要求、标书和合同的评审程序（17025实验室）

要求、标书和合同的评审程序文件编号:生效日期:版本:A1页号:PAGE1/3目的：为实施要求、标书和合同评审提供程序规则；在充分理解客户需求后评价满足该合同要求的能力并形成文件，消除合同双方对合同要求的差异，确保有能力及时满足客户合同的要求。2.适用范围：适用于本实验室检测服务中对客户要求（包括客户招标书）和书面或口头的协议和合同的评审及履行期间客户提出变更合同时的评审。3.职责：3.1.行政管理员负责常规、例行、简单的检测合同的评审，负责保存与合同签立、履行和评审有关的文件和记录。3.2技术负责人负责新的、复杂的、先进的、重大合同的评审方面的任何形式合同或协定的签订，及组织有关人员对合同进行评审4.工作程序4.1合同的类型和形式本文件给出以下术语定义：a）常规检测合同：指客户在技术服务上无特殊要求的、为实验室日常所从事的、工作量为实验室日常工作所能满足的检测合同。b）非常规检测合同：客户要求的检测项目为新的、先进的、复杂的或重大的检测合同。合同可以是为客户提供检测服务的任何书面合同或口头协议（口头协议也应汇总书面记录需客户签字），合同形式包括正式合同、检测委托单、信函、传真、电话、电报、或E-mail等。4.2客户要求4.2.1客户要求识别签订合同时需要明确检测项目及其有关的以下要求：1）明确客户规定的合同要求，包括委托项目固有质量特性要求，如公正性、可靠性、及时性和保密性等，以及项目交付要求如完成期限等。当检测涉及到抽样时，与客户明确抽样方案。2）隐含的要求，即客户没有明确要求但预期用途所必需的要求，如安全作业要求等。3）必要和合适时，为增强客户满意或实验室确定的其他要求。4）根据实验室的能力识别合同是属于常规业务合同和特殊合同。4.2.2合同形成4.2.2.1客户委托实验室检测时，由客户填写《检测委托单》并签名确认后，由行政管理员收集相关信息和资料。如果属于公司常规的、简单的、例行的任务，即由行政管理员与客户洽谈；如果属于新的、复杂的、先进的、重大的检测任务，则由技术负责人评审。4.2.2.2对《检测委托单》上的内容进行评审，本公司与客户双方达成一致意见后，双方签名。即形成合同。4.2.2.3评审通过后的《检测委托单》上的内容则成为实验室测试的依据。4.2.2.4非常规检测合同，由技术负责人与客户双方达成一致意见后，经评审后，在授权或认可范围内与客户签立检测合同或协议，签名盖章，即形成合同，4.3合同评审内容对合同评审，一般考虑评审以下内容：1）客户的要求是否形成文件，且描述清楚、易于理解；2）客户提出的检测项目要求实验室有无能力完成；3）与检测项目有关的技术标准、人力资源、设施是否具备；4）需要在检测报告中表述的其他信息是否清楚；5）能否满足客户的时间要求。对于内部重复性的常规检测项目评审以《检测委托单》形式经签字确认即为评审，非常规检测需要另外评审。4.4合同实施4.4.1签立后的合同或协议，按照检测工作程序向实验室下达检测工作计划。4.4.2评审通过后的《检测委托单》上的内容则成为实验室测试的依据。客户要求、标书与合同之间的任何差异应在工作开始之前得到解决。4.4.3当合同涉及有分包项目时，应将分包的内容写入合同。4.4.4合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时，行政管理员应及时向客户通报，以保证得到客户的理解4.5合同的修订4.4.1在合同签订后，如因客户需求发生变化或其它原因需对原合同进行修改或补充时，技术负责人应与客户沟通，尽可能协商解决。如修改涉及到重大的变化，则技术负责人应重新组织有关人员对变更后的合同进行评审，评审结果应作为检测合同的批注或附件由双方授权人签字。行政管理员应将修改的内容填写《合同变更通知单》,在两日内通知签约方及本实验室各相关部门。4.6合同管理4.5.1行政管理员归口管理本实验室的全部合同，建立《合同管理台帐》，按要求对合同进行登记和分发；合同签订后，行政管理员、客户各存留一份。4.5.2合同执行完成后，由行政管理员保存合同评审及合同履行过程中所产生的记录，行政管理员按《记录和档案控制程序》规定存档。4.5.3合同评审记录全部为纸版形式。合同评审过程产生的记录，包括合同执行期间变更的记录。合同评审的记录由行政管理员归档。5.0附表或相关程序文件：序号编号名称文件、记录正本保存在5.1记录和档案控制程序实验室5.2评审新工作的程序实验室5.3要求、标书和合同评审记录表实验室5.4合同变更通知单实验室5.5合同管理台账实验室要求、标书和合同评审记录表客户名称合同编号客户检测要求描述：[检测对象，检测目的，检测依据，检测物品的标的数量和价值，合同交付时间，检测物品的来源，报告形式和数量，附草拟合同文本，其他要求]评审人员评审日期评审地点评审内容提要：评审组意见：评审主持人（签字）：年月日技术负责人签署意见：技术负责人（签字）：年月日注：本评审记录在检测合同签定后与检测合同一起交行政管理员存档。合同变更通知单客户名称原合同编号变更编号合同变更内容描述：[增加或删减的检测对象、检测目的、检测物品的标的数量和价值；变更前后的检测依据、合同交付时间、检测物品的来源、报告形式和数量、附草拟合同文本，其他要求]行政管理员变更日期备注：客户确认：委托方联系人（签字）：年月日技术负责人签署意见：技术负责人（签字）：年月日检测人员是否通知到：□通知到□未通知到检测人员确认（签字）：年月日本通知单在检测合同签定后与检测合同一起交行政