比如财务报表等等。它是一家零售型的公司，与它的供应商有数万个之多，每天要处理的书面的对帐单和发票有数千张之多，所以它所消耗的纸张也不容小觑。除此之外，还有打印机、硒鼓、装订机等一些与档案有关的开支。除此之外，在每个月的月底，将已经装订成册的会计凭证、纸质报账单等会计材料，都要放在一个专用的文件管理室内，纸质文件需要在保存的环境中保持一定的温度和湿度，同时还要注意防止潮湿和虫害。必须有专人看管，摆放，清理，防止遗失，损坏，盗窃等等；它所需的人力、时间、仓储、经营等方面都有很大的投入。管理问题华润万家的传统纸质会计档案管理意识薄弱而且管理过程繁琐复杂，因为是完全依靠人来进行管理。第一，因为查账任务繁重，人手不够，特别是没有专职的存档人员，因此，对于会计档案的存档与管理，往往是马虎大意，疏忽，造成了会计档案的混乱与破损，从而导致了整个财务与会计档案的总体管理都是不正规的。第二是对企业财务文件的管理体制不完善，导致企业对财务文件的管理没有足够的关注；此外，因为每天要做的工作比较复杂，因此，大多数的财务和会计人员都没有接受过有关的专门训练，有的甚至不是从财务专业毕业，而是直接进入到了财务领域，只有少数的上级部门，才会在发现问题之后，进行一些口头的警告，这种情况下，大多数的财务人员都不太重视对文件的管理，从而在某种程度上，降低了对文件的管理质量和效果。此外，大量的纸质账簿也给员工寻找、审核等带来极大的麻烦，极大地影响了员工的工作效率，降低了成本。电子会计档案管理系统的功能设计系统功能概述电子会计档案系统主要功能包括归档和管理。但是这两大功能包含了对会计业务活动进行管理的每一个步骤，其中包含了对会计档案数字化工作中的电子数据进行转换、立册、档案查阅、审核、用户管理等方面的工作；在金融信息管理中，实现了生成，传输，数据比对，建立目录，数据统计，浏览访问，打印输出等一些基础的功能。以及档案的移交，鉴定，毁灭等职能。功能环节归档：包括立卷，待归档资料预览，归档资料收集，归档分册，档案生成，档案重构，封面打印。该功能模块也是该系统的关键，创建文件的基础操作，完成了对电子文件和物理文件的建档管理。档案查询：包括文件浏览，目录展示，文件收藏，文件输出，高级文件查询，文件定位。可以根据个人档案的时间进行输出，收藏，高级查询；可以根据需要对文件进行预览，文件可以分批输出。查借阅管理：包括借阅申请，借阅申请，审批，查阅与借阅。可以按照日期，批次，类别，访问记录，档案查询，借阅情况，可以打印出指定的目录，统计报告。系统管理：包括权限管理，角色管理，组织管理，界面管理，日志管理等.这个功能可以对不同的使用者进行权限控制。根据用户的需要，对用户的数据进行配置，对用户访问系统的日志进行记录，对用户所在单位的机构进行管理，对系统的界面进行管理。用户中心：包括我的身份，我的密码，我的申请，我的收藏，我的历史。对使用者的状况变更、使用者的动作记录等做好记录。人员操作设置财务人员财务人员主要协助会计档案电子化前端原始凭证产生、财务核算和档案管理等。前台运作：将财务文件的电子处理过程进行整理，使前台生成的原始凭证的数码或可视化；以数字化或录像化的原始凭证为基础，在系统中完成对账、审核等处理过程，与此同时，系统还会自动生成记账凭证、账簿、报表等数字化会计档案。会计：会计人员依据电子文件进行会计信息的核对、核对等工作；文件管理：该系统根据预先设定的规则产生的文件号，自动匹配关联，并将原始凭证、记账凭证、账簿、报表等各类会计档案进行分类保管。便于以后财会人员对该系统的查询，转移，鉴定和销毁相关的文件等工作。档案管理人员档案管理人员的工作主要包含档案归档、档案借阅、鉴定与销毁；归档：依据已有的制度规定，自动产生会计档案的文件编号，并依文件类型（凭证，账簿，报告等）进行归档；借用：对业已存档的账务文件，在内外协调下，进行有条理的查询和整理；鉴定：如果是到了保存期限的会计档案，可以在系统中向其发出一份会计档案鉴定申请，之后，由档案管理部门、财务部门、审计部门等部门进行各自的系统审核，在审核通过后，系统会自动产生一份“会计档案鉴定意见书”。