物业管理公司行政工作手册

目录

一、前言

二、管理处行政部的工作职贡

三、公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责

四、管理处行政制度及流程

1保密规定

2廉洁守则

3收发文及档案管理

4月报制度

5表格格式的管理规定

6文件格式的管理规定

7管理处印章使用管理规定

8资产管理规定

9采购、仓库管理规定

10物品领用制度

11集团网手机使用管理规定

12对讲机使用管理规定

13工作任务单使用办法

14图书借阅管理规定

15制服管理规定

16车辆使用和管理制度

17宿舍管理制度

18电话接听制度

19电话管理制度

20节约用纸、使用：次用纸的规定

21办公区域的管理规定

22办公行政管理规定

22.1员工证

22.2更衣柜、钥匙的管理

22.3电脑使用与管理

22.4复印使用管理

22.5传真机使用管理

22.6办公费用控制

六、相关表格

<-）模版

1公文模版

2信函模版

3传真模版

4备忘录模版

5会议纪要模版

6内部工作联系单模版

（二）表格

I请购单

2工作任务单

3公司车辆使用申请表

4车辆维修申请表

5固定资产申请表

6非固定资产申请表

7实物资产处理申请表

8实物资产转让申请表

9合同审批流程表

10名片印制申请表

II报价分析报告

12事务应酬费用申请及报销申请表

13行政费用分析表

前言

本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及塔卜.各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁,

管理处行政负责人为主要联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。

物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。

资源部

管理处行政的工作职责

1、贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成本：

2、组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全：

3、负责管理处的各类物品采购和固定资产管理：

4、严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。

1）管理体系文件的发放管理。

2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。

3）管理处合同、协议、评官记录、业务信息等其它文件的整理。

4）指导管理处各部门的文件资料管理.

5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。

5、负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实：

6、根据公司规定，协助管理处主任进行首理处印章管理；

7、按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。

8、完成其他日常行政事务性工作；

物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责

一、资源部与管理处行政的定位和角色:

资源部管理处行政

规章制度的草拟者规章制度的执行者

业务的支持者业务的优化者

业务的监督者业务的实践者

业务咨询顾问基层信息的提供者

二、资源部与管理处行政职责描述:

资源部管理处行政

1、组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及1、执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编

管理制度，编制实施计划与预算，审核各管理制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，

处的实施计划及预算：并及时提H优化成本的好建议；

2、修订、执行、监督、完善公宜行政和后勤管理2、严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，

制度、工作流程，确保行政后勤管理的顺利进确保公司行政后勤管理的顺利进行；接受公司

行：监督管理处行政的运作，为管理处行政协行政的监督：

调解决疑难问题；3、组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施

3、组织、协调公司各类活动；公司各类活动；

4、制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档4、按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；

案管理规定》归口管理公司档案工作：监督、接受公司档案管理的监督和业务指导：

指导管理处的档案管理：5、管理处日常行政事务的具体实施；

5、各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政6、具体负贡管理处的日常资产管理工作，包括中

事务的具体实施：购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、

6、统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转费用报销；

移、废旧处理工作：具体执行公司本部的日常7、收集、提供管理处日常运行情况资料；

资产管理工作；8、负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、

7、收集各管理处日常运行资料，整理公司的运行销传部及外部单位的文件收发、流转及管理工

情况资料：作：

8、负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位9、配合物管公司及管理处其他部门的工作。

的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及

管理工作：

9、配合公司各职能部门及管理处的工作。

三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述:

