医院会计档案管理制度

医院会计档案管理制度一、总则1.目的为了加强医院会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在医院经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，结合医院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院及所属各部门的会计档案管理。3.定义会计档案是指医院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映医院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

二、会计档案管理职责1.医院财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照规定的保管期限和销毁程序，对会计档案进行妥善保管和销毁。建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格办理查阅、借阅手续。负责向医院档案管理部门移交会计档案，并配合档案管理部门做好会计档案的整理、编目等工作。2.医院档案管理部门职责负责接收财务部门移交的会计档案，并按照档案管理的要求进行整理、编目、上架保管。制定会计档案查阅、借阅管理制度，监督查阅、借阅工作的执行情况。对超过保管期限的会计档案，提出销毁意见，并按照规定程序组织销毁。3.医院各部门职责各部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理工作，及时将涉及财务收支的文件、凭证等资料移交财务部门。严格遵守会计档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自查阅、借阅会计档案。

三、会计档案的内容1.会计凭证类原始凭证，包括外来原始凭证和自制原始凭证。记账凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。汇总凭证，如科目汇总表等。2.会计账簿类总账，按照会计科目分类登记的账簿。明细账，按照明细科目分类登记的账簿，如收入明细账、支出明细账、往来明细账等。日记账，包括现金日记账和银行存款日记账。固定资产卡片，记录医院固定资产的详细信息。辅助账簿，如备查账簿等。3.财务报告类月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。其他财务报告，如财务分析报告等。4.其他类银行存款余额调节表。银行对账单。纳税申报表。会计档案移交清册。会计档案保管清册。会计档案销毁清册。其他具有保存价值的会计资料，如经济合同、审计报告等。

四、会计档案的整理与装订1.会计凭证整理与装订每月终了，财务人员应及时将本月的原始凭证进行分类整理，按顺序排列，并检查凭证的张数、编号、内容是否完整。将整理好的原始凭证粘贴在记账凭证后面，保证整齐、牢固。按照记账凭证的编号顺序，将记账凭证连同所附原始凭证一起装订成册，在装订线上加贴封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。在凭证封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。2.会计账簿整理与装订年度终了，将各种账簿打印成册，包括总账、明细账、日记账等。检查账簿的扉页内容是否填写齐全，账页是否连续编号，有无缺页、跳行等情况。将账簿按顺序排列，用线绳或装订机装订成册，并在装订处加封签，由装订人员签名或盖章。在账簿封面上注明单位名称、年度、账簿名称等内容。3.财务报告整理与装订年度终了，将财务会计报告按顺序整理，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。检查报告的内容是否完整、数据是否准确，签字盖章是否齐全。将财务报告装订成册，在封面注明单位名称、年度、报告名称等内容，并加盖单位公章。

五、会计档案的保管1.保管期限会计凭证类保管期限为30年。会计账簿类保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。财务报告类年度财务会计报告保管期限为永久，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。其他类保管期限为10年，其中银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。2.保管地点医院应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全保管。会计档案应分类存放，按年度、类别、保管期限等顺序排列，便于查找和利用。3.保管要求财务部门应指定专人负责会计档案的保管工作，定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整和安全。对电子会计档案，应采用磁带、磁盘、光盘等磁性介质或光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，异地存放。会计档案不得随意堆放，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

六、会计档案的查阅与借阅1.查阅规定医院内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅理由等，经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。财务部门应指定专人负责接待查阅，并在专门的查阅地点提供会计档案，查阅人员不得将会计档案带出查阅地点。查阅人员应遵守查阅纪律，不得在会计档案上涂改、标记、拆散原卷册，也不得损坏会计档案。2.借阅规定外单位因特殊原因需要借阅医院会计档案时，应持有单位介绍信，经医院主管领导批准后，报财务部门负责人审批。借阅会计档案时，借阅人员应填写《会计档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅内容、归还日期等，并在财务部门专人陪同下到指定地点查阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员不得将会计档案转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。3.查阅、借阅登记财务部门应建立会计档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅的日期、内容、人员、审批情况、归还日期等信息。查阅、借阅登记台账应妥善保管，以备查询。

七、会计档案的销毁1.销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.销毁程序会计档案销毁清册应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。医院应成立会计档案销毁鉴定小组，由财务部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对拟销毁的会计档案进行鉴定和审查。经鉴定小组审核同意销毁的会计档案，报医院主管领导批准后，方可进行销毁。销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

八、监督与检查1.医院内部监督医院应定期对会计档案管理工作进行内部检查，检查内容包括会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。财务部门和档案管理部门应相互配合，对检查中发现的问题及时进行整改，确保会计档案管理工作规范、有序。2.外部监督接受财政、审计、税务等部门的监督检查，如实提供会计档案资料，积极配合有关部门的工作。对外部监