公司记录管理制度

公司记录管理制度一、总则本规章制度旨在规范和管理公司内部的各类记录，确保信息的准确性、安全性和可追溯性。全部员工必需严格遵守本制度的规定，认真履行记录的创建、保管、使用和销毁等各个环节的职责，以保障公司的正常运营和内部管理。二、记录的定义和分类记录是指以文字、形象、声音、电子数据等形式存在的记录信息，包含但不限于报告、备忘录、会议纪要、合同、协议、许可证书等。依据内容和用途的不同，记录可分为：行政类记录：包含人事管理、财务管理、行政文档等；生产类记录：包含生产计划、生产过程数据、质量记录等；营销类记录：包含市场调研、客户需求、销售数据等；技术类记录：包含研发计划、技术规范、工艺流程等。三、记录的创建与归档记录的创建应遵从以下原则：准确性原则：记录应准确反映事实，信息不得虚假、歪曲或遗漏。可追溯性原则：记录应能追溯到相关的操作、时间、参加人员等相关信息。完整性原则：记录应包含必需的字段和内容，确保信息的完整性和连贯性。保密性原则：依据不同的记录内容，严格掌控信息的访问权限，确保敏感信息的保密性。记录的归档应依照以下规定执行：行政类记录归档：行政人员负责将相关记录整理归档，并及时更新档案目录。生产类记录归档：生产主管负责将生产记录归档，依照标准化的命名规定进行命名存档，并建立相应的索引。营销类记录归档：市场部负责将相关营销记录归档，并保证其可检索性和安全性。技术类记录归档：研发部门负责将相关技术记录整理归档，并建立科技文档库进行管理。四、记录的保管与备份记录的保管期限应符合法律法规和业务需要，并依据以下规定执行：行政类记录保管期限为5年；生产类记录保管期限为3年；营销类记录保管期限为2年；技术类记录保管期限为长期保管。全部记录都应定期进行备份，确保数据不会因意外事件而丢失。备份存储介质应放置于安全可靠的地方，并依照以下规定进行备份：行政类记录每周进行一次备份，备份数据存储在公司内部服务器；生产类记录每日进行一次备份，备份数据存储在备份服务器中；营销类记录每月进行一次备份，备份数据存储在云服务器中；技术类记录每季度进行一次备份，备份数据存储在公司内部网络盘和云服务器中。五、记录的使用和访问记录的使用应符合以下规定：员工在处理相关工作时应认真研读相关记录，确保了解工作背景和需求；员工应依照规定范围和权限使用记录，不得私自窜改或删除记录。记录的访问权限应依照以下原则进行管理：部门领导具有本部门记录的完全访问权限；具有相关工作需要的员工可以申请访问相应的记录；部门间的跨部门记录使用须经相关部门领导协调后方能访问。六、记录的销毁与处理记录的销毁应遵从以下规定：依据保管期限，实现规定期限的记录经审核确认后可以进行销毁，销毁操作由文件管理员负责执行；紧要或涉及机密信息的记录应进行密级评定，进一步确认销毁方式和安全措施。记录的处理应依照以下规定执行：需要长期保管的技术类记录，应进行归档存储，并依据需要进行修订和更新；归档记录如无必需，应尽早进行转存或销毁，以节省存储空间和提高查询效率。七、责任与监督部门负责人应对本部门记录管理的组织和实施负责，并严格落实相关制度和要求。公司内设文件管理员，负责文件的整理、归档和销毁，并帮助各部门建立健全记录管理流程。内部审计部门依照相关规定对记录管理进行定期审计，发现问题及时矫正，并向高级管理层汇报。违反本制度的行为将受到相应的纪律处分，严重者将追究法律责任。八、附则本规章制