综合项目档案管理新规制度

项目档案管理制度总则第一条编制依据：为强化项目企业档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据集团企业档案管理相关要求并结合项目企业具体情况制订本制度。第二条定义：本制度中档案，是指在开发项目过程中形成对企业含有利用保留价值文字、图表、声像、电子数据等多种形式文件材料总和，是各项工作、活动真实统计和原始凭证。第三条目标：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理工程文件，方便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序工作。第四条遵照标准：应该遵照“立即整理，分类清楚，检索方便，收发有据。”标准。第五条保密标准：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保企业利益不受损害。第六条归口部门：工程中心为项目档案归口管理部门，工程助理为本制度具体实施人（项目兼职档案管理员）；企业综合部为企业档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度实施监督人。工程档案搜集、分类、整理第一条工程档案搜集管理依据：《建筑安装工程完工档案移交书》、《市政基础设施工程完工档案移交书》、《万国企业档案管理作业指导》。第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责根据企业作业指导要求整理、编号。2.2附表文件类别编号方案备注企业规范、制度WG--D30-1企业层面统一存放，按修订时间按流水号排列。WG-GF--01项目层面工程款支付审批表IBC·Ⅰ-ZF-（）-01（）单位名称或专业名称缩写施工图纸IBC·Ⅰ-TZ-JZS-01JZS结构施工图IBC·Ⅰ-TZ-（）S-01为施工图IBC·Ⅰ-TZ-（）J-01为完工图经过图审图纸为存档图纸。JGS建筑施工图JPSS给排水施工图DQS电气施工图NTS暖通施工图ZNS智能化施工图YXS有限电视施工图SZS市政施工图LHS绿化施工图MQS幕墙施工图……设计变更、图纸会审纪要IBC·Ⅰ-SJ-JG-01JG结构联络单变更不许可跳号，如不一样意变更情况下，施工单位上报联络单我企业最少存档1份，编号照编。IBC·Ⅰ-SJ-JZ-01JZ建筑……工程变更IBC·Ⅰ-BG-TJ–GS-01TJ土建IBC·Ⅰ-BG-SS-GS-01SS水施……协议IBC·Ⅰ-SG--01SJ为设计类招标、投标文件跟协议一起存放，编制卷内目录，协议通常签定6份以上，我企业基础确保留档3份SG为施工类ZX为咨询类LX为零星类工作联络函IBC·Ⅰ-（F）H-（）-01（F/S）收、发文（）单位或专业缩写通知IBC·Ⅰ-（F）TZ-（）-01（F/S）收、发文（）单位或专业缩写监理整改通知及回复IBC·Ⅰ-ZG--01把总包和分包分开即可，可也依据单位细分工程例会纪要IBC·Ⅰ-LHJ--01项目层面监理例会工程周报IBC·Ⅰ-ZB--01项目层面工程月报IBC·Ⅰ-YB--01项目层面工地安全生产专题会议纪要IBC·Ⅰ-ALHJ--01项目层面施工计划IBC·Ⅰ-JH--01项目层面施工单位上报上报汇报材料IBC·Ⅰ-HB--01企业层面上报集团安全生产月报IBC·Ⅰ-AQY--01企业层面上报集团主管部门下发公文WG--D30-1-1D30为保留期限30年1为件号会议纪要****（纪）[]1号编号由企业综合部统一编号各类教授会议教授论证资料附会议纪要后申请汇报****[]1号编号由企业综合部统一编号工程申请政府部门来文、批复可参考《建筑安装工程完工档案移交书》目录存放统一由企业前期部归档，移交工程一份复件申请汇报和批复文件一起存放开、俊工汇报IBC·Ⅰ-K/JG--01结构验收统计IBC·Ⅰ-JGYS--01隐蔽工程验收统计IBC·Ⅰ-YBYS--01工程/材料、工作结果验收单IBC·Ⅰ-YS-（）-01（）单位名称或专业名称缩写文件归档可跟工程款支付审批表施工组织设计、专题施工方案IBC·Ⅰ-FA-JK-01JK基坑围护IBC·Ⅰ-FA-MB-02MB模板施工…….计划、细则IBC·Ⅰ-XZ-（）-01（）依据实际收到文件缩写编 分户质量档案IBC·Ⅰ-FHYS-11为栋号，按栋存放各类检测汇报IBC·Ⅰ-JC-CL-1CL材料检测各类汇报勘察汇报、方案汇报等其它施工资料可参考《建筑安装工程完工档案移交书》目录存放档案交接管理：任何个人不得据为己有或拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得私自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发觉1次扣1分，部门领导扣2分，如以后出现档案原件缺失，发觉一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。