迎接教育部专家到文化传播学院接待专项方案

迎接教育部教授到文化传输学院进行检验评定工作接待方案文化传输学院办公室二零一五年五月十一日目录TOC\o"1-3"\h\u12512一、接待方针 319761二、接待时间、地点、对象 33045三、接待内容 312164四、接待工作机构 35476五、时间安排: 625019六、后期工作： 729254七、经费预算： 720897八、附件 827527（一）注意事项 829986（二）相关预案 85336（三）接待时礼仪规范及事项： 9为做好迎接教育部教授组评定考察各项工作协调安排，经学校评建工作领导小组研究，制订本接待方案，依据实际情况，本方案可作合适调整。一、接待方针以各级教育部行政管理部门、上级相关文件指导精神要求为导向，结合学院工作实际，全体老师职员、广大学生要树立大局意识整体意识，在评定时间坚守岗位，推行职责，服从安排，主动参与。高度重视，周密安排，热情接待，周到服务，为顺利完成评定工作任务提供一流服务，为学院增光添彩。在接待工作上既要实事求是又要充足表现学院特色、亮点，全体教职员、同学要以饱满工作热情，高度责任心和使命感确保评定工作顺利经过。二、接待时间、地点、对象时间：X月X—X日地点：文德楼401会议室对象：xx、xx等3位评定教授接待内容听取分管教学副院长对评定工作汇报检验学校师资队伍、办学方针、培养方案等方面内容回复教授提出问题四、接待工作机构（—）接待工作领导小组责任人：罗夏惠组员：罗夏惠、陈祖君、杨经华关键任务：对教授进校后工作日程安排和接待方案进行总体布署和安排，协调、督促、检验、指导各项工作及要求相关人员根据要求完成各项迎评工作。（二）接待工作小组1.汇报组责任人：罗夏惠组员：罗夏惠、陈祖君、杨经华关键任务：汇报学院专业建设、人才培养相关情况；解释教授检验过程中碰到通常疑问；帮助教授查阅教学资料；帮助学校领导完成其它迎评工作；由院长负责好汇报PPT内容，准备招生情况、教育情况等教授评定资料

。评定资料:教授手册5本、评分表5套

。2.接待组责任人：陈静梅组员：杨明芳、唐东、李学丽、白奇峰关键任务：（1）迎宾（选择形象好、气质佳、一般话标准年轻老师负责此次工作。检验人员抵达前30分钟，提醒相关人员做好迎宾工作）。（2）精心设计考察路线，扬长避短，凸显办学特色。在去往办公室走廊中，设计一幅表现汉语专业文学艺术海报和一幅表现广告创意海报，展出传输系、广告系学生在征文比赛、大广赛中获奖作品。在文德楼每一楼层安排好接待人员，摆设鲜花等，教授入场要以掌声相迎。（4）在会议室中，将分院科学合理规章制度、各级老师及学生得奖证书和优异作品提前整合，设计成多种形状。将准备赠予教授优异广告作品、文章整理好，在视察结束后发放。（5）确定讲解员和陪同人员，进行合适培训。xx负责讲解，事先拟好讲解稿，把分院专业建设和课程建设精炼融入，展现分院特色；讲解时熟悉内容，关键数字等信息要一口清。验收人员到来前1小时，再次提醒相关人员做好接待准备。3.后勤组责任人：文化传输学院学生会主席陈娴组员：学生会组织部、办公室组员关键任务：清洁工作准备会议室外清洁工作。负责打扫分院办公室、过道及走廊，检验、督促消毒落实情况，并立即处理可能出现情况，尽可能保持通风，确保空气质量对办公室、通道等公共区域墙面、地面和物体表面包含门窗、桌面、沙发、洗手池、卫生间等。（XX检验）会议室清洁工作。提前一天清洁并部署接待室，保持室内整齐有序，空气清新。正确摆放接待室内所需物品。办公室里部署多种鲜花、茶水、水果等。正确摆放接待室内所需物品。调试投影仪、音响等设备，放映相关资料；办公室里部署多种鲜花、茶水、水果等。（XX检验）宣传准备文德楼前、会议室横幅“热烈欢迎评定教授莅临文化传输学院进行评定指导”、“迎评、促建、重在建设”横幅、宣传牌悬挂。播放办公室设电子屏幕欢迎词“热烈欢迎教育部教授莅临文传学院视察指导工作”。在会议室中，将分院科学合理规章制度、各级老师及学生得奖证书和优异作品提前张贴。（XX检验）会务准备提前印制座位牌、现场会场部署、座位牌摆放；负责会场秩序、临时需求等。

