公务卡管理制度

公务卡管理制度总则目的为进一步加强公司财务管理，规范公务支出结算行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的公务卡使用与管理。定义本制度所称公务卡，是指公司工作人员持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。基本原则1.严格控制原则：严格执行公务卡强制结算目录，凡目录规定的公务支出项目，应按规定使用公务卡结算。2.便捷高效原则：简化公务卡报销流程，提高财务工作效率，方便持卡人用卡。3.规范管理原则：加强公务卡使用和管理的规范化、制度化建设，确保公务卡使用安全、合规。公务卡的申请与管理公务卡的申请1.公司工作人员因工作需要使用公务卡的，由本人向公司财务部门提出申请。2.财务部门负责审核申请人的相关信息，包括姓名、身份证号码、工作部门等，并根据银行规定办理公务卡申请手续。3.申请人应按照银行要求提供必要的资料，并确保所提供信息的真实性和准确性。公务卡的领用1.公务卡申请获批后，由财务部门统一领取并发放给申请人。2.持卡人领取公务卡时，应在《公务卡领用登记表》上签字确认，明确保管责任。公务卡的保管1.持卡人应妥善保管公务卡，不得出租、转借或转让给他人使用。2.公务卡密码由持卡人自行设定和保管，不得向他人泄露。3.如公务卡遗失或被盗，持卡人应立即挂失，并及时通知财务部门。因未及时挂失造成的经济损失，由持卡人承担。公务卡的使用公务卡的使用范围1.本制度规定的公务支出项目，包括办公费、差旅费、会议费、培训费、招待费等。2.凡属于公务卡强制结算目录范围内的支出，应按规定使用公务卡结算。公务卡的结算程序1.持卡人在进行公务消费时，应按照正常的消费结算程序使用公务卡支付。2.消费交易成功后，持卡人应取得相应的发票和消费凭证，并在发票上签字确认。3.发票内容应与实际消费内容一致，包括消费日期、消费金额、消费项目等。公务卡的还款1.持卡人应在公务卡账单规定的还款日前，及时足额偿还公务卡欠款。2.还款方式可通过银行网上银行、手机银行、自动还款等方式进行。3.因持卡人个人原因未能按时足额还款导致的逾期利息、滞纳金等费用，由持卡人承担。公务卡报销报销流程1.持卡人在完成公务消费后，应及时整理相关发票和消费凭证，并填写《公务卡报销申请表》。2.《公务卡报销申请表》应注明消费日期、消费金额、消费项目、发票号码等信息，并由持卡人签字确认。3.持卡人将《公务卡报销申请表》及相关发票、消费凭证一并提交给所在部门负责人审核。4.部门负责人应根据公司财务制度和相关规定，对报销内容的真实性、合理性进行审核，并签字确认。5.审核通过后，持卡人将《公务卡报销申请表》及相关资料提交给财务部门。6.财务部门负责对报销资料进行复审，核实公务卡消费的真实性、合规性，并按照公司财务制度进行报销处理。7.报销金额通过公务卡直接支付给供应商或退回持卡人个人银行账户。报销期限1.持卡人应在公务消费后[X]个工作日内办理报销手续。2.因特殊原因未能及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在规定的时间内补办报销手续。报销凭证要求1.报销凭证应是由供应商提供的合法、有效的发票或财政票据。2.发票内容应完整、准确，包括发票号码、发票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等。3.发票应加盖销售方发票专用章，并与消费内容一致。财务审核与管理财务审核职责1.财务部门负责对公务卡报销业务进行审核，核实报销凭证的真实性、合法性、完整性和合规性。2.审核内容包括发票真伪、消费项目是否符合规定、报销金额是否准确等。3.对不符合报销规定的凭证，财务部门有权拒绝报销，并要求持卡人补充或更正相关资料。财务数据管理1.财务部门应建立公务卡报销台账，详细记录公务卡的消费情况、报销情况等信息。2.定期对公务卡报销数据进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。3.加强与银行的沟通协调，确保公务卡数据的及时准确传输。监督检查与责任追究监督检查1.公司内部审计部门负责对公务卡使用和管理情况进行定期或不定期的监督检查。2.监督检查内容包括公务卡制度执行情况、报销流程合规性、财务审核准确性等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。责任追究1.对违反本制度规定使用公务卡的行为，按照公司有关规定进行严肃处理。2.因持卡人个人原因导致公务卡信息泄露、被盗刷等情况，给公司造成经济损失的，由持卡人承担相应的赔偿责任。3.对在公务卡管理工作中存在违规操作、失职渎职等行为的财务人