1. 活动策划 - 完全手册

1.活动策划-完全手册活动安全性保持“通畅”不要让客人“不知所措”不要有“白白地等待”特殊地体验2024/4/252客户心中的“满意”1.前期准备初步策划和预算初步策划和预算活动的特点活动一旦开始就没有任何弥补的机会墨菲法则：可能会出错的问题就一定会出错活动规模的两个决定要素：资金和目标活动的费用你要做的第一件事是你准备为活动话多少钱把所有可能需要的东西都包括进来，然后标出其中必须要列入的项目活动的目的第二件需要考虑的是活动的目的活动必须有意义，不要将活动用作掩饰内部策略的花样你的目标将如何决定你如何制定计划和举办活动2024/4/254前期费用邀请函住宿交通会场租金布置费用食品饮料摆花装饰音乐娱乐发言人舞台布置试听设备灯光特殊效果中间费用摄影师座位卡菜单礼品保险保安劳务费电费宣传费用宣传材料公关费用翻译费邮寄和手续费海关工作人员的工资各种杂费2024/4/255成本的初步估算会议提供产品或公司的最新信息办公室外的聚会交流观点需找解决现存问题的办法提出一些新产品提供培训公司活动答谢员工答谢客户答谢供应商颁奖宴会提出新产品提高公众知名度供应商和本公司员工的聚会为本公司所倡议的筹款活动提供支持提高品牌知名度里程碑式的纪念（50年庆典或者销售的关键时刻）大型会议汇集各类人物，交流信息和观点推出新产品表彰销售业绩员工、销售人员、供应商、客户和商人见面的机会2024/4/256活动的目标筹款活动为科研工作筹款吸引媒体关注提供公众知名度吸引新的赞助商需求新的支持者和捐款增加自愿者的数量为未来的活动、赞助和捐款积累通讯地址奖励活动举办特别活动来庆祝销售业绩的增长汇聚高级销售人员商讨未来的策略促进高级销售人员和高层管理人员在工作外的沟通取得员工家属和合作伙伴的支持特殊活动吸引媒体的关注提高公众知名度吸引新客户推出新产品表彰答谢2024/4/257活动的目标活动委员会或团队尽量使成员的技能和兴趣与他们的责任范围相匹配与供应商打交道，必须制定一个专门的人与他们沟通避免不具备授权资格的人购买供应商的物品活动类型举办何种类型的活动时，首先要清楚活动的目标客户时间要求虽然很多细节不能确定，但在理想状态下，你起码可以提前一年策划你的活动列出你所需要的全部项目，规划出每个项目所要占的时间行动开始就要考虑到你最终的目标，给自己足够的时间赢取最佳效果2024/4/258初步策划构思是确保活动成功举行的一个重要因素它引领你一步一步地想象活动的全部过程使你预先注意到那些有潜在问题的环节尽量把活动从头到尾构思一遍活动的目的是什么你将在一年中什么时候举行活动一星期中的哪一天、哪个时间谁来参加活动、哪一种会场最为适合你所举办的活动从初期的邀请到后来的操作都必须真实地反映出公司形象，同时也要反映公司的经营方式和个人风格2024/4/259构思成本表在成本表上列出你规划的预算，你可以知道哪些项目可以在不超出预算情况下添加进去成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看图和在不超出预算的情况下实施这些项目弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算当你从创造性的策划阶段进入实际操作阶段时，你起初安排的项目有可能发生变化支付计划在签订合同之前，你应该准备一个支付计划，以便考虑是否需要调整截止日期2024/4/2510预算细分2.