前台文员岗位工作作业流程

前台文员岗位工作步骤一、对外接待、接听来访电话，并负责招聘面试人员接待 2二、企业每个月各项报表搜集汇总及提交 3三、负责企业各类信息发送和各类文件表格搜集、存放及归档等工作 4四、企业车辆管理及职员外出监督 5五、会议室管理和帮助做好会务安排 6六、订制职员生日蛋糕、订购车票、打字、复印及传真等日常行政工作 6七、立即更新企业通讯录，并发送相关人员 7八、制作每个月店面获奖物品名单，每个月行政月度费用提交 7九、完成部门内部会议书面统计、整理 8十、企业办公环境维护、负责企业废旧物品变卖 8十一、完成上级交办各项工作 9对外接待、接听来访电话，并负责招聘面试人员接待对外接待 企业来访用户日常接待步骤：用户上门—引导接待入座（问询起源）—倒水—安排相关人员接待诊疗客人来访步骤：问明来访缘由—如等人，可引导接待入座—倒水—拿杂志推销人员来访步骤：推销人员上门-热情问询是否有预约—引导至预约人—倒水、沏茶—留下产品资料及名片—转交至采购部或行政面试人员接待步骤：热情接待—安排入座—倒水—发企业宣传册及面试申请表及测试题—指导面试人员填写—收取面试申请表及测试题—批改测试题—提交招聘责任人接听电话：听到铃响，最少在第三声内接听；接听电话时使用一般话，接听电话后先问候，并自报企业名。标准语以下：“您好，富隆投资管理中心，我是XX，请问有什么能够帮您”。对方讲述时仔细聆听并统计关键点，快速判定对方需求。咨询业务留下对方电话号码，由专业人员进行回复，网络部、企划部或运行部。推销产品和企业关联业务则转接相关部门相关人员，无关联业务，则直接礼貌回拒，通知对方我们没有这方面需求，请联络其它企业。找人问清对方身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结束电话。留言记下留言人名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如相关键事情第一时间电话通知到相关人员。其它熟记各部门电话分机及店面电话；不得长时间通话占用前台电话，并确保电话通畅。二、企业每个月各项报表搜集汇总及提交每个月收发报表统计表日期报表名称发送部门上交人员上交时间1日第3个10天报表行政部各店店长1日18:00前各店店长Excel数字工作总结各店店长1日18:00前各部门责任人月总结计划总经办各部门责任人1日18:00前2日每个月考勤行政部各店店长2日18:00前3日全体职员每个月工作总结和计划（完整版）各店店长/部门责任人3日18:00前10日好点子好案例各店店长/部门责任人10日18:00前11日第1个10天报表各店店长11日18:00前15日读书笔记各店店长/部门责任人15日18:00前21日第2个10天报表各店店长21日18:00前报表收发步骤图：前台文员需提前一天经过QQ及微信方法通知相关人员上交报表科目及截止提交时间前台文员必需在报表搜集截止日期次日早晨12点前将报表发送至总经理及运行总监邮箱，同时上报未交人员名单前台文员需提前一天经过QQ及微信方法通知相关人员上交报表科目及截止提交时间前台文员必需在报表搜集截止日期次日早晨12点前将报表发送至总经理及运行总监邮箱，同时上报未交人员名单行政部在报表搜集工作结束次日，公布相关迟交或未交报表人员处罚通知月底由行政部统计出当月未交/迟交报表人员汇总情况，并交给财务部由部门责任人/店长统一收齐各自职员报表发至报表搜集者，同时提交未交人员名单（注：外区报表由外区人事行政专员收齐后统一交前台文员）报表搜集者无需再搜集迟交人员报表，由其自行将报表发至总经理及运行总监邮箱财务部依据统计情况，结合行政制度对相关人员进行罚款。三、负责企业各类信息发送和各类文件表格搜集、存放及归档等工作各类信息发送频率信息起源名称通知对象天天运行总监富隆快讯全员天天网络部编辑好案例分享全员1日、11日、21日总经办助理富隆战报全员1日、11日、21日网络部编辑网络部统计全员不定时行政部富隆通知不定职员生日行政部生日祝福全员职员转正人力资源部转正信息全员注：需检验各类通知内容，确保立即正确将各类信息发送给指定人员。各类文件表格搜集、存放及归档等工作红头文件上传和存档前台文员需将人力资源部、行政部、总经办发来红头文件，调整为统一格式，并检验文件中是否有错别字等问题，检验无误后，上传至群共享，并编辑短信通知下发全员。将上传过红头文件打印并由总经理签字审核以后，分人字、行字、总字归类存档。应聘相关表格和宣传册装订、发放。内训会等活动签到表格搜集。