道具房管理制度

道具房管理制度总则目的为加强公司道具房的管理，规范道具的采购、使用、存储、维护及报废等流程，确保道具的合理使用和有效管理，满足公司业务需求，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内所有涉及道具使用的部门及人员，包括但不限于影视制作部门、活动策划部门、舞台表演团队等。基本原则1.责任明确原则：明确道具房各岗位人员的职责，确保道具管理工作事事有人管、人人有责任。2.规范操作原则：制定标准化的道具管理流程，严格按照流程进行操作，保证道具管理工作的规范性和准确性。3.节约高效原则：在满足业务需求的前提下，合理控制道具采购成本，提高道具使用效率，避免浪费。4.安全保障原则：加强道具存储和使用过程中的安全管理，确保道具及人员安全。组织架构与职责道具房管理组织架构道具房设主管一名，负责全面管理道具房的日常工作；下设采购专员、仓库管理员、道具维护员等岗位，各岗位分工协作，共同完成道具管理任务。各岗位职责1.道具房主管职责负责制定和完善道具房管理制度，并监督执行。统筹道具房的整体工作安排，协调与其他部门的工作关系。审核道具采购计划，控制道具采购成本。定期检查道具的存储、使用情况，确保道具安全和正常使用。组织道具盘点工作，编制盘点报告，对盘盈盘亏情况进行分析和处理。对道具房人员进行培训、考核和管理，提高团队整体素质。2.采购专员职责根据各部门需求，编制道具采购计划，报主管审核。负责道具的市场调研，选择合适的供应商，进行采购谈判和合同签订。跟进道具采购进度，确保按时、按质、按量到货。收集、整理采购相关资料，建立采购档案。3.仓库管理员职责负责道具的入库、存储、出库管理，确保道具数量准确、质量完好。按照规定的存储方式和条件，对道具进行分类存放，做好标识和防护措施。定期对仓库进行盘点，做到账物相符，发现问题及时上报。负责仓库的安全管理，保持仓库整洁卫生，防止道具损坏、丢失和变质。4.道具维护员职责负责道具的日常维护和保养工作，确保道具性能良好。对损坏的道具进行及时维修和修复，记录维修情况。根据业务需求，对道具进行改装、翻新等创意性处理。协助其他部门正确使用道具，提供技术支持和指导。道具采购管理采购申请1.各部门根据业务需求，提前填写《道具采购申请表》，详细注明道具名称、规格、数量、用途、预计使用时间等信息，并提交至道具房主管。2.道具房主管对采购申请进行审核，结合库存情况和预算安排，确定是否批准采购申请。如申请不合理或超出预算，应与申请部门沟通调整。采购流程1.经批准的采购申请，由采购专员负责实施采购。采购专员根据采购申请，选择合适的供应商进行询价、比价和议价。2.确定供应商后，采购专员与供应商签订采购合同，明确采购金额、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购专员跟进采购合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。道具到货前，应提前通知仓库管理员做好验收准备。采购验收1.道具到货后，仓库管理员会同采购专员、使用部门人员共同进行验收。验收内容包括道具的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求。2.验收合格的道具，仓库管理员办理入库手续，填写《道具入库单》，并将道具存放至指定仓库位置。验收不合格的道具，应及时与供应商联系退换货事宜。道具仓库管理仓库布局1.根据道具的类别、用途、使用频率等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如常用道具区、特殊道具区、贵重道具区、待处理道具区等。2.每个存储区域应设置明显的标识牌，注明区域名称和存放道具的类别。入库管理1.道具到货后，仓库管理员按照验收标准进行验收。验收合格的道具，应在《道具入库单》上签字确认，并根据道具的类别和存放要求，将其存放至相应的仓库区域。2.《道具入库单》应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备案。存储管理1.仓库管理员应根据道具的特性，采取相应的存储措施，确保道具的安全和完好。如对易受潮的道具，应存放在干燥通风的地方；对易碎的道具，应采取防护包装，并单独存放。2.定期对仓库进行检查，检查内容包括道具的数量、质量、存储环境等。