事务类型资源部管理处行政

1、行政规章制度起草公司及管理处行政管理制度：执行物管公司行政管理制度：

执行公司行政管理制度；汇报管理处行政手册的执行情况及

监督管理处执行公司行政管理制度提出改进建议。

检查、完善现行各项行政管理制度。

2、预算管理编制公司行政预算的费用指标：编制管理处行政预算；

编制公司本部的行政预算：执行公司批准后的行政预算：

协助管理处完成行政预算：定期检查汇报管理处行政预算的执

执行公司的行政预算，对侦算目标负贲；行情况。

监督管理处执行行政预算；

对公司及管理处的行政预算执行情况做定期

检讨。

3、收发文管理制定公司及管理处的收发文管理规范；执行公司的收发文管理规范：

负货公司本部所有的收发文事务：负贡管埋处所畲的收发文事务：

监督管理处的收发文管理情况。汇报管理处的收发文执行情况，并

提出优化改进建议。

4、文档管理制定公司文档管理标准文件，并统筹实施，包按公司文档管理标准规定的细则，

括统一发文格式、统一表格格式等；实施文档管理工作；

草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。正确使用公司文本和表格模式。

5、档案管理制定公司及管理处的《档案管理制度》：依照公司《档案管理制度》建立管

负货公司及管埋处的证照、合同、文件等重要埋处档案管埋1L作程序；

档案的集中管理；管理好物管公司的所有文档资料：

发挥档案价值，保障档案安全完整；汇报管理处的档案管理情况，并提

监督管理处档案管理工作；出优化改进建议；

组织实施公司本部档案室盘点工作。

6、印章/用章管理制定公司《印章管理规定》、《申请盖章管理严格执行《印章管理规定》、《申

规定》及其他相关制度和流程：请盖章管理规定》及其他相关制度

监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和和流程；

流程：按工作需要申请刻制管理处印章，

审批各管理处刻制管理处印章申请；并妥善保管：

8、资产采购及管理制定公司《资产管理制度》、严格要求实施资按公司《资产管理制度》、的职责

产管理和资产保全工作：要求，严格实施资产管理和资产保

指导、监督、检查各管理处的资产管理工作；全工作。

在各管理处之间合理调配各类资产，组织执行对资产管理过程中出现问题的及时

资产转移工作：汇总、上报；

制定资产采购流程及相关应用表格：配合执行公司资产转移工作；

按照行政采购审批权限实施物管公司的资产严格按照公司资产采购流程和权限

采购工作；进行实施采购；

公司本部资产的日常维护管理。管理处资产的日常维护管理。

9、各类日常行政事务（饮负贲日常行政事务供应商的甄选、评价、反饿、负贲本管理处各类办公设备、设施

用水、用餐、快递、车辆适时更换等事务。维护、调配等工作：

调度、办公用品采购/分制定日常事务操作规范，并监督实施情况，糙按公司的要求与有关供应商合作，

发、办公设备的维护、指出意见和改进建议：并及时反馈对供应商的赞许/意见/

定供应商的意见反馈等）优化公司日常行政工作，提高工作效率。建议；

优化本管理处口常行政工作，提高

工作效率。

11、报告关系/类别：1、行政月报汇总：1、行政月报

2、半年度行政工作报告：2、半年度行政工作报告：

3、年度工作报告：3、年度工作报告：

4、各类会议纪要；4、各类会议纪要：

5、审核管理处年度行政预算:。申报管理处年度行政预算

行政工作制度及流程

1保密规定

为「加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据国家有关保

密管理规定及劳动法规，结合公司/管理处运作之实际，特制定本规定。

1.1保密的范围

1.1.1本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信息资料，包

括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。

1.1.2商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性的技术信息和经营信息：或者是

因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。技术信息和经营信息包括但不限F客户/业主资料、合同资