组织和时间安排关键任务时间表日期的选择有条不紊&关注细节制定关键任务表之初，你应当在日历上确认活动举办的时间从举办时间起向前排出每天应当做的事情格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期拿出你所有的合同，确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分一定要将最后期限和检查时间考虑在内持续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划当你邮寄邀请函时，一定要有一份发给自己，来判断邮件延迟2024/4/2512关键任务时间表工作单就像是作曲家的乐谱一样它降低了出错的可能性压缩了管理的“灰色空间”，减少了印疏漏而可能导致的意外工作单是你的创作指导应安排专人负责工作单，负责控制填人的信息，唯一与供应商打交道的人必要时你可以指定一人去协助准备工作和监督准备工作的每一个环节工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动必须做好记录，谁负责哪些职责并设计相应的时间点，以保证按部就班进行2024/4/2513工作单工作单好像是一本信息手册必须保证你的客户看到的是最新修改过的工作单工作单的开头应该是一分通讯录让创意指导在中心区域能够与所有人联系在活动结束后，你可以利用这份名单给相关人员写感谢信工作单的信息应该是保密的工作单的作用在于确认什么人做什么事必须确保工作单上有任务的人必须能够在当天准时到达现场活动开始前，必须让所有组委会成员回想一遍他们的职责2024/4/2514工作单避免活动冲突选取一个好的日子是活动成功的第一个条件一定要事先知道是否有其他活动和你的活动同时进行，并是否有冲突节假日当你在另外一个国家或者地区举办活动，一定要考虑到国际和当地的特殊假期不要让你的活动与任何长假或者庆祝活动的时间相互冲突2024/4/2515选对日子最关键会议要充分考虑到经销商的需求心理新车和新产品发布会一般在秋季进行筹款活动客人和支持者是否同时在一个区域内高端人士冬季一般将在国外待很长时间奖励活动你选择的时间是否对公司和个人都合适是不是在传统的家庭团聚的时间里让大家参与活动户外活动一定要考虑到季节和天气因素2024/4/2516一年中什么时候最适合会议、奖励活动考虑到是否与与会者处理自己业务的时间相冲突一定要保证与会者能够全身心的参加到会议之中公司活动、筹款活动、特殊活动举办活动的时间是在早上还是在晚上什么时候开始，什么时候结束活动要求着正装还是休闲装如果与会人员从工作单位来，是否有时间更换衣服志愿者是否有足够的时间来支持到活动与会员工是都会携带家人2024/4/2517一天中某个时间或一周中的某一天主要的节日—清楚当地的和国际的主要节日宗教庆祝活动—不要与任何宗教（当地主要宗教）活动冲突学校假期—放假期间目标客人可能会出远门大周末—很多人都希望在大周末能够好好休息一下运动会—很多人是体育迷，也可以在活动中有所涉及其他特殊活动—考虑到目标客户的特点和喜好，不要有和他们喜欢的事情冲突其他考虑因素—需求量很大的东西，某个高峰期、舞会等等2024/4/2518日期选择3.位置位置位置地址的要求与选择位置就是一切找到最适合你活动情况的地点是最重要的因素如果需要场地做出一些特殊的措施（停止营业等）考虑好预算地点与活动必须清楚在你的活动前这里安排了其他什么活动开始和布置装饰会场的时间应该在合同上落实如果在户外活动必须考虑到自然因素（天气、日出日落等）如果你的活动需要移动地点应该考虑到交通和时差问题位置的选择地点与活动要求策划时，应进行全面策划，必须清楚活动对地点的要求根据你的活动流程，写出对活动地点和场所的要求想象一下整个过程以便确定对时间和空间的要求要不断的更新你的成本表，根据裱花增减项目一定要关注你的供应商与合作伙伴，尽量提高他们的曝光度地址的要求活动活动天数

当天流程