销毁：在完成了认证之后，需要进行销毁的会计档案，在经过了档案管理部门、财务部门、IT部门等部门的审核之后，将其单独提交给公司负责人审批，在审批完成后，系统就会自动完成电子会计档案的销毁。内外部检查人员适用于稽核人员或财务税收人员进行的内部和外部的核查，可以实现远程核查：在日常的内部和外部核查如内部和外部审计时，可以向稽核人员提供一定范围的查询权利，稽核人员可以从该系统中查阅账目文件；如果是特殊的审计项目，可以通过财务部的工作人员很快地从该系统中获取相关的账目文件。归档流程系统归档流程的内容如下：系统的会计资料归档流程是从财务核算系统发起的，经过了文件的制作和上传（纸质发票通过OCR扫描仪影像化）、生成电子凭证、发起档案请求到前端业务系统，在经过数字化、影像化原始凭证之后，将其转移到财务核算系统进行对账审核，之后再进行记账凭证、账簿、报表等归档数据核算，最后生成版式上传文件到系统服务器中。在此期间，提出存档要求，询问存档情况，并向帐目存档要求。功能保障档案的原始性和完整性制度文件的原始属性是一种法定属性，是一种不可忽视的属性。为了确保系统文件的正确性和有效性为了确保文件的原始性和完整性，系统使用了与区块链技术中相似的哈希算法。当财务档案被后台或前台篡改或删除时，在系统数据库中记录的文档的散列值与文件的散列值不一致时，系统将发出警报。身份认证与防篡改在该系统中采用了实名制和电子签字的技术，对用户的身份和防伪进行了验证。在电子签字的设计中，使用的是不对称加密算法，其加密水平比较高，在使用私匙进行签字后，还具备了抗篡改的能力，从而使整个认证体系更加完备，使系统数据更加安全。传输与存储的安全性在进行数据传送时，采用了一种密码传送的方法，利用固定IP访问、访问策略、防火墙、信息过滤等电脑技术，对传送进行最大程度的防护，以避免一些恶意分子侵入到该系统中来盗取数据。而在储存层面，则是对重要的元数据进行了加密，就算有人想要入侵，也不可能知道这些元数据的含义，可以说是双重加密。在大量资料的保存上，本文提出了一种分布式的、能进行动态扩展和多机备份的新型财务报表保存方法。每次一个财务文件被上载时，该系统的后台就会为该财务文件指定一个对应的识别码，并产生一个用于编制该指数的目录编号；在web前端，会先将文档名称、文档关键字段、文件凭证信息、文件大小等内容通知到后台数据，进行数据通告与文件规定操作。在上传归档结束之后，系统会反馈归档的结果，比如是否正常归档、字段是否有缺失需要从新补录等。在系统显示归档成功的时候，可以在查看页面中使用索引编号来进行查看。此外，将以图像方式呈现的财务数据，都要被迁移到一个电子会计档案管理系统中，并被统一地保存起来。在保存安全性方面，电子会计档案管理系统使用了一种技术方法，为归档的文件提供了一个安全的存储保障。系统预期成果预期成果在财务文件的保存成本、保存环境和管理方式等三个层面上，利用财务文件的不同优点，推动财务文件的电子管理过程；促进了企业财务文件的数字化管理系统的建立和运用，有效地解决了企业财务文件的存档、查阅、移交和查询的难点；为金融文件管理中的电子文件的存储、保存、销毁和归档等问题提供了有力的帮助；使用会计档案电子化后，方便系统实现快捷方便的会计档案搜索、借阅、查阅等功能。电子会计档案管理系统所提供的会计档案电子化流程输入的完整过程，使公司的财务管理层次得到了很大的提高。在进行会计档案查阅的时候，公司不再需要将其与纸质档案一一进行对比比对，而是可以通过系统的模糊识别、模糊搜索功能，迅速地找到检查项目。从档案管理的观点来看，当档案管理员的工作从单纯的纯力性工作上升到了会计档案管理的统计分析层次时，就代表着公司整体管理水平的提升。使用价值第一：实现了对公司财务信息的建档、归档、保存和利用，使财务信息的管理工作得到了极大的提高和减少财务信息的使用费用；第二步：提供一个能够被所有公司所采纳，并能够按照自己的需求进行个性化的设计，从而达到迅速上线的目的；第三：该系统所采用的技术均为当前较为成熟的技术，拥有大量的专业技术人员，方便企业和企业在招聘时进行维护和发展；第四：本课题所研制的软件管理系统对不同的软件平台之间的界面标准进行了统一，对软件的整体开发也有很大的扩展能力，方便了软件的二次开发。总结本文通过查阅、学习