料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设计图纸、方案及计

划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。

1.2保密文件的控制

1.2.1保密文件的界定

1.2.2保密文件的保管

“密件，不得复印”字样。任何人如复印或抄录保密文件，公司有权根据本规定追究其泄密贡任。

1.2.3保密文件的传递

1.2.4保密文件的使用

1.2.5保密文件的销毁

1.2.6网络保密文件的控制

1.3员工保密的义务

1.4员工泄密的后果叮处理

2廉洁守则

2.1公司任何员工个人不得以任何形式收受有关业务单位（施工单位、供应商等）的红包及礼物，若因节庆之故，

难以推却的，应缴交公司资源部登记，山公司统一处理。

2.2公司任何员工个人不得要求和尽量避免受请参加业务单位的请吃。若因工作需要应事前向部门经理报告，经

批准后始可赴约。

2.3公司任何员工严禁损害公司利益向业务单位收取好处或回扣。

2.4公司设立总经理信箱，接受员工及业务单位的，对在廉洁纪律执行时发现的问题，若金额或物品价值较大的，

将移交司法机关处理。

2.5员工因谋求私利，参加业务单位请吃，影响公司形象者，将予警告和通报批评处理，屡犯者，将予辞退。

3收发文及档案管理

3.1文件定义

3.2收发文管理

3.2.1收文

3.3发件

3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。

3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一

编号及填写《发文登记表》。

3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。

3.3.4校对、签署

山发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经

理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。

3.3.5申请盖章

由物管公司秘书负贲申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项

目中心行政及信息管理部负责归档。

3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记，

3.3.7内部传阅

收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。

3.3.8归档

具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各

管理处行政人员负贡保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

3.4文件保管及处理

3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体

情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变

时报物管公司资源部备案。

3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。

3.1.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界

定文件的存放期限和处理方法，例如：

3.5档案管理

3.5.1文件的移交

3.5.2档案的保管

公司的档案山资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将

文件进行编号，分类存放。

3.5.3档案信息的使用

公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》°如所复印的文件属公司证照类,

由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

D原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可

凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政

及信息管理部借出.

2》档案原件外借助一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的干放地点知

会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。

3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。

1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。

2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完

档案归还手续。

由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

4月报制度

4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

5表格格式的管理规定

5.1适用范围

“广州新世界物业管理有限公司”）及公司辖下各管理处、各部门所使用的表格。

5.2表格格式

5.2.1表头

“广州新世界物业管理有限公司”,下款是表格名称。

“广州新世界物业管理有限公司”和表格名称（两行上下排列、紧鸵标志的右边）。

例：

“广州新世界物业管理有限公司”用隶书，字号为三号；表格名称用华文梢体，字号为小三号。

5.2.2表尾

1）表格编号由：制表部门'表格编号（以用途分类）'版次'生效日期组成

2）编号的字体：宋体，9号。

3）表格编号的位置，在表尾的左边。

1）页号数内容；第_页，共_页。

2）页号数的字体：宋体，9号。

3）页号数的位置：在表尾的中间。

5.2.3表格的正文

5.3表格管理

5.3.1表格的编制

各部门负责编制相应的表格，应指定专人负责，并将编制好的表格报资源部，如有更新，应及时告知

资源部。

5.3.2表格的管理

资源部负贲式格编号分类、登记及检查、督促等管理工作。

5.3.3所有表格均由资源部统一公布适用。凡未经资源部公布的表格，均不发生效力。

6文件格式的管理规定

6.1适用对象

本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件，包括打印版本和手写版本的文件。

6.2.公司标志

公司标志在文件上端的最左边，具体如下：

6.3文件编号的规则：

1）文件编号由：物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成

例如：G80/RMS/CW/Ml/0001

一朴松美

发文加门

顼卅咏:处

TTTTrzT"

诠颗:

物管公司G80内部工作联系单W

时代RMR备忘求M

项目物管处岭南RMS会议纪耍MU

逸彩RMY电子邮件E

资源部ZY文件类型传真F

财务部CW物管公司0

工程部GC项目管理中心1

发文部门

客服部KF合作公司2

保安部BA往来公司3

档号'0001始

6.3日期的格式统一有以下两种

文字日期）、或2005年1月31日（简称为中文式数字日期）。

——年/月/口，例如:2005/1/3U

6.3使用规定

6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件，其最后落款的文件日期，统一使用上述之中文式文字日

期；正文内容提及到的H期，则可选择上述格式中的任一种。

7管理处印章使用管理规定

7.1目的：

规范管理处印章使用管理，确保公司利益不受损害。

7.2使用范围：

新世界物业管理有限公司下属各管理处印章管理

7.3职责：

7.4工作程序：见《印章申请使用流程》

不

同

意

不

同

意

盖章

文件复印存档

7.5使用规定：

7.5.1管理处卬章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往

来：不得用于发往外部单位、政府部门及个人等的对外发文，及有关合同、协议、担保、证明等事项。

7.5.2使用印章应填写《印章使用申请单》，经管理处主任批准后再加盖公章。

7.5.3加盖的印章应端正、清晰，加印位置应“齐年盖月”。

7.5.4不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。

7.5.5行政助理要严格遵守印章管理规定，严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数，对K符合管理

处印章使用范围的要予以指正。

8资产管理规定

8.1本文件的适用范围

适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。

8.2资产的定义

泛指使用期为1年以上（含1年）在公司及公司辖下各管理处使月的资产。其中，单位价值在RMB2000以上（含

RMB2000元）的资产，属固定资产类，财务软件系统中划分为A类资产：单位价值在RMB2000元以下的资产，

属非固定资产类，财务软件系统中划分为H类资产。

8.3资产的分类

所有的资产是根据与财务账相一致的标准进行分类的，具体为：

8.31办公设备类（包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电

话等）：

8.3..3交通设备类（包括汽车、摩托车、电池车等）：

8.3.4房屋类：

8.4资产管理和主管部门

8.5资产使用部门

资产使用部门是指具体贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定，负责部门资产口常维护工作的执行部门。

