市场监管行政许可档案管理规范

CCS51I III 1 1 1 3 4 5 5 5 5 6 6 6 10 10 10 11 11 11 11 12 13 13 14 14 14 15 15 16 17 119 122 122 123 124 125 126 127 128 129 129 131 132 132 132 135 135 136 137请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。1市场监管行政许可档案管理规范GB/T20988信息安全技术信息系统灾难GB/T24422信息与文献档案纸耐久性和耐用GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分GB/T42727-2023政务服务事项电子文件归档GB/T42727政务服务事项电子文件DA/T24无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板DA/T48基于XML的电子文件封装DA/T62录音录像档案数字化规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范DA/T1、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。市场监管行政许可文件administrativelicensedocumentsformarketr2市场监管行政许可档案administrativelicensearchivesformarket市场监管行政许可电子文件electronicdocumentsofmarketsupervisionadministrativelicensing在履行市场监管行政许可职责过程中,通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式的市场监管行政许可电子档案electronicarchivesofmarketsupervisionadministrativelicensing声像文件audio-visual电子文件管理系统electronicr电子档案管理系统electronicrecor对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过3可逆的只读方式的过程。它是将电子文件及其信息固定下来的操将电子文件及其元数据采用关联、嵌入等方式，按指定结构打包的过程。归档信息包archivingsubmissioninformationpac保存信息包archivalinformationpackag通过计算机网络，将电子文件及元数据归档4基本要求44.1市场监管行政许可档案应真实、完整、准确、规范和安全，电子档案应来源可靠、程序规范、要——市场主体登记：•企业登记注册；•外国（地区）企业在中国境内从事生产经营活动核准；•个体工商户登记注册；•农民专业合作社（联合社）登记注册。•特种设备生产单位许可；•移动式压力容器、气瓶充装许可；•特种设备安全管理和作业人员资格认定；•特种设备检验、检测人员资格认定。•承担国家法定计量检定机构任务授权；•注册计量师注册。——工业产品•食品添加剂生产许可；•特殊医学用途配方食品广告审查。56.1应真实、完整、准确、系统、规范、有效，其内容及办理程序符合国家和行业有关规定。6.2文件形成时，应当采用耐久、可靠、满足长6.3行政许可文件应字迹清楚，图表清晰，图6.6声像文件应具有典型性和代表性，内容应清晰、真实，并附相应的文字说明，包括事由、时间、7.1.1在市场监管行政许可办理全过程中形成的证据性材料、程序性材料、结果性材料集范围，其中形成的照片、录音、录像、电子邮件、网7.1.2归档范围和档案保管期限表应7.1.4需归档但以电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应进行下载收集、归入业务系统或存储7.1.5事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数——市场主体登记档案保管期限为永久；——20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文7.2.4在电子文件归档、入库及长期保管环节，应对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全67.3.3非纸质载体文件宜采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等进行收集7.3.4行政许可事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动将行政许可服务事项办理过程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中，采集的电子文件组件存储格式和元8.1.1.1纸质文件整理宜包括组卷、分类、排列、8.1.1.4应避免重复归档，案卷内不应有重份文件。8.1.1.5应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。8.1.2.1宜根据每个行政许可文件形成规律、逻辑关系对其进行组件，可将同一类或紧密相关的多个（本）为一件（作为文件附件时除外）；会议纪要一般一次会议为一件；的案卷则应在卷内文件目录备注栏中注明文件去向,并在该8.1.3.1.3非纸质载体形式的行政许可档案分类宜7a)一级类目为档案门类代码，采用2d)市场主体登记档案四级类目为市场主体流水号；其他行政许可档案四级类目为主事项代码。