第8章 信息管理

企业管理基础知识创新第八章信息管理通过本章内容的学习，了解信息的概念，管理信息的概念、分类及特征，了解系统的构成、管理信息系统的特征，熟悉物料需求计划、制造资源计划、计算机集成制造系统，熟悉办公自动化系统，了解管理信息系统的开发。学习目标21世纪，人类社会已经步入信息社会，信息技术的飞速发展给企业带来了更多的机遇和挑战，企业各部门处于随时的信息沟通之中并共享信息库资源。信息已经成为所有企业的关键性资源，建立企业信息管理系统，对提高企业经营管理水平，全面提升企业核心竞争力起非常重要的作用。本章导读目录1管理信息概述2管理信息系统3管理信息系统在企业中的应用（1）信息是与决策密切相关的，正确的决策有赖于足够的可靠的信息，信息又是通过决策来体现其自身价值的。（2）信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收益。（3）获取和利用信息时，往往要花费一定的费用成本，正因为如此，信息利用者就必然会考虑他们的花费对改进管理的功效是否合算，以此来决定要不要获取和利用该信息。（4）信息往往具有很强的时效性，延迟的信息可使其功效减少或全部消失，甚至可能起截然相反的作用。一、信息二、管理信息管理信息（ManagementInformation）是指在整个管理过程中，人们收集、加工和输入、输出信息的总称，是反映与控制管理活动的经过加工的数据。（一）管理信息的分类对于管理信息可从各种不同的角度并按照信息的不同特征和作用进行分类，见图表8-1。图表8-1管理信息的分类分类角度类别总体自然信息和社会信息信息的来源内部信息和外部信息管理层次计划信息、控制信息、作业信息信息的稳定性常规信息（固定信息）和变动信息（流动信息）信息的期待性预知信息和突发信息信息的不同业务领域政治信息、经济信息、军事信息、科技信息、教育信息、体育信息、卫生信息、文化信息、人口信息、金融信息、商业信息等信息获取渠道正规渠道信息、非正规渠道信息以及官方信息、民间社团信息等信息的精确性精确性信息（可靠信息）和不太精确信息（非可靠信息）2．共享性从管理信息角度看，共享性主要表现在不同领域、不同层次、不同部门、不同单位都可共同使用某种信息资源。1．有效性有效性是管理信息的首要特征，对于管理目的和管理活动的需要来说，管理信息必须有效，对管理过程中的调查预测、计划目标、战略决策、组织结构、人员配备、监督控制等都要有用，包括信息在时间上要及时，在数量上要适当，在质量上要准确，在内容上要适用。3．等级性管理信息是分级的，同时处在不同级的管理者对同一事物所需要的信息也不同，就是同一单位不同层次的管理者对信息的需要也有明显差异，从信息需要的重要性上可分为战略级、战术级和作业级。4．不完全性对于某种客观事实的真实情况往往是不可能完全得到的，数据的收集或信息的转换与主观思路关系很大，所以只有舍弃无用的和次要的信息才能正确地使用信息，这也就是信息的综合性。5．经济性所谓信息的经济性就是信息同样存在着投入与产出的问题，对于信息的投入是必要的，但也要重视费用效益的分析，要求花费的成本尽可能少而获取的信息量和价值量尽可能大。6．滞后性信息是由数据转换而来的，因此它不可避免的落后于数据，而且信息的使用价值必须经过转换才能得到，这种转换也必须经历从数据到信息再到决策，最后取得效果的过程。（二）管理信息的特征（三）（三）管理信息的基本要求1．正确性正确性是指信息要能客观、正确地反映企业内部生产活动或外部经营环境的特点，即问题的实质，这是对管理信息的最基本要求。2．完整性完整性是指管理信息不仅应全面、系统，而且应当具有连续性。只有全面地收集了反映企业生产经营过程中各部门、环节、环境及其相互关系的信息，才能统一地指挥、协调和控制内部活动，才能努力地使企业内部工作适应外部环境的要求。3．及时性信息的价值也在于它的及时性。信息的及时性指的是管理者在决策前能够适时获得信息。由于信息的价值是在产生以后随着时间的延续而减弱的，因此，信息只有能够及时地到达相关的管理者，才能产生积极的效果。4．适用性适用性是指管理信息应是对经营有用的信息。对企业的经营及其管理起作用的信息很多，一部分是反映企业内部情况的，一部分是存在于企业外部的。目录1管理信息概述2管理信息系统3管理信息系统在企业中的应用一、系统系统是具有一定功能和结构的集合体，它通过接受输入，经过有目的的处理过程生产产品。系统由输入机制、处理机制、输出机制和反馈与控制机制组成，如图表8-2所示。（1）输入部分是将所需要处理的要素收集到系统；（2）处理部分则是一个转换过程，可以将输入转换为输出；（3）输出部分将系统转换出来的要素提供给系统的服务对象；（4）反馈是指描述系统状况的数据；（5）控制是指监督与评价反馈。图表8-2系统的组成反馈与控制处理输入输出二、管理信息系统管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，支持组织高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。一个管理信息系统应当向主管部门提供四种主要的信息服务：确定信息服务项目；搜集信息；处理信息；使用信息。管理信息系统的最大特点就是数据的集中统一，正是有了数据的集中统一，才能使得信息真正成为一种资源，并且实现了信息资源的共享。所以，数据库是管理信息系统的核心。二、管理信息系统沉稳这个特性要求信息管理系统开发的功能从全局的角度出发来规划，而不仅仅体现局部的管理工作。如果在没有总体考虑的情况下，临时性地想一点干一点，很快就会发现漏洞，需要再次从头做起，造成投入的浪费和开发周期的延长，有些问题如果开始就考虑到，处理起来就比较简单。（1）整体特性。在管理工作中应用管理信息系统只能辅助业务人员进行管理，提供有用的报告和方案来支持领导人员决策。