8.6资产所有权及相关责任

8.6.1资产所有权

资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理

处范围内，资产位置的改变并不构成所有权的改变。

8.6.2资产管理部门责任

负贲按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对资产进行必要的维护安

排。

8.6.3资产使用部门责任

资产管理部门己对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记，各资产使用部门及资产的具体使用权人须对

应使用，并妥善保管、爱惜使用。

8.7固定资产的折IH

固定资产每月折旧费用最终在该固定资产的使用部门/管理处承担。

8.8资产的取得

作购买前的准备，填写“固定资产申请表”（所申购的资产属固定资产类时适用）、或填写“非固定资产/

费用申请表”（所申购的资产属非固定资产类时适用），然后将

申请表汇总到资源部审核，由资源部进行调配，无库存则再由资源部组织购买。

资产管理的公司贡任人应负贡资产到达后的质星确认，保证其今后的正常使用。

当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点：

注：如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或资产管理的部门/管理处责任人必须通知资源部，并作有

关的协调，保证对资产情况的及时了解。

8.9资产的编号

所申请的资产是从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的资产编号，资源部作相应的变更使用人登

记。

8.10资产的签收

资源部将该货产编号填写在申请式的“取得登记栏”中，再宙申请人或使用人在“取得登记栏”上签收。

8.11资产资料的存档

资产管理的公司责任人，籽该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、资产卡片、资

产转移单等资料存档。

8.12资产购买款的支付

由资源部负责办理资产购买款的支付手续，并将已填写“取得登记栏”的申请表原件、资产卡片、发票等资

料交财务部。

8.13资产的处理

资产的处理应填写《实物资产处理申请表》，并根据有关规定执行：如属固定资产

批准后交由财务部操作。

8.14定期资产检查

两种周期性的维护来保持记录的精确、真实：

资源部于每年12月31日前，根据当年二次资产盘点的情况，调整好资产登记后，打印出公司/管理处资

产的年报，交档案室归档：同时将各部门/管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。

周期性的盘点为每年的3月和9月。

9采购管理规定

9.1目的

规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。

9.2适用范围

适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓走管理等。

9.3职贡

作及货款报销.采购资料存档管理工作.

9.4采购制度要点

9.4.2采购行为分类

指单位价值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在广州新世界物业管理有限公司及

辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物

品。

指单位价值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、

办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水窕、邮递费及其它杂项品。

员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一•般为一年）等。

文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服

制作、饮用水供应商等。

经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购

品单价在300元（含）以上，或总价值在1,000元（含），要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。