序号，其根据行政许可权力清单的变化进行8.1.4.2案卷内文件宜根据办理程序依次排列。8.1.4.3案卷宜按行政许可档案的形成时间和类别进行排列。88.1.6.1卷内文件页号编写应符合下列要求:——案卷封面、卷内目录、卷内备考表不应编写页号。8.1.6.3卷内目录编制应符合下列规定:——卷内文件电子目录应设置顺序号、档号、责任者、文件题名、日期、页号、密级、开放标——案卷电子目录应设置序号、档号、案卷题名、起始日期、终止日期、总页数、保管期限放标识、立卷单位、申请主体名称、主体资格证号、事项名称、变更内98.1.7.3卷内备考表编制应符合下列规定:——卷内备考表应标明案卷内全部文件总页数，特殊载体所含文件内容以及在组卷和案卷8.1.7.4案卷封面编制应符合下列规定:8.1.7.5案卷装具宜采用卷盒形式，并应符合下列规定:），——卷盒宜采用不低于680g无酸纸制作，应按照DA/T24的规定；——卷脊项目包括全宗号、分类号、年度、起止卷号、位置号。其中全宗号、分类号、位置号为8.1.7.7特殊载体物品在不影响保存和后续利用的前提下应粘贴特殊载体标签，特殊载体标签内容包——密级与保密期限，填写载体内档案的密级与保密期限；——卷内备考表中应注明特殊载体编号及所含文件内容等情况。8.2.1.2整理活动应保持电子文件内在的有机联系8.2.1.3电子文件及元数据归档格式应具备格式开放、可转换、易于利用等性能，能够支持长期保存8.2.1.4电子文件形成部门可基于电子文件管理8.2.3.2分类方案应在电子文件管理系统内配置，有条件的单位通过预设规则、自动聚类技术进行自8.2.4.2命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数8.2.6.1卷内文件目录应设置顺序号、档号、责任者、文件题名、日期、页号、密级、开放标识、备8.2.6.2案卷目录应设置序号、档号、案卷题名、起始日期、终止日期、总页数、保管期限、开放标9.1归档要求9.1.1纸质归档材料应为原件，归档的行政许可文件原则上一式一份。9.1.5电子文件及其元数据应一并归档。电子文件可采取在线归档或离线归档的方式。经信息技术手9.1.6电子文件及元数据归档格式应具备格式开放、可转换、易于利用等性能，能够支持长期保存格式的转换。无法转换为通用格式，以专有格9.1.7基于安全的网络环境或专用离线存储介质采用在线归档或离线归档的，宜通过电子文件管理系9.1.8在线方式归档应结合业务系统、电子文件管理系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单——归档电子文件及其元数据的规范存储结构。9.1.9离线归档的电子文件其存储载体应具有较好的9.2归档时间11.1.1.3上架前，应再次确认档案事项、页数和载体等11.2.1.1应建立电子档案存储与备份规划,规划时限不低于档案保管期限。电子档案应配置在具有必要安全措施的局域网或电子11.2.1.3电子档案应以档号为基础命名,按照档号构成项逐级建立文件夹进行存储,并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。电子档案元数据应转化为X11.2.1.7离线存储应按照保管单位和存储载体容量进行信息组织。应支持导入后形成交11.2.1.8离线存储的电子档案至少应制作三套；不同套别的存储载体宜分开保存,有11.2.2.1电子档案备份应结合本单位电子档案管理和信息化建设实际,在确保电子档11.2.2.2相关单位建设灾难备份中心时,应将电子档案及其元数据11.2.2.3档案管理部门对离线存储介质管理活动应进行登记、检测与管理,填写《电11.2.3.1应建立审计跟踪制度,对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系统运维审计跟踪。操作行为应包括但不限于行为描11.2.3.2应自动记录审计跟踪事件信息,并将有关审计信息按元数据方案要求同时作11.2.3.3应规范审计跟踪日志管理,在电子档案生命周期内持续维护审计跟踪日志。重要操作日志可按日期、人员等条件进行检索查询,保存时间不应低于电子档案保管期限,且应纳入备换和迁移等管理活动。电子文件元数据应与电子文件11.2.4.2实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时,应自子档案结构、背景及管理过程元数据,包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、11.2.4.4应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据,包括电子文件归保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定,修改操作应记录于——设有防盗、监控设施设备；——周围应灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，应建立严密的防火制度并配备消防灭火器材；——定期检查并投放灭鼠药，应具备调温、调湿设施设备；案材料应及时修补、复制或采取其他技术处理手段，确保档案的完整11.3.5进出档案库房应当进行记录，档案库房视——公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关——律师应提供律师执业证书、律师事务所开具的与承办案件有关的证明文件、并填写查询——市场主体应提供加盖公章并由法定代表人（负责人）签字的查询本市场主体相关档案的——其他主体因涉及案件查档，需提供“与被查市场主体名称相符的法院立案证明（或判决提供利用时，应当采取身份认证、权限控制等安全措施。