要求/预算饭店与会场中心的区别饭店举行能够便利的提供客房（如果需要住宿）饭店举行节省了客人住所到会场的交通费用饭店服务人员一般可以帮助搬运货物和布场预算的控制签订合同之前应该注意额外的费用桌椅费用、宴会的额外准备、保洁费用、超时费用（计算方法）与指定公司合作、水电费用会场的特殊情况是否隶属工会组织或其他组织、近期场地有无修正，是否存在劳资谈判情况是否存在合同和工资的协商问题，是否存在其他影响活动的特殊情况饭店和会展中心租用会场的时间租用时间一定要写清楚（包括超时）以放接洽人的变更布置会场的时间是否可以布场，或者有没有其他服务人员协助如果需要收费，是哪些费用，包含什么服务需要搬走/搬进场地物件是否需要支付搬走物件的存储费用和其他费用如果需要增加物件，是否需要支付其他费用活动期间的服务活动期间需要什么服务、服务的时间与标准或者是费用必须表明常见问题1场地可容纳的人数控制场地人数不超标是会务组织的事情，不是场地提供者分时/分种类邀请可以有效提高场地的利用率场地的容量有时候取决于洗手间的数量，要合理搭配区域划分情况弄清楚什么事情能做，什么事情不能做，并通知与会者弄清楚会场本身的情况，有哪些事情是不能做的有没有噪音限制弄清楚周边环境是否有噪音的限制如果有噪音的限制，那么限制的分贝和时间分别是什么常见问题2充分考虑人身安全考虑人身安全远比考虑买保险要重要得多弄清楚活动和场地可能带来的危险，并提前预防和制定补救措施注意限制性规定历史遗迹、博物馆、美术馆等地对行为举止等有明确的规定弄清楚场地的特殊要求，提前通知与会者需要增加的东西现有设备和设施能否满足活动要求如果不能满足需要增加哪些：灯光、桌椅、展板等这些东西哪些场地本身可以提供，自己布置是否符合会场特殊规定常见问题3有没有足够的餐饮工具考虑到用餐的特点，餐饮工具是否足够如果是使用公共餐具，餐具的及时整理谁来负责必要的话，可以利用标记让每个人只使用一套餐具有没有雇佣外人，预算如何有没有雇佣外人来帮忙，他们的酬劳以及突发情况的备份人员洗手间的状况洗手间的数量是否足够所有人使用，是否需要特殊标记和装饰卫生间是否区分男女，是否区分身份，是否区分角色（会务与客人）如果安排服务员，是否提前将小费的事情解决掉常见问题4工作人员的安排员工在哪里休息和用餐，做出明确规定以免他们聚集、抽烟为员工准备特殊的洗手间、食品和饮料，以便享用员工经验是否丰富你的员工是否是最专业、最有经验的如果不是是否需要外聘或者进行临时培训供应商有无类似经验了解一下供应商有没有类似活动的成功案例清楚地了解他们的长处、不足以及为本次活动的改变等常见问题5有没有什么需要特殊说明活动当天会场不提供的物品应该收拾好，以免客人误用如果不能搬走或者隐藏就做出明确的标记，并提前说明消防和安全措施必须知道当地的规章制度和各种许可证确保参加人数控制在一个合理的范围提前熟悉所有的安全及消防措施、通道并通知客人最好能够与当地的营救部门保持联系常见问题6剧院的用处首先弄清楚剧院的特点和情况，确定它能够举办何种活动确定剧院的哪些空间和设施是可以使用的弄清楚剧院什么时候能允许你去布景和装饰弄清楚剧院在你活动前后有无其他活动剧院的使用提前弄清楚剧院的规章制度及安全措施确定剧院允许你布置到什么程度，哪些可以做，哪些不可以弄清楚剧院的使用时间、停车场、卫生间等其他事情剧院帐篷的选择帐篷可以作为你的的主要场地，也可作为第二场地弄清楚帐篷的种类及规格，选择适合你活动的帐篷确定搭建帐篷的场地所有权及场地实际的情况选择的原则是：选择最合适的，而不是最漂亮的帐篷的使用如果情况允许，为男女客人分别设置独立的卫生间考虑到天气影响：保暖、照明、避风、避雨雪等在户外尽量设置一些有吸引力的活动和项目、食品确保客人能都帐篷内外进行互动、避免帐篷内人员拥挤帐篷的使用4.交通交通工具的选择了解数量了解哪些人需要乘坐豪华轿车，一共需要多少钱豪华轿车以及轿车的规格弄清楚轿车司机的素质，确保轿车提前到达并准备完善（装饰、油量等）注意礼节注意乘坐豪华轿车人员的要求，以及乘坐人员相互的级别是否合适车内可以预先准备一些宣传资料、杂志、零食和饮品重要人物安排专门的车和司机（高素质），并提供明显的标志关注突发情况要非常了解汽车内部和外部的情况，预先做好出现临时问题的应对方法2024/4/2532豪华轿车大巴的选择要事情计算行驶的路程和时间以及乘坐大巴的总人数如果路程较长，则选择较为舒适的汽车，并要求包括电视机和录像机大巴的租赁和停放弄