和其它部门共同参与事项所形成档案材料，由主办部门负责档案搜集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长久非即时存档三类，即时存档文件在企业综合部盖章立案时直接移交归档；短期非即时存档文件在企业综合部立案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超出约定归档时间，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必需在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记统计表；长久非即时存档文件，基础指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成施工管理资料，在项目完工验收时2个月内移交企业综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。未做收发文登记和移交清单每发觉一次，年度扣1分。第六条归档文件要求：6.1办理完成正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批步骤完整有效，无漏签、越级现象；文件内容正确有效，无显著低级错误。如在盖章立案时出现错误，发觉1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分；6.2文件书写和载体材料应耐久保留；6.3必需是含有保留利用价值；6.4必需经过系统整理，完整地反应了历史活动全过程，保持文件之间有机联络；第三章特种档案搜集、分类、整理第一条管理依据：依据《**档案管理作业指导》━十一、特种载体档案归档范围和保管期限表拍摄、搜集管理。3.1附表工程中心特种载体档案搜集范围TZTY完工仪式照片或摄像，综合验收后拍摄小区整体面貌照片、摄像。2、参观考察照片（考察对象实物拍摄）3、工程进度、重大节点（中间结构、开工、完工、计划灰线、±0.00验收）完工摄像拍摄，完成工程量结果验证照片（包含未完成前后对比照片）；拍摄、搜集、整理管理：工程中心助理负责，根据企业作业指导要求整理、编号，一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必需备六要素为事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，一组照片总说明编制在第一张照片中，一组照片编号按流水号编制：例TZ--1-1。拍摄要求：全景照拍摄时需寻求一含有一定保留时间掷高点，最少在本工程开发完成前该建筑物不会被拆除。移交归档：以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣0.5分；未按企业制度编制说每发觉一次扣1分。项目档案完工移交管理第一条企业工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位和各分包单位完成各自管理范围内档案文件搜集整理。项目完工验收时，由企业工程中心经理负责组织项目工程中心相关人员对归档工程档案进行判定、审核，企业档案管理员配合进行预验收，经过后形成多套项目完工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专题验收，配合进行完工立案。第二条档案专题验收经过后，完工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促施工单位按《建筑安装工程完工档案移交书》、《市政基础设施工程完工档案移交书》编制移交清单，移交企业综合部工程完工档案2套（其中一套移交城建档案馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位责任人名单。附表1工程设计变更（施工）联络单汇总表单位工程名称：第页共页序号文件名称（关键内容）联络单编号张数对应图号备注施工技术责任人：总监：施工单位：（章）监理单位：（章）编制人：审核日期：编制日期：附表2文件移交清单工程名称：编号：-序号移交时间文件名称份数原/复件移交部门/人接收部门/人备注1234567891011121314151617181920附表3收/发文签收单序号签收内容类别份数原/复件签收人签收日期备注附表4编号：建筑安装工程完工档案移交书计划许可证号：施工许可证号：工程项目名称：单位工程名称：监理单位：（盖章）接收单位：(盖章)移交单位：（盖章）移交人：接收人：移交日期：接收日期：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------注：填写前，请具体查看《建筑安装（市政基础设施）工程完工档案移交书》填写说明。归档编号归档文件原件（张数）复印件（张数）备注工程准备阶段文件一、立项文件*1项目提议书及审批意见、前期工作通知书*2可行性研究汇报（含附件）及审批意见*3相关立项相关会议纪要、领导讲话文件*4调查资料及项目评定研究材料、教授提议二、建设用地、征地、拆迁文件*5建设用地选址计划意见通知书（含附件、勘设红线图）*6用地呈报表、用地许可证、用地同意书等过程文件材料*7划拨、出让建设用地文件（划拨决定书、出让协议及过程文件材料）*8建设用地计划许可证、附件及附图、国有土地使用证（复印件）*9拆迁安置文件（意见、协议、方案等）三、勘察、测绘、设计文件*10工程、水文地质勘察汇报*11宗（征）地测量、定位略图、±0.00检测*12景观、日照分析*13方案、初步设计、技术设计及审批意见（含附图）*14相关行政主管部门（消防、人防、环境保护、环评、交通、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）同意文件或取得相关协议*15施工图审查文件及审批意见四、协议*16勘察协议*17设计协议*18施工承包协议*19监理委托协