9.4.4采购审批权限按《广州新世界物业管理有限公司财务审批权限》执行。

9.5其他采购要求：

9.5.1尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。

9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。

9.5.3对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。

9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。

9.6.2询价、比价、议价

9.6.3呈核、订购

9.6.4验收

9.6.5存档跟踪管理

9.7仓库管理

9.7.2物品盘点

9.7.3仓库管理

9.8物品供应商评审管理

9.8.1评审范围

9.9行政助理应当对合格供应商及时建档，包括以下内容：

9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址

9.9.2营业执照复印件

9.9.3资质等级证书

9.9.4评审结果和记录

9.9.5其他证明材料

9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一

览表报总经理阅示。具体要求：

9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况

9.10.2委托方/供应商产品价格的变化

9.10.3社会信誉的变化

9.10.4同本管理处合作的情况跟踪

9.10.5其他应当跟踪管理的要素

9.11跟踪评审结果的处置

9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收

方面的优惠和方便。

9.12物品采购流程

采购流程

预算内预算外

各管理处行政助理月底汇总各部门下

月济金使用计划（的《请购单

提交管理处主任通过管理处拟写书

面申请报告

W司资能要置第品批

由申购部门填写详细《请购

单》或提供相关样品

退货跟进

登记入仓，填写入库

资产登记，粘贴标签

使用部门领用，出仓填写出库

建档

备注：每月22日前各管理处提交下卜•间），并填写好物品采购单。

10物品领用制度

10.1物品领用前先填写《工作任务单》或《用料单》，确部门主管审核审核后方可领取，各部门主管须跟进物

料使用情况。

10.2对用户维修由相关部门下单，工程部领料，完成维修后，客服中心在进行验收的同时，监管材料是否得到

合理使用。

10.3各部门内部需领用物品时，由部门提出申请，报人事行政经理批准后方可领用。

10.4每月25日工程部各班组须将剩余和回收材料填写退料单、领料单，交仓管员入账，工程部、管理处行政

人员每月不定期抽查并核实用料。

物料领用流程

11.1手机所有

手机为联通公司送给新世界物管公司，所有权为新世界物管公司所有，手机与手机号码统一由资源部配于新世

界物管公司主管级以上员工使用。

IL2手机使用管理

11.2.1CDMA手机由新世界公司配于主管级以上员工使用，是属于员工福利的一种，在使用CDMA手机时，同时

享有公司手机补助。

11.2.2MA手机统一由资源部管理，由资源部统一调配，员工不能干涉。

11.2.3员工在使用CDMA手机时，必须保证在工作时间内开机，如果发现在工作时间内无故关机，无法联系的

情况，资源部有权做出处理。

11.3手机费用管理

11.3.1CDMA手机交由员工使用的当月起，员工相应享有与其职位相应的手机报销。具体参照“手机通信费用

管理规定”。

11.3.2CDMA手机话费每月由使用者自行到营业厅缴费，索取话费发票交行政核准，在限额标准内实报实销，

超过报销限额的话费由持机人自行承担。

11.4其他

11.4.1员工在领取CDMA手机时，需和公司签定一份公司内部手机管理协议：

11.5内部手机管理协议

为便于与新世界公司的沟通，提高工作效率，新世界物业管理有限公司决定对主管级以上员工统一配发手

机及对应的号码。为更好地进行管理，现制定以下规定：

将会受到公司的调查，公司将保留追究使用者相关责任的权利。

卡，结清话费，否则公司有权直接从使用者的薪金中扣抵配发手机的市场价款、话费及其他相关费用。

12对讲机使用管理规定

12.1对讲机的管理

12.1.1对讲机由各管理处各部门领用保管，遵守“俄领用，谁保管，谁损坏，谁负责”的原则，层层落实。

12.1.2对讲机由各管理处行政助理统一编号管理，定期对使用情况进行检查。

12.1.3各管理处各部门必须设立对讲机使用登记簿，由部门每天统一发放、验收，并做好对讲机交接工作。

12.2对讲机的维修

12.2.1对讲机的维修统一由各管理处行政助理负责，由资源部指定统一的维修商进行维修保养。

12.2.2行政助理应建立对讲机的设备台帐，及时掌握对讲机的性能状况及使用情况。

12.3对讲机的使用

12.3.1对讲机必须随身携带，小心爱护，使用时应小心轻放，严禁手提对讲机天线，严禁用对讲机敲击硬物，

因使用不当造成损坏须照价赔偿。

12.3.2用对讲机后必须保持对讲机处于开机状态，并注意及时更换电池，更换电池时，必须先关机后再更换电

池，以保护和延长对讲机使用寿命。

12.3.3须严格按对讲机的操作规范使用，发话时，按住发话按钮，发话完毕后松开发话按钮接听，严禁长时间

按住发话按钮，影响正常通话。

12.3.4在公众场合注意控制对讲机音量，避免对客户造成滋扰。

12.3.5对讲机仅供工作上的联系，不准用对讲机讲与工作无关的事情，不得讲影响公司/管理处形象的说话或

泄露公司/管理处秘密。

12.3.6用对讲机时应先报岗位，然后讲要找的岗位，再说具体事情；使用对讲机时应使用礼貌用语，要求别人

办事时应多用“清”字，如“消防中心CALL巡楼保安，请即到XX层检查X号烟感”，接收人收到后应

回复“收到”或不清楚时说“请重复”，检查后回复“巡楼保安CALL消防中心，检查无火情，请复位”，

“谢谢”。严禁用对讲机讲粗言烂语。

12.3.7对讲机使用过程因接受信号不好，接收双方听不清楚时，呼叫三次无反应，其他同事应立即转呼并及时

代为转告。

13《工作任务单》使用办法

13.1目的

加快工作效率、避免工作延误，把每一项工作明确到人和完成时间，以保证”成本、效率、质量、态度”均

使客户得到满意

13.2使用说明：

13.2.1每一张工作任务单只有一项工作内容，一个编号：

13.2.2工作任务单共3联：第一联为白色，由下单部门保管：第二联为红色，由接单部门保管：第三联为蓝色，

由仓库保管：

13.2.3“接待人”（客户服务中心前台）在接到报单人的电话时，需马上详细记录、填写“报

单人”姓名、“报单时间”和“报单内容”：若报单人到客户服务中心前台，则请报单人亲自填写

13.2.4接待人在确认报单内容后，需填写“接待人”、“发单人”、“发单时间”“要求完成时间”栏内容，

并在4小时内交接单部门

（-）接单部门不得以任何理由拒签工作任务单，接单人为接单部门的主管

（-）接单人需填写“接单时间”、“维修人员”，并在4小时内交维修人员

（三）维修人员填写所需材料，凭工作任务单到仓库领料

（四）维修人员需填写“到达时间”、“完成时间”或“未完成工作情况反馈”、“工时”、“工价”

“总费用”

