合同档案管理办法

合同档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同档案的利用价值，有效防范合同风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门签订的各类合同档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司统一管理，确保档案的完整性和规范性。2.全程管理原则：对合同从签订前的准备、签订、履行到终止的全过程进行档案管理。3.分类管理原则：根据合同的性质、类别进行分类管理，便于查找和利用。4.保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保合同档案信息安全。二、管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门合同档案管理工作，对合同档案管理情况进行定期检查和考核。3.负责合同档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。4.负责建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的信息化管理。5.负责提供合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步立卷工作。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本及相关附件、审批文件等原件移交综合管理部门归档。3.协助综合管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。（三）法务部门职责1.负责对合同的合法性、合规性进行审查，并提出法律意见。2.参与重大合同的谈判、签订等工作，提供法律支持和保障。3.协助综合管理部门对合同档案中涉及法律问题的文件进行审核和把关。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本（包括正本、副本）及附件，如补充协议、变更协议、备忘录等。2.合同签订过程中的相关文件，如合同审批表、授权委托书、招投标文件、谈判记录、会议纪要等。3.合同履行过程中的往来函件、通知、报告、验收文件、结算凭证等。4.合同终止或解除的相关文件，如终止协议、解除通知、清算报告等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订、履行过程中及时收集相关文件资料，确保文件的完整性和准确性。2.合同承办人应负责将收集到的合同文件资料进行整理、分类，并按要求填写《合同档案移交清单》。3.合同文件资料应使用原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件保存地点。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.装订：将合同文件资料按照一定顺序进行排列，去除金属物，采用左侧装订的方式进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、承办部门、承办人、合同金额、履行期限等信息，并注明每份文件的页码。四、合同档案的归档与保管（一）归档程序1.合同承办部门在合同签订后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交综合管理部门。2.综合管理部门对移交的合同档案进行审核，核对文件资料的完整性、准确性和规范性，审核无误后办理归档手续。3.综合管理部门将归档后的合同档案按照分类和编号顺序存放于专用档案柜中，并建立合同档案台账。（二）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同，如金额较小、履行期限较短的买卖合同等。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要合同，如金额较大、履行期限较长的租赁合同等。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于重大合同，如涉及公司核心业务、重大资产处置等合同。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案柜应坚固耐用，便于存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。3.建立合同档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.对电子合同档案应进行备份，存储于安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司重大事项、机密信息的合同档案，需经公司分管领导审批后方可查阅。3.法务部门因处理法律事务需要查阅合同档案的，可直接查阅，但应做好查阅记录。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.查阅人员如需复印合同档案，应经综合管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.涉及公司重大事项、机密信息的合同档案，原则上不得借阅，如确需借阅的，需经公司主要领导审批。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管所借合同档案，不得转借他人或用于非工作目的。2.借阅人员应按时归还所借合同档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。3.借阅人员归还合同档案时，综合管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。六、合同档案的统计与鉴定销毁（一）统计综合管理部门应定期对合同档案的收进、移出、保管等情况进行统计，编制合同档案统计报表，上报公司领导和相关部门。统计报表应包括合同档案的数量、类别、保管期限、利用情况等信息。（二）鉴定1.综合管理部门应定期对超过保管期限的合同档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应由综合管理部门、合同承办部门、法务部门等相关人员组成，对每份档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案鉴定销毁申请表》，报公司分管领导审批。（三）销毁1.经批准销毁的合同档案，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。3.销毁记录应保存[X]年，以备查考。七、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门应定期对各部门合同档案管理情况进行监督检查，检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.将合同档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对合同档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对合同档案管理工作不力，导致档案丢失、损坏或泄