教务部工作规范手册

目录

第一部分教务部概况............................................................3

1.1教务部的战略地位..........................................................3

1.2教务部主要工作介绍.......................................................3

1.3教务部各岗位介绍.........................................................3

1.4教务部的核心价值观.......................................................3

1.5教务部的服务对象.........................................................3

L6教务部的师资介绍..........................................................4

第二部分教务部岗位职责........................................................4

2.1教务主任岗位职责.........................................................4

2.2教务岗位职责.............................................................5

2.3班主任岗位职责...........................................................5

第三部分教务部工作流程........................................................5

3.1班主任工作流程...........................................................5

3.2续费流程.................................................................10

3.3退费流程.................................................................12

3.4转介绍流程...............................................................16

3.5缩单流程.................................................................17

3.6一对一转大班流程........................................................19

3.7大班转一对一流程.........................................................21

3.8课后回访系统录入流程.....................................................22

3.9课时单打印工作及流程.....................................................24

3.10教务工作流程...........................................................25

3.11邮寄课时单相关工作及流程..............................................28

3.12教务系统使用流程......................................................29

第四部分学生管理规定.........................................................32

4.1家长须知................................................................32

4.2学生上课须知............................................................34

4.3学生上课要求.............................................................34

4.4请假制度..................................................................35

第五部分教师管理规定.........................................................37

5.1个性化辅导老师的基本素养................................................37

5.2考勤及惩罚制度..........................................................37

5.3备课要求.................................................................37

5.4课堂纪律.................................................................37

5.5教学效果管理............................................................37

5.5课时单签字及保存........................................................39

第六部分日常工作常用表格及使用方法...........................................40

6.1个性化授课教案............................................................40

6.2全程辅导计划..............................................................41

6.3续费协议..................................................................41

6.4退费申请书................................................................42

6.5一对一转介绍凭单.........................................................42

6.6缩单申请书..............................................................43

6.7一对一转大班申请书......................................................43

6.8兼职教师聘用协议书......................................................44

6.9应聘人员登记表..........................................................45

6.10教师加薪申请表.........................................................45

第七部分附件..................................................................45

7.1课程表..................................................................45

7.2教务工作周报表..........................................................46

7.3教务工作月报表..........................................................46

7.4班主任工作周报表........................................................47

7.5学生课时统计表...........................................................48

7.6班主任工作月报表.........................................................49

第一部分教务部概况

1.1教务部的战略地位

一对一个性化学习中心-教师一对一辅导机构，成立于2007年9月1日，成立伊始就在北京市

火热的一对一市场掀起巨浪。我校的一对一打破了常规的一对一辅导机构不能用一线在职老师的行

规，开启了北京市一对一发展的新局面。教务部负货整个一对一教学的后期管理，在我校发展的过

程中具有举足轻重的地位。

1.2教务部主要工作介绍

一对一教务部的主要工作是教师和学生的管理，其中包括全、兼职教师的招聘、教师的培训与

考核、为学生选派任课教师、学生上课的跟踪与反馈等。

1.3教务部各岗位介绍

一对一教务部主要有教务主任、教务、班主任三个岗位。根据校区的不同，每个岗位的工作内

容会略有区别，但岗位职贡和工作内容大体相同（具体参考卜面的组织结构图和培训内容中的岗位

职责和工作流程）。

表1一对一教务部组织结构图

1.4教务部的核心价值观

以专业赢得高效；以责任赢得信任；以团结赢得发展。

1.5教务部的服务对象

我们服务的对象主要是学生、家长。学生的来源主要是北京市的中小学生及各外地校区的中小

学生。我们所提供的服务是基础文化课课外辅导，辅导形式是一对一（也有1对多的形式，但最多

不超过5人），就是1名教师教1名学生。教师针对所教学生的问题，设i-个性化全程辅导方案，按

照辅导方案有计划、有针对性的进行教学，达到教学目标（提高学生成绩）。服务人员（班主任和教

务老师）全程跟踪学生在我校学习的情况，并定期把情况汇报学生家长，多与家长沟通，和家长建

立良好的关系。

1.6教务部的师资介绍

我校采取以在职一线教师为主，专职教师为辅的师资战略。在职一线教师由四个级别组成，分

别为：优秀教师、3A教师、5A教师、6A教师、专家。

一、优秀教师

北京市普通优质学校在职一线教师

二、3A教师

北京市区级示范校的在职一线教师

三、5A教师

北京市市重点校在职一线教师；市级示范校在职一线教师；北京市各区教研员

四、6A教师

北京市高级教师、特级骨干教师；教研中心高级教师；市重点校教研组长、学科带头人

五、专家门诊

金钥匙梦之队教师

六、全职教师

全职教师是我校自己内部培养的任课教师，我校的专职教师多数是教学经验丰富的各外省、市

学校一线下来的教师。专职教师一般都分派在各校区，和全职员工一样实行坐班制。专职教师有责

任心强、教学系统、方便管理等优势。

第二部分教务部岗位职责

2.1教务主任岗位职责

一、负责做好本职位教务、班主任基本工作；

二、负责本校区一对一教务、班主任的招聘及日常管理；

三、负责本校区专、兼职教师的招聘及日常管理；

四、负责本部门员工的业务技能培训；

五、负责校区课时消耗、续费、退费、转介绍、成本控制等任务的监督；

六、负责教师的筛选，监督教学，对教学效果进行评估：

七、负责本部门周例会的组织和主持；

八、负责每月专兼职教师工资的统计；

九、负责教务和班主任每月奖金的统计；

十、负责校区员工精神面貌、环境卫生的检查;

