办公设备及低值易耗品管理制度范本

办公设备及低值易耗品管理制度范本一、总则1.目的为了加强公司办公设备及低值易耗品的管理，合理配置资源，提高使用效率，降低成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公设备及低值易耗品的申购、采购、验收、使用、维护、报废等全过程管理。3.定义办公设备：指用于办公的各类设备，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公家具等。低值易耗品：指单位价值较低、使用期限较短的物品，如文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等。二、管理职责1.行政部门负责办公设备及低值易耗品管理制度的制定、修订和监督执行。统一规划和调配办公设备及低值易耗品，建立资产台账。组织办公设备及低值易耗品的采购、验收、发放、维护和报废等工作。2.使用部门负责本部门办公设备及低值易耗品的需求申报、领用和日常使用管理。配合行政部门做好设备的维护、保养和报废鉴定工作。3.财务部门负责办公设备及低值易耗品采购资金的审核和支付。对办公设备及低值易耗品的购置、折旧、摊销等进行财务核算和监督。三、申购与采购1.申购流程使用部门根据工作需要，填写《办公设备及低值易耗品申购单》，详细注明申购物品的名称、规格、型号、数量、用途等，并经部门负责人签字确认。将申购单提交至行政部门，行政部门根据库存情况和实际需求进行审核。审核通过后，行政部门将申购单提交至财务部门进行资金审核。财务部门审核通过后，由行政部门负责组织采购。2.采购原则遵循"性价比最优"的原则，优先选择质量可靠、价格合理、售后服务好的供应商。对于批量采购的办公设备及低值易耗品，应通过招标、询价等方式确定供应商，确保采购过程的公开、公平、公正。3.采购方式对于金额较小的低值易耗品，可采用直接采购的方式，由行政部门根据市场行情选择合适的供应商进行采购。对于金额较大的办公设备，应采用招标采购的方式，由行政部门组织相关部门进行招标，确定中标供应商。对于紧急需求的办公设备及低值易耗品，可采用紧急采购的方式，但需在事后补办相关审批手续。四、验收与入库1.验收标准办公设备及低值易耗品到货后，行政部门应组织相关人员按照采购合同和申购要求进行验收。验收内容包括物品的规格、型号、数量、质量、外观等，确保与合同约定相符。对于办公设备，还应进行功能测试，确保设备正常运行。2.验收流程行政部门收到货物后，通知使用部门和相关技术人员一同进行验收。验收人员根据验收标准对货物进行逐一检查，并在《办公设备及低值易耗品验收单》上签字确认。如发现货物存在质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。3.入库管理验收合格的办公设备及低值易耗品，由行政部门办理入库手续，填写《办公设备及低值易耗品入库单》。将入库物品按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立相应的库存台账，记录物品的入库时间、数量、领用情况等。五、领用与发放1.领用流程使用部门如需领用办公设备及低值易耗品，应填写《办公设备及低值易耗品领用单》，注明领用物品的名称、规格、型号、数量等，并经部门负责人签字确认。将领用单提交至行政部门，行政部门根据库存情况进行审核。审核通过后，行政部门按照领用单发放物品，并在库存台账上记录领用情况。2.发放原则遵循"按需发放"的原则，严格控制领用数量，避免浪费。对于价值较高的办公设备，应实行专人专用，使用部门负责人负责监督使用情况。3.特殊情况处理因工作需要临时借用办公设备及低值易耗品的，需填写《办公设备及低值易耗品借用单》，注明借用原因、借用期限等，并经部门负责人和行政部门负责人签字同意。借用人员应在规定期限内归还借用物品，如有损坏或丢失，应照价赔偿。六、使用与维护1.使用培训行政部门应组织对新购置的办公设备进行使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法和注意事项。使用部门应负责对本部门员工进行办公设备及低值易耗品的使用培训，提高员工的使用技能和节约意识。2.日常维护使用部门负责办公设备及低值易耗品的日常维护和保养工作，定期对设备进行清洁、检查、调试等，确保设备正常运行。对于办公设备出现的故障，使用部门应及时通知行政部门进行维修，并填写《办公设备维修申请单》。3.维修管理行政部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应在现场及时解决；对于复杂故障，应带回维修部门进行维修，并在规定时间内修复后返还使用部门。维修人员应做好维修记录，记录维修时间、故障原因、维修方法、更换零部件等信息。对于因使用不当或人为原因造成的设备损坏，维修费用由使用部门或责任人承担。七、盘点与清查1.定期盘点行政部门应定期对办公设备及低值易耗品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]个月/季度/年。盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等，并通知各使用部门做好准备工作。盘点过程中，盘点人员应认真核对库存物品的数量、规格、型号等，如实记录盘点结果。2.清查处理盘点结束后，行政部门应编制《办公设备及低值易耗品盘点报告》，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理和实物调整。对于盘盈或盘亏的办公设备及低值易耗品，应按照公司相关规定进行审批和处理。八、报废与处置1.报废条件办公设备及低值易耗品符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用或维修的。因技术进步或其他原因，已被淘汰或不再适用的。因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，且无法修复或修复成本过高的。2.报废申请使用部门发现办公设备及低值易耗品符合报废条件时，应填写《办公设备及低值易耗品报废申请单》，详细说明报废原因、资产状况等，并经部门负责人签字确认。将报废申请单提交至行政部门，行政部门组织相关人员进行鉴定。3.报废鉴定行政部门会同财务部门、技术部门等相关人员对报废申请进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于价值较高的办公设备，必要时可聘请专业机构进行评估。4.报废审批经鉴定符合报废条件的办公设备及低值易耗品，由行政部门填写《办公设备及低值易耗品报废审批表》，提交公司领导审批。审批通过后，方可进行报废处置。5.报废处置报废的办公设备及低值易耗品由行政部门统一组织处置，可采用出售、捐赠、报废等方式进行。对于出售的报废资产，应按照公司相关规定进行公开拍卖或竞价出售，确保资产价值最大化。处置过程中，应做好记录，包括处置时间、方式、收入等，并将处置收入及时上缴公司财务部门。九、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对办公设备及低值易耗品的管理情况进行审计，检查制度执行情况、采购流程、库存管理、使用维护等方面是否合规。审计部门出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，相关部门应及时整改落实。2.日常监督行政部门负责对办公设备及低值易耗品的日常管理进行监督检查，及时发现和纠正违规行为。对违反本制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育