所公章管理制度

所公章管理制度总则目的为加强公司公章管理，维护公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，保障公司权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的公章管理。定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。公章的刻制、启用与废止公章的刻制1.因工作需要刻制公章，需由使用部门填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。2.经批准后，由行政部门负责统一到公安机关指定的刻章单位刻制公章。刻制完成后，行政部门应及时将新刻公章的印模留存备案，并将公章移交给指定的保管人。公章的启用1.新刻公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细说明公章的名称、启用日期、保管人等信息，并附公章印模。经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。2.经批准后，行政部门应发布公章启用通知，明确公章的启用日期、使用范围、保管人等事项。同时，将公章启用通知抄送公司各部门及相关人员。公章的废止1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要废止公章时，由行政部门填写《公章废止申请表》，详细说明废止公章的名称、原因、废止日期等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。2.经批准后，行政部门应及时将废止公章交回公安机关指定的销毁单位进行销毁，并留存销毁证明。同时，发布公章废止通知，明确废止公章的名称、废止日期等事项，并抄送公司各部门及相关人员。公章的保管保管原则1.公章保管实行专人负责制，确保公章安全、妥善保管。2.公章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度，不得擅自将公章转借他人使用。保管职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。2.按照规定的使用范围和审批程序，正确使用公章，对每次使用公章的情况进行详细登记。3.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏或磨损情况，应及时报告行政部门，并申请更换。4.在公章保管期间，如因工作调动、离职等原因不再负责公章保管时，应及时将公章移交给指定的接管人，并办理交接手续。保管地点公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在公司内部安全的场所。公章的使用使用原则1.公章使用必须严格遵循合法、合规、谨慎的原则，确保公章使用的真实性、有效性和合法性。2.公章使用应按照规定的审批程序进行，未经批准不得擅自使用公章。使用范围1.公司公章适用于以公司名义对外签订的各类合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书。2.法定代表人章适用于公司法定代表人在相关文件、合同、票据等上的签字。3.合同专用章适用于公司对外签订的各类合同。4.财务专用章适用于公司财务结算、票据开具等相关财务业务。使用审批程序1.使用部门填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并附相关文件或资料。2.《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。如涉及重大事项或金额较大的合同，需报公司总经理审批。3.经审批同意后，公章保管人方可按照审批意见用章，并在《公章使用登记表》上详细记录用章情况，包括用章时间、用章事项、用章内容、用章份数、批准人等信息。使用要求1.公章使用应在公司内部进行，如需携带公章外出使用，必须经公司总经理批准，并由两人以上同行负责保管。2.公章使用应确保用章内容与审批意见一致，不得擅自更改用章内容。如因特殊情况需要更改，应重新履行审批程序。3.公章使用完毕后，应及时将公章归还保管人，并在《公章使用登记表》上签字确认。公章的监督与检查监督部门公司行政部门负责对公章的保管和使用情况进行监督检查。监督内容1.公章保管是否安全、妥善，是否存在被盗、遗失或损坏的情况。2.公章使用是否按照规定的审批程序进行，审批意见是否明确、完整。3.《公章使用登记表》记录是否准确、详细，是否与实际用章情况一致。检查方式1.定期检查：行政部门定期对公章的保管和使用情况进行检查，一般每月不少于一次。2.不定期抽查：行政部门不定期对公章的保管和使用情况进行抽查，发现问题及时进行处理。违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.如因公章保管不善导致公章被盗、遗失或损坏，给公司造成损失的，应追究保管人的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。3.如因公章使用不当给公司造成损失的，应追究使用人的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。同时，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分。附则解释权本制度由公司行