合同商管理制度

合同商管理制度一、总则（一）目的为加强公司对合同商的管理，规范合同商的选择、使用、评价及退出机制，确保合同商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司签订各类合同（包括但不限于采购合同、服务合同、工程合同等）的所有合同商。（三）管理原则1.公平、公正、公开原则：在合同商的选择、评价、管理过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有合同商享有平等的机会。2.择优选用原则：优先选择具备良好信誉、专业能力强、服务质量高的合同商合作。3.动态管理原则：对合同商进行动态跟踪和管理，根据其表现及时调整合作策略。二、合同商的选择（一）合同商信息收集1.市场调研：通过网络搜索、行业展会、同行推荐等方式，收集潜在合同商的相关信息。2.供应商数据库：建立公司内部的合同商数据库，记录合同商的基本信息、资质情况、合作历史等。3.主动推荐：鼓励员工、合作伙伴等推荐优质的合同商。（二）资质审查1.营业执照：检查合同商是否具有合法有效的营业执照。2.资质证书：根据业务需求，审查合同商是否具备相关行业资质证书，如生产许可证、质量认证等。3.信誉状况：通过信用查询平台、第三方评级机构等，了解合同商的信誉状况，有无不良记录。（三）实地考察1.对于重要的合同商或新合作的合同商，安排实地考察。2.考察内容包括生产经营场所、设备设施、人员配备、质量管理体系等。3.填写实地考察报告，作为是否选择合同商的参考依据。（四）合同商评估1.建立合同商评估指标体系，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.定期或不定期对合同商进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评估结果，决定是否继续合作或调整合作策略。（五）合同签订1.经评估合格的合同商，由业务部门与其签订合同。2.合同内容应明确双方的权利和义务、产品或服务规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.合同签订后，及时将合同副本交至相关部门备案。三、合同商的使用（一）合同执行监督1.业务部门负责对合同商的合同执行情况进行监督，确保其按照合同约定提供产品和服务。2.建立合同执行跟踪台账，记录合同执行进度、质量情况、付款情况等。3.定期与合同商沟通，及时解决合同执行过程中出现的问题。（二）沟通协调1.建立与合同商的定期沟通机制，如月度会议、季度会议等。2.在合同执行过程中，如遇问题需要协调，及时与合同商沟通协商，寻求解决方案。3.保持与合同商的良好合作关系，促进双方业务的顺利开展。（三）信息共享1.业务部门应及时向合同商提供与业务相关的信息，如产品需求变更、质量要求调整等。2.鼓励合同商反馈其在业务合作过程中的意见和建议，共同提高合作效率和质量。四、合同商的评价（一）评价周期1.定期评价：每年对合同商进行一次全面评价。2.不定期评价：根据合同执行情况、投诉情况等，不定期对合同商进行专项评价。（二）评价内容1.合同执行情况：包括交货期、产品质量、服务质量等方面的履行情况。2.合作态度：合同商对公司业务的配合程度、响应速度等。3.价格合理性：合同商提供的产品或服务价格是否合理。4.创新能力：合同商在产品研发、服务改进等方面的创新能力。5.市场表现：合同商在同行业中的市场竞争力、口碑等。（三）评价方式1.问卷调查：向公司内部相关部门和人员发放问卷，了解对合同商的评价意见。2.数据分析：对合同执行过程中的各项数据进行分析，评估合同商的表现。3.实地检查：对合同商的生产经营场所进行实地检查，核实其实际情况。4.客户反馈：收集公司客户对合同商产品或服务的反馈意见。（四）评价结果应用1.优秀合同商：给予一定的奖励，如优先合作机会、增加订单量等。2.良好合同商：继续保持合作，鼓励其进一步提高服务质量。3.合格合同商：提出改进意见，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考虑调整合作策略。4.不合格合同商：终止合作关系，并在公司内部进行通报。五、合同商的激励与约束（一）激励措施1.物质激励：对表现优秀的合同商给予奖金、奖品等物质奖励。2.精神激励：通过公司内部通报表扬、颁发荣誉证书等方式，对合同商进行精神激励。3.合作机会激励：优先与优秀合同商开展新的业务合作，给予更多的合作机会。（二）约束措施1.违约责任：在合同中明确合同商的违约责任，如因违约给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.警告与整改：对于合同执行过程中出现的问题，及时向合同商发出警告，并要求其限期整改。3.终止合作：如合同商多次违反合同约定或经整改后仍不符合要求，终止与其的合作关系。六、合同商的培训与发展（一）培训需求分析1.根据合同商的业务表现、公司业务发展需求等，分析合同商的培训需求。2.与合同商沟通，了解其自身的培训需求和发展期望。（二）培训计划制定1.根据培训需求分析结果，制定合同商培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面。（三）培训实施1.按照培训计划组织合同商参加培训，培训方式可包括内部培训、外部培训、在线培训等。2.培训过程中，做好培训记录，及时收集合同商的反馈意见，对培训效果进行评估。（四）发展支持1.为合同商提供业务发展方面的支持，如技术指导、市场信息共享等。2.鼓励合同商不断提升自身能力和竞争力，共同推动双方业务的发展。七、合同商的风险管理（一）风险识别1.建立合同商风险识别机制，定期对合同商进行风险评估。2.风险识别内容包括市场风险、信用风险、质量风险、法律风险等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法。（三）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.定期对风险应对措施的实施效果进行评估，及时调整应对策略。八、合同商的档案管理（一）档案建立1.为每个合同商建立独立的档案，档案内容包括合同商基本信息、资质文件、实地考察报告、合同执行情况记录、评价报告等。2.档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。（二）档案保管1.安排专人负责合同商档案的保管，确保档案的安全。2.档案保管期限按照公司相关规定执行。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同商档案的，应填写查阅申