各类报销单、快递单储存。常见行政类表格储存。四、企业车辆管理及职员外出监督企业车辆管理出车步骤：外出用车人员需提前通知前台文员，并填写出车单后统一派车。各项费用管理负责车辆油卡、洗车费、停车费、过桥费监控和管理。违章查询每个月末负责查询企业车辆是否有违章统计，并督促行政司机立即消除违章。查询网址：车牌号：陕A850DL发动机号：D3009639车辆不定时检验依据《车辆日常情况点检表》对企业车辆进行不定时检验，并督促行政司机改善车辆卫生等情况不完善之处。职员资料录入、外出监督管理中心新职员入职，帮助人事专员为其录制指纹，进行指纹打卡规范职员外出签到，外勤和填写地点、时间一致，对职员外出进行抽查，立即发觉虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行对应处罚。五、会议室管理和帮助做好会务安排企业职员使用会议室需在前台处提前预约登记（各部门例会无需预约，但须登记）若企业826会议室已被预约，可到616金元奥会议室找人事部任主管进行协调（金元协调会议室需在使用之前再次确定会议室是否可用）需留心每场会议是否根据预定时间进行，是否有迟到人员，并做对应统计。注意：总经理会（每个月两次），需在开会前收掉各参会领导手机，并分类存放。在会议期间接听并统计各领导关键电话，并在会后将统计和手机归还。六、订制职员生日蛋糕、订购车票、打字、复印及传真等日常行政工作订制职员生日蛋糕职员生日名单确定：每个月月底确定次月过生日职员名单。其中广州、南京由广州、南京人事行政专员提供确定版名单；西安由前台文员自行确定。注意：随时更新职员生日信息，避免遗漏新职员生日。微信提醒职员生日前一天用富隆微信提醒张总、程总监和部门经理。预定蛋糕御品轩预定电话：84500354。全部转正职员可预定御品轩蛋糕（提前关注职员是否当日有休假，如遇调休或假期，须提前预定生日蛋糕）。发送祝福信息生日当日，用富隆ＱＱ群及富隆微信给企业全员发送祝福短信。费用报销每个月月初要求御品轩责任人将上月蛋糕单据以报销收据形式送至管理中心。报销时管理中心、咪咪、光知美瑞祥店、光知美金沙店和丝悦需独立开具收据。采取月结形式，每个月10号之前将上月蛋糕费用打到以下账号。（企业名称：陕西振彰食品；开户银行：招行南大街支行；账号：292083207710001）。订购车票、水票确定为企业出差工作人员进行火车票、机票预定，首先到财务处进行“借款申请单或付款申请单”填写支取相关费用，或用行政备用金先行垫付随即报销。水票由前台处保管，在水票将要使用完成时立即对水票进行补购，并确保企业饮水正常供给。立即定纯净水，电话：88888889。打字、复印及传真等日常行政工作七、立即更新企业通讯录，并发送相关人员八、制作每个月店面获奖物品名单，每个月行政月度费用提交制作每个月店面获奖物品名单每个月8日制作内训会获奖物品名单交至财务部每个月25日到财务部领取西安区域获奖物品每个月行政月度费用提交每个月4日向行政部经理提交当月生日蛋糕费用、车辆费用行政月度报表。九、完成部门内部会议书面统计、整理本周行政部例会，负责完成部门会议统计，并立即发送行政部全员。本周行政部例会之前，将上周工作完成情况整理，发给行政部经理。十、企业办公环境维护、负责企业废旧物品变卖卫生监督总经理办公室卫生由前台专员负责，桌面卫生、座椅清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。前台区域卫生：前台为企业形象窗口，确保前台区域物品摆放有序，整齐洁净明亮，由前台自行负责该区域。负责办公室其它部门卫生环境监督。办公室花卉，常常浇水、换水大厅竹子每两周换水一次，期间每隔3天加水一次，在换水时加入2滴营养液，摇匀后插入竹子；绿萝每4—5天浇水一次；办公桌花草：浇水：每次最多至花瓶2/3处，提醒大家自己控制浇水时间，不能让瓶中水干了。15天-20天每个花瓶滴1滴营养液在绿植生长过程中会出现最底部叶子干枯现象，属于正常，可自行将干枯叶子减掉。负责企业废旧物品变卖十一、完成上级交办各项工作 附：各类通知模板运行部富隆快讯：“没有做不到，只有不敢想。”恭喜我们广州佛山店、西安阳明店均完成本月销售目标；南京大行宫店开业9天完成本月考评指标；光知美瑞祥店昨日完成1万4佳绩。亲们，目标刻在岩石上，方法写在沙滩上，用行动取得力量！为我们团体，加油！【富隆（香港）投资】-X-X富隆战报：西安咪咪10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名：阳明店