清楚大巴租赁的方式和费用（如何计费、如何计算时间等）弄清楚目的地的停车场位置以及容量、费用提前做预案，如果大巴临时抛锚，怎么解决是备用车辆还是打的（费用）2024/4/2533大巴停车问题的重要性整个活动起止于停车场停车问题的关键—能够提放、是否方便/安全停车与活动效果想办法是客户愉快从一个地点到另一个地点是否顺利是一次活动的重要挑战事先了解停车场的位置、容量、费用事先弄清楚提车长的关闭时间，并通知与会者如果有可能尽量让客户把车子留在第一次停车的地方2024/4/2534停车问题活动地点的选择活动的地点是否可以停车，或者需要什么特殊的证件活动地点的交通状况，客人有哪些交通工具可以选择停车场与活动举办地的距离有多远汽车的数量预计大约有多少人参与，大约有多少人独自开车，估算汽车的数量设想一下都会驾驶哪些类型的汽车，停车是否可以停放2024/4/2535停车的常见问题停车场的基本情况停车场的所有权问题以及停车场的安全状况停车场的开、关门时间，如果不能延长时间至少通知你的客户除了固定车位之外，停车场一共能够容纳的停车数量能否为活动特别区分出一定特定的区域停车的费用停车的费用是多少，如何计算以及是否能够预付有没有专门的人员协助提车或者提供驻车服务2024/4/2536停车的常见问题停车场的工作安排让停车场的人了解你所策划的活动服务人员与汽车数量之间的比例是否合适让他们清楚在什么时间、做什么、需要多少人，以便他们安排换班自己员工和工作人员的车子放在哪里考虑周围环境如果有媒体参加，提前为他们安排停车的位置弄清楚附近的公交站点，看看有没有影响到正常的交通了解一下同时有没有其他活动正在进行，有没有影响2024/4/2537停车的常见问题5.客人抵达接待与天气状况季节因素来宾的舒适程度和第一印象至关重要每个季节都有自己的特点，这应该作为选址的重要因素提前调查不要只听口头描述，提前索取一份当地的天气状况统计资料即使历史同期没有雨雪天气，也要做好必要的预备方案高温往往能够通过一些手段来解决，不能作为主要的问题天气状况可能导致航班的延误，也可能导致水中生物的变化2024/4/2539天气状况抵达场地周围的环境不要只在乎起点，还要弄清楚起点周围的环境有时候不仅仅是起点和重点的装饰，离开和入场的方式也能成为亮点入口的要求下车点的便利性很重要，必须保证任何人（残疾）都能顺利下车入口处必须防雨或者必须准有纪念意义的雨具，确保客人安全确保入口处安全，大理石或者瓷在湿滑天气可能容易打滑入口处是否能够使轮椅方便进出，如果不能找到最近的入口2024/4/2540客人抵达与天气状况常见问题饭店提供的服务提前弄清楚饭店提供哪些服务，哪些必须要自己解决一定制定一些有经验的门饰来，确保他们能够解决突发问题如果场地提供这些门童，是不是需要特殊的着装和一些费用场地门口有没有特殊的标识说明今天活动的特点存衣的服务存衣处是不是有足够的容量，处理的速度是否符合要求是否设计存衣处的服务人员满足存衣高峰期的要求存衣处是否安全，雇佣人员是都需要一定的费用活动员工和服务人员是否需要特殊的照顾2024/4/2541客人抵达与天气状况常见问题是否准备看特殊的活动客人下车和下飞机的时候应该是你服务的第一个环节在接待区营造一些氛围，让他们感到一种特殊的感觉客人到达目的地之后要让他们感受一下当地的文化如果需要在休息区等候，准备一些茶点或者特殊的活动客人到达房间后，一定准备一些便条和小礼物让他们感觉亲切会场的布置提前到会场进行考察，看看你的设想能够实现，需要做哪些补充弄清楚布置之前是否有其他活动进行，或者布置需要的时间2024/4/2542欢迎曲的常见问题场地的特殊要求提前搞清楚物资什么时候到，应该怎么装卸，场地能够允许提前搞清楚自己的用电需要，看看场地能否满足了解插座在什么地方，需不需要进行延长线地方规定有没有地方性规定的限制时间、噪音和室内外有没有什么局限2024/4/2543欢迎曲的常见问题领取处的设置领取处不要设在容易拥堵的地方，一