议*20其它工程协议（如甲方分包协议、甲供主材协议）五、开工审批文件*21建设项目列入年度计划申报、批复文件或年度计划项目表*22建设工程计划许可证、附件及附图*23投资许可证、审计证实、防空、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含协议）等证实、质量安全监督书*24建设工程施工许可证交建委六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及责任人*25建设、设计、勘测、施工、监理机构及责任人名单监理文件一、监理计划*26监理计划*27监理实施细则*28二、监理月报*29三、监理会议纪要四、进度控制*30工程开工/复工报审表、工程暂停令五、质量控制*31监理通知书、通知回复单、质量事故汇报及处理意见六、造价控制*32工程完工决算审核意见书七、协议和其它事项管理*33工程延期汇报及审批*34协议变更、争议、违约材料及处理意见*35监理工作总结施工文件36开、完工汇报37施工现场质量管理检验统计一、土建（建筑和结构）工程38工程测量定位统计、建筑物沉降观察测量统计39图纸会审40设计变更、施工联络单及汇总表41工程质量事故及事故调查处理资料42新材料、新工艺施工统计43节能分部施工资料44.钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、防水、装饰、节能及其它材料汇总表、出厂证实文件、复试试验汇报1、地基和基础分部资料45施工试验汇报及见证检测汇报（如：抗压、抗折试验汇报等）46隐蔽工程验收统计47施工统计（如：混凝土施工日志、技术复核统计、基础验槽等）48地基基础检验及抽样检测资料49地下室防水效果检验统计50中间结构验收统计51单独归档子分部施工资料(如：桩基等子分部)2、主体结构分部资料52施工试验汇报及见证检测汇报（同“45”）53建筑物垂直度、标高、全高测量统计54隐蔽工程验收统计55施工统计（如：混凝土施工日志、技术复核统计等）56主体结构检验及抽样检测资料57中间结构验收统计58单独归档子分部施工资料（如：钢结构等子分部）3、建筑装饰装修分部资料59施工试验汇报及见证检测汇报（门窗、干挂、抗拔）60有防水要求地面蓄水试验统计61隐蔽工程验收统计62抽气（风）道检验统计63幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检验汇报64施工统计（如：混凝土施工日志、技术复核统计等）65单独归档子分部施工资料（如：幕墙等子分部）4、建筑屋面分部资料66施工试验汇报及见证检测汇报67屋面淋水试验统计68隐蔽工程验收统计69施工统计（如：混凝土施工日志、技术复核统计等）70单独归档子分部施工资料二、安装工程71图纸会审72设计变更、施工联络单及汇总表1、建筑给排水及采暖分部资料73材料、配件出厂合格证书及进场检（试）验汇报74管道、设备强度试验、严密性试验统计75隐蔽工程验收统计76设备基础验收统计77系统清洗、灌水、通水、通球试验统计78施工统计79暖气管道、散热器压力试验80卫生器具满水试验统计2、建筑电气分部资料81材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验汇报82设备调试统计83接地、绝缘电阻测试统计84隐蔽工程验收统计85施工统计86通电、照明全负荷试验统计大型灯具牢靠性试验统计87线路、插座、开关接地检验统计3、通风和空调分部资料88材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验汇报89制冷、空调水管道强度试验、严密性试验统计90隐蔽工程验收统计91基础验收统计92制冷设备运行调试统计93通风、空调系统调试统计94施工统计（如：风管、风口、风机设备安装统计等）95通风、空调系统试运行统计96风量、温度测试统计97洁净室洁净度测试统计4、电梯分部资料98设备出厂合格证书及开箱检验统计99隐蔽工程验收统计100基础验收统计101施工统计102接地、绝缘电阻测试统计103负荷试验、安全装置检验统计104电梯运行统计105电梯安全装置检测汇报106劳动、技术监督部门验收汇报5、建筑智能化分部资料107材料、设备出厂合格证书技术文件及进场检（试）验汇报108隐蔽工程验收统计109系统功效测定及设备调试统计110系统技术、操作和维护手册、培训统计111施工统计112系统检测汇报及运行统计113系统电源及接地检测汇报114单独归档子分部施工资料（如：消防工程）三、室外工程115室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件116室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件四、施工验收文件117单位（子单位）工程质量完工验收统计、控制资料核查统计、安全和功效检验资料核查及关键功效抽查统计、观感质量检验统计（G表1、2、3、4）、分部（子分部）工程质量验收统计、住宅工程质量分户检验统计、汇总表、室内净高及净开间尺寸抽测表表完工图1、综合图*118总平面部署图（包含建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）*119竖向部署图*120室外给水、排水、热力、燃气、电气等（包含电力、电讯、电视系统等）管网综合图2、室外专业图*121室外管线（