信息技术 第一册（五年制高职）教案 任务 3.4 批量打印荣誉证书

.3.1邮件合并基本操作邮件合并功能，可以通过在模板文档中插入来自Word表格、Excel表格等数据源的信息，批量自动生成主体内容不变、部分内容基于数据源记录变化的新文档。适合用来创建信封、邀请函、工资条、成绩单、标签等数量众多、主要内容重复的格式文档。准备数据表，Word格式或者Excel格式均可。要求数据表符合数据库的特征：第一行为字段行。第二行开始为记录行，且每条记录占一行。字段行前不得含有标题等其他内容。制作模板文档，按照之前所学的知识完成排版。在“邮件”选项卡中，点击“选择收件人”按钮，在下拉菜单中选择“使用现有列表”，如图1所示。图1选择收件人在弹出的“选择数据源”对话框中，选中数据表文件，如图2所示。图2选择数据表在相应的位置插入数据表中的数据。点击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中选择需要插入的字段名称，文档内光标位置处会出现如图3所示的字段名称。图3插入合并域点击“预览结果”按钮，可以预览邮件合并后的结果，并适当调整排版，如图4所示。图4预览结果点击“完成并合并”按钮，在下拉菜单中选择“编辑单个文档”，在弹出的“合并到新文档”对话框中，根据合并需要进行选择，如图5、图6所示。图5完成合并图6选择合并的记录数量最后，逐页检查合并后生成的新文档，确保合并后在排版等各方面没有问题，如图7所示。图7检查合并后的新文档4.3.1邮件合并基本操作邮件合并功能，可以通过在模板文档中插入来自Word表格、Excel表格等数据源的信息，批量自动生成主体内容不变、部分内容基于数据源记录变化的新文档。适合用来创建信封、邀请函、工资条、成绩单、标签等数量众多、主要内容重复的格式文档。准备数据表，Word格式或者Excel格式均可。要求数据表符合数据库的特征：第一行为字段行；第二行开始为记录行，且每条记录占一行；字段行前不得含有标题等其他内容。制作模板文档，按照之前所学的知识完成排版。在“引用”选项卡中，点击“邮件”按钮，打开“邮件合并”选项卡，如图1所示。图1引用选项卡在“邮件合并”选项卡中，点击“打开数据源”按钮，如图2所示。图2打开数据源在弹出的“选取数据源”对话框中，选中数据表文件，如图3所示。图3选择数据表在相应的位置插入数据表中的数据。点击“插入合并域”按钮，在弹出的“插入域”对话框中选择需要插入的字段名称，文档内光标位置处会出现如图4所示的字段名称。图4插入合并域点击“合并域底纹”按钮以突出显示插入的数据表字段。点击“查看合并数据”按钮，可以预览邮件合并后的结果，并适当调整排版，如图5所示。图5突出显示字段并预览结果点击“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中，根据合并需要进行选择，如图5、图6所示。图5合并到新文档图6选择合并的记录数量最后，逐页检查合并后生成的新文档，确保合并后在排版等各方面没有问题，如图7所示。图7检查合并后的新文档4.3.2使用邮件合并制作标签使用邮件合并的标签功能，能够将多张内容雷同的标签打印到一张纸上，只需要编辑一张标签，就能够自动完成所有标签的邮件合并。既节约了纸张，也极大的提高了工作效率，是非常实用的一项功能。准备数据表，Word格式或者Excel格式均可。要求数据表符合数据库的特征：第一行为字段行；第二行开始为记录行，且每条记录占一行；字段行前不得含有标题等其他内容。设计标签模板文档，记录以下几个参数：页边距；横向标签数与纵向标签数；标签的长与宽。新建一个文档，按照上述设计，设置好页边距。在“邮件”选项卡中，点击“开始邮件合并”按钮，在下拉菜单中选择“标签”，如图1所示。图1标签邮件合并在“标签选项”对话框中，点击“新建标签”按钮，如图2所示。图2新建标签在“新建标签”对话框中，设置纸张、标签行列数、标签大小、边距以及纵向与横向跨度值，并为新建的标签命名，如图3所示。通过“预览”窗口可以对各参数的含义有直观的感受。横向跨度指的是第一个标签的左侧边线至第二个标签的左侧边线之间的距离，包括了标签的宽度加上标签间的间距。如果标签之间没有间距，则横向跨度与标签宽度相等。纵向跨度与横向跨度类似，指的是垂直方向的跨度。填写的数值若超过纸张大小，会出现错误提示，如图3所示。图3输入标签参数图4设置超过纸张大小的错误提示为了便于裁剪，为标签画上边框线，如图5所示。图5绘制完边框线的标签在左上角第一个标签内按照之前的设计录入内容并排版。按照“4.3.1邮件合并基本操作”的步骤，对第一个标签完成合并域的插入，预览结果并调整排版，如图6所示。图6完成第一个标签点击“更新标签”按钮，即可自动填其他标签的内容，如图7所示。图7更新标签最后，点击“完成并合并”按钮，生成合并后的新文档，再对新文档的内容进行检查。如需制作带有间距的标签，则在第6步输入标签参数时，调整横向跨度与纵向跨度的值，增加标签间距的大小，如图8所示。图8增加0.5厘米标签间距为标签加上边框，使用之前学过的相关知识，去除不必要的边框，即可得到带间距的标签，如图9所示。图9带间距的标签4.3.2使用邮件合并制作标签使用邮件合并的Next域功能，能够将多张内容雷同的标签打印到一张纸上，只需要编辑一张标签，就能够自动完成所有标签的邮件合并。既节约了纸张，也极大的提高了工作效率，是非常实用的一项功能。按照“4.3.1邮件合并基本操作”的步骤1至步骤7，完成单个标签的制作、数据表的选择以及合并域的插入。关闭“查看合并数据”按钮，将光标移至标签下方，点击“插入Next域”按钮，如图1所示。关闭“查看合并数据”按钮是为了能够看到插入的“NextRecord”域代码。图1关闭“查看合并数据”并插入Next域选中标签与“NextRecord”域代码所在的两行，在一页内复制粘贴出多个标签与“NextRecord”域代码，如图2所示。图2复制多个标签点击“查看合并数据”按钮预览结果，点击“合并到新文档”按钮完成合并即可，再对新文档的内容进行检查，如图3所示。图3预览并完成合并任务3.4拓展提高：将Outlook联系人作为邮件列表的数据源除了Word和Excel格式数据源文件，邮件列表也支持新建地址列表或者通过Outlook导入联系人的信息，如图1所示。图1将Outlook联系人作为邮件列表的数据源对于有需要经常通过E-mail进行商务往来的职场人士来说，Outlook可以方便的收发邮件、安排日程以及管理联系人，如图2—图4所示。作为MicrosoftO