十一、负责家长投诉及员工纠纷的处理；

十二、负责完成领导交待的其他工作。

2.2教务岗位职责

一、主要负责一对一专、兼职教师的招聘、管理与筛选；

二、负责监督教师全程辅导方案、阶段辅导方案、个性化教案的执行；

三、负责教师教学效果的评估与总结；

四、协助学校制定及不断完善专兼职教师的管理制度；

五、负责与班主任沟通协调，为学生选派合适的任课教师并参与调课；

六、负责与班主任及其它部门配合，做好学生的续费、退费及转介绍等工作；

七、负责保持校区环境卫生，完成日常事务；

八、负责完成领导交待的其他工作。

2.3班主任岗位职责

一、主要负责一对一学生学习的管理；

二、协助教务老师给学生选派任课老师，与任课教师密切沟通学生上课情况并及时向

家长反馈学生在我校学习的情况；

三、负责对学生出现的问题进行及时疏导解决，对学生有可能出现的问题要有预见，

并做好解决方案；

四、负责监督教师全程辅导方案、阶段辅导方案、个性化教案执行，三个计划的不定期调整；

五、负责通知家长、学生上课时间，并与学生家长保持良好沟通，按时回访并做好记

录；

六、负费随时关注学生学习、生活情况，对学生进行必要的心理辅导；

七、负责配合其他部门完成校区任务；例如，配合咨询完成销售业绩，即完成转介绍

任务；配合教务完成课时消耗、成本控制任务；配合外围市场做好学生家长会的及时统计

工作。

八、负责保持校区环境卫生，完成日常事务；

九、负责完成领导交待的其他工作。

第三部分教务部工作流程

3.1班主任工作流程

工作流程详解要求时效

一、审核学生情况登记表中学

生的基本信息、各科成绩、监

护人情况、学员学习情况、性

格、补习科目和对任课教师的

要求，以及辅导时间。

二、审核合同，查看签约期限、

计划课时数、教师级别和缴费记诵所有信息1小时内

情况。

三、登陆《金钥匙学校一对一

教务系统》，查看学生的信息

是否已经录入系统，并审核系

统与学生实际报名信息是否保

持一致。

四、第一次打电话，向家长介

绍自己的班主任身份、具体负

责的工作、并提供随时都可以

联系到本人的联系方式（办公

做好最充分的准备再打电

室座机+个人手机）。

话，一定要事先与咨询师做

五、跟家长核实咨询师填写的

好沟通，口径保持一致。打接单后2小时内

学生情况登记表，并询问家长

电话时，说话要有条理，班

是否需要补充。

主任职责要交代清楚。

六、向家长询问并确定合适的

学情反馈方式和时间段，问清

楚具体由父亲还是母亲或其他

家人来主要负责孩子的学习。

接新单七、协助教务排课，按照家长

的要求与教务协商，尽量满足

家长的要求，实在满足不了的要细心耐心，跟任课教师一

最迟在上课前的24小

要向家长说明原因。定要交代清楚学生的学科情

时

八、把学生在该学科的知识学况。

握情况，跟教务老师共同详细

的反馈给任课教师。

九、排好课后打电话通知家长，

告知具体上课时间和学生需要

携带的学习资料。

十、对教师的年龄、性别、授

课风格，过往成绩等要做到了

打电话前要把任课教师的基

如指掌，家长问时要能流利回

本情况和要向家长交代的内

答。排好课后1小时内

工一、告知家长任课教师初次容充分准备，打完电话后要

再发一条信息给家长。

上课的第一小时为试听时间

（视校区制度而定），若满意

则继续上课，该一小时记入课

时；若不满意下次课调换老师，

该一小时不记课时。

十二、首次上课时，班主任必

须在场，并引荐任课教师与学

生及家长认识。上课成功后的最短时间内把最迟上课成功后一周

十三、学生第一次上课成功之课表定下来。内

后，班主任要把学生每周的课

表固定下来，并把课表发给主

管一份，临时有变动的要做好

记录。

一、电子档案，从咨询老师处

接到学生档案后立即录入电脑

电子档以时间的先后为序，

建立学生的电子档案，以学生

把学生自入学以来的详细情

个体为单位每人一个word文

况记录清楚，如课程安排、

档。

建立学请假调课、加科或减科等；学生第一次上课成功

二、文本档案，包括合同、学

生档案文本档案中的各项表格按时后即刻建档