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视）*122室外环境（道路、绿化、建筑、小品、水景、照明）*123室外消防3、专业完工图124结构完工图125建筑完工图126装修装饰（含节能、幕墙）工程完工图127电气、电梯工程（智能化工程）完工图128给排水工程（消防工程）完工图129采暖通风空调工程完工图130燃气工程完工图完工验收文件*131工程介绍一、工程完工总结*132建设单位工程完工验收汇报，勘测、设计、施工、监理单位质量检验（评定）汇报交建委二、完工验收统计*133完工验收立案表交建委*134政府职能部门各专题验收认可文件（计划、消防、环境保护、卫生、人防、交警、绿化等）及消防、环境保护、室内环境检测汇报、自来水、防雷等检测文件其中：计划、消防、环境保护部门验收文件交建委三、财务文件*135决算文件▲四、声像、缩微、电子档案*136工程照片*137录音、录像材料*138缩微品、光盘、磁盘表5编号：市政基础设施工程完工档案移交书计划许可证号：施工许可证号：工程项目名称：单位工程名称：监理单位：（盖章）接收单位：(盖章)移交单位：（盖章）移交人：接收人：移交日期：接收日期：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------注：填写前请仔细阅读《移交书》，并根据《市政基础设施工程完工档案移交书填写说明》进行填写。归档编号归档文件原件（张数）复印件（张数）备注工程准备阶段文件一、立项文件*1投资项目提议书及批复文件、前期工作通知书*2环境影响审批汇报书*3可行性研究汇报（含附件）及批复文件*4相关立项相关会议纪要、领导讲话*5教授对项目标相关提议、调查资料、项目评定研究材料二、建设用地、征地、拆迁文件*6建设项目选址计划意见书（含附件及勘设红线图）*7县级以上人民政府城镇建设用地同意书*8拆迁安置意见、协议、方案等*9建设用地计划许可证复印件（含附件及附图）*10划拨决定书，出让协议及过程文件材料，“一书一方案”建设用地项目呈报材料等划拨、出让建设用地文件*11国有土地使用证复印件三、勘察、测绘、设计文件*12工程地质勘察汇报、水文地质勘察汇报*13建设用地勘测定界结果等地形测量和拨地测量结果*14定位略图，±0.00检测*15方案设计、初步设计图纸、说明及审批意见（含附图）*16技术设计图纸、说明及审批意见（含附图）*17相关行政主管部门（消防、人防、环境保护、交通、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）同意文件或取得相关协议*18施工图审查文件及审批意见四、协议*19勘察协议*20设计协议*21施工承包协议*22监理委托协议*23其它协议五、开工审批文件*24建设项目列入年度计划申报、批复文件或年度计划项目表*25建设工程计划许可证（含附件、附图）*26掘路占路审批文件、移伐树审批文件、投资许可证、审计证实、缴纳绿化建设费证实、工程项目统计登记文件、人防立案（施工图）文件、非政府投资项目立案等文件*27工程质量监督（安监）书*28建设工程施工许可证（复印件）原件交建委立案六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及责任人*29建设、设计、勘测、施工、监理机构及责任人名单监理文件监理文件部分表式见《建设工程监理规范》（GB50319-）*30监理计划；监理实施细则*31监理日志；监理月报*32监理会议纪要（附签到表）*33工程开工/复工报审表；工程暂停令；分包单位资格报审表*34监理通知书、通知回复单；监理工作联络单及汇总表*35质量事故汇报及处理意见*36工程完工决算审核意见书；索赔文件资料*37工程延期汇报及审批*38协议变更、争议、违约材料及处理意见*39监理工作总结*40质量评价意见汇报施工文件施工文件内容按建设部［］221号文件一、施工准备41施工组织设计及报审表(含各类专题技术方案)42图纸会审统计；技术交底；开工汇报43设计变更、施工联络单及汇总表44工程测量复核统计(含导线点、水准点等)二、产品质量合格证书、出厂（检）试验汇报和复试汇报45砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等原材料质量合格证书，出厂检（试）验汇报，进场检验统计，进场报审表，现场复试汇报及各相关汇总表46水泥、石灰、粉煤灰类混合料，沥青混合料、商品混凝土等半成品出厂合格证，试验汇报，进场检验统计，进场报审表，现场复试汇报及各相关汇总表47混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书，试验汇报，进场检验统计，进场报审表，复试汇报，各相关汇总表，和对应施工技术资料48厂站工程成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、支座、变形装置、止水带等产品出厂合格证书，进场检验统计，进场报审表，各相关汇总表及安装使用说明三、施工试验49见证统计及见证试验汇总表50压实度（密度）、强度试验统计（包含砂、石、填土压实度、回弹、承载及道路基层、面层（含厚度）强度、压实度等试验资料）51水泥混凝土抗压、抗折强度试验资料；抗渗、抗冻性能试验资料等（包含配合比通知单，试验汇报及汇总表，统计、评定统计等）52砂浆试块强度试验资料（包含配合比通知单，试验汇报及汇总表，统计评定统计等）53钢筋焊、连接检（试）验资料54钢结构、钢管道、金属容器等及其它设备焊接检（试