年会策划方案及流程

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如何通过40个小步骤完成年会策划

时间飞逝，日月如梭，转瞬之间，就到了猴年年底。年终奖发多少？公司会不会支配出去旅游？年会大奖是啥？特斯拉还是苹果7？??哎呀，这些问题好纠结有木有，宝宝脑子不够用，还是看看双十一猫狗大战吧，预备通宵买买买~~~当然，以上是别人家的生活。对于承办公司年会的部门来讲，又到一年疯（纠）狂（结）时，一般中奖的部门有行政部、人资部、综合部、企划部等。辛苦一年，年会是公司给大家的福利。对于年会工作小组，肯定是一场大战役。加班加点、通宵熬夜，那都不是事儿！有一年我还客串了一把主持。

筹备的年会多了，我发觉年会里也有套路！抓住这些套路，能够轻松许多。为了向奋斗在年会工作一线的亲们献上一份过年的礼物，我特殊整理了年会策划的40个小步骤。拿走，不谢！

一、会前沟通阶段

“筹备一下今年的年会。”接到领导这个命令时，大家有没有脑补一个场景，就是中午同事让你带饭时，你问他吃啥，他说“任凭”，然后你果真“任凭”买了

一份饭，原来他只是想吃一个“任凭牌”的冰淇淋。所以，沟通特别特别重要。

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5年会对象年会类型年会调性年会预算明年会时间

确

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标年会形式经销商？客户？员工？如经销商联谊、答谢客户、员工总结、公司总结、公司联谊、年终嘉奖、公司聚餐等。正式严厉 ？消遣狂欢？年会也许预算多少？年会也许定在什么时间进行？联欢茶话会（工作报告+内部表演节目+晚宴），大型歌舞团拜会（行业展望知名主持人明星+各公司代表节目+媒体宣扬），群英汇（集团各公司汇报展望+会议+晚宴），户外拓展培训会（专业培训+拓展训练+团队积分比拼），演

艺大比拼（小电影+服装秀+歌神k歌+集体舞+宴会），旅游狂欢（周年纪念答谢用户+旅游+party+演出）

最好选出3个合适的场地，然后从中选择最合适的，其它两个作为备选项。

时间确定后立刻预定场地，年底会议集中，场地紧俏。678场地联系场地预定

二、年会策划阶段

谋定而后动，策划阶段最好记得用表格，比如说《年会筹备人员分工表》、《物料

需求清单》、《现场执行分工表》。分工不明确，最简单出问题，尤其是现场执行

的时候，发觉某项工作漏项，现拉一个人过来帮忙时，这个人肯定一脸懵。

重点强调物料需求，因为到了酒店现场，发觉遗忘带一个小东西都是很致命的。

以上预备工作是为了保证年会能够顺当的进行，而年会如何有亮点，也是需要小

心机的。

年年办年会，年年要亮点，要创新，这个真是太难为宝宝了。我告知大家一个

小妙招，来个《互联网+年会》，立刻高大上了有木有。比如说，设计一个年会的

微主页，领导立刻会觉得耳目一新。在现场设置个3D签到墙，员工看到自己头

像在大屏上，立刻存在感爆棚呀。再设置个摇奖、摇红包环节，现场立刻就爆了。

假如想玩得煽情一些，可以让员工代表家长录个小视频，或者让员工家长看现场

直播。大咖会易会议管理系统就能满意。

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11组建团队方案拟定外包团队选择确定年会工作小组，分工协作。需要从别部门调配人员的需要提前打招呼。年会方案经过撰写，争论，审核，公司确认之后方可发布。方案确定后，哪些事项需要外包的，需要提前选择。比如宣扬片拍摄制作、场地