面造成人员堵塞一定要安排比较有经验的人，以便处理一些临时性问题领取的物品通行证与票券一定要信息清楚客人登记之后应该收到相应的指导文件活动日程表场地平面图作为示意图其他信息2024/4/2544客人通行与票券领取登记台的布置场地需要一张蓝图或者是室内设计图室内设计图能够帮助你决定哪种方案最能满足你的要求不要把主席台设在屋子的一端，另一端的客人可能看不见登记台的装饰桌布是否能够完全遮挡住桌腿（桌裙）如果可以的话，选择适合本次活动的颜色桌布的质量一定要有保障，没有任何污损的痕迹2024/4/2545登记的常见问题场地的物质准备会务需要多少把椅子，都需要什么形式的椅子你需要多少个指示牌，指示牌需要怎么设计能否挂横幅，横幅的尺寸和内容如何设计会场的要求会场的墙壁是否可以张贴或者悬挂物件提前弄清楚会场所有插座的位置和数量场地是否需要外装线和接线板，如果需要，价钱如何如果停电，是否有提前的预备方案2024/4/2546登记的常见问题6.活动场地的要求舞台试听灯光前期策划你必须充分考虑场地要求之后，才能选择理想的活动地点你要列出一张清单，考虑清楚哪方面可以让步，哪些方面不行空间要恰当，不能太小也不能太大确保桌与桌之间有足够的空间，让人们能够清楚地出入2024/4/2548舞台视听灯光活动的要求空间的需求鸡尾酒会每人8平方英尺提供食品台的鸡尾酒会每人12平方英尺至15平方英尺坐式宴会每人20平方英尺舞池每人平方英尺乐队：每件乐器20平方英尺功能厅的设计大厅必须再完全空着的时候去做现场考察把隔断按照你的要求隔开之后再进行一些设备的调试会场的布置如果你安排摄像，那么你必须让摄影师知道自己的就做位置为摄像师也准备一份流程，让他知道什么时候镜头对准什么位置策划时一定要使用详细的平面图注意预测人力成本，有没有什么标准，标准是怎么完成2024/4/2549场地的布置与安排时间上的要求很多前期筹备、安装、音响测试和彩排的时间考虑在内其他需要调查的事情设备什么时候能够拆卸完毕并搬走你可以什么时候开始使用房间还有谁与你同一天进入场地并开始布置有没有时间方面有冲突有没有安排其他活动与你的活动同时举行其他活动在中间休息会不会产生噪音，会不会打断你的活动2024/4/2550其他方面的要求会场的条件你需要几个舞台，舞台的高度和其他要求布置舞台时，天花板的高度决定着你的活动效果会场中是否有一些柱子、吊灯之类的影响到视线会场的其他问题现有会场的要求能否满足你的策划的要求如果需要设计其他的特效，考虑到费用舞台的布置是不是还需要其他的饰物或者是悬挂其他饰品会场能不能为残疾人设定专门的通道或者作为2024/4/2551舞台视听灯光常见问题会场的设施是不是需要地毯，地毯的颜色及规格是不是需要舞池，是固定的还是其他的，费用如何餐点的类型，是否允许吸烟，需不需要单独的吸烟室等场内的展示了解室内的平面图设计图，分析你展示的商品能不能充分展示地板能够承受的最大重量能不能满足你的要求你的展示活动有没有影响到你的整个活动的顺畅程度了解清楚会场的要求和规则2024/4/2552房间的要求7.客人是谁名单邀请信媒体客人的准确性确保参加活动的都是应该来的人你发出邀请，应该清楚的让客人知道名单是否可以转让给他人客人是谁客人的年龄有什么特征客人是独自来，还是携带配偶一起来客人的构成，公司人员、朋友和家庭成员还是都有会不会有青少年参加，有大人陪同客人乘坐什么佳通工具，是自己开车还是乘坐其他工具2024/4/2554客人名单住宿情况是不是需要安排住宿，有多少人需要住宿客房是一人一间还是两人一间，还是需要套房会议厅能够容纳多少人，你打算怎么布置房间是不是要安装背投，或者设立翻译件以及其他要求是不是要为工作人员安排房间餐饮问题晚餐的形式以及桌席的安排，是坐式还是站式的是否需要在用餐时安排一些乐队或者其他活动2024/4/2555客人的数量准备名单至少提前8周的时间来准备客人名单，确保地址都是有效的，并标明互见客人名单A要注意消防部门所规定的最