文件管理程序

修订版本修订日期修订内容修订人2007-04-01根据ISO/TS16949要求,新制订李越分发至部门及份数GMMRHRQAENGMFGPMCPURSALWH1111111111制定者审批者文件控制印章如文件控制印章之颜色非蓝色,这份文件便是未经核准复制之副本;请只参阅核准之受控文件签署复核者签署签署部門副本编号:目的对公司的质量管理体系及质量管理体系相关的文件、资料进行订定公司内各种文件之制订,修改,发行及旧版本之管理准则,以确保各部门皆能持有最新发行的文件,使品质管理系统有效的运作;范围适用于文件的拟制、批准、编号、发放、使用、保管、修订、作废等过程管理适用于对客户的资料的接收、保存、使用等过程管理不包含图面与技术资料,图面与技术资料请参照QP-ENG-001职责总经理：质量手册之核准、颁布运营总监：程序文件的核准、质量手册的审核管理者代表：质量手册的制订和程序文件审核职能部门：文件的制订、审批、提交、接收、使用、保存及提出修改意见质量记录的填写、保存、定期将过期记录销毁文控中心：负责质量体系文件及外来文件的保管、发行、回收、记录、作废、借阅等过程处理及原稿保存,建立文件目录清单定义&缩写受控文件按ISO/TS16949标准要求指定须受控的文件,以及对质量管理系统有影响的文件,范围包括QM、QP、WI、SOP、SIP、SPP、标准、外来文件,文件的形式可以是纸张,光盘,图片,电子档;二次受控文件指使用部门按照生产需要的数量,将受控文件采用影印的方式,并加盖二次受控印章后,分发给自己部门使用的文件,二次受控文件只限于制造部及品质部内部生产需要而自行发放的文件;质量手册QMQM：QualityManual,为向客户与员工说明公司品质政策具体作法的指导纲要;程序文件QPQP:QualityProcedure,规定何人在何时、在什么地方、做什么事情,描述标准要求与部门活动职责流程;工作指引WIWI：Workinstructions,对每一项作业按照全过程控制的要求,对作业计划、准备、实施、总结等各个环节,明确具体操作的方法、步骤、措施、标准和人员责任,依据工作流程组合成的执行文件.标准操作规范SOPSOP:StandardOperationProcedure,是将进行产品加工时的标准操作步骤和要求以统一的格式以文件的形式描述出来,指导操作员在生产操作过程中的应进行的操作步骤,和应遵守的事项;标准检验规范SIPSIP：StandardInspectionProcedure,是将检验产品时的标准操作步骤和要求以统一的格式以文件的形式描述出来,指导检验员在产品检验过程中的操作步骤和应遵守的事项;标准包装规范SPPSPP:StandardPackingProcedure,是将进行产品包装时的标准操作步骤及要求以统一的格式以文件的形式描述出来,是指导包装员在包装产品过程中的操作步骤和应遵守的事项;外来文件与产品行业有关的法律法规、国家国际标准、与质量体系有关的运行手册、标准、客户的图面、技术资料等;作业内容文件架构、制订者、审批权限、保管文件层次文件制订文件审批文件核准文件保管一阶文件QM管理者代表运营总监总经理DCC二阶文件QP相关部门经理主管管理者代表运营总监DCC三阶文件WI、SOP、SIP、SPP各部门经理指定人员相关联部门制订部门经理DCC四阶文件QR、FM跟随程序书、作业标准文件一并核准注：制订或修订文件,应由制订者召集单位负责人及相关涉及部门及管理代表研讨,以确保文件之适用性与可操作性,各阶层文件之制订、审查核准依照文件审核权责执行.如上表各部门代码部门名称代码部门名称代码部门名称代码总经办GM工程部ENG采购部PUR管理者代表MR制造部MFG生产计划部PMC管理部HR品质部QA仓储部WH业务部SAL财务部FNA文控中心DCC文件格式组成部分5.3.1文件组成：封面应提现文件最新版本及修订记录内容,分发涉及部门份数及有效审批;质量手册：封面、修订记录、手册内容;程序文件：封面、1.目的2.范围3.职责4.定义无定义时填写“无”5.作业内容6.流程图7.参考文件8.使用表单;作业指导书类：①工作指引WI：封面、目的、范围、职责、定义、作业内容、附件、表格；②操作规范SIP、SOP、SPP：封面、修订记录、作业内容,格式无具体规定,设计应满足现场实际运作需要即可;5.3.2文件页次格式：进行撰写文件编号5.4.1每份文件应确保仅有唯一一个编号,一二阶文件由文控中心根据文件清单一览表进行编号,给到每位制定者,三阶文件由制订部门经理或文员管控,并建立相应的文件清单,文件编号受控的有效性由文控中心监管,并定期对现场使用的文件版本、受控状态等进行确认;编号方式如下：a.质量手册：QM-xxx“xxx”为流水号,从001开始b.程序文件：QP-NNN–xxx“NNN”为部门代码,“xxx”为流水号,从001开始c.