这种辅助性的功能决定了面对一个有效性差的信息管理过程，即便是使用复杂的技术建立的一个高效率的管理信息系统也很难支持它。（2）辅助管理、支持决策。专业效率业绩管理信息系统是一个人机系统，它的开发和应用虽然都是人工进行的，但是它与人工利用其他手段进行信息处理有着明显的区别，没有计算机就很难充分应用诸如运筹学等现代化的科学管理方法，很难对数据进行深层次开发，便不能得到分析和改进管理的有效的信息资源。（3）以计算机为核心。作为管理信息系统基础的信息具有时效性，管理信息系统作为系统也具有关联性，当系统某一要素，如系统的目标发生变化时，系统也必须随之变化。（4）动态特性。目录1管理信息概述2管理信息系统3管理信息系统在企业中的应用一、物料需求计划MRP企业生产过程中涉及的所有产品、零部件、原材料、中间件等，在逻辑上视为相同的物料，企业生产中需要的各种物料分为独立需求和相关需求两种类型，并用时间段确定不同时期的物料需求，产生了解决库存订货的新方法——物料需求计划MRP（MaterialRequirementsPlanning）。MRP要达到的目标是围绕所要生产的产品，应当在正确的时间、正确的地点，按照规定的数量得到真正需要的物料；通过按照各种物料真正需要的时间来确定订货与生产日期，以避免造成库存积压。一、物料需求计划MRP2．管理的系统性MRPⅡ是一项系统工程，它把企业所有与生产经营直接相关部门的工作联结成一个整体，各部门都从系统整体出发做好本职工作，每个员工都知道自己的工作质量同其他职能的关系。1．计划的一贯性和可行性MRPⅡ是一种计划主导型管理模式，计划层次从宏观到微观、从战略到技术、由粗到细逐层优化，但始终保证与企业经营战略目标一致。它把通常的三级计划管理统一起来，计划编制工作集中在厂级职能部门，车间班组只能执行计划、调度和反馈信息。3．数据共享性MRPⅡ是一种制造企业管理的信息系统，企业各部门都依据同一数据信息进行管理，任何一种数据变动都能及时地反映给所有部门，做到数据共享。相关部门在统一的数据库支持下，按照规范化的处理程序进行管理和决策。4．动态应变性MRPⅡ是一个闭环系统，它要求跟踪、控制和反馈瞬息万变的实际情况，管理人员可随时根据企业内外环境条件的变化迅速做出响应，及时调整决策，以保证生产正常进行。5．模拟预见性MRPⅡ具有模拟功能。它可以解决“如果怎样……将会怎样”的问题，可以预见在相当长的计划期内可能发生的问题，事先采取措施消除隐患，而不是等问题发生后再花几倍的精力去处理。6．物流、资金流的统一MRPⅡ包含了成本会计和财务功能，可以由生产活动直接产生财务数据，把实物形态的物料流动直接转换为价值形态的资金流动，保证生产和财务数据一致。二、制造资源计划MRPⅡ三、计算机集成制造系统CIMS计算机集成制造系统CIMS（ComputerIntegratedManufacturingSystem）是随着计算机辅助设计与制造的发展而产生的。它是在信息技术自动化技术与制造的基础上，通过计算机技术把分散在产品设计、制造过程中各种孤立的自动化子系统有机地集成起来，形成适用于多品种、小批量生产，实现整体效益的集成化和智能化制造系统。集成化反映了自动化的广度，它把系统的范围扩展到了市场预测、产品设计、加工制造、检验、销售及售后服务等的全过程。三、计算机集成制造系统CIMS2．信息管理级办公自动化系统信息管理级办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一起的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。1．事务处理级办公自动化系统办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的基础性工作，包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。3．决策支持级办公自动化系统决策支持级办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上，增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统，主要担负辅助决策的任务，即对决策提供支持。四、办公自动化系统五、企业资源规划ERP：（一）ERP的概念及特点（1）它是企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。（3）ERP系统是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性。（5）采用了计算机最新的主流技术和体系结构：B/S体系结构（Browser/Server）、Internet体系结构，Windows界面。在能通信的地方都可以方便地接入系统。（2）物流管理系统采用了制造业的MRP管理思想；财务管理信息系统（FMIS）有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法；人力资源管理系统在组织机构设计、岗位管理、薪酬体系以及人力资源开发等方面同样集成了先进的理念。（4）对公司内部业务流程和管理过程进行了优化，主要的业务流程实现了自动化。2.体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想ERP系统支持对混合型生产方式的管理，其管理思想表现在两个方面：其一，“精益生产LP（LeanProduction）”的思想。其二，“敏捷制造（AgileManufacturing）”的思想。1.体现对整个供应链资源进行管理的思想在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方，如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。