（五）在完成工作以后，属于有偿服务的，马上需请业主在“有偿收费确认”栏签名；并把工作任务

单交客户服务中心确认，由客户服务中心前台评分后，分别送下单部门主管、管理处主任进行

评分；由客户服务中心前台进行统计保管，每月25日把工作任务单统计表交人事行政助理进行

绩效考评

13.3《工作任务单》管理制度

14图书借阅管理规定

14.1图书的收集和首理

购买、定期收集、公司/管理处/部门/员工提供。

14.2图书借阅

14.3图书归还

借阅人归还图书时;须经图书管理员检查所归还之图书是否整洁、完整、并签名确认。

14.4图书处理

15制服管理规定

15.1目的

为了统一物管公司对外形象，加强员工的归属感，促进公司的业务和管理水平，公司均为各岗位的员工订

制制服，现特制定相关的员工制服管理规定，具体内容如卜.：

15.2一般规定

15.3折旧标准

按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%；

按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%；

按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%；

由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大，且一年四季只有两套服装，所以按一年时间折旧。

皮鞋类按一年时间折1「；布鞋类按半年时间折旧；

涉及个人卫生问题，员工离职时一•律采用工鞋折旧方法，工鞋不予回收

如女门童使用的保暖长袜等，一般按半年时间折旧，离职时不予回收，其他如保安精神带等配饰，一

般按一年时间折旧，或根据具体情况作出决定。

15.4工衣换洗

适用范围曳季冬季备注

客服人员4次/月2次/月

保安人员2次/月1次/月

工程人员1次/月1次/月

后勤人员2次/月1次/月

16车辆使用管理制度

16.1总则

为加强公司车辆管理，确保行车安全，提高办事效率，减少经费开支，制定本制度。

16.2车辆使用范围

16.2.1公司接送往来宾客等接待用车：

16.2.2公司领导业务用车：

16.2.3员工外出开会、联系业务用车：

16.2.4其它紧急和特殊情况用车等。

16.3车辆使用程序

16.3.1周一上午本部各部门以电邮形式申报本周用车计划，交由前台文员定出“公司车辆行程安排表”，以

电邮形式通知本部所有员工。

16.3.2需用车人员根据行程表做出外出办事安排，用车部门需提前一天填写“公司车辆使用申请表”，由部

门经理批准后交资源部。

16.3.3资源部尽可能安排同线路外出办事的同事共同用车。

16.3.4无法安排用车时，资源部将开具“无公司车辆安排回执”。

16.3.5员工外出联系业务尽可能考虑使用地铁、公共汽车等交通工具。

16.4车辆的管理

16.4.1车辆调配权归属资源部。

16.4.2必须在公司指定的场所进行定期维修、保养，以确保车辆保持良好运行：司机有责任在每次出车前进

行检查，确保安全后方可用车。

16.4.3停放公司指定车位，钥匙交回资源部（或存放在时代监控室）以备紧急情况使用车辆。

16.4.4车辆需在指定加油站加油，由资源部统•支付油费。

16.4.5车辆加油统一由司机经办，司机在每个工作口结束前检查油箱油量，保证紧急任务和特殊情况用车时

的需求。

16.4.6司机出车时应向用车人收回“车辆使用申请表”，并在工作日志中及时登记起点至目的地区段名和行

程公里数，由用车人签名确认。

16.4.7司机下班后应将车辆停入停车场，问时及时登记行程公里数，掌握用油情况及控制用油量。

16.4.8公司人员下班后或周末确需用车的，成提前向资源部提出申请，确有急事应口头申请获得批准后，方

可用车。自行开车者需在''公共用车登记薄”上登记起始终点及行程公里数，并签名确认。

16.4.9司机每天做好工作日志，详尽记录行程，并由经办人签名确认。