工作指引：WI-NNN–xxxx“NNN”为部门代码,“xxxx”为流水号,从0001开始检验规范：SIP-QA–xxxx“xxxx”为流水号,从0001开始操作规范：SOP-MFG-xxxx“xxxx”为流水号,从0001开始包装规范：SPP-ENG-xxxx“xxxx”为流水号,从0001开始工程变更通知：ECN–ENG-xxxx“xxxx”为流水号,从0001开始控制计划：A/PCP-客户名或缩写-XXXXVA为APQP阶段,P为PPAP阶段,V为版本号d.表格：FM-NNN-xxxv“NNN”为部门代码,“xxx”为流水号,从001开始;V为版本号,从开始,例：FM-MFG-001e.外来文件：MKT-外–xxxx“xxxx”为流水号,从0001开始f.其它记录中的文件编号由各职能部门自定;文件版本5.5.1新制定的版本以“A.0”表示,当文件内容进行修订时,文件版本则升级为“A.1”版,从0修订至5时则升版,封面所示文件版本相应变为,以此类推;例：.0A.1A.2A..4A文件受控及分发一级文件及二级文件的受控与发行：文件制订者将经有效批准后的文件正本交DCC进行受控发行,文件封面需注册分发部门及份数,首次发放份数为1份,DCC根据文件封面所示的分发涉及部门将文件进行复印并给每份副本一个唯一编号copy-xxx,填写分发记录,并在封面盖蓝色的文件受控发行章,接收人及保管人为部门经理或部门文员,须在文件分发缴回记录表上签字;文件正本由文控中心保管,文控中心同时更新文件清单一览表;受控副本不允许二次受控分发,各部门人员可参阅但不可复印为已有或私自给其它供应商及客户;电子档由文件制订者提交保存在文控中心电脑中;三级文件的受控与发行：文件制订者将经有效批准后的文件正本交DCC进行受控发行,文件封面需注册分发部门及份数,首次发放份数为1份,DCC根据文件封面所示的分发涉及部门及份数将文件进行复印并给每份副本一个唯一编号copy-xxx,并在封面盖蓝色的文件受控发行章SIP\SOP\SPP文件应每页都加盖蓝色的受控章,所涉及部门核发份数为1份,保管在部门经理或部门文员处,部门经理根据部门使用需要安排部门文员进行复印,并加盖红色“二次受控章”发放给本部门使用者,领用者在部门文员处进行二次受控文件分发/回收记录的登记,表格可参考FM-DCC-003文件的电子档QM、QP、WI由文控中心设置成PDF档,置放于公司的公共盘上,共享路径为：网上邻居\整个网络\MKT公共盘\ISO中心…...,所共享的文件仅供各部门职员级以上与工作有关联的员工浏览参阅,不可复制、删除、打印;文件的有效性内容以文件正本为准;文件的使用现场使用之文件须置于作业场所,非现场使用之文件须由各单位指派专人自行集中管理凡受分发之文件传送均需列入管制,旧版及文件废止时,文控中心及各部门均须登记回收情形,各部门不得保留有旧版之文件;任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号.文件的修订、回收及作废文件的修订当文件的内容不再适用现实运作时或客户提出新的要求时,文件的制订者则进行相应文件内容的变更,文件的版本升级原则按照‘’执行;文件的回收及作废制订者将有效批准后的修订文件交文控中心发放,文控中心根据前文件的发放清单记录进行旧版回收,并将正本封面盖”作废章”并存档,其它副本销毁后,按照‘’进行文件受控分发;二次受控文件的回收及作废由部门文员回收作废;文件的遗失及申请5.9.1如遇文件遗失,或缺页、模糊等文件无法使用状况,使用部门可提出申请,填写文件补发申请单,注明申请原因,经部门经理审核、交管理者代表批准一阶/二阶文件需由运营总监批准后交于文控中心,文控中心根据文件补发申请单中的申请内容进行正本复印盖章并给文件一个副本编号,申请人文件分发缴回记录表中签字,文控员在文件分发缴回记录表上登记原发副本的状态;文件档案建立与管理：5.10.1文件类别之保管,经颁布发行之质量手册,程序文件,作业标准及各式表单之原稿等文件,均由文5.10.2各5.10.3文控外来文件的管理接收部门收到外来文件时,如果是客户提供与产品有关的图面和技术资料则提交至工程部门,其它文件在经审查确认后提交至文控中心;外来文件经审查确认后,由文控中心分发,并建立“外来文件清单”进行管理;如果需要分发,由文控中心进行复印盖“外来文件”章进行分发；当外来文件失效、过期或作废时,由文控中心依文件分发缴回记录表逐份收回,并记录于文件分发缴回记录表上.外来文件的最新版本由各对外接洽部门负责获得.对于最新法律,法规等资料,由业务、采购单位负责向外界获得.对于最新国家或国际标准,由业务、品技单位负责向外界获得.流程图输入流程图输出过程所有者文件使用需求文件初稿各职能部门文件受控需求文件清单制订者文控中心部门经理管理者代表审核后的文件