如发现道具损坏、变质、丢失等情况，应及时查明原因，并上报处理。3.建立道具库存台账，详细记录道具的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期与实物进行核对，确保账物相符。出库管理1.各部门因业务需要领用道具时，应填写《道具出库单》，注明道具名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准后，交仓库管理员办理出库手续。2.仓库管理员根据《道具出库单》发放道具，发放时应认真核对道具的名称、规格、数量等信息，确保发放无误。发放后，在《道具出库单》上签字确认，并更新库存台账。3.《道具出库单》应一式三联，一联仓库留存，一联交领用部门，一联交财务部门记账。库存盘点1.道具房应定期进行库存盘点，盘点周期为[具体周期，如每月/每季度]。盘点工作由仓库管理员负责组织实施，道具房主管及其他相关人员参与。2.盘点前，仓库管理员应将库存道具进行清理和整理，确保账物一致。盘点过程中，应认真核对道具的数量、规格、质量等信息，并做好记录。3.盘点结束后，仓库管理员编制《道具盘点报告》，详细记录盘点结果，包括盘盈、盘亏情况及原因分析。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整和处理。道具使用管理使用申请各部门使用道具前，应填写《道具使用申请表》，注明道具名称、规格、数量、使用时间、使用地点、使用人员等信息，并提交至道具房主管审批。使用培训道具房主管根据使用部门的需求，安排道具维护员对使用人员进行道具使用培训。培训内容包括道具的性能、操作方法、注意事项等，确保使用人员能够正确、安全地使用道具。使用监督1.道具使用过程中，道具房主管或仓库管理员应定期对使用情况进行监督检查，确保道具的正常使用和安全。2.如发现使用人员违规操作或不当使用道具，应及时制止并进行纠正，情节严重的应给予相应处罚。使用归还1.道具使用完毕后，使用部门应及时将道具归还至道具房，并填写《道具归还单》，注明道具名称、规格、数量、归还时间等信息。2.仓库管理员对归还的道具进行验收，如发现道具损坏或丢失，应要求使用部门说明原因，并按照规定进行赔偿。道具维护管理维护计划道具维护员应根据道具的使用频率、性能状况等因素，制定道具维护计划。维护计划应明确维护内容、维护时间、维护责任人等信息。日常维护1.道具维护员负责对道具进行日常维护和保养工作，包括清洁、润滑、紧固、调试等。2.定期检查道具的外观、结构、性能等情况，如发现问题及时进行维修和处理，并做好维护记录。故障维修1.道具在使用过程中出现故障时，使用人员应及时通知道具维护员进行维修。道具维护员接到通知后，应尽快对故障进行诊断和修复。2.对于复杂的道具故障，道具维护员应组织相关技术人员进行会诊，制定维修方案，并及时进行维修。维修完成后，应进行测试和验收，确保道具恢复正常使用。改装与翻新1.根据业务需求和创意设计，道具维护员可对道具进行改装、翻新等创意性处理。改装与翻新应在保证道具质量和安全的前提下进行。2.改装与翻新后的道具，应进行测试和验收，合格后方可投入使用，并做好相应的记录。道具报废管理报废鉴定1.道具因损坏、老化、淘汰等原因无法继续使用时，由使用部门或道具维护员填写《道具报废申请表》，详细说明道具报废原因、使用年限、现状等情况，并提交至道具房主管。2.道具房主管组织相关人员对申请报废的道具进行鉴定，根据鉴定结果确定是否批准报废申请。报废审批经鉴定确需报废的道具，由道具房主管审核后，报公司相关领导审批。审批通过后方可进行报废处理。报废处理1.批准报废的道具，由仓库管理员负责清理出仓库，并填写《道具报废清单》。2.报废道具的处理方式包括变卖、捐赠、销毁等，具体处理方式由公司根据实际情况确定。处理过程中应做好记录，确保报废道具得到妥善处理。监督与考核监督机制1.公司设立专门的监督小组，定期对道具房的管理工作进行检查和监督。监督小组由公司管理层、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.监督小组应重点检查道具采购、仓库管理、使用维护、报废处理等环节的工作情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。考核办法1.制定道具房人员考核办法，明确考核指标、考核标准和考核周期。考核指标包括工作业绩、工作态