3.体现事先计划与事中控制的思想ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。（二）ERP系统的管理思想（1）会计核算，它主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。1（2）财务管理，它的功能主要是基于会计核算的数据，再对其加以分析，从而进行相应的预测、管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测。财务计划是根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。2121．财务管理模块（三）ERP的功能2．生产控制管理模块（1）主生产计划。它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划；是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划，是根据生产计划、实际订单和对历史销售情况的分析通过预测产生的。（3）能力需求计划。它是在得出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。（5）制造标准。在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。（2）物料需求计划。在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少、采购多少的最终数量。这才是整个部门真正依照的计划。（4）车间控制。这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。销售的管理是从产品的销售计划开始的，是对销售产品、销售地区、销售客户等各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，在分销管理模块中大致有以下三个方面的功能。（1）分销管理。第一，对于客户信息的管理和服务。第二，对于销售订单的管理。它包括：1）客户信用审核及查询（客户信用分级，以审核订单交易）；2）产品库存查询（决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等）；3）产品报价（为客户做不同产品的报价）；4）订单输入、变更及跟踪（订单输入后，变更的修正及订单的跟踪分析）；5）交货期的确认及交货处理（决定交货期和发货事物安排）；第三，对于销售的统计与分析。1）销售统计（根据销售形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行统计）；2）销售分析（包括对比目标、同期比较和订货发货分析，从数量、金额、利润及绩效等方面做相应的分析）；3）客户服务（客户投诉记录，原因分析）。3．物流管理模块（2）库存控制。用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，最小限度地占用资本。这一系统的功能又涉及：①为所有的物料建立库存，决定何时订货采购，同时作为交予采购部门采购、生产部门制订生产计划的依据；②收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库；③收发料的日常业务处理工作。1（3）采购管理。确定合理的订货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供订购、验收的信息，跟踪和催促外购或委托加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。具体有：①供应商信息查询；②催货；③采购与委托加工统计；④价格分析。2123．物流管理模块4．人力资源管理模块（1）人力资源规划的辅助决策。对于企业人员、组织结构编制的多种方案，进行模拟比较和运行分析，并辅之以图形的直观评估，辅助管理者做出最终决策。（3）工资核算。①能根据公司跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制订与之相适应的薪资核算方法；②与时间管理直接集成，能够及时更新，从而实现对员工的薪资核算动态化；③回算功能。通过与其他模块的集成，自动根据要求调整薪资结构及数据。（5）差旅核算。系统能够自动控制从差旅申请、差旅批准到差旅报销的整个流程。并且通过集成环境将核算数据导进财务成本核算模块。（2）招聘管理。①进行招聘过程的管理，优化招聘过程，减少业务工作量；②对招聘的成本进行科学管理，从而降低招聘成本；③为选择聘用人员的岗位提供辅助信息，并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘。（4）工时管理。根据本国或当地的日历，安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表。运用远端考勤系统，可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中，并把与员工薪资、奖金有关的时间数据导入薪资系统和成本核算中。1．实施ERP是企业管理全方位的变革2．企业管理班子要取得共识AB企业领导层应该首先是受教育者，其次才是现代管理理论的贯彻者和实施者。规范企业管理及其有关环节，使之成为领导者、管理层及员工自觉的行动，使现代管理意识扎根于企业中，成为企业文化的一部分。国外企业实施ERP似乎没有讨论的余地，全盘接受，自觉性强。要眼睛向内，练好内功，做好管理的基础工作，这是任何再好的应用软件和软件