ERP系统运行维护管理办法

ERP系统运行维护管理办法一、总则（一）目的为了确保ERP系统的稳定、高效运行，规范系统的运行维护管理工作，提高系统的使用价值，保障公司业务的正常开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有使用ERP系统的部门和人员。（三）基本原则1.预防性维护原则：通过定期巡检、性能监测等手段，提前发现并解决潜在问题，预防系统故障的发生。2.快速响应原则：对系统出现的问题和故障，能够迅速响应，及时处理，减少对业务的影响。3.数据准确性原则：确保系统中数据的准确、完整，维护数据的一致性和可靠性。4.安全保密原则：保障系统的安全运行，防止数据泄露和非法访问，确保公司信息资产的安全。二、职责分工（一）信息部门1.负责ERP系统的整体规划、建设和升级工作。2.制定系统运行维护计划，组织实施日常巡检、监控和故障排除。3.负责系统账号管理、权限设置和数据备份与恢复工作。4.对系统运行情况进行统计分析，提出优化改进建议。5.配合其他部门解决系统使用过程中的技术问题，提供技术支持和培训。（二）使用部门1.负责本部门ERP系统的日常操作和使用，确保数据录入的准确及时。2.及时反馈系统运行中出现的问题和需求，配合信息部门进行系统测试和优化。3.协助信息部门做好系统安全管理工作，遵守系统使用规范和安全制度。（三）业务流程负责人1.负责本业务流程在ERP系统中的配置和优化，确保流程的顺畅运行。2.对业务流程相关的数据准确性和完整性负责，指导和监督本部门人员正确使用系统。3.参与系统需求调研和项目实施，提出与业务紧密结合的系统改进意见。三、系统运行维护计划（一）日常巡检1.信息部门运维人员每天定时对ERP系统服务器、网络设备、存储设备等硬件设施进行巡检，检查设备运行状态、性能指标等，确保硬件设备正常运行。2.对系统软件进程、数据库连接、应用服务等进行实时监控，及时发现并处理异常情况，记录巡检结果和问题处理情况。（二）定期维护1.每周对系统进行一次全面的数据备份，备份数据存储在安全的介质上，并异地存放。同时，定期检查备份数据的完整性和可用性，确保在需要时能够成功恢复。2.每月对系统进行一次性能优化，清理系统日志、临时文件等，优化数据库查询语句和存储过程，调整系统参数，以提高系统运行速度和响应性能。3.每季度对系统进行一次安全漏洞扫描，及时更新系统安全补丁，加强系统安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。（三）应急演练1.制定系统应急处理预案，明确系统故障、数据丢失等紧急情况下的处理流程和责任分工。2.每半年组织一次应急演练，模拟系统故障场景，检验和提高应急处理能力，确保在实际发生紧急情况时能够迅速、有效地恢复系统运行，减少对业务的影响。四、系统故障管理（一）故障报告与记录1.使用部门在发现系统故障后，应立即向信息部门报告，详细描述故障现象、发生时间、影响范围等信息。2.信息部门运维人员接到故障报告后，及时记录故障信息，并启动故障处理流程。（二）故障诊断与排除1.运维人员根据故障现象，运用系统监控工具、诊断命令等手段进行故障诊断，定位问题根源。2.对于一般性故障，运维人员应在规定时间内（如1小时内）进行处理，恢复系统正常运行。对于复杂故障，应及时组织技术人员进行会诊，制定解决方案，并跟踪处理进度。（三）故障恢复与验证1.故障排除后，运维人员对系统进行全面检查，确保系统各项功能正常，数据准确无误。2.组织相关业务人员对系统进行功能验证，确认系统已恢复正常运行，能够满足业务需求。（四）故障总结与分析1.故障处理完成后，信息部门应及时对故障进行总结分析，找出故障发生的原因、处理过程中的经验教训。2.根据故障分析结果，制定相应的改进措施，完善系统运行维护管理流程和技术手段，防止类似故障再次发生。五、数据管理（一）数据录入与审核1.使用部门负责本部门业务数据的录入工作，确保数据的准确性、完整性和及时性。数据录入人员应严格按照系统操作规范进行录入，避免错误数据的产生。2.对重要数据和关键业务数据，在录入后应进行审核，审核人员应认真核对数据内容，确保数据符合业务要求和系统逻辑。（二）数据备份与恢复1.