未经批准任何单位或个人不得擅自复12.1.4电子档案可根据授权提供在线或离线利用,利用过程应通过日志或其他方式形成记录,记录信应作为电子档案业务实体元数据的一部分进13.1应制定、评估电子档案数据转换与迁移策略,确保转换与迁移后电子档案各组件13.3档案部门应每年对电子档案的可读性进行评估,形成评估报告；如存在因系统软13.4电子档案迁移前应进行迁移可行性评估,包括目标载体、系统、格式的可持续性性等评估,并保证迁移过程中电子档案真实、完整，过程可控，防止迁移过程中电子档案信息丢失或被13.5在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体改变等情况发生档案管理系统及其数据进行相应迁移和更新操作。电子档案管理系统更换时,应实施电子档案及其元数13.7在确信转换或迁移活动成功实施后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域限，同时在档案管理系统中撤销待销毁的标注。销毁时至少两人监督,销毁清单及记录需打印成纸质文b)相关经办人应在档案销毁清册上签署意见；14.5经鉴定可以销毁的电子档案,应按以下程序销毁:销毁”标识;在以后2年内无利用记录则统一组织销毁,有利用记录的电子b)电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动,并将被销毁电子档c)档案管理人员应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案d)档案管理人员应对需销毁电子档案的离线存储介质实施破坏性销毁；e)销毁电子档案时应填写《电子档案销毁登记表》，其格式应符合附录C.13的规定15.1传统载体档案宜全部进行数字化。暂不具备全部数字化条件的,应根据档案重要15.3同一案卷中线上办理产生的电子文件与线下办理产生的传统载体文件数字化副本进行合并，一16.2行政许可电子档案应真实、完整理、归档和电子档案接收、保管与维护、利用与统计、处置的全过16.4业务系统或电子文件管理系统宜具有电子文件整理归档功能,执行规范的工作程序,采取可靠的16.5应按照全程管理、前端控制、集中统一的原则,建立、完善电16.6应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备,保障业务系统和电子档案管行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档案保管A.1行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档案保管期限需要满足表A文件在特殊情况下需要保留其他材料（表A.1所列之外）的应1Y23明45678许可项目/含其他需报批事项9条件必要：因合并/分立而条件必要：因合并/分立而条件必要：因合并/分立而设立公司且仅通过报纸公告册条件必要：因合并/分立而Y条件必要：因合并/分立而载明合并/分立情况的解散公司的注销证明或条件必要：因合并/分立而1Y23程修改，且非股东变更登记，但公司章程另有规定45条件必要：变更住所/个转企6原法定代表人免职证明和新任法定代表人的任78含前置许可项目/含其他需9院/人民政府/国有资产监新股东且非法院裁定划转新股东/个转企/因股东发生效判决书或裁定书/人民政府或国有资产监院/人民政府/国有资产监法定代表人/股东或发起人名称或姓名变更证明姓名/股东或发起人名称或属股份有限公司以公开发行新股方式或者上市公司以非公开发行新股方式增变更公司/因股东发生合并变更公司/因股东发生合并条件必要：因合并/分立而变更公司且仅通过报纸公告条件必要：因合并/分立而变更公司/因股东发生合并1Y2项345部分股权导致认缴的出资67被授权人身份证明/被授权人的主体资格文件891Y2公司解散的决定书/法院裁定、解散裁判文书/责令关闭、公司依法被吊销营业执照或被撤销条件必要：非简易注销/清34人民政府的批准文件/国有资产监督管理机构56债权人公告非简易注销且789条件必要：因合并/分立而条件必要：因合并/分立而条件必要：因合并/分立而注销公司且仅通过报纸公告条件必要：因合并/分立而条件必要：因合并/分立而1Y23456789公司撤销变更登记决定书/公司不予撤销变更记1Y234许可项目/含其他需报批事项567891Y2变更而申请变更分公司名称/变更企业类型/分公司345含前置许可项目/含其他需67载明合并/分立情况的导致公司解散的注销证89记1Y2条件必要：法院指定清算345法院裁定且含其他需报批6789册册1Y23456许可项目/含其他需报批事项789册1Y234原法定代表人免职证明和新任法定代表人的任56含前置许可项目/含其他需78管部门）且非人民政府/国有资产监督管理机构决定91Y2345项6789册1Y2条件必要：非简易注销/清345法院裁定且含其他需报批67891Y234许可项目/含其他需报批事项56789更登记（备1Y2变更而申请分支机构变更345含前置许可项目/含其他需67891Y2条件必要：法院指定清算345项且非简易注销非法院裁定6789人按《公司1Y2345项67股东或发起人的主体资格文件或者自然人身份89册1Y23新合伙人的主体资格文件/自然人身份证明或45许可项目/含其他需报批事项6规定设立特殊的普通合伙企业需要提交合伙人的职7891Y23伙协议修改/变更执行事务4伙协议修改/变更出资额/合伙人