生情况登记表、课程表、课时

间先后顺序排列好，同类表

统计表、教案、阶段性测验分

格用区别针别在一起，每周

析报告、个性化教学计划表、

整理一次。

课时卡、学生请假条、调课记

录表、回访记录表等。

一、回访的目的：反馈学情和

了解家长的心声。

二、回访内容：反馈学生在我

校上课的课堂表现、班主任与

学生沟通的情况及任课教师反

馈的知识掌握情况c

三、回访方式：电话、短信、至少每两次课回访一

回访内容要客观、真实

书面。次

四、回访的时间段：最好是周

一到周五的晚上和周末或跟家

长事先约定的时间段。

五、回访记录：每次回访要有

记录，每月末对回访记录进行

整理，发给校区教务主任。

一、学生上课期间，要经常到

教室巡查，确保教室时时有人

看管。

二、对于老师或学生发短信、

闲聊等与教学无关行为要及时

制止。

认真巡查，走路等动作要轻，

谡堂管三、及时清扫垃圾，保证教室学生上课期间每30分

尽量不要制造噪音影响学生

理清洁卫生。钟巡查一次

上课；监查力度要严。

四、保证学生、教师每堂课都

能按时上课并上足规定的时

间。

五、检查任课教师书写的教案

是否认真、详实，课后把教案

收回并存档。

一、学生初来我校.上学时要给

学生、家长做相关培训，如上

课遵守纪律、不能迟到早退、

课后签字、停、调课需提前24第一次与家长电话回

培养学生的习惯

学生的小时通知等。访时要告知家长

管理与二、在日常的管理中要根据要

沟通求规范学生的行为，让其形成

良好的习惯。

三、经常找学生谈心，了解目

前学生的心理状态、关于学习

的一些想法。

四、实时了解学生对在我校上

课的反映、以及新的需求。

每时每刻都要关注学生每上两次课谈心一次

五、成为学生的良师益友，多

给学生做思想教育工作，对于

学生无论是学习上还是作风上

的不良倾向要及时制止并给予

正确的引导。

六、时刻关注学生的学习成绩，

班主任做好每次考试成绩的记

录，并定期向主管汇报。学校无论大小考每次考试

每次考试后都让学生把试卷带后都要复印一份学生

我们中心复印一份，让我中心的试卷来分析并存

任课老师给分析讲解，并将教时时关注学生的学习成绩档，小测验在学生每

师分析和复印试卷放入学生的上5—6次课测一次，

档案。高三的可以根据学校

七、让任课教师在每六次课后，考试情况适当减少。

出一份试卷，班主任抽时间给

学生做小测。

一、严格按照咨询师签单时设

计的教学计划安排课程，对于

因特殊情况导致缺课、落课的

要及时补上。

二、咨询师所签教学计划在实

践中发现有需要调整的，例如

家长想调整或班主任认为前计

划达不到效果而想调整的，可

以跟任课教师协商，根据任课

教师提出的意见，作出适当调

时计

谡整。

实

划

的要重视课时计划的设计与执对于学生落下的课程

三、课时消耗：班主任要根据

调

施

与行。要在下周内补上。

学生的学习情况引导家长加

整

课，对上课频次低、成绩总是

不理想的学生，班主任要找任

课老师沟通，让老师写下一步

的辅导计划，根据计划安排去

建议家长加课。

四、加科：对上课频次高且成

绩提升明显的，要引导学生加

科，加科前要向相关任课教师

咨询，并拟定好“建议辅导计

戈后再向家长提出

一、学生入学后，课程表确定

后-•般不允许随意停、调课，

如若有停、调课提前

班主任在学生入学时要跟学生

调课与在日常学生工作中加强对学24小时通知，如违反

讲清楚。

换老师生的管理和约束。规定则要有相应的惩

二、学生一旦有特殊情况确实

罚措施。

不能上课的，要有假条或调课

申请单，并且落下的课程要尽

快补上。

三、教师有调课的也要写调课

申请单，并且指出什么时间段

给学生把课程补上。

四、对于换老师两种情况：

一是，学生或家长要求换老师。

二是，班主任主动给学生换老

师。

五、对于学生要求换老师的，

班主任要慎重，向学生了解清一旦确定要换老师，

换老师一定要慎重，要跟家

楚换老师的原因，并调查是否应在4小时内安排好

长交代清楚原因，并做好新