16.4.10司机应保持车辆外观及车内的整洁，备用修理工具齐全；停入停车场时应保障油箱储油不少于1/4,

外出时需在正规停车场保管车辆、否则发生损毁、遗失或被盗等到情况，贡任由当事人负责。

16.4.11杜绝员工无证或未泾允许驾装公司车辆。

16.4.12用车人违反交通规则或发牛.交通事故责任和费用由当事人承担。

17宿舍管理制度

因工作及管理需要，管理处为部分员工安排员工宿舍，统-■配备末铺及必需生活用品，并制定员工住宿及管理

规定如下：

17.1住宿员工需提供个人资料，到管理处行政人事部办理宿舍入住的相关手续。

17.2员工应保证无不良嗜好，不得携眷住宿：

17.3住宿作为员工福利，房屋租金、管理费及必要正常的修缮维护费由管理处负责，水电费用由员工自行负担。

17.4员工离职时，应于离职日内迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。

17.5单元宿舍统一由保安部住宿人员中职位最高者担任宿舍舍监，其工作任务如下：

17.5.1总管一•切内务，保持叠洁、维持秩序：

17.5.2备置员工资料（如暂住证资料、紧急联络人等）：

17.5.3监督舍员的行为规范，宿舍制度的执行，定期向行政人事部汇报各项情况，配合行政人事部定期的宿

舍检查。

17.6舍员应遵守下列规定，违犯者将视情节轻重给予必要行政处分，甚至解雇。

17.6.1服从舍监管理、派遣与监督；

17.6.2遇紧急事故时能服从召集命令，迅速到达现场增援；

17.6.3室内遵守消防规定，严禁使用及装接高负荷的电器，严禁私接电线，（禁止明炉烹饪）：

176.4室内不得使用或存放危险及违禁物品：

17.6.5个人被铺及其他物品必须住放整齐，保持室内清洁：

17.6.6爱护室内一切公共设施及物品，不得于墙壁随意张贴字画或装钉物品，不得任意改造、改建室内现有

装修及设备：

17.6.7爱护笥理处统一配备的设施和物品，员工离职或损坏将按有美规定折旧或赔偿：

17.6.8各房间的清洁由舍监安排住宿人轮流清洁值日；

17.6.9任何时侯均不得制造噪音、气味;

18电话接听制度

18.1接听电话

18.1.1铃响三声以内，必须接听电话。

18.1.2拿起电话，应清晰报到：“您好,XX管理处，有什么可以帮到您？”

18.1.3认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方梢候，然后轻轻搁下电话，去传呼他人：如对方有公

事相告或相求时，应将对方要求逐条记录在《工作R记》内，并尽量详细回答。

18.1.4通话完毕，应说：“谢诬，再见！”语气平和，并在对方放下电话后再轻轻放下电话，任何时候不得用力

掷听筒。

18.1.5接电话听不懂对方语言时，应说：“对不起，请您用普通话，好吗？”或“不好意思，请稍候，我不会说

广州话”。

18.1.6中途若遇急事需暂时中断与对方通话时，应先征得对方的同意，并表示感谢，恢复与对方通话时，切勿忘

记向对方致歉。

18.1.7接听电话时，声调要自然清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不

太清楚。

18.2拨打电话

18.2.1电话接通后，应首先向对方致以问候，如：“您好”，并作自我介绍。

18.2.2使用敬语，将要找的通法人姓名及要做的事交待清楚。

18.2.3通话完毕时，应说：“说谢，再见”。

19电话管理制度

19.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理，特制定本制度。

19.2公司及各管理处的电话，主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用，在非紧急情况

下，不得使用办公电话作私人用途。

19.3任何情况下，严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现，将给予书面警告处分。

19.4任何情况下，严