增加或减少对合伙56前置许可项目/含其他需报78行事务合伙人名称或姓名/9合伙人主体资格文件或者自然人身份证明复印件组织委派的执行合伙事务规定需要提交合伙人的职新合伙人的主体资格文件/自然人身份证明或1Y23案/合伙期限备案/合伙人认缴或者实际缴付的出资4被授权人身份证明/被授权人的主体资格文件567891Y2条件必要：非简易注销/清345法院裁定且仅通过报纸发6法院裁定且含其他需报批7891Y234许可项目/含其他需报批事项567891Y2登记事项发生变更而申请345含前置许可项目/含其他需67891Y23条件必要：法院指定清算456法院裁定且含其他需报批789企业登记注册1Y23许可项目/含其他需报批事项4567891Y23条件必要：变更住所/个转企4许可项目/含其他需报批事项567891Y2345法院裁定且含其他需报批67891Y234许可项目/含其他需报批事项567891Y2变更而申请变更分支机构345前置许可项目/含其他需报67891Y2条件必要：法院指定清算345项且非简易注销非法院裁定6789册1Y23股东、发起人的主体资格文件或自然人身份证明4567891Y2345原法定代表人免职证明和新任法定代表人的任67属股份有限公司以公开发行新股方式或者上市公司以非公开发行新股方式增8投资准入特别管理措施的股东以及企业类型变更登9股权转让协议/股权交割证明/其他股东同意书1Y2原任职人员的免职文件和新任职人员的任职文条件必要：董事/联合管理案3企业分支机构备案/公司清4企业分支机构备案且撤销56别管理措施的企业/含其他7被授权人身份证明复印件/被授权人的主体资891Y234567891Y234许可项目/含其他需报批事项567891Y234含前置许可项目/法律、行政法规规定分支机构经营报经有关部门批准/含其他5事项发生变更而申请分支67891Y2项3456789业1Y234567891Y23456许可项目/含其他需报批事项7规定设立特殊的普通合伙企业需要提交合伙人的职891Y234所5前置许可项目/含其他需报6殊的普通合伙企业需要提交合伙人的职业资格证明的7新任执行事务合伙人或委派代表身份证明复印件8伙人或委派代表且新的执91Y2案34567891Y234567891Y234许可项目/含其他需报批事项567891Y23含前置许可项目/含其他需4业登记事项发生变更而申567891Y23456789记1Y2345678公司撤销变更登记决定书/公司不予撤销变更91Y23456789照1Y234567891Y234567891Y234567891书Y2345678项91书Y2345条件必要：变更首席代表/6789项1Y书234条件必要：含前置许可/其56789记1Y2条件必要：含前置许可/其3456789记（备案）1Y2条件必要：含前置许可/其3456789额案记1Y2条件必要：含前置许可/其34567891Y23许可项目/含其他需报批事项4567891Y234如有：非因继承变更经营5者67891Y23456789照1Y234567891Y2345678912Y3456789册1Y23456许可项目/含其他需报批事项7891Y23改4567前置许可项目/含其他需报891Y234项567891Y2解散决议/被吊销营业执照或者被撤销的文件/条件必要：非简易注销/清345法院裁定且仅通过报纸发67法院裁定且含其他需报批891Y234许可项目/含其他需报批事项567891Y2明条件必要：因隶属合作社345前置许可项目/含其他需报67891Y2条件必要：非简易注销/法345项且非简易注销非法院裁定6789照1Y234567891Y234567891Y23456789123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1234特种设备生产和充装单位免鉴定评审换发许可56789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1234的56789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达12的3456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123的456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123的456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123的456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达满申请延续1234特种设备生产和充装单位免鉴定评审换发许可56789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1234的56789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达许可证补发12的3456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1234的56789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123的456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达许可证注销123的45678准予注销移动式压力容器/气瓶充装单位许可9邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