大房间容量增加容量有多种方法，必须安装室外的帐篷，增加更多的卫生间设备等注意邮件递送的时间和客人回复的日期要清楚你的活动期间是不是与其他节日相互冲突客人名单B如果名单A的人不能参加活动，将用名单B的人来替换也要注意邀请信递送的时间和客人回复的日期2024/4/2556客人名单清单邀请信的趣味性邀请信要注明日期、时间等，活动的地点和着装要求以后再通知这样会使人们对你的活动充满“渴望”一定要信守承诺你的邀请信如果确定在某一时间到达，要就一定要到达对方回复后，你的门票要及时寄出，保证客人有足够时间领取为了保障餐饮情况，一定要准确的调查人数才行印刷时，要把印刷商的工作时间计算清楚发送邮件的时候一定要寄给自己一份，以便明白是否会出问题2024/4/2557邀请信了解一下一类邮件的投递安排表一年中不同的时间也会对邮寄产生影响，可能造成邮寄的延迟了解一下一类邮件的邮资国际邮件的邮费可能和地方的有很大的不同了解一下三类邮件的投递安排表最长和最短的邮寄时间分别是什么时候，费用是多少不仅要核对地方邮件，也要核对国际邮件要根据路线的不同做出相应的时间调整公司活动尽量不要采用第三类邮件，容易被当成“垃圾”邮件2024/4/2558邮递信件时的注意问题邀请信应包含的内容邀请客人的数量、活动名称、活动描述日期、时间（开始时间/结束时间/活动日程安排）举办地点、行车路线、停车时间、着装要求回复地址、号码、号码订票表（如有需要）、回信信封（可选择）与设计师有关的事项确保设计人员直销时间安排，以便有足够的时间进行设计如果有特殊邀请，看看是不是要收费2024/4/2559邀请信应该包含的信息联系邮局确保邮局知道自己的时间安排你或许希望有内部人员来处理部分工作具体时间因各地特点而有所不同时间安排必须保证在所有的材料和给你工作都能准时完成的基础上设计的如果你事情的策划和安排不能准备把握的话，就要稍微推迟一下时间2024/4/2560邀请信应该包含的信息媒体的邀请确定你的活动是否需要媒体，需要哪些媒体如果确定要请媒体参与，要确定他们参与的时机和方式媒体的配合把媒体当做客人一样对待，要让媒体清楚自己的工作仔细了解他们有什么要求，并尽量给予满足要清楚媒体能够给你的活动带来的好处和价值必须让媒体知道他们和你一起工作时能够感到愉快注意给媒体准的资料带中的资料种类，不能参加的要补送过去2024/4/2561媒体区别对待把他们安排在与大人不同的地点，和成年人分开，并设计有人抱照顾你可以为孩子准备不同的主题活动、食品和其他环节儿童活动狂欢—游戏节目可以安排，并且人人都有奖品小型高尔夫—职业选手讲课，大一些的孩子实战演练其他孩子的游戏—设计孩子喜欢的游戏和活动父母同意—孩子的活动一定要得到大人的书面同意才可以预备方案—一定要知道发生紧急情况，如何和大人联系2024/4/2562儿童8.餐饮餐饮策划人员配置考虑你提供的食物种类不要局限于手头菜单；要考虑到所有与会者的忌讳与要求告知饭店用餐人数确保有足够的食物供给，根据你的经验来确定到场率确定哪些人需要我们订餐考虑到供应商和工作人员哪些是需要我们帮忙订餐的在你预算中留出支付小费的费用把小费和所需要缴纳的税款计算在你的预算中保持食物供给要根据宴会的情况决定什么时候结束，并告知酒店方2024/4/2564餐饮策划之前仔细做一个初始预算对固定开支要做到心中有数，不固定的开支也要合理的估计最重要的原则是保证食物充足供应要清楚什么时候供应什么菜品，上菜时尽量不要打扰到客人如何招待早来的客人所有的人员应该提前到位，为早来者准备一些茶点考虑到季节因素考虑到季节与客人的要求，特殊菜品应该附上菜品的特色及原料、做法关注食品的外观要注意到荤素的搭配、主食与汤、菜品的搭配2024/4/2565菜单策划避免客人排队尽量多摆几张桌子，或者在餐台的两侧摆放同样的食物如果想控制饭的总量，就让服务人员帮忙盛饭确保餐具随时都够用，密切注意可能出现拥挤的区域不要一成不变尽量每天变化食物的花样，给客人以新鲜感