舞台搭建、舞蹈演出等。

设计年会流程，考虑时间，交通，气候因素。

一般年会流程有1、开场舞2、领导致辞3、颁奖4、员工代表讲话5、节目演出6

、晚宴7、幸运大抽奖7、互动小嬉戏8、谢幕等

假如要玩出科技感，抽奖环节可以选择微信摇一摇抽奖，现场火爆；还可以设置

微信摇一摇抢红包环节，由公司、部门或领导分批发红包，员工摇一摇抢红包。

增加年会科技感，通过年会微主页、3D签到墙、摇一摇抽奖等调动现场氛围；如

果有条件，年会现场进行视频直播，让客户及员工家长能够看到企业年会。（让

员工家长看企业年会直播，抢企业红包，是维持员工稳定性的当心机。试想，家

长都被收买了，员工想跳槽，家长第一个不同意呀。）12年会流程设计策划13设计年会亮点

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15人员分工（表）分工要明确、详细，各任务项表述清晰，有时间节点。物料需求（表）要明确列出全部需要的物料，通常包含奖品礼品类、年会资料类、现场包装类等

三、年会筹备

功夫在诗外。年会能否胜利，筹备肯定是关键。

依据我的阅历，筹备环节，一是要跟进各个协作部门的进度，把握各个任务项

的进展状况，发觉有问题的，提前想方法解决，不能因为某个事项没完成而影响

整个年会的进度。

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18预算申请嘉宾邀约员工通知尽早申请，走审批、拨款流程。确认嘉宾是否演讲。如有需要，可制作H5邀请函。假如企业员工较多，确认是否分批举办，明确员工在何时参与。大公司可选择制作年会微主页，年会流程通知、节目预报、现场抽奖嬉戏、视频

直播、在线投票等版块都可以在年会微主页呈现。

一般公司年底都有优秀员工评比（现在比较流行的是在线投票）。需要和牵头评

选优秀员工的部门对接好，提前拿到优秀员工的名单。便于拍摄花絮，或者联系

员工家长，让家长微信传来庆贺员工得奖的小视频；或者让家长看员工领奖时的

直播。

这个严格上来讲不算年会筹备工作，但是做好了是一个亮点和泪点。

视频类（企业宣扬片，精彩花絮，优秀员工感言等）；音频类（主题音乐、舞蹈

、歌曲配乐等），PPT类（领导讲话稿，员工发言稿等）；图片类（年会主题图

片，颁奖、抽奖背景图片等）；文档类（主持词等）

根据物料清单，选购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、

主背景以及年会所需道具、奖品等。

面对公司征集节目，支配审核、彩排时间。

肯定要预留彩排时间，如有节目，最好支配一次带妆彩排。19年优秀员工评比会筹备年会文件20212223物料制作、选购节目征集、编排现场彩排

四、现场布置

现场布置，估量大家是轻车熟路了。我重点提示一下，现场音响、灯光肯定要提前测试。另外，假如需要用网络，肯定要提前测试网速，可以用测速软件来测试。我有个经受，在某次大会上，酒店方给我配置了一个20M的专线，可是投射大屏的时候，就是投射不了，最终一测试，实际配置的带宽1M都不够，网页都打不开。

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27场地设备布置布会场指引置主舞台搭建布置时间至少提前一天布置场地会议所需网络，电脑、音响等；桌椅摆放，茶水，礼品到位。会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。

五、现场实施

彩排、彩排，还是彩排。年会正式开头前，至少要彩排一次。这样在实施的时候才能够顺当。

嘉宾座次支配好，视频、PPT、音乐都正确播放，这些事比较关键的。对于员工来讲，现场摇奖、抢红包，在合适的时间上菜，也特别重要。28

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35接待服务暖场现场服务嘉宾接待服务，需要礼仪的话提前聘请或面对公司员工征集志愿者。通过3D签到墙，主持人互动等调动现场氛围。茶水、点心（督促酒店方完成），礼仪引导服务等。现PPT掌握掌握嘉宾演讲时间，PPT上加上演讲倒计时，或者制作时间提示牌。场嘉宾出场次序在会前应当确定好实演讲次序施音响、视频播放提前收集音乐、视频，编好次序，现场协作播放。餐饮支配直播、摄影坐席支配，餐饮支配（掌握好上菜时间）。如有领导、嘉宾，最好支配几个人负责开车（不能喝酒）或者提前预定代驾服务。会前列好拍摄需求，支配专人负责。

六、会后总结

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