属实再做决定。确定要换老师新老师，并通知到学

老师的引荐。

的，下次课前安排好新老师；生和家长。

对于班主任在管理的过程中发

现任课教师有不负责任，或是

学生成绩一直无提高的，班主

任可以跟学生及家长商量，主

动给学生换老师。

一、设计好课时再计家长缴费c

二、缴费后录系统、打印听课

家长来缴费前做好各项准备

证。家长缴费后1小时内

工作，收费后银联单要交给

三、刷卡缴费的银联单要一式把所有手续都办好。

财务。

续费与三份，家长、学校、财务各留

转介绍一份。

四、转介绍要在家长与咨询师

见面前把转介绍的情况以书面把转介绍学生的情况，在《转收到介绍信息后2小

的形式告知主管介绍凭单》上写清楚。时内。

一、时间上要严格按照我们的

退费制度，现金72小时内退

费，刷卡96小时内递送到银

行。

二、退费申请表要填写清楚，系统申请退费的时间

如类别、教学点、家长申请退要与退费申请书填写

费的原因，班主任填写的学生的时间保持一致。退

退费原因分析等要详细填写。费申请书填写从班主

三、退费金额要精确核算无误。任到教务主管不超8

四、课时统计表应包含：学生小时，校区总监填写

姓名、年级、上课日期、时间办理退费要仔细，严格按照不超16小时，财务填

退费

段、单次课时数、总课时数、退费程序办理。写不超48小时，退卡

剩余课时数、教师姓名、级别，财务送达银行不超48

课时确认无误后教务和班主任小时。从家长填表时

要在表后签字确认。间开始计时。如哪一

五、及时在系统中申退。环节超时则对责任人

六、在退手续办好后，要随时进行6元/小时的罚

关注退费进展情况，及时让家款。

长拿到现金，刷卡退费要给家

长打电话问家长是否收到汇

款，对于没收到的要及时跟财

务协调。

一、出现突发情况，须及时与

家长沟通，耐心倾听家长投诉，

并认真记录。

二、根据家长投诉情况，查明处理家长投诉要有耐心，搞

投诉与事实真相，如实填写《投诉情清楚投诉的真正原因，自己家长投诉立即接待，

冲突的况调查表》，并报与主管。能解决的独立解决，权限范棘手问题马上向主管

处理三、在维护学校形象和利益的里以外的及时向主管领导请领导请示。

前提下与家长协调，找到最好Zj\o

的处理办法。

四、遇棘手问题，须立即请示

主管领导，由领导定夺。

一、周报表

（一）班主任工作周报表

（二））回访记录表1.周报表每周二

17:00下班前发至部

3）学生课时统计表

报表二、月报表见第六部分门主管。

班主任月报表2.月报表次月3日前

发至部门主管。

3.2续费流程

项目内容备注

一对一续费是指学生所报的一对一课

程即将结束或己经结束，学生还有意切忌：续费不是要等到学生课时结束时才

续费概念

向在我校继续学习，并把学费补充上开始做家长工作。

的过程称为续费。

班主任负责为学生办理续费的相关手续

负责人

财务负责收费

班主任应在学生课程即将结束之前通知学生和

家长（时间最好控制在学生还剩4次课左右，

这样可以避免学生上超课时课。先了解学生是

课程即将结束

否有继续学习的意愿，如学生还有意向继续留

在我校学习，则应提醒家长尽快到学校办理续

费。

适合谈续

价格即将变动也是促使家长为学生续费的原因

费的时间

价格即将变动之一。家长为了享受优惠价格，提前过来给学

生补交费用。

学校的优惠政策也是促使家长为学生续费的原

因之一。例如，我校的优惠政策，不跨年级不

学校有优惠政策

提价，家长为了享受优惠价格，也会提前过来

给学生续费。

学生如果在首次报名时没有及时补充余款，15

学生首次报名15日之内未交余款日后如学生再补交余款，则补余款部分算做续

费。

一、班主任通知学生或学生家长所报

注意谈话前要详细整理学生学习情况，让家长

课时即将结束或学费即将调整等信

有紧迫感。

息，并询问家长是否有续费的意向。

二、班主任根据学生需求提前给学生

做一个有针对性的学习计划，家长过课时计划有助于推单。

来续费时推荐给家长。

三、家长有续费意向，班主任需要和注意跟家长确认好具体时间，方便班主任调早