考虑到食物的“健康搭配”，用餐的方式也可以多种多样要了解客人要了解客人，为有特殊要求的人准备相应的杂志、报纸等每一个环节都是能够体现的你的“策划能力”的让客人清楚，哪些是属于个人消费，哪些属于集体消费2024/4/2566早餐充满情趣会间休息可以安排的充满情趣茶歇的合理性要清楚应该何时何地安排茶歇，以避免发生冲突2024/4/2567茶歇考虑到与其他餐点的区别考虑到早晨与午餐、晚餐、茶歇等差别，包括形式与菜品决定形式之后要考虑到场所、天气及白天和夜晚的限制以及客人的忌口和特殊要求，准备特殊的食品不要一成不变变换用餐场所，安排不同的餐厅就餐，以免客人感到厌倦会议则正好相反，最好是在同一地点进行，这一你可以让里面所有的东西保持原样2024/4/2568午餐持续的时间通常在正餐的一小时之前进行，时长控制在1—2小时之间如果活动不提供正餐的话，可以持续到2个半小时注意气氛可以加入DIY成分，要客人将食物当做是娱乐的一部分可以准备一些小的活动，或者让专业人士对食物进行讲解，活动必须要吸引客人地点要灵活尽量不要错过能带来美好体验的地方，但是要做好预防天气变化的准备如果选择夜晚举行活动，那么必须要在夜晚的时候去考察会场2024/4/2569鸡尾酒会洗手间的安排必须有足够的洗手间使用，而且让客人清楚的知道洗手间的位置安排专人指引，尽量不要让宴会之外的人使用专用的洗手间房间的布置如果你希望大家相互交流就把大家安排在一个大厅里，否则就安排在小房间考虑到天气如果天气合适，可以把酒会和正餐安排在户外充足的准备给你的供应商充足的时间，让他们准备食物和布置场地2024/4/2570鸡尾酒会的安排上菜是一个重要的环节一定要注意怎样才能吸引人们的注意力在上次的方式和装饰上做文章吸引客人的注意力为素食主义者或者其他特殊要求的客人提供特殊的食品食物的摆放在餐厅的各个区域都摆放餐台，以避免客人发生拥挤或排队现象如果酒会后有正餐，那么每个人准备6—8份开胃小菜如果没有正餐，那么应该按照每个人18—30份开胃菜来计算注意用过餐具的处理，确保有充足的干净餐具，并及时处理用过的餐具2024/4/2571鸡尾酒会的餐点晚宴的形式和目的晚宴的形式可以多种多样，要随时关注聚会背后的隐含意义你的目的之一是让大家相互了解，尽快熟悉起来你的目的之二是要宣传某种产品或者传递某种思想和观点坐式晚餐一定要在正式开餐之前准备一些开胃的小菜考虑到座位的安排开放式座位：客人自由选择坐在哪里，和谁坐在一起事先安排座位：是只指定桌子，还是指定位子，还要考虑到能否相互调换2024/4/2572晚宴停止毫无意义的修改盲目的修改只会带来错误和困惑随机应变是很重要的一个因素，包括在最后时刻从容应对变化的能力你必须特别注意到这些变化什么时候会对活动有利或者是不利房间的安排预算允许的话，尽量让客人做得舒服一些，不是拥挤在一起除了颜色，可以考虑使用特殊的灯光桌椅等装饰是房间看起来更加的不同要注意礼节要注意到当地的礼节，桌椅的摆放、鲜花的含义以及客人名字的安排等等2024/4/2573晚宴的安排用餐地点可以让客人在固定的场所集体用餐，也可以让他们自由选择当地的特色餐厅主菜不必多，也可以让客人自选，但是开胃小菜一定要种类丰富特殊的菜品和饮品要让服务人员知道应该什么时候提供地点考察一定要和承办商一起考察一下活动场地一定要确保收到一份清晰的书面报价，包括各种收费的明细确保不要让清洁、送餐等行为发生在客人面前让客人知道哪些菜品是可以选择的，哪些是需要自己付费的2024/4/2574晚宴的安排酒吧的容量每40—50个客人就至少设置一个酒吧与娱乐公司签约的时候一定要特别注意附加条款确定不同角色的职责了解到不同国家和地区对于饮酒等活动的限制和规定要提前做好有人喝醉酒之后发生意外的备案一定要保证提供的食物和饮品的质量如果预算允许使用含有特殊标志的高档纸巾2024/4/2575酒吧活动安排理清责任让所有人员，包括供应商、志愿者员工等清楚他们应该达到哪方面要求让他们感受到自己是活动的一份子，调动大家的积极性经常表达对他们的尊敬和关心，多用礼貌和感谢用语信息和交流工作人员对你的要求越清楚，就越能顺利的完成任务你既要与经常与你打交道的人又要和幕后的员工会面确保的你的想法和宴会的流程每个人都清清楚楚2024/4/2576人员配置客人什么时候到达？