1Y2压力管道基本信息汇总表/气瓶基本信息汇总表3含有使用单位统一社会信用代码的证明或者个456且规范要求需进行使用前7且与机动车固定的移动式8且与机动车固定的车用气瓶9新特种设备使用登记证、特种设备使用标志复邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1Y2含有使用单位统一社会信用代码的证明或者个345678更9新特种设备使用登记证、特种设备使用标志复邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1Y2345678新特种设备使用登记证、特种设备使用标志复9邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1Y2345使用单位经产权单位授权6789123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达满申请延续123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1234料56789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达12345678邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达9123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达满申请延续123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123计量标准器及配套的主要计量设备有效检定或者校准证书，以及可以证明计量标准具有相应456789123计量标准器及配套的主要计量设备有效检定或者校准证书，以及可以证明计量标准具有相应4原计量标准考核证书（自我申明加市场监管部5换678912溯源证书（更换后计量标准器或主要配套设备34567891234567891234567891234567891234567891Y23456789权123456789123续456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123别456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达12345678邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达912345678式9式邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456式789式邮/寄单证书领取记录表/发件单/签收单/送达1检验检测机构资质认定标准变更审批表/检验检测机构资质认定法人单位变更审批表/检验检测机构资质认定授权签字人变更报备表/检验检测机构资质认定名称变更审批表/检验检2条件必要：地址名称变更/法人性质变更/机构名称变更3条件必要：标准变更/地址名称变更/机构名称变更/456789条件必要：机构名称变更/条件必要：地址名称变更/邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456式789式邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456式789式邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达12原检验检测机构资质认定证书及附表/遗失声明3456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1234567891234条件必要：非食品相关产567891234力混凝土铁路桥简支粱类5条件必要：非食品相关产6789预应力混凝土铁路桥简支粱类产品企业未申请生产1234条件必要：非食品相关产56789品123456789123456789123456789123456789可1Y2345专职或者兼职的食品安全专业技术人员、食品6789食品、食品添加剂生产许可现场核查评分记录表保健食品生产许可现场核查记录表及现场核查邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123食品生产企业免于生产许可现场审查情况核查45种/变更生产地址/变更工67种/变更生产地址/变更工8条件必要：变更住所/生产9条件必要：保健食品/特殊医学用途配方食品/婴幼儿配方食品变更生产地址/生条件必要：保健食品/特殊医学用途配方食品/婴幼儿条件必要：保健食品/特殊医学用途配方食品/婴幼儿条件必要：保健食品/特殊医学用途配方食品/婴幼儿配方食品变更生产者名称/委托生产者名称/住所（含委托生产企业住所）/生产他生产条件或生产场所周食品、食品添加剂生产许可现场核查评分记录表保健食品生产许可现场核查记录表及现场核查执行非食品安全国家标准的邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789食品生产企业免于生产许可现场审查情况核查食品、食品添加剂生产许可现场核查评分记录表保健食品生产许可现场核查记录表及现场核查品执行非食品安全国家标邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达123456789邮寄单/证书领取记录表/发件单/签收单/送达1Y23456789请