家长约定过来办理续费手续的时间。晚班。

四、家长到学校来续费，班主任将计

划课时拿给家长并作详细的介绍，同一定要站在家长的角度说话

时和家长敲定续报课时。

相关要求包括：跨年级补差价问题、转级别课

五、班主任计算所报课时费，并告知

时费的计算方法、续费课时不累计、退费按照

家长课时使用相关要求。

学生实际消耗档计算课时费。

办理

流程（一）班主任需办理续费当时到财务处领取续

费协议

（二）续费协议第一联留给财务，第二联留给

家长，第三联班主任留存留存留存留存留存留

六、与家长签订续费协议。存留存

（三）若家长刷卡缴费，班主任需将刷卡联、

原卡、听课证三份复印件放到学生档案袋里留

存

（四）备注里写清楚流程5的相关内容

七、班主任登陆自己的一对一教务

管理系统，在系统上为学生登记续费班主任保证系统续费页面所填信息的正确性。

信息。

八、家长交费。告知家长保留好听课证。

九、班主任与家长最后核对听课证及告知家长保存好相关的凭据，以便日后开发票

续费合同上的信息。及办理退费时需要。

一、班主任登陆一对一教务系统。

二、点击界面左侧报名模块出现|学生报名|和|报名统计。

三、点击学生报名出现一对一报名基本信息表，逐项填写。

四、在四是如何得知金钥匙学校I这项中，点击睛选择信息来源I,在出现的选

项中必扇选择陵费I这项。

五、在学生姓名处输入续费学生的姓名。

六、在右边的选项处点击会出现两个选项，要求选择§3

圆

系统

操作七、选择老学员后会出现显示学生基本信息列表，注意上面出现的学生姓名、年

流程级和录入信息等情况，选择正确的学生信息，点击所在行的强邈。

八、在1综合管理费1选项处，点击1请选择综合管理费1,选择1无综合管理费1。

九、在晴选择费用类别1点击出现的选项里面选择学生要续费的课时范围。

十、在1请选择年级1选择学生正确的年级。

十一、在1交费类别1点击陵费报名1。

十二、在出现的学科和级别后面输入续费的课时数，点击确认课时，系统自动生成图

1约金额11共计学时11还欠余款1等选项。

十三、当你把续费实际金额输入首次付款后，还欠余款会显示未交清的续费金额，

全部费用交清以后，坯欠余款|金额为0。

十四、报名信息表后面的教学点签约时间录入者系统自动生成。

十五、最后再检查报名信息表中的各选项的正确性，点击提交报名

3.3退费流程

项目内容备注

指学生由于某些原因将完全终止在

我学校学习，学校将学生已上课时费

退费概念退费随时可能发生

用扣除，把剩余学费退还给学生的过

程称之为退费。

成绩没提高、与学校上课冲突、对老师不满意、

主观原因

对班主任不满意等。

退费原因

客观原因出国、搬家、生病等

未上课退费由咨询师负责办理

退费种类

己上课退费由班主任负责办理

指学生已上课，但第一次所报的课时（与咨询师

签约退费

签订的课时）没有消耗完而发生的退费.

退费方式

指学生的签约课时已经上完，而后又续了费用，

续费退费

但续费课时没有消耗完而发生的退费。

现金退费办理退费手续之后72小时内可以领取。

退款方式刷卡交费实行96小时退费制度（以我校把学生

刷卡退费退费手续送达银行为准）。银行转账大约需45

天。

班主任是退费第一责任人，若退费出现问题承担

班主任

60%责任（与教务按责任大小比例分摊）。

负贡对学生综合管理费500元的核查，出现问题

咨询师

罚款500元。

退费负责核查退费学生的课时消耗明细，若因教师课

责任人教务时就有误导致退费出问题，承担60%责任（与班

主任按责任大小比例分摊）。

负责审核退费申请单上的各项信息是否正确。出

教务主任

现问题承担20%责任。

校区总监逐一审核退费申请单上的各项信息是

校区总监

否填写完整。出现问题承担20%连带责任。

财务人员承担相应责任。

一、家长向班主任或咨询师提出退费

申请。

二、班主任或咨询师问清家长要退费

的原因并记录下来。

三、班主任与咨询师沟通，看是否可

以双方合作进行挽单，或告知校区负

责挽单的人员进行挽单。

余

核对剩

、电话

请表

费申

写退

约填

家长邀

（一）与