航班到达名单上有哪些人？他们是在出发地报关还是到达之后才报关？他们是乘坐出租车来？还是豪华轿车？还是大巴？机场会不会通知酒店的人客人们已经在半路上了？客人到达之后要迅速将他们的行李送上房间是不是要给客人送一些小礼物，应该什么时候送？送什么？2024/4/2577领班需要知道的问题客人何时到达饭店？他们需要不需要扫描信用卡？客人中是否包括主办方愿为其承担一切费用的贵宾？客房是不是要把所有钥匙都交给客人？客人是否会要求客房升级？或者有特殊要求？如何提供残疾人专用的设备和设施？客人是否会对床位有要求？客人是否对隔壁房间的人要特殊的要求？是否有客人提前登记入住？或者提前/推迟结账？登记时是否会造成拥挤，是否会要设立多个临时登记处？2024/4/2578客房部你改改了解的问题细节决定成败关注细节的理念适用于任何活动或者庆典有效沟通与信息共享有效沟通是其中的关键信息共享及其重要，它的关键是不断地发现你所不知道的东西诀窍是永远不要主观臆断一定要让所有人知道你的目标，如何达到目标以及在何时何地为何到达这一目标2024/4/2579关注细节9.其他考虑事项娱乐摄影饰品了解你的观众你举办活动的性质：公司、艺术、社交、或者是三者兼有观众的特点：年龄结构、性别、行业和身份等乐队的名声如何：表演风格、知名度特点制定详细的计划指定详细的节目计划表，要包含舞台上所有可能涉及到的事情要清楚所安排的节目并了解表演内容考虑地域特点，如果你在当地举办活动可以考虑到当地的特俗活动2011-8-381娱乐节目注意表演时间要清楚地了解到节目什么时候开始，演员什么时候进场（提前进场）如果需要排练，要提前计算出排练的时间结束时间往往要预留一小时机动时间，以防止某些环节超时设备的问题设备如何运输，什么时候到达，是否影响正常的彩排和演出设备的装卸和运输是不是要收费设备的完好性，设备是否完全符合演出的要求演员是否拒绝使用印有公司标志的设备2011-8-382娱乐节目常见问题演员的招待演员是否需要化妆间，化妆间的大小以及数量、位置演员的茶歇和膳食是否准备，准备哪些，准备在哪里，用餐的时间演员用餐时是否有专门人员负责，不会造成混乱演员的安排演员是否可以和客人进行自由交流，是否可以吸烟、喝酒乐队是否需要中间休息，休息会不会造成活动的中断要根据客人的要求为乐队准备好一张节目或者是歌曲的清单演员的服装有要求吗，万一出现事故你能不能联系到演员的家属随之关注客人的感受和要求，不同风格的音乐会达到不同的效果2011-8-383娱乐节目常见问题摄影师的分类一共需要多少名摄影师，是否全部是专业摄影师摄影师们都各自负责拍摄哪些照片，为谁拍照，不要发生冲突摄影师各自的服装要求及到场时间照片的要求告知摄影师照片的用途，确定最终照片的风格和标准、尺寸、版式照片是否可以作为礼物送给客人，哪些可以送给客人，哪些不可以留意拍摄位置，要随时留意场地的好的拍摄位置2011-8-384摄影常见问题摄影师的要求了解摄影师能够把哪些东西提供给你，哪些提供给媒体提前说明摄影师的收费标准和形式清楚照片从拍摄到最终印刷完成需要的时间和费用除了摄影之外，摄影师会不会产生其他方面的费用摄影师的规范摄影师是否熟悉当地的文化和特点要明确摄影师的着装要求和礼仪规范，一定要符合活动的要求2011-8-385摄影常见问题摄影师的选择找一个了解当地名流和特点的摄影师非常重要他能够知道哪些是有价值的，如何能够拍摄出优秀的照片摄影师的历史了解摄影师的历史和以前的作品，确保整个摄影师能够满足你的要求如果你要拍摄合影，一定要给摄影师一份名单并委派熟悉的人协助哪些照片最后送给媒体，谁有决定权2011-8-386摄影常