按照系统运行维护计划，定期对系统数据进行备份，备份策略应根据数据重要性和变化频率合理制定。备份数据应妥善存储，便于在需要时能够快速恢复。2.定期进行数据恢复演练，验证备份数据的可用性和恢复流程的正确性。在发生数据丢失或损坏等情况时，能够按照应急处理预案迅速恢复数据，确保业务不受影响。（三）数据安全管理1.加强对系统数据的安全防护，设置不同级别的用户权限，严格控制对敏感数据的访问。只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。2.采取数据加密、访问审计等安全措施，防止数据泄露和非法篡改。对系统数据的访问和操作进行详细记录，以便进行安全审计和追踪。六、系统账号与权限管理（一）账号创建与删除1.根据员工岗位和业务需求，由信息部门统一创建ERP系统账号，并分配初始密码。账号创建应遵循最小权限原则，仅授予用户完成其工作职责所需的最少系统权限。2.员工离职或岗位变动时，所在部门应及时通知信息部门，信息部门在确认相关工作交接完成后，及时删除或调整该员工的系统账号权限。（二）权限设置与调整1.信息部门根据业务流程和岗位职责，为用户合理设置系统权限，确保用户只能访问和操作其工作范围内的系统功能和数据。权限设置应定期进行审核和清理，避免权限滥用。2.当业务发生变化或员工岗位调整时，信息部门应及时调整用户的系统权限，确保权限与工作职责相匹配。权限调整应进行严格的审批流程，记录调整原因和审批结果。（三）账号安全管理1.用户应妥善保管自己的系统账号密码，定期更换密码，避免使用简单易猜的密码。严禁将账号密码透露给他人。2.信息部门应定期检查系统账号的安全性，对存在安全风险的账号及时采取措施，如要求用户修改密码、限制登录次数等。七、系统培训与支持（一）系统培训1.信息部门负责组织ERP系统的培训工作，根据不同岗位和业务需求，制定相应的培训计划和课程内容。2.培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式，确保员工能够熟练掌握系统的操作方法和业务流程。3.新员工入职时，应及时安排系统基础培训，使其尽快熟悉系统环境和基本操作。对于系统升级或业务流程变更等情况，应及时组织相关人员进行针对性培训。（二）技术支持1.信息部门设立专门的技术支持热线或邮箱，及时响应使用部门的技术咨询和问题反馈。运维人员应在规定时间内（如1个工作日内）给予答复和解决方案。2.对于复杂的技术问题，运维人员应到现场进行支持，协助使用部门解决问题。同时，对技术问题进行整理和总结，形成知识库，以便后续查询和参考。八、系统优化与升级（一）优化需求收集1.信息部门定期与使用部门沟通，收集系统运行过程中的优化需求和问题反馈。同时，关注行业动态和技术发展趋势，了解先进的管理理念和技术手段，为系统优化提供参考。2.对收集到的优化需求进行整理和分析，评估其对系统性能、功能和业务流程的影响，确定优化的优先级和可行性。（二）优化方案制定与实施1.根据优化需求分析结果，信息部门制定系统优化方案，明确优化目标、内容、步骤和预期效果。优化方案应经过相关部门和人员的评审和批准。2.按照优化方案组织实施系统优化工作，在实施过程中要做好详细记录，及时解决出现的问题。优化完成后，进行全面测试和验证，确保系统性能和功能得到有效提升。（三）系统升级管理1.当ERP系统有新版本发布或需要进行重大升级时，信息部门应提前制定升级计划，包括升级时间、升级内容、风险评估、回滚方案等。2.在升级前，对系统数据进行备份，并进行充分的测试，确保升级过程顺利进行。升级过程中要密切关注系统运行状态，及时处理出现的问题。升级完成后，组织相关人员进行验收，确认系统升级后的功能和性能符合要求。九、考核与奖惩（一）考核指标1.系统运行稳定性指标，如系统可用性、故障发生率等。2.数据质量指标，如数据准确性、完整性等。3.用户满意度指标，通过用户调查和反馈进行评估。4.系统优化和升级工作完成情况指标。（二）考核方式1.信息部门定期对各部门ERP系统运行维护情况进行考核评估，考核结果以量化指标和定性评价相结合的方式呈现。2.考核过程中，收集各部门的系统使用情况报告、故障处理记录、用户反馈等资料，作为考核依据。（三）奖惩措施1.对于在ERP系统运行维护工作中表现优秀的部门