整理办公室多种配置，调试投影仪、音响等设备，放映相关资料；7:30-8:00在岗，提前一天到场熟悉，确保电脑、投影仪开机，必需等教授参观或察看功效室后方可离开。4.宣传报道组责任人：郭猛关键组员：各年级广告专业班委关键任务：全程摄像工作；条幅横幅、宣传牌制作；汇报PPT制作。制作欢迎横幅、宣传横幅共2面，教学楼一幅，会议室一幅，网站建设，制作学院5分钟宣传短片。广告创意海报设计；当日完成活动宣传报道撰写。5.仪表风纪组责任人：文化传输学院学生会副主席陈中建组员：学生会宣传部、文体部组员关键任务：学生着装合适按规范要求进行整理，下课期间严禁大声喧哗、嬉闹。见到教授要问好等。五、时间安排:时间地点内容责任人员9：00一教4楼学院领导整齐着装站立一排，迎候教授组光临，引导至会议室。

罗夏惠、陈祖君、杨经华9：10—9：25学院办公室由书记简单介绍分院情况，着重汇报近两年发展情况（使用ppt）罗夏惠9：25-9:40学院办公室院长汇报专业和课程建设，检验资料，相关领导人员必需在场，办公室主任作相关专业建设汇报。陈祖君9:40-9:50学院办公室教授提问杨经华9:50-10:30引导教授沿设计固定线路对学院设施设备、校园文化、学生精神面貌初步考察，同时依据办学条件组要求细致全方面考察校舍和设施设备，全程陪同，陈静梅在前面引导。陈静梅10:30-11:00学院办公室欢送教授罗夏惠、陈祖君、杨经华、陈静梅、杨明芳、唐东说明：因教授组具体活动，时间安排还存在不确定原因，如临时变动调整，以学校安排、教学检验协调组通知为准。六、后期工作：1、物资整理：接待场地物资整理。

2、总结提升：接待完成后，组织总结大会，以改善不足，提炼经验。3、宣传报道：整理新闻稿件，在二十四小时之内进行宣传报道。经费预算：名称单价（元）数量费用（元）矿泉水茶叶横幅烟酒办公用具其它总计八、附件（一）注意事项1.人员通知安排。各协调、责任人员要负责将各自职责范围内工作任务对相关人员进行转答、安排，说明注意事项。视察期间无教学任务老师必需全部参与迎评工作。

2.确保对接到位。各步骤责任人员要相互协调，保持联络，确保对接到位。

各小组要明确责任，在做好本职员作同时，也要帮助其它组工作，紧密配合教授完成对我分院评定工作。3.临时情况处理。碰到临时性突发情况要立即汇报、协调处理，关键事项立即汇报。4.会场管理工作。每20—30分钟添加茶水或视情况而定；会后拍照，依据关键程度进行拍照留恋；会后整理（如教授需资料，装袋赠予）；5．事先安排人员关注教授活动，方便立即采取应对方法。（二）相关预案欲达目标:在专业建设和课程建设中展现本分院特色，以吸引评定教授，给教授留下良好印象，使评定工作圆满成功。1.教授提问预案（1）教授来之前,分院进行相关问题猜想及培训，召集分院老师搜集和讨论表现分院特色素材；（2）每位老师全部得熟记本院专业特色，了解本院具体工作情况和未来发展动向；（3）教授第一个问题由分院领导回复，其它老师先不回复；（4）专业性问题由教研组责任人或资深老师回复；（5）全部回复问题老师全部应该以分院特色为关键（555111；1111），围绕专业建设和课程建设进行回复，切不可离题；2.查阅资料预案（1）可将突显分院成绩资料放在显眼处（如近两年来分院取得硕士点、广告大赛、征文大赛等成绩），方便教授看到亮点；（2）资料库由相关人员值班，方便讲解；（3）资料事先经分院老师整合，突出亮点和特色（如汉语言“555111”、广告学“1111”）；（4）查阅资料结束时，能够广告专业同学优异广告作品作为纪念礼品赠予给各位教授。（三）接待时礼仪规范及事项：1.握手力度：握手时力度要适中，太轻给人以轻视；太重，也不好；标准：要遵照“尊者先伸手”标准，有女同志时要让女同志主动伸手；姿势：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身微微前倾，双目注视对方，微笑伸手；时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手2.迎接礼仪要先介绍最高领导，依次介绍；把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"；介绍时候要谦虚谨慎，注意对方年纪和职位。"刘总，你好，这是小王"千万别调换了。3.接待礼仪要走在客人前面。上楼、下楼全部走在客人前面距离为一、两个台阶，不要走太快；要让客人走楼梯内侧，主人走外侧；接待对方要做到“三到”：