51％；第二名：北郊店

50％；第三名：百盛店

46％；第四名：高新店

37％；第五名：小寨店

34％；第六名：西大街店

32％。诊疗师业绩排名前三名：第一名：王伟丽

35443元；第二名：任贵平

27715元；第三名：张笑

23871元。"好业绩建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！

【富隆（香港）投资】-X-X

富隆战报：广州咪咪10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名：佛山店

125%；第二名：世贸店

38%；第三名：珠江店

36.8%；第四名：昌岗店

36.6%；第五名：天河店

29%。诊疗师业绩排名前三名：第一名：曾意

20734元；第二名：陈瑜枫

19438元；第三名：王琴

14977元。"好业绩建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！

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富隆战报：南京咪咪10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名：虹桥店28%；第二名：金轮店20%。诊疗师业绩排名前三名：第一名：张艳娉13860元；第二名：刘珊

9107元；

第三名：张璇7470元。"好业绩建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！

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富隆战报：咪咪诊疗师10月1日-10日比基尼完成排名：第一名，王伟丽4人；第二名：张笑3人；第三名：任贵平、王亚维、曹艳维、曹晓妮2人。“成功决不轻易，还要加倍努力!”姐妹们，加油！！！【富隆（香港）投资】-X-X

富隆战报：四大区域10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名，西安咪咪41%；第二名，广州咪咪37%；第三名，南京咪咪23%；第四名，光知美26%。“成功决不轻易，还要加倍努力!”姐妹们，加油！！！【富隆（香港）投资】-X-X富隆战报：光知美10月1日-10月10日本月业绩完成率排名：第一名：光知美金莎店84%；第二名：瑞祥店58%。诊疗师业绩排名前三名：第一名：姚梦娟41972元；第二名：张艳16224元；第三名：陈佩佩14159元。“用心血铸就辉煌明天！”姐妹们，加油喽！【富隆（香港）投资】-X-X

富隆战报：网络营销部10月1日-10日业绩完成比率排名：第1名：胡碧航：

完成比率：3%；第2名：袁雯:

完成比率：2%。"好业绩建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！

【富隆（香港）投资】-X-X人力资源部亲们，“假如方向对了，剩下就是坚持！”很荣幸通知大家今天又有新伙伴正式加入了，她是行政部经理李娇。恭喜她经过企业各项考评，正式转正，期望她再接再励，为企业做出更大贡献！！【富隆（香港）投资】-X-X网络营销部网络部统计：本月截止10月10日，微信转发量和新客关注量统计。转发量西安地域：百盛71、小寨48、高新50、赛高70、西大街51、阳明18；广州地域:世贸32、天河25、昌岗27、珠江40、百花2；南京地域：金轮36、虹桥25。新客关注量西安地域：百盛69、小寨47、高新50、赛高68、西大街50、阳明18；广州地域：世贸27、天河19、昌岗23、珠江34、百花2；南京地域：金轮30、虹桥14。【富隆（香港）投资】-X-X金泰丰龚荣辉：客人周梦婕，年纪很小，不过很有能力，小小年纪就开了企业，是一个很有思想女孩，第一次入店，做腋下体验，咨询中，了解到客人更在意是面部毛发，就让客人做了前额，前发际，唇部，第二次入店后，我知道这么客人不适合不停开发，她看到了效果，自然就会信任我们，果然，在诊疗中间，客人自己提出了要做颧颊，络腮，我仔细帮客人查看相关部位，看到了客人颧颊毛发是偏重了些，不过络腮毛发真很绒，所以就给客人提议，做个颧颊就好了，络腮毛发做完后可能效果不是很显著，客人听到很表现很诧异，接着客人就说，你们咪咪就是不一样！这句话，让我感动了好半天！行政部各类报表通知模板：每个月1号交：各部门负责大家：收工作总结和计划啦！请各部门责任人最晚于明天（X月1日）下午18:00前发至总经办助理杨灵芝邮箱（），文件统一格式为：部门+汉字名+文件名称，统一版本为word。请注意：务必注意报表格式并按时提交，如格式不规范或未按时提交，我们将不予接收，到时烦请自行交给相关领导！请大家配合我们工作！【总经办】-X-31各位店长们：收X月第3个10天报表及X月份工作总结啦！请各店长最晚于明天（X月1）下午18:00前提交，西安店长/部门责任人请发到富隆QQ邮箱（QQ：），广州店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：）,南京店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：）。文件统一格式为：店名+月份+报表名称（例：高新店X月第3个10天报表/高新店X月工作总结）请注意：务必注意报表格式并按时提交，如格式不规范或未按时提交，我们将不予接收，到时烦请自行交给相关领导！请大家配合我们工作！【行政部】-X-31每个月3号交工作总结和计划：亲们：收工作总结和计划啦！请大家将工作总结和计划提交至各店长/部门责任人，由店长/部门责任人收齐后统一交行政部，需最晚于（X月3日）下午18:00前提交，假如逾期未交，我们将不予接收，烦请自行提交相关领导。请相关责任人提交时注明未交人员名单。西安店长/部门责任人请发到富隆QQ邮箱（QQ：），广州店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：）,南京店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：）。文件统一格式为：店名+汉字姓名+文件名称（例：高新店林红X月工作总结及X月计划），统一版本为word。请大家务必按要求提交哦！【行政部】-X-2每个月10号交好点子好案例：亲们：收好点子及好案例了啦！请大家将好点子及好案例提交至各店长/部门责任人，由店长/部门责任人整理到统一模板后交行政部，模板已上传至群共享，请自行下载。需最晚于明天（X月10日）下午18:00前提交，假如逾期未交，我们将不予接收，烦请自行提交相关领导。西安店长/部门责任人请发到富隆QQ邮箱（QQ：），广州店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：）,南京店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：）。文件统一格式为：店名/部门名+文件名称（例：高新店10月好点子及好案例），统一版本为Word。请大家务必按要求提交哦！【行政部】-X-09每个月11、21号交十天报表：各位店长们：收X月第X个10天报表啦!请各店长最晚于明天（X月X日）下午18:00前提交，西安店长/部门责任人请发到富隆QQ邮箱（QQ：），广州店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：）,南京店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：）。文件统一格式为：店名+月份+报表名称（例：高新店X月第X个10天报表）。请注意：务必注意报表格式并按时提交，如格式不规范或未按时提交，我们将不予接收，到时烦请自行交给相关领导！请大家配合我们工作！【行政部】-X-X每个月15号交读书笔记：亲们：收读书笔记啦！请大家将读书笔记交至各店长/部门责任人，由店长/部门责任人收齐后统一交行政部，请相关责任人提交时注明未交人员名单。需最晚于明天（X月15日）下午18:00前提交，假如逾期未交，我们将不予接收，到时烦请自行提交相关领导。西安店长/部门责任人请发到富隆QQ邮箱（QQ：），广州店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：）,南京店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：）。文件统一格式为：店名+汉字姓名+文件名称（例：高新店林红X月读书笔记），统一版本为word。请大家务必按要求提交哦！【行政部】-X-14各类通知模板：会议通知：温馨提醒：亲爱富隆伙伴，企业西安区域10月内训会时