矿业合同管理制度

矿业合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司矿业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在矿业勘探、开采、加工、销售等业务活动中所涉及的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理，履行以下职责：1.制定和完善合同管理制度。2.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。3.负责合同的登记、归档、统计等日常管理工作。4.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）业务部门各业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好相关工作。具体职责如下：1.负责收集、整理与本部门业务相关的合同信息。2.根据业务需要，起草合同文本，并提交合同管理部门审核。3.参与合同的谈判，代表公司与对方进行协商，争取有利的合同条款。4.负责合同的签订、履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。5.定期向合同管理部门汇报合同履行情况。（三）法务部门法务部门负责对合同进行法律审核，提供法律意见和建议，防范法律风险。具体职责如下：1.对合同文本进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规的要求。2.参与重大合同的谈判，从法律角度提供专业意见。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，监督合同的资金收付情况，确保资金安全。具体职责如下：1.审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、费用标准等，确保符合公司财务管理制度。2.负责合同款项的收付管理，及时核对账目，确保资金准确到账。3.对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供依据。三、合同签订管理（一）合同相对方的选择1.业务部门应通过多种渠道了解合同相对方的主体资格、经营状况、信用记录等情况，选择具有良好信誉和履约能力的相对方签订合同。2.对于新的合作对象，业务部门应进行尽职调查，收集相关资料，评估其风险，并将调查结果报合同管理部门备案。（二）合同文本的起草与审核1.合同文本原则上由业务部门起草，根据合同内容涉及的专业领域和复杂程度，可会同其他相关部门共同起草。2.合同起草应遵循相关法律法规和公司制度的规定，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。3.合同草案起草完成后，业务部门应提交合同管理部门进行形式审核，审核内容包括合同格式、编号、条款完整性等。审核通过后，再提交法务部门进行法律审核，提交财务部门进行财务审核。4.法务部门应重点审查合同的合法性、有效性、风险防范条款等，提出法律意见和建议。财务部门应重点审查合同的财务条款，确保符合公司财务管理制度。5.合同管理部门根据法务部门和财务部门的审核意见，组织业务部门对合同草案进行修改完善，确保合同条款合法合规、公平合理、风险可控。（三）合同的签订1.合同经审核通过后，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，合同文本不得擅自修改。2.合同签订前，业务部门应确保合同相对方已在合同上签字（盖章），并对合同相对方的签字（盖章）进行核对，确保真实有效。3.合同签订过程中，业务部门应严格按照公司授权制度的规定，办理合同签订手续，确保签订行为符合公司授权要求。4.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交合同管理部门进行登记、归档，并留存复印件供本部门使用。四、合同履行管理（一）合同履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报合同管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性，能够确保合同按时、全面履行。如因客观原因需要调整履行计划，业务部门应及时书面通知合同管理部门，并说明调整原因和调整后的计划安排。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划组织开展合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，了解合同履行进度，督促业务部门按时履行合同义务。如发现业务部门在合同履行过程中存在问题或风险，应及时向业务部门发出提示函，并跟踪整改情况。3.业务部门在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。合同管理部门应根据情况及时与对方沟通协商，要求对方采取补救措施或承担违约责任。如协商不成，应及时启动合同纠纷处理程序。（三）合同款项的收付管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和结算周期，及时办理合同款项的收付手续。付款前，应审核相关审批文件和发票等凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.业务部门应配合财务部门做好合同款项的收付工作，及时提供相关资料和信息。如因业务需要提前付款或变更付款方式，业务部门应按照公司财务管理制度的规定办理审批手续，并通知财务部门。3.财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录每笔合同款项的收付时间、金额、对方单位等信息，定期与业务部门核对账目，确保账账相符、账实相符。五、合同变更管理（一）变更的提出1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更的提出方应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。（二）变更的审核1.《合同变更申请表》经提出方所在部门负责人审核后，提交合同管理部门进行形式审核。审核通过后，再提交法务部门进行法律审核，提交财务部门进行财务审核。2.法务部门应重点审查合同变更的合法性、有效性，以及对原合同法律关系的影响等，提出法律意见和建议。财务部门应重点审查合同变更对财务条款的影响，如付款方式、结算金额等，确保符合公司财务管理制度。3.合同管理部门根据法务部门和财务部门的审核意见，组织相关部门对合同变更事项进行评估，如涉及重大变更，应报公司领导审批。（三）变更协议的签订1.合同变更事项经审核通过后，合同双方应签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间、双方的权利义务等，并作为原合同的补充文件。2.变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议原件交合同管理部门进行登记、归档，并留存复印件供本部门使用。同时，应按照变更协议的要求，调整合同履行计划，并通知相关部门。六、合同终止管理（一）终止的情形合同在以下情形下终止：1.合同已按照约定全面履行完毕。2.合同双方协商一致解除合同。3.因不可抗力或其他不可归责于双方的原因导致合同无法履行，经双方协商一致终止合同。4.一方违约，另一方依法解除合同。5.法律规定或合同约定的其他终止情形。（二）终止的通知与确认1.合同终止时，合同一方应及时向对方发出《合同终止通知》，通知对方合同终止的原因、时间等事项。2.对方收到《合同终止通知》后，应在规定时间内予以确认，并办理相关手续。如双方对合同终止事宜存在争议，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）终止后的清算1.合同终止后，业务部门应组织相关人员对合同履行情况进行清算，清理合同债权债务，核对往来账目，确保双方的权利义务得到妥善处理。2.财务部门应根据清算结果，办理合同款项的收付结算手续，确保资金结算清晰、准确。3.合同管理部门应将合同终止的相关资料进行整理归档，包括合同终止通知、确认书、清算报告等，以备查阅。七、合同纠纷处理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，严格合同签订、履行等环节的审核把关，确保合同条款合法合规、明确具体，减少纠纷发生的可能性。2.定期组织合同管理培训，提高员工的合同法律意识和风险防范意识，避免因员工疏忽或不当操作导致合同纠纷。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并报合同管理部门。2.合同管理部门会同法务部门、财务部门等相关部门对纠纷情况进行研究分析，制定纠纷处理方案。如纠纷涉及金额较大或情况复杂，应报公司领导审批。3.根据纠纷处理方案，由业务部门负责与对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，相关部门应密切配合，及时提供支持和协助，确保纠纷得到妥善处理。同时，应做好纠纷处理过程中的文件资料收集、整理和归档工作。八、合同档案管理（一）档案的收集与整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件、审批文件、变更协议、终止通知等资料交合同管理部门进行登记、归档。2.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录，便于查阅和管理。（二）档案的保管与查阅1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。合同管理部门应指定专人负责档案保管工作，建立档案保管制